経費管理システムは、企業が手作業による経費報告に伴うコストを管理するのに役立ちます。 たとえば、旅費管理システムは、組織が従業員の旅費を追跡および管理するのに役立ちます。 同じことが通信費管理システムにも当てはまります。 これらのシステムはお金を生まないかもしれませんが、手作業による報告にかかるコストを削減することで、お金を節約するのに役立ちます。 とはいえ、クラウドベースのシステムを少し覗いて、経費管理システムの利点と例を見てみましょう.
経費管理システムとは
経費管理システムは、従業員の経費精算プロセスのほとんどを自動化するソフトウェアです。 このソフトウェアは紙の必要性をなくし、支出管理に費やされる時間を削減し、エラーを減らします。
経費管理プログラムは何を探すのか?
経費管理システムは、従業員の払い戻し可能な経費の記録、追跡、承認、および支払いを自動化します。 彼らは会社の経費管理戦略と連携して、許可された (または未承認の) 経費が浪費されないようにします。
経費管理システムは、企業が将来の支出に関してより適切な判断を下し、必要なポリシーの変更を通知するのに役立つ分析機能も提供します。 最後に、すべての経費を正確に報告することにより、システムは企業がコンプライアンスと責任を維持するのを支援します。
経費管理システムの特徴
以下は、経費管理システムの最も重要な機能と機能の一部です。
- すべての従業員の領収書を追跡します。
- スタッフがスマートフォンを使用して領収書をキャプチャできるようにします。
- レシートを中央のダッシュボードに置きます。
- 支出の制限と会社のポリシーを確立します。
- 企業が必要に応じてこれらの制限とルールを変更できるようにします。
- 法人クレジット カードに接続する (該当する場合)
- 領収書を適切な承認者に送信します。
- それらの承認を管理するか、追加の注意が必要なものを強調表示します。
- ポリシー違反がないか調べます。
- 支払いのための払い戻し小切手を計画します。
経費管理システムを使用する理由
手作業による経費報告書の処理は、コストがかかり、非効率的です。 グローバル ビジネス トラベル アソシエーションは、平均して次のように見積もっています。
- 20 つの経費報告を完了するのに XNUMX 分
- 支出レポートの修正に 18 分。
- 58 つの支出レポートの処理に XNUMX ドル
- 52 つの経費報告書を修正するのに XNUMX ドル
経費管理プロセスを自動化する企業は、この重要な業務に費やす時間と費用を大幅に削減できます。 同時に、企業は個々の従業員の支出習慣についてより深い洞察を得て、非常に高い支出を特定して処理することを容易にします。
経費管理システムの選び方
今日、利用可能な経費管理システムは数多くありますが、それらすべてが同じように作られているわけではありません。 他のテクノロジの購入と同様に、ソリューションが適切な量の機能を提供し、会社固有のニーズに適合し、高レベルの販売後のサポートが含まれていることを確認する必要があります。
プロバイダー間で確認および比較する一般的な機能には、次のものがあります。
- ドキュメント管理によって作成された監査証跡。
- シンプルで順応性のある承認プロセス。
- リアルタイムの従業員コンプライアンス チェックを備えたカスタマイズ可能な経費ポリシー。
- 幅広いデバイスでのモバイル アクセシビリティ。
- レポートと分析
- 他のソフトウェア アプリケーションとの統合。
会社の要件を確立したら、可能性を検討し、デモンストレーションを要求します。 経費管理システムを効果的に採用している他の企業 (理想的には同じ分野の企業) と話し、最終的な選択を行う前に多くの可能性を検討してください。
クラウドベースの経費管理システム
クラウドベースの経費管理システムは、規模の大小にかかわらず、組織の拡大を支援します。 それらは費用対効果が高いだけでなく、エラーの余地を減らし、組織の財務の健全性をより深く理解するための高度な分析を提供します。
クラウドベースの経費管理システムとは?
クラウド コンピューティングは、組織の働き方を変えました。 データの収集、保存、および処理プロセスを完全に変革しました。 クラウド コンピューティングの特性は、顧客接続から経費管理、データ セキュリティに至るまで、ビジネスの多くの部分に革命をもたらしました。
クラウドベースの経費管理システムには、次のような責任があります。
- コスト削減の機会を見つける
- 総経費の検討
- 過度の支出の管理
クラウドベースの場合、関係ははるかに簡素化され、エラーや妥協の余地が少なくなります。 また、効果的な節約戦略でもあります。 さらに、いつでもどこにいても、従業員と事業主は同じページにいます。
多くの場合、経費クラウドは、次のような他のソフトウェア機能との統合も許可します。
- 旅行計画ソフトウェア
- 時間管理ソフトウェア
- 要員管理用ソフトウェア
- 会計ソフト
クラウドベースの経費管理システムを使用する利点は何ですか?
＃1。 迅速かつ安価です。
支出処理に関して言えば、「時は金なり」という古い格言はこれ以上ないほど真実です。 経費管理は収入を生み出すものではありませんが、すべての企業が軌道に乗るために行う必要があるものです。
クラウドベースの経費管理システムは、正確でシンプルで使いやすいです。 重い仕事はすでにバックグラウンドで行われています。 ユーザーが行う必要があるのは、必要な情報と番号を入力することだけです。
クラウドベースの自動経費管理システムを使用すると、人的エラーの余地が最小限に抑えられるため、コスト管理が保証されます。 手動から自動化されたアプローチに切り替えることで、IT 費用と各レポートの処理コストを大幅に削減できます。
＃2。 シームレスなコラボレーションを可能にします。
従業員の支出に関して言えば、購入の大半は旅行中に行われます。 しかし、領収書の山を保存し、家に帰ったときに使った金額を入力する時代はとうの昔に過ぎ去っています。
財務チームやその他のスタッフは、現在の支出レポート ソフトウェアを使用して、さまざまな場所からやり取りできます。 領収書管理機能により、企業は一元化された保管場所 (クラウド) から経費データを表示できます。
＃3。 エラーの可能性を排除します。
スタッフが領収書を保管したり、オフィスに戻って請求や経費を入力するのを待つ時間が長ければ長いほど、エラーの可能性が高くなります。
経費管理システムにより、入力と処理のエラーがなくなります。 これは主に、いつでもどこからでも情報が拡散される可能性があるためです。
クラウドベースのシステムは、透明性も高めます。 さらに、オンライン支出報告ソフトウェアは、重複した請求書を迅速に検出し、報告された数値に影響を与える前に評価して削除することができます。
＃4。 より安全です
データ侵害の大部分は、人的ミスによって引き起こされます。 従業員の行動がセキュリティ侵害につながる可能性がある例を次に示します。
- 特定の情報が誤って漏洩します。
- 間違った受信者に送信された電子メール
- ドキュメントが置き忘れられたか、盗まれました。
- ハードウェアの盗難
- 不適切に廃棄された書類
クラウドベースのコスト管理システムを選択すると、最高のサイバー セキュリティの恩恵を受けることができます。 さらに、従業員はどこからでもデータを入力できるため、書類の置き忘れや電子メールによる機密情報の送信などの可能性が低くなります。
オンライン コースやアドホック トレーニング資料を作成して、従業員に間違ったメールを開く、悪意のあるリンクをクリックする、安全でないネットワークを使用するなどのことを教えることを忘れないでください。 彼らが知識を持っていればいるほど、保護された経費クラウドからより多くの恩恵を受けることができます。
＃5。 これにより、分析と透明性が向上します。
クラウドベースの経費管理ソフトウェアは、アクセスしやすく洗練されています。 これにより、企業やユーザーは注意が必要な領域を可視化できます。 クラウドベースの経費管理ソフトウェアは、アクセスしやすいだけでなく、インテリジェントでもあります。 これにより、ビジネスとユーザーは、支出管理やビジネス プロセスの最適化など、改善が必要な領域を可視化できます。
管理者は、データへの一貫した透過的なアクセスがあれば、より費用対効果の高い出張手配を交渉できます。 さらに、障害が発生する前に、不正を迅速に検出したり、不正行為を計画したりできます。
最高の経費管理システム
＃1。 ゾーホー経費
Zoho Expense は、フリーランサーから大企業まで、あらゆる人に最適です。 このプラットフォームにより、支出管理が容易になります。 申請から払い戻しまで、すべてが迅速かつ簡単です。
＃2。 Divvy
Divvy は使いやすさがすべてです。 この無料のコスト管理プログラムは、支出を追跡するために必要な数のクレジット カードに接続します。 すべてのトランザクションの記録と分類のプロセスが高速化されます。 もう払い戻しの領収書を探す必要はありません。
＃3。 リドゥー・アウトレイ
Rydoo Expense は、急成長中の中規模から大規模の組織に最適です。 支出プラットフォームを使用すると、いつでもどこからでも支出を管理できます。 財務コストを把握するのに役立つ、使いやすく管理された支出マネージャーを受け取ります。
＃4。 FreshBooks
FreshBooks は、主に中小企業向けに構築されたグローバルな会計管理ソフトウェアです。 お客様の満足度もトップクラスを誇ります。 Freshbooks の 24 万人の加入者ベースは、市場でトップの支出管理製品の XNUMX つを提供していることを示しています。
＃5。 経費にする
Expensify は、誰でも使用できる支出管理プログラムです。 個人の財務報告から大企業の支出管理まで、あらゆるニーズに対応できます。 シンプルなデータとレポート主導のプロセスを通じて、ソフトウェアは支出、取引、およびお金をリアルタイムで制御します。
QuickBooks は経費管理を行いますか?
ここには記載されていませんが、QuickBooks は、組織で使用できる効果的な経費管理ツールの XNUMX つです。
旅行および経費管理システム
出張管理には時間がかかりますが、経費管理システムを使用すると、すべての出張費を明確に把握できます。
適切なシステムとソフトウェアを使用すると、出張の手配、変更、管理がはるかに簡単になります。 また、資金を節約し、過払いを回避するのにも役立ちます。これは、財政が制限されている小規模企業にとって重要です。
旅行および経費管理システムとは何ですか?
出張および経費管理システムは、企業の出張経費を管理および追跡するためのオールインワン ソリューションです。 T&E 管理システムは、出張の計画、出張中の従業員の監視、経費報告書の作成など、従業員を出張に派遣する企業にとって不可欠です。
企業の出張および経費管理システムは、あらゆる規模の企業に役立つ可能性があります。 問題が発生した場合は、会社の旅費と専門的な顧客サービスを完全に把握することが重要です。 また、会社の旅行ポリシーに従って旅行を計画するのにも役立ち、請求プロセスを合理化します。
最も効果的な出張および経費管理システム
#1。 トラベルパーク
TravelPerk は、顧客が会社の出張を簡単に計画および管理できる出張管理プラットフォームです。 このシステムは、XNUMX つの主要な経費管理プラットフォームである Rydoo や Circula など、さまざまな製品とインターフェースで接続します。 これにより、単一のシンプルなプラットフォームで必要なものがすべて揃っていることが保証されます。
また、TravelPerk は柔軟な出張ソリューションである FlexiPerk を提供し、組織が無駄な出張費を削減するのを支援します。 80 時間前までにキャンセルした企業は、FlexiPerk で少なくとも XNUMX% の返金を受けることができます。
＃2。 ファイル
Fyle は、企業や人々が経費と払い戻しをより効果的に管理するのに役立つ経費管理ソフトウェアです。 これは、TravelPerk と連携して、会計および人事データの統合に加えて、シームレスな旅費レポートを提供します。 また、T&E 手続きの包括的な管理と可視性を財務管理者に提供します。
Fyle は企業の旅行計画を支援することはできませんが、TravelPerk との組み合わせにより、旅行管理者はすべての出張業務を単一の場所で処理できます。 Travelperk を使用して予約された遠足は、Fyle で経費として作成され、添付ファイルとして請求書が添付されます。 この XNUMX つのソリューションは連携して機能し、旅費の全体像を把握できます。
＃3。 SAP コンカー
SAP Concur は、オールインワンの旅費および経費管理ソフトウェアです。 より簡単な旅行管理エクスペリエンスのために、ジョブ操作の自動化を支援します。 ホテル、航空券、タクシーで利用できます。
＃4。 トラベルバンク
TravelBank は、支出と旅行管理を組み合わせたもう XNUMX つのソフトウェアです。 旅行や支出の管理を簡素化するのに役立つさまざまな製品を提供しています。
全体として、消費者は、TravelPerk は TravelBank よりもセットアップ、使用、および管理が容易であると述べています。 TravelPerk は、TravelBank よりもレビュアーの要求を満たし、TravelPerk のカスタマー ケア チームが提供する質の高いサポートは他の追随を許しません。
＃5。 認定する
Emburse Certify は、プラットフォームから直接、または別の旅行管理システムと統合して旅行を予約できる経費管理プログラムです。
このソフトウェアを使用すると、支出レポートの配信、買掛金の処理、および請求書の管理をすべて単一のプラットフォームから行うことができます。
通信費管理システム
通信費管理 (TEM) システムの目的は、固定電話回線の月々の費用を管理することでした。 それ以来、リスクとコストを削減する目的で、ワイヤレス、音声、およびデータ サービスの管理を含むようになりました。 財務、IT、および調達部門は、これらのサービスを採用することで、企業のコミュニケーションと在庫のコスト管理を簡素化することで利益を得ることができます。
現在、通信費管理システムは自動化されており、目標の達成を保証するために日々の請求と支出の監視の負担が軽減されています。 通信システム、モバイル デバイス、回線を完全に可視化することで、経費のスナップショットがビジネスに提供され、効率の向上に役立ちます。 経営幹部レベルの技術戦略的意思決定も、TEM ソフトウェア製品によって支援されます。
TEM ソフトウェアの機能は、さまざまなセキュリティ機能を提供するモバイル デバイス管理 (MDM) の機能に匹敵するため、商用利用に適しています。 一方、TEM 製品は、次の分野により重点を置いています。
- 在庫管理と変更管理
- 部品調達
- 購入とフルフィルメント
- 請求書の管理
- 経費管理（検証と最適化を含む）
- チャージバックと使用管理
- 請求書の支払い
- エンタープライズ モビリティ (EMM) の管理
Telecom Expense Management (TEM) システムには以下が含まれます。
Clearview、Cass Telecom Expense Management (TEM)、Saaswedo mytem360、Tangoe Platform、Upland Cimpl、Widepoint Telecom Lifecycle Management、brightfin (MobiChord + Mobile Solutions + visage)、および One Source は、通信費管理を提供する企業のほんの一部です。
経費報告書をどのように管理していますか?
- 明確に定義された経費ポリシーを持っている。
- 経費の報告と追跡を簡単にします。
- 法人クレジット カードを利用できるようにします。
- 定期監査を作成します。
Microsoft Excel は経費の管理にどのように役立ちますか?
経費追跡テンプレートは Excel で利用できます。 いくつかのタイプの事業支出の小見出しを含む経費レポート テンプレートは、一般的なオプションです。 データは列として表示され、ユーザーのニーズに合わない場合は、それぞれに独自のラベルまたはヘッダーを変更または削除できます。
毎月の経費はどのように管理していますか？
収入の 50% を必需品に、30% をぜいたく品に割り当てることで、軽薄なアイテムに浪費するのを避けながら、いくらかのお金を貯めておくことができます。 家賃/住宅ローン、光熱費、食費、衣料品、その他の支出はすべて必需品の例です。
経費 と コスト はどう違いますか？
「コスト」と「費用」という用語は同じ意味で使用されることもありますが、企業が考慮しなければならない XNUMX つの重要な違いがあります。 費用は、スタッフの給与や店舗の家賃などの繰り返し発生する費用であり、費用は資産を購入するために必要な初期費用です。
経費の計上時期は？
企業の収入と支出は、発生主義会計の下で、それぞれ稼いだ後、発生した後、できるだけ早く集計されます。 現金が実際に譲渡された場合にのみ取引を記録する必要がある会計の現金主義とは対照的に、このアクションは後になるまで帳簿に反映されません。
要約する
経費管理システムは、企業が出張費、通信費、および関連経費を整理および管理するのに役立ちます。 企業は、適切な経費管理システムを使用することで、経費と手間を節約できます。 完全な出張および経費管理システムは、出張管理者と財務管理者の両方がより費用対効果の高い出張プログラムを作成するのに役立ちます。
よくある質問
経費精算制度とは
経費精算システムは、企業がビジネス関連の経費に自分のお金を費やした従業員に返済する方法です。
経費精算は収入にカウントされますか？
経費の払い戻しは、従業員の総所得の一部として課税されます。
支出管理プラットフォームとは何ですか?
支出管理プラットフォームは、給与以外の経費を追跡および管理するソフトウェアです。
関連記事
参考文献
