仕事で生産性を高めるには、効果的な方法でタスクを完了する必要があります。 ワークフローの一部としてその手順を使用する人または部門の数によっては、非効率的なプロセスが組織全体に影響を与える可能性があります。 非効率的なプロセスの兆候を知ることは、職場でそれらを見つけて、物事を行うためのより良い方法に置き換えるのに役立ちます. この記事では、非効率的なプロセスの影響について説明し、職場でそれらを特定する方法を共有し、それらを改善するための提案を提供します
職場での非効率的なプロセスを特定する方法
ビジネス、従業員、および顧客はすべて、本来の機能を果たさない業務によって、さまざまな形で損害を被る可能性があります。 最終的には生産性が低下し、士気、収益、顧客満足度が低下する可能性があります。 仕事のプロセスがうまくいかないと、新しいアイデアを開発したり、自分の分野で上に移動したりする機会も少なくなります。 仕事を最大限に活用し、仕事を最も楽しみたいのであれば、非効率性はできるだけ早く修正する必要があります。
職場での非効率的なプロセスを特定する 12 の方法
職場での非効率的なプロセスを特定する方法と、それぞれの対処方法に関する推奨事項を次に示します。
＃1。 繰り返される誤解
あなたとあなたのチームが毎日誤解に悩まされている場合、ビジネスのシステムと手順にさらに深刻な問題がある可能性があります。 個人は対人コミュニケーションに責任を負わなければなりませんが、時代遅れの方法や貧弱なコミュニケーション慣行に依存している場合、同僚やクライアントと効果的につながることは困難な場合があります。 メッセージを聞き逃したり、返信が遅くなったり、他の人の言うことを誤解したりするために、人々は誤解を招くことがよくあります。
ソリューション
組織の通信テクノロジを最新化することは、これらの問題に対処する XNUMX つの方法です。 オフィスにメッセージング プログラムをセットアップして、全員がすぐに互いに話し、メッセージをチーム、部門、チャネルごとに整理できるようにします。
＃2。 情報が見つからない
不十分な情報管理は、手順が効果的でない企業の一般的な兆候です。 情報管理、文書化、およびデータ配布は、現代の企業の効率にとって非常に重要です。 人々が会社に関する情報を見つけるのに問題があると、プロジェクトが遅れる可能性があります。これは、タスクを効率的に実行できるようにするために必要です。
ソリューション
常に利用可能な単一の共有データベースを構築することで、利用できない情報と戦うことができます。 ビジネス プロセスの全体的な効率は、データを管理する IT 部門を設定するか、すべてのチーム レコードを XNUMX つの場所に転送するだけで大幅に改善できます。
＃3。 時代遅れのテクノロジー
古いハードウェアとソフトウェアを使用すると、プロセスが非効率になることもあります。 すべてが時代遅れというわけではありませんが、使用される機器に関する新しい市場の発展と業界標準に注目することが重要です。 これは、最新のソフトウェアを使用したり、機器を更新したりする企業とのコラボレーションが困難な古いシステムを使用している場合に特に当てはまります。
ソリューション
最新のテクノロジに確実にアクセスできるように、更新されたソフトウェアとドライバーのバージョンを定期的に探してください。 さらに、使用する機器の新しい市場のブレークスルーと業界標準を調べることが重要です。
＃4。 多くの売上高
従業員の離職率が高いのは、職場に広まっている非効率性が原因である可能性があります。 新しいプロセスを作成して自分で変更を実装する代わりに、会社の規則や手順が効果的でないことを知った従業員は、辞めて別の仕事を探すことにするかもしれません。 長期間勤務する従業員は、最終的に非効率性に悩まされる可能性があり、新入社員は非効率的な職場にすぐに気付く可能性があります。
ソリューション
効果のない手順による過度の離職を解決するために、改善を望む従業員とコミュニケーションを取ります。 新入社員に、以前の雇用主とはどのような手順が異なるのかを尋ね、仕事をより簡単にするために使用したい自動化とテクノロジーについて話し合ってください。
＃5。 長い採用手続き
また、プロセスが非効率的であると、従業員を採用してチームに参加するよう説得することも難しくなります。 複数の候補者が面接プロセスを終了しても仕事のオファーを辞退した場合、潜在的な従業員がチームに参加するのを思いとどまらせる、時代遅れで効果のない手順がビジネスにあるという兆候かもしれません。
ソリューション
各ポジションの採用手続きに時間がかかる場合、人々はその役割を継続的に拒否するため、なぜその仕事に魅力を感じないのかを考えてみてください。 応募者を思いとどまらせる職場のさまざまなワークフロー要素について考え、これらの要素を自動化して、ポジションの負担を軽減することを検討してください。
＃6。 退屈なタスクに長時間を費やす
経営陣がその方法を標準として正式に認めていなくても、従業員はプロセスがうまく機能していないときに物事を行うためのより簡単な方法を見つけようとすることがよくあります。同じ仕事を実行するためのより効果的な方法があるかもしれません.
ソリューション
XNUMX 日のかなりの部分を単調で反復的な作業に費やしている場合、より効率的に作業を行う方法について提案があるかどうか、チーム メンバーに尋ねてください。 彼らに直接尋ねることは、この特定の問題に対処するための優れたテクニックです。
＃7。 悪い標準化された慣行
経営陣がそのアプローチを正式な基準として正式に受け入れていなくても、職場のプロセスが非効率的である場合、従業員はより簡単な選択肢を見つけようとすることがよくあります。 その結果、ビジネスの統一性の欠如が増加する可能性があります。 効果のない公式の規範に従う人もいれば、個人的な戦術を採用する人もいます。
ソリューション
経営陣の関与を高め、職場で使用されている方法が統一されておらず、さまざまな方法が混在している場合は、全員が同じ手順を使用するようにします。 XNUMX つの方法論の結果を理解すれば、データを利用して一貫して変更や改善を行うことができます。
#8。 運営費の増加
売上高に比べて運用コストが急激に増加すると、企業の製造プロセスの効率が低下する可能性があります。 これは、生産プロセスが従業員の仕事に影響を与えた変更について従業員に伝えることができないことに起因する可能性があります.
財務分析を使用して、会社の非効率性を示す運用コストの正確な原因を調べることができます。 どこでより多くのお金を使っているかを判断するには、会社の各分野の現在の費用を、以前の期間の費用と比較します。 次に、その部門の予算内に収まるコスト削減策を考え出します。
#9。 期日を無視する
プロセスが非効率的であると、ビジネス ワークフローが遅くなるため、締め切りに間に合わない可能性があります。 作業の提出が突然遅れると、効果のないシステムが原因である可能性があります。 モチベーションの低下や困難なプロジェクトなどを考慮して、従業員のキャリアに影響を与えた変更について従業員に伝えます。
ソリューション
締め切りに間に合わなくなったら、プロジェクトの各部分を完了するのにかかった時間を見て、遅れている可能性がある場所を確認します。 これは、プロセスのどのステップが効率を低下させているかを把握するのに役立ちます。 また、システム全体が機能しないことに気付くかもしれません。そうすれば、タスクを完了するためのまったく新しい方法や、現実的な締め切りを設定できるように時間を見積もる新しい方法を考え出すことに集中できます。
#10。 要求を満たさない
インフラストラクチャが需要に追いつかないためにクライアントや顧客を断らなければならない場合、それは非効率の兆候です。 この非効率性は、事業拡大の準備ができていることを示しているため、短期的には会社に役立つ可能性があります。
ソリューション
より多くのビジネスの見通しを受け入れ、最終的には需要に追いつくために、ビジネス手順を変更する必要があります。 これは、可能性のある新しい場所を探し、より強力な生産ツールを購入し、より多くの人を雇ってより多くの顧客注文を処理することを意味します.
#11。 貧弱な顧客体験
顧客が満足せず、質の悪い製品やサービスを受け取った場合、ビジネスの手順やプロセスが機能していない可能性があります。 これは、生産の品質が低下しており、品質保証チームがプロセスの重要な部分を見逃していることが多いことを示しています。 ビジネスが成長するにつれて、顧客は個人的な注意をあまり払わなくなる可能性があり、製品の問題やビジネスの仕組みを簡単に見つけることができます. システムの更新とビジネスの効率化に注力することで、顧客を助けることができます。これは朗報です。
#12。 ライバルによる値下げ
企業のすべての競合他社が価格を引き下げることができれば、その効率が損なわれる可能性があります。 規模の経済とさまざまな製造方法により、一部の企業は他の企業よりも料金が安くなるのが一般的です。 ただし、大幅な価格の変化は、業界標準、手順、およびベスト プラクティスが変化していることを意味する場合があります。
ソリューション
この移行に適応するには、自分の分野の新しい開発を調べたり、商品を作るためのより良い方法を学んだり、新しい製造技術を使用したりする必要があります。
プロセスの非効率性とは?
これは、リソース、マシン、またはチームがうまく機能していない、または進歩していないとき、チームがうまくコミュニケーションしていないとき、チームがリソースを待っているために機器が使用されていないとき、機器が故障したときなどを意味します.
貧弱または非効率的なプロセスの典型的な症状は何ですか?
以下は、貧弱または非効率的なプロセスの典型的な症状です。
- チーム間の誤解が頻繁に発生します。
- 企業の離職率は上昇している。
- 新しい求人を埋めるのは大変です。
- コストアップは当たり前になりつつあります。
- 顧客の不満は悪化しています。
XNUMX種類の非効率性とは?
非効率の主な XNUMX つの種類は次のとおりです。生産的非効率、資源市場の非効率、X 非効率です。
職場の非効率性の原因は何ですか?
職場での非効率性の最も一般的な原因の XNUMX つは、コミュニケーションの欠如または不適切な方法です。 それは、人々が自分の進歩を測定し、自分の努力が違いを生んでいるかどうかを確認し、違いを生むのに十分迅速に行動する方法を変えるでしょう.
非効率性の最も一般的なタイプは何ですか?
非効率性の最も一般的なタイプは次のとおりです。
- 生産的な非効率。
- 分配の非効率性
- 配分の非効率性
非効率的なプロセスの問題をどのように特定しますか?
問題を把握し、分析し、考えられる解決策を考え出し、最適な解決策を選択し、次のステップを計画し、解決策がどれだけうまく機能したかを評価しながら実行します。
パフォーマンスの低下をどのように特定しますか?
- クライアントや同僚からの苦情の増加。
- 目標または目標が達成されない。
- 完成した作品は質が低かった。
- 期日無視。
不適切な管理をどのように認識しますか?
これらは、不適切な管理を認識する方法です。
- トロール。
- 実在しないボス。
- パーティション。
- マイクロマネージャー
- 快適さと適応の拒否
まとめ
従業員のパフォーマンスに懸念がある場合、または非効率的なプロセスがあると思われる場合は、事業運営を詳しく調べて、上記の警告サインを特定してください。 事業計画の欠陥を見つけるのが好きな人はいませんが、知らないうちに問題が発生するよりは、そうすることをお勧めします。
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参考文献
