会社の合法性と従業員の安全を維持するには、人事コンプライアンスを確保することが不可欠です。 会社の法的リスクを軽減するために、専任の人事コンプライアンス チームまたは割り当てられた人事担当者が、さまざまな連邦および州の規則や規制の交渉を担当しています。 人事部は、このように会社の評判を損なう可能性のある潜在的な責任、罰則、および論争を防ぐのに役立ちます. この投稿では、HR コンプライアンスの意味、その仕事、トレーニング、ソフトウェア、およびその重要性について説明します。
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HRコンプライアンス
会社が現在の労働および雇用法および規制に準拠していることを保証するためのポリシーと手順を構築することは、人事コンプライアンスとして知られています。 HR は、職場の規則が州および地方の法律に準拠していることを確認するだけでなく、すべての従業員が規則に従うことを保証するポリシーを施行します。
すべての雇用主は法的義務を遵守する必要があるため、HR コンプライアンスは会社にとって不可欠です。 コンプライアンス違反は、罰金、罰則、またはビジネスに悪影響を与える可能性のある法的措置につながる可能性があります。 つまり、会社を守るために、人事リーダーは人事コンプライアンスを優先する必要があります。
HR 内では、観察にはさまざまなバリエーションがあります。 次の XNUMX つから始めます。
- 法令順守: 法令順守には、雇用と職場に関して政府が定めた規則を実践し、維持することが含まれます。
- 規制順守: このトピックは、法定順守と重複する場合がありますが、特定の規制当局の規制にビジネスが従わなければならないという点で違いがあります。
- 契約の遵守: 当然のことながら、契約の遵守とは、組織が従うべき規則と条件を順守することを指します。
- 組合法の遵守: 特定の企業は、組合員と協力している場合があります。 たとえば、全米映画俳優組合は、100,000 万人近くの俳優と技術者を代表しています。
人事コンプライアンスの仕事
以下は、人事コンプライアンスの仕事として取り組むことができるいくつかの仕事です。
＃1。 HR コンプライアンス、監査、およびポリシー マネージャーの仕事
Workday は部門横断的なグローバル HR オペレーション部門の基盤として機能しており、Flutter は現在、エキサイティングな人事異動に取り組んでいます。 Flutter のブランドと部門は、このセンター オブ エクセレンスから、高品質のサービスと機敏でスケーラブルな HR ソリューションを利用できます。 報酬などの分野でのイニシアチブを推進およびサポートするため。 才能、関与、学習。 監査、ポリシー、コンプライアンスなど、新しいスペシャリスト サービス サポート機能は、専門の人事チームと協力します。
＃2。 人事コンプライアンスアドバイザーの仕事
HR シェアード サービス マネージャーに報告するこの役職は、採用、解雇、必要なすべての規制チェックの実行など、必要なすべての人事管理タスクが確実に実行されるようにする責任があります。 選ばれた個人は、12 か月の有期契約を結び、オフィスと自宅の両方で働くことができます。
＃3。 人事コンプライアンスインターン – 12ヶ月の仕事
人事コンプライアンスインターンは、西ヨーロッパ人事コンプライアンスマネージャーおよび英国人事コンプライアンスアナリストと協力しながら、英国および西ヨーロッパ全体の多くの人事コンプライアンスイニシアチブを支援します。 ポリシーの確認、従業員のアドホックな質問への対応、新人研修の事務処理の支援など、さまざまなタスクがあります。 さらに、国内法および SLB の人事ポリシーと手順の遵守を検証するための場所のリモート監査の支援が必要になります。 これは実践的なポジションになるため、理想的な候補者は、コンプライアンスと雇用法全般に非常に関心がある必要があります。
＃4。 コンプライアンスおよび人事担当者の仕事
このポジションには、分析能力、ビジネス要件の知識、高い商業意識、鋭い管理能力、細部への鋭い目が必要です。 陽気で何でもできるという姿勢に加えて、ISO 13485 または 9001 での作業経験があると、大きなアドバンテージになります。
＃5。 HR オンボーディング & コンプライアンス オフィサーの仕事
ペースの速いチーム機能の一環として、移民申請、就労許可申請、DBS チェック、参照、および職業上の健康クリアランスを処理する際に、看護師、医師、およびその他の医療専門家とやり取りする場合があります。 雇用前のすべてのチェックが予定された開始日より前に終了することを保証するために、雇用契約の草案を作成し、プレッシャーの下で働くことになります。 あなたは、新入社員の最初の連絡先として、新入社員と新しいライン マネージャーとの信頼関係を築く責任があります。
＃6。 人事コーディネーター・人事管理職
HR コーディネーターの役割は、プロセスを管理し、求人、新規採用、離職、試用期間、および昇進に関するドキュメントを作成すると同時に、人事機能の調整と管理支援を提供することです。 HR ビジネス パートナーおよびビジネス ユニット リーダーの従業員に関連するタスクの支援。
人事コンプライアンス研修
したがって、人事コンプライアンストレーニングは、従業員の日常業務に影響を与える規則や規制について従業員に知らせるプロセスです。 組織が法律を破るなどの職場の問題を防ぐのに役立ちます。 活動と職場を規制するために、強力な連邦および州の規則、法律、および規制が導入されています。 これらのコンプライアンス基準は、特定の分野で毎年変更されます。 定期的なトレーニングを実施して、雇用主と従業員が常にこれらの規則について知らされていることを確認する必要があります。
HR コンプライアンス トレーニングが重要な理由
個人はしばしば偏見に屈し、無秩序な状況につながるような行動をとります。 HR コンプライアンス トレーニングを提供することで、すべての従業員にチェックイン ポイントが与えられます。 ハラスメントや差別などの攻撃的、有害、破壊的な行為を防止するために、御社のコンプライアンス研修には、質問に答えるという XNUMX つの機能しかありません。
特定の従業員に対する無礼で不適切な行動は、そのような行動が禁止されていることを明確に通知することで抑制でき、仕事に集中することができます。 また、HR コンプライアンス トレーニングは、ハラスメントや差別がどのように見られ、報告され、調査され、文書化されるかについて、統一性を保証します。
したがって、快適で生産的な職場と、誠実さ、信頼、およびコンプライアンスの文化を確立するための最初の最も重要なステップは、HR コンプライアンストレーニングです。 定期的なコンプライアンス トレーニングは、潜在的な従業員が持ち込む可能性のある訴訟からビジネスを守るのにも役立ちます。
人事コンプライアンスコースで取り上げるべきトピックは何ですか?
あなたの主な目的は、職場での嫌がらせ、差別、および暴力を構成するものについて、すべての従業員を教育することです。 従業員は、トレーニング中に容認できない行動を学ぶ必要があります。 不適切な行動を報告し、そのような活動の影響を説明する必要があることを強調する必要があります。 ハラスメント、暴行、差別を報告するプロセスは、非常に具体的である必要があります。
採用担当者は、面接や選考の過程でこれらの特性を直接持ち出さないように、または人員配置を決定する際に考慮に入れるように指示されなければなりません。
従業員はどのくらいの頻度でコンプライアンス トレーニングを受けるべきですか?
現在の従業員の場合、HR コンプライアンス トレーニングは通常、少なくとも年に XNUMX 回義務付けられています。 ただし、新入社員は常に XNUMX 対 XNUMX のコンプライアンス トレーニング セッションを受ける必要があります。 以前に担当者のコンプライアンス トレーニングを行ったことがあることを考慮してください。 その場合、PDF ファイルや長いビデオ講義など、プレゼンテーションに必要なすべての情報が揃っている可能性があります。 これらを使用して、スタッフに再教育トレーニングを定期的に提供し、コンプライアンスを最優先に保つことができます。
HR コンプライアンス トレーニングの監視と文書化を行う必要がありますか?
ビジネスが人事コンプライアンス トレーニングを完了したことを証明する厳格な記録を維持することにより、業界または政府の基準へのコンプライアンスを証明することができます。 そのため、スタッフの各コンプライアンス トレーニング セッションがいつ終了したかを文書化する必要があります。 学習管理システムを使用して、コンプライアンスとトレーニングの記録を追跡および管理するのが最も簡単なソリューションです。 別の方法として、インストラクターと一緒に提供しているクラスのサインイン シートを記録することもできます。
HR コンプライアンス トレーニングはどのように従業員の参加を促すことができますか?
従業員がコンプライアンスを維持することがいかに重要であるかを考えると、コンプライアンス トレーニング セッションは同等に重視されなければなりません。 会社のリーダーシップ チームに参加することは、全従業員の関与を確実にするための最も簡単な方法です。 たとえば、CEO が時々トレーニングに参加すると、スタッフはすぐにその重要性を認識します。 また、研修への参加度や全体的な出席率は、従業員の評価につながる可能性があります。 この措置は過度に厳格に見えるかもしれませんが、うまくいきます。 実際のところ、組織の成功は広範なコンプライアンス トレーニングの実施にかかっています。
人事コンプライアンスソフトウェア
このリストの各コンプライアンス管理ソリューションは、少しずつ異なる方法で実行されます。 どちらが適しているかは、会社の要件によって異なります。 次に、各コンプライアンス管理ソフトウェアの概要を簡単に説明します。 各プログラムの優れた機能の一部と、ユーザー インターフェイスを示すスクリーンショットを次に示します。
＃1。 人事コンプライアンス ソフトウェア: Deel
Deel は、地域の法律や規制に従って従業員が雇用され、給与が支払われていることを企業が確認できるようにする最先端の人事提出ツールです。 安全、労働法、給与計算、福利厚生、入国管理などの主要なコンプライアンス分野はすべて、ワークフローの承認、ドキュメント管理、レポート作成などのソフトウェアの機能によってカバーされています。
Deel は、ユーザーが企業のコンプライアンスを簡単に管理できるようにするさまざまな機能を提供します。 人気の人事ソフトウェア ソリューションとの統合は、最新の新機能の XNUMX つであり、コンプライアンス データのインポートとエクスポートが簡単になります。 Ashby、SCIM、Hibob、Expensify、Greenhouse、Netsuite、Okta、OneLogin、Quickbooks、Xero、Workday、BambooHR、Workable などの一般的なソフトウェア プログラムはすべて、統合を利用できます。 Deel には、よりオーダーメイドの統合を促進するためのオープン API も含まれています。
＃2。 人事コンプライアンス ソフトウェア: iSpring Learn
iSpring Learn の助けを借りて、オンボーディングを可能な限り効率的に実行し、従業員のトレーニングを増やすことができます。 必要なすべてのドキュメントをスキャンし、PPT プレゼンテーションをオンライン バージョンに変換してサイトにアップロードし、新入社員に渡すことができます。 または、オンライン トレーニング コースを開発し、それらをラーニング パスにアレンジします。 特定の個人、部門、またはチーム全体について、iSpring Learn から最も完全で包括的な学習者の進捗状況レポートを取得できます。 従業員の強みと改善すべき分野、新しいスキルを習得する意欲、および試用期間後に会社に留まるべきかどうか、および彼らを最高の状態に到達させるためにどのように育成するかを決定するのに役立つその他の重要な詳細を決定できます。最大の可能性。
人事システム、ERP システム、企業ポータル、およびその他のシステムはすべて、iSpring Learn とシームレスに統合されています。 このプラットフォームは、ADP、ズーム、BambooHR、Salesforce、および Workday との統合を提供します。 REST/SOAP API のおかげで、利用している可能性のある他の製品との独自の統合を作成できます。
＃3。 HR コンプライアンス ソフトウェア: Homebase
自動更新やその他のコンプライアンス監視機能を使用する Homebase は、中小企業がコンプライアンスや労働規則に遅れないようにするためのオールインワンの人事ソフトウェアです。 Homebase は、必要なタイム カード データを保存し、休憩を監視し、残業を監視して、許可された制限を超えないようにすることで、企業が地方、州、および連邦の労働法を順守するのを支援します。
公正労働基準法は、米国に本拠を置く組織の雇用主が職場全体に労働法のポスターを貼ることを義務付けています。 ホームベースは、自動コンプライアンス警告を送信するだけでなく、手順を合理化し、労働規則が変更されたときに常にコンプライアンスを確保するための最新のポスターを提供します。 トレーニング記録をコンプライアンスに準拠させるために、従業員の認定資格の有効期限が近づくと自動的にユーザーに通知します。 Gusto、Quickbooks、ADP、Rippling、Square Payroll、Paychex、SurePayroll などの有名な人事プラットフォームや、多数の POS サプライヤには、すべて統合オプションがあります。
＃4。 人事コンプライアンス ソフトウェア: 勤勉な ESG
Diligent は、ヘルスケアや銀行など、さまざまな業界向けに作成された機能を備えた、品質管理およびガバナンス、リスク、コンプライアンス (GRC) アプリケーションです。 コンプライアンス機能は、従業員間の合法的な行為を奨励し、HR に有用な情報を提供します。 価格設定とプロモーションには断固として反対します。 ただし、ウェブサイトを介して、詳細を尋ねることができます。 コンプライアンスとリスクを簡単に管理できます。 このソフトウェアは、HR がアクティビティを監視してコンプライアンス違反を早期に特定するのに役立ちます。 たとえば、潜在的な利益相反にすぐに注意を引くことができるため、問題になる前に行動することができます。 また、コンプライアンス ルールを作成し、組織のすべての人員に適用することもできます。
＃5。 HR コンプライアンス ソフトウェア: Cornerstone OnDemand
Cornerstone は、コンプライアンスに重点を置いた堅牢な HR タレント マネジメント ソフトウェア システムです。 企業全体のリスク軽減に役立ちます。 この製品は、従業員のコンプライアンス トレーニングを支援するのに優れています。 全員が自分の職業に関連するレッスンを確実に完了するように、役割に基づいてトレーニング パスを自動化できます。
従業員は、PC またはモバイル デバイスの従業員ダッシュボードを使用して、トレーニングに簡単にアクセスできます。 必要なプログラムを完了すると、追加のコースにアクセスして教育を継続できます。 その間、人事部はダッシュボードを使用してコース修了などの統計を監視できます。 このツールは、コンプライアンスを維持するために行うアクションを監視します。 調査の準備が整っていることを確認するには、この監査証跡を使用してください。 カスタマイズ可能なレポートを通じて、これらの洞察をリーダーに伝えることができます。
人事コンプライアンスの重要性
人事コンプライアンスとは何かを見てきました。次に、その重要性を見てみましょう。
＃1。 人事コンプライアンスの重要性: 罰則と法的問題の回避
ビジネスの外部監査はいつでも発生する可能性があります。 外部コンプライアンス監査の目的は、監査を実施する際に、会社が法的要件にどのように準拠しているかを調べることです。 業界に関連するさまざまな法律や規制を順守することで、法的な問題を防ぎ、会社の費用を節約できます。
＃2。 人事コンプライアンスの重要性：会社の評判を維持する
従業員の誤分類や職場の安全性の欠如などのコンプライアンス違反の事例は、メディアで頻繁に取り上げられ、企業として、また雇用主としての評判を損なう可能性があります。 これは、採用、維持、および顧客の信頼戦略にさらに影響を与えます。
＃3。 人事コンプライアンスの重要性：素晴らしい職場を作るために
従業員が安全だと感じ、雇用主としてあなたを信頼できる環境を確立するには、HR コンプライアンスが必要です。
HRコンプライアンスをどのように確保できますか?
HR コンプライアンスのベスト プラクティスを順守すれば、企業は長期的な成功に備えることができます。
＃1。 あなたに関係するコンプライアンス要件に注意してください。
遵守しなければならない法律とガイドラインは、地域、事業を行っている業界、会社の規模など、さまざまな要因によって異なります。 コンプライアンス ソフトウェアを使用して規制要件を監視し、これを支援できます。
＃2。 コンプライアンスのために人事部にさまざまな役割を割り当てる
HR スタッフのメンバーは、HR コンプライアンスを確保する上での責任を十分に認識している必要があります。 時間を計画するときは、次の点を考慮してください。多くのチーム メンバーがこのタスクを分担していますか、それともコンプライアンス担当者を XNUMX 人指名していますか? もしそうなら、この人は必要な専門知識と知識を持っていますか? そうでない場合、それらはどのように開発されますか？
要件に基づいて、コンサルティング会社と協力したり、大手企業の専任の人事コンプライアンス担当者/マネージャー/チームを雇ったりすることもできます。 また、法的支援が必要になる場合もあります。 その結果、社内のコンプライアンスを支援する部門横断的なチームを設置することが必要になる場合があります。
＃3。 法改正に遅れずについていく
会社に影響を与える法律や規則の変更に注意してください。 変更は、多くの場合、年の初めに行われます。
＃4。 人事ポリシーを定期的に確認する
人事監査を定期的に実施して、休暇ポリシー、差別禁止ポリシー、給与ポリシーなどの人事ポリシーの順守を確認してください。 ポリシーの改訂を検討してください。 また、スタッフに HR コンプライアンス トレーニングを提供することもできます。 アファーマティブ アクション プランのトレーニング、人材紹介会社と新しい面接担当者向けの面接コンプライアンス トレーニング、公正労働基準法 (FLSA) に関するトレーニングは、その例です。
＃5。 ポリシーの実装方法に一貫性を持たせます。
人事監査を実施するとき、懲戒手続きポリシーを使用するとき、FMLA を利用するとき、およびその他の手順を実行するときは、一貫性を保つ必要があります。 あるいは、コンプライアンス違反や法的な問題が発生する可能性があります。
＃6。 HRテクノロジーの活用
まず、欧州で勤務している場合は GDPR やプライバシー法など、関連する法律に HR テクノロジが準拠していることを確認してください。 さらに、多くの HR 製品は、遵守をより簡単にする観察要素を提供します。
＃7。 HR コンプライアンス チェックリストを確立します。
人事観察チェックリストを使用すると、すべてを思い出すのに役立ちます。 企業観察のためのより一般的なチェックリストに加えて、新入社員を採用するための順守チェックリストを作成できます。
人事コンプライアンスの役割と責任とは?
人事コンプライアンスには、労働および雇用に関する法律を遵守するためのポリシーと手順の作成が含まれます。
人事コンプライアンスチェックリストとは?
人事担当者は、人事コンプライアンス チェックリストを使用して、監査の準備をします。
人事コンプライアンスの構成要素は何ですか?
これには、従業員への通知、労働法、および安全保護に関して、雇用法の具体的かつ完全な要件を順守することが含まれます。
コンプライアンスの 3 つの主要な柱とは?
効率的なコンプライアンス管理の XNUMX つの基本的な柱は、人、プロセス、およびテクノロジーです。
人事コンプライアンスの例とは?
- 公正労働基準法（FLSA）
- 手頃な価格のケア法（ACA）
- 同一賃金法 (EPA)
- 障害を持つアメリカ人法。
- 家族および医療休暇法。
- 労働安全衛生法（OSHA）
- 公民権法の第 VII 編。
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参考文献
