組織がさまざまな管理ツールを使用してドキュメントを適切に整理していることは周知の事実であり、企業でドキュメントに使用されるツールの XNUMX つがファイル管理システムです。 ほとんどのファイル管理システムには、大企業と小規模企業の両方に役立つ多くの利点があります。 これは、会社の一般的な機能を管理するのに役立つ重要なツールです。 また、データやファイルを独自に整理および配置するのにも役立ちます。 この記事では、ファイル管理システムのウィンドウ、ドキュメント ファイルの管理、およびファイル管理システムが必要とするものについての洞察を提供します。
ファイル管理システムは、ファイルへのアクセス許可やファイルに制限を設定する機能などのアクセスをユーザーに提供します。 ファイル管理システムはあらゆる種類のビジネス組織にとって不可欠ですが、ファイル管理システムとは何ですか? この記事では、ファイル管理システムとは何か、その定義、種類、例などについての洞察を提供します。
ファイル管理システムとは
ファイル管理システム (FMS) は、ファイル マネージャーとも呼ばれます。 これは、システム内のファイルを保存、整理、および命名するのに役立つデバイスです。 このプロセスにより、ユーザーはドキュメントを見つけやすくなり、ドキュメントに簡単にアクセスできるようになります。 ファイル管理システムは、すべての人にとってメリットがあります。 単純に使いやすくなります。 物理的なファイル管理とは異なり、ファイル管理システムはどこからでも作業できます。 また、データとその情報に対して、より深くより優れたセキュリティを提供します。
ファイル管理システムは、ドキュメントをデジタルで整理するための独自のものです。 ファイルをデジタルで保存すると、ファイルを見つけやすくなります。 キーワード検索を使用すると、必要なファイルを見つけることができ、それらに変更を加えたり、他のユーザーがそれらにアクセスするのを制限したりすることもできます.
ファイル管理システムを物理的なファイル管理と比較することはできません。ファイル管理システムを使用すると、場所や時間に関係なく、従業員がデータにアクセスできるようになるからです。 それらは、破壊されたり行方不明になったりするリスクが高くなりません。 代わりに、ファイルを暗号化して、少数の人々がアクセスできるようにすることができます. ファイル管理システムは、組織が文書やデータを整理し、いつでも簡単にアクセスできるようにするのに役立ちます。
これは、コンピュータ システム (Windows) のファイル メンテナンス デバイスとして機能します。 組織のファイルを管理するのに役立ち、個人的な使用にも適しています。 ほとんどの組織は、構成されたディレクトリ (セカンダリ フォルダー) とサブディレクトリ (サブフォルダー) を使用して、詳細な階層システムにデータを格納します。
ファイルは通常、これらのディレクトリ/フォルダーで管理されます。 構成されたディレクトリの下に、さまざまなサブディレクトリを作成できます。これにより、それらが適切に整理されます。
ファイル管理の種類は何ですか?
ファイル管理には主に XNUMX つのタイプがあります。 これらのタイプのファイル管理にはそれぞれ、実行したい目的に合わせてさまざまな方法でファイルを管理する方法があります。
ファイル管理の種類は次のとおりです。
＃1。 リレーショナル ファイル管理:
各ファイルに保存されているデータ間の既存の関係に基づいて文書/データを整理して管理するタイプのファイル管理です。 これは、データを整理するためのより簡単な方法です。
多くの組織では、リレーショナル ファイル管理を使用して、コンピューター システムに保存されたファイルの管理、取得、復元、および検索を行っています。
＃2。 ネットワーク ファイル管理:
これは、リモート ファイル アクセス プロトコルのクライアントとして機能するファイル管理の一種です。 ネットワーク ファイル管理を使用すると、サーバー上のファイルにアクセスできます。 また、コンピューター システム上の場所に基づいてファイルを整理するのにも最適です。
＃3。 階層ファイル管理:
階層型ファイル管理は、ファイルの管理と整理に最適ですが、Macintosh コンピュータでも使用できます。 このタイプのファイル管理では、構成されたディレクトリとそのサブディレクトリを使用してファイルを配置します。 主要なフォルダーを XNUMX つ作成し、さまざまなサブディレクトリを作成すると、より検索しやすい方法でファイルを整理するのに役立ちます。
最高のファイル管理システムとは?
これらのソフトウェアのほとんどは、柔軟な価格、簡単なインターフェイス、セキュリティなどの最高のサービスを提供するため、最適なファイル管理システムを探すのは時間がかかる場合があります。 ただし、この概要では、最適なファイル管理システムのいくつかについて説明します。
＃1。 Microsoft SharePoint:
Microsoft SharePoint は、引き続き最高のファイル管理システムです。 アプリケーションとして際立つユニークな機能を備えています。 XNUMX 人以上のユーザーが同時に XNUMX つのドキュメントで共同作業できるようにするコラボレーション ツールが付属しています。
ほとんどの組織では、Microsoft SharePoint を使用して、システムに保存されているすべてのファイルにカスタム メタデータ フィールドを作成しています。 そのすべての機能を楽しむには、いくつかのトレーニングを受ける必要がある場合があります。 ただし、インターフェイスは簡単です。
＃2。 eFileCabinet による Rubex:
訪問 efileキャビネット
eFileCabinet は、すべてのユーザーに適した最高のファイル管理システムの XNUMX つです。 安価であり、手間をかけずにドキュメントを整理するのに役立ついくつかの最高の機能を提供します.
eFileCabinet には、新しいユーザーが簡単に使用できる直感的なインターフェイスがあります。 リモートからアクセスできるクラウドベースのソフトウェアです。
どこからでも簡単にドキュメントを管理できるので、これは良いことです。
＃3。 M-ファイル:
M-file は、ファイル管理に最適な機能をいくつか提供します。 m-file はファイルを保護するだけでなく、ドキュメントのセキュリティも提供します。 信頼性が高く、複数の物理ドキュメントをデジタル化するのに役立ちます。
M-files は直感的で使いやすいインターフェイスを備えており、ドキュメントを適切に整理できます。 このプラットフォームを使用すると、ドキュメントを簡単に管理できます。 また、取得プロセス、バージョン管理、メタデータの説明、自動化されたワークフローなどの機能も備えています。
ファイル管理の3つの重要性とは？
小規模であろうと大規模であろうと、ファイル管理はあらゆるビジネス組織にとって不可欠です。 ファイル管理により、オフィスの作業がはるかに簡単になります。
ファイル管理の重要性は次のとおりです。
＃1。 よく構造化されたファイル:
ファイル管理とは、主に、簡単にアクセスできるようにファイルを整理することです。 ファイル管理を使用する上で最も重要なことの XNUMX つは、適切に構造化されたファイルを作成することです。 ファイル管理が体系的に改善され、ドキュメントが適切に整理されます。
ファイル管理システムを使用すると、ドキュメントを簡単にデジタル化できます。 また、キーワード検索でそれらをすばやく見つけることもできます。
また、ファイル管理ツールを使用して、ファイルの作成、削除、取得、保存、または編集を行うことができます。
＃2。 安全：
多くの企業は、重要な文書のセキュリティに懸念を抱いています。 ただし、ファイル システム管理システムを使用すると、電子ファイルを保護できます。
ファイルへの不正アクセスを簡単に制限したり、ドキュメントを暗号化したりできます。 これを行うと、ドキュメントが破損したり削除されたりするのを防ぐことができます。
＃3。 生産性の向上:
ファイル管理は、組織の生産性を向上させるだけでなく、リソースを増やしてコストを削減します。 ファイル管理システムは作業を容易にし、時間管理に役立ちます。 ファイル管理を使用すると、デジタル ファイル管理がより簡単かつ迅速になります。
ファイル管理の重要な利点の XNUMX つは、生産性を向上できることです。
ファイリングの5つの基本ステップとは？
提出手順に従うことが不可欠です。 ただし、ここでは 5 つの基本的なファイリング手順を示します。
- 件名またはカテゴリによるファイリング
- アルファベット順に記入する
- 番号順にファイリング
- 場所/地理的順序による記入
- 日付順/時系列順
ファイル管理の主なコンポーネントは何ですか?
ファイル管理は、組織の生産性の向上に役立ちます。 ただし、適切に整理されたファイルを実現するには、ファイル管理のコンポーネントを理解することが重要です。 ファイル管理の主なコンポーネントは次のとおりです。
＃1。 正しいファイル名とフォルダー名:
印象的なファイル管理を行うには、適切なファイルとそのフォルダー名を適切に整理して入力する必要があります。 正確な名前を指定すると、それらをより簡単かつ迅速に見つけることができます。 ファイリング管理に関しては、ファイルとフォルダーの名前は非常に重要です。
＃2。 ディレクトリ/フォルダ:
ディレクトリは、ファイル管理の重要なコンポーネントです。 フォルダ名を正しく入力することは重要ですが、組織に必要なフォルダの総数を明確に把握しておくことも重要です。
ファイルとディレクトリを階層形式で編成することもできます。
また、構成されたディレクトリ (セカンダリ フォルダー) とサブディレクトリ (サブフォルダー) 内のすべてのファイルをカバーできるフォルダーがさらに必要です。 これにより、それらを簡単に見つけることができます。
＃3。 ファイルストレージ：
ファイル ストレージは、ファイル管理の重要なコンポーネントです。 ファイルを複数のフォルダーに簡単に整理し、ストレージ システムまたはファイル管理システムに保存できます。 ファイル ストレージ システムから失われたファイルを復元することもできます。
ファイル管理システムの例
ファイル管理システムの例を次に示します。
- アップルのiCloud
- ドロップボックス
- eファイルキャビネット
- Cantoによるファイル管理
- Googleドライブ
- Mファイル
- マイクロソフトOneDrive
- マイクロソフトのSharePointの
- ウィーンアドバンテージコミュニティ
ドキュメントファイル管理システム
ドキュメント ファイル管理システムは、クラウドベースのストレージ システムです。 これは、ファイル システムを使用したプロジェクトのデジタル化、復元、承認、タグ付け、完了、保護、および整理に適した自動化されたソフトウェア ソリューションです。
ドキュメント ファイル管理システムはより高速に動作し、ドキュメントを完全にカバーできます。 ほとんどの DMS ソフトウェアは、リソース、時間、コスト、および労力を節約するのに役立ち、文書を適切に整理するのにも役立ちます。
ドキュメント ファイル管理システムは、ファイルのインデックス作成にさまざまな方法を提供します。 さまざまなファイル形式を識別するのに理想的であるだけでなく、ドキュメントの検索、共有、および編集を容易にします。 ドキュメントやファイルの自動化に使用できます。
ドキュメント ファイル管理システムの使用には、高度な暗号化標準、ドキュメントの最高レベルのセキュリティ、ドキュメント用の大容量バックアップ ストレージ、安全なデータ ストレージなどの安全なデータを含む、非常に多くの利点があります。
ファイル管理システムのウィンドウ
Windows ファイル管理システムは、コンピュータ ファイルの管理を容易にする、オペレーティング システムに組み込まれたサービスです。
ファイル管理システム ソフトウェアまたは Windows は、ファイルの整理、検索、整理、参照、および詳細情報の提供に役立ちます。 また、ファイルの大規模なグループに対しても機能し、オペレーティング システムが適切に整理された状態を維持するのにいくつかの方法で役立ちます。
ウィンドウ システムは、常にシステム上にあるデフォルトのファイル管理デバイスです。 ファイル管理システムは、Windows のファイル マネージャーです。 この既定のファイル マネージャーは、ファイルの容量が限られているため、ドキュメント管理システム ツールでサポートされることがよくあります。 その他のウィンドウ ファイル マネージャー ツールには、ダブル コマンダー、SharePoint、Excel、Google デスクトップ、ディレクトリなどがあります。 ただし、Mac システムでは、「ファインダー」のようなデバイスがあります。
それにもかかわらず、高度なドキュメント管理システム ツールを使用すると、重要なファイルを構造化された方法で整理することができます。これにより、あなたと従業員がすばやく簡単にアクセスできるようになります。 DMS はデフォルトのファイル マネージャーよりも容量が大きく、ディレクトリ内のファイルの管理や整理などのより高度なオプションも提供するためです。
まとめ
ファイル管理システムは、ファイルをスムーズに整理するために不可欠なツールセットです。 個人的な使用が可能なため、ビジネス オーナーだけに限定されるものではありません。
最適なファイル管理システムを見つけることで、アクセスを許可した人なら誰でもアクセスできるようにファイルを整理および整理できます。 また、費用対効果が高く、使いやすいです。 この概要が検索に役立つことを願っています。
ファイル管理システムに関するよくある質問
小規模企業はファイル管理システムを使用できますか?
はい、小規模企業はファイル管理システムをファイルに利用できます。
ファイル管理システムには、デフォルトのファイル マネージャーが必要ですか?
はい、親しみやすい方法で自分自身を整理し、より高度な機能を提供するのに役立ちます。
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