イベントを開催するための提案が必要ですか? 適切な場所に到着しました。 長年にわたり、私たちは多数のグループが主催するイベントに参加してきました。 また、検討する必要があるすべての詳細をリストすることはできませんが (多くの場合、イベントの種類によって異なります)、使用するためのベスト プラクティスがたくさんあります。 また、イベントの準備のために、この無料で使いやすいチェックリストを作成しました。 仮想イベントを計画している場合は、お手伝いします。 これは、イベントの計画、サービス、最高のサービスを提供する企業について知っておくべきことのすべてです。
進みましょう!!!
イベント企画
人や活動を振り付けて、一生の思い出に残るパフォーマンスを生み出すエキサイティングなスキルは、イベント企画として知られています。 これは、カンファレンス、企業イベント、募金活動、見本市、またはその他の種類のイベントであるかどうかにかかわらず、イベントを計画して開催するためにライブ ステージ パフォーマンスを演出することに似ています。 旅行が好きな人にとっては、豪華なホテルや興味をそそる新しい場所を訪れ、世界中の講演者や参加者と交流する絶好の機会でもあります。 そして、多くの自由と独立性を持ちながら、すべてを行うことができます!
イベントプランナーとは？
ミーティングやコンベンション プランナーと呼ばれることが多いイベント プランナーは、ウェディング プランナーと間違われないように、ビジネス ミーティングやイベントのあらゆる側面を組織する人物です。 彼らは頻繁に会議の場所を決定し、移動手段を計画し、その他多くの詳細を整理します。
イベントプランナーは何をしますか？
イベントコーディネーターは、最初から最後まで、イベントのあらゆる側面を手配します。 たとえば、ミーティング プランナーは、ミーティングの前にクライアントと会い、出席状況を把握し、集まりの目的を確認します。 彼らは、会議全体を通して、訪問者の登録やスピーカーのオーディオ/ビジュアルのセットアップなど、会議の詳細を処理します。 参加者は会議後に投票され、彼らの最大の関心事が決定されます。
さらに、イベント プランナーは、ホテルやコンベンション センターなどの会議会場を探します。 彼らは、宿泊施設やサービスを提供する施設の能力、訪問者がそこに行くのがどれほど簡単か、そして地元のアトラクションを考慮に入れています. プランナーは現在、オンライン会議が対面式の集まりと同じ目標を達成できるかどうかも考慮しています.
イベント計画の基礎とは?
イベントの概念化、計画、組織、および運営の技術 (場合によっては科学) は、イベント計画として知られています。 重要で大規模なイベントを適切に運営する必要がある場合は、イベント コーディネーターまたは企画会社に連絡する必要があります。 スムーズなイベントの制作と実施を保証できる主要なサービス プロバイダーは、イベント プランナーです。 彼らは、見本市、シニア イベント、チャリティー ガラ、および他の多くの機会のためにこれらのタスクを実行します。
なぜ人々はイベント企画サービスを雇うのですか?
人々がイベント プランニング サービスを利用する主な要因は XNUMX つあります。
- 出席者や賓客が機能を気にせずに楽しむことができるように。
- イベントが無事に終了しますように。
通常の結婚式を例として考えてみましょう。 婚約中のカップルの多くは、結婚式の手配、手配、および実施のために、イベント プランナーまたはイベント プランニング サービスを利用しています。 したがって、新婚夫婦は、ケータリング、駐車、騒々しいゲストの追い出しなどのことを心配する必要がなく、代わりに特別な日を楽しみ、結婚に集中することができます. 代わりに、ウェディングプランナーがそのような詳細を処理します。
さらに、一部のイベントは非常に複雑であり、特に数百人以上が参加するイベントでは、自分で適切に計画して手配することはほぼ不可能です。 経験豊富で知識豊富なイベント プランナーは、混雑を管理する方法、提供する食料の量、および重要なイベントを成功させたり台無しにしたりする可能性のあるその他の要素を認識しています。
イベント企画サービス
イベント企画サービスとは正確には何を意味するのでしょうか? イベントごとに特徴があるため、提供されるサービスはイベントごとに異なります。 次の段落で、上位 5 つのイベント プランニング サービスと、スペシャリストを雇うことの利点をご覧ください。
＃1。 会場
場所を見つけることは、見た目よりもかなりトリッキーです。 容量、可用性、予算など、考慮すべきことがたくさんあります。 一部の場所には優先ケータリング リストがあり、他の場所では外部の食べ物の持ち込みが許可されています。外部の労働者を連れてくることを許可していない可能性があるため、会場が提供する待機スタッフとバーテンダーを使用してください。
場所は行きやすいですか？ 市外からの個人旅行者向けの近くのホテルはありますか？ イベントのために自分のリネン、椅子、テーブルを用意する必要がありますか? 前述のクエリに対する回答は、非常に困難な場合があります。 Tigris Events はそのニーズを満たします。 さまざまな設定を調査して、それらが適切であるかどうかを判断するには、時間がかかる場合があることを認識しています。 私たちのイベント コーディネーターが、ご予算とご希望のコンセプトに合った、利用可能な完璧な場所の短いリストを提供します。 プレゼンテーションを見るだけで、わずか数秒で選択を決定できます。
＃2。 アート＆エンターテイメント
会場の外観と雰囲気は、装飾によって根本的に変わる可能性があります。 花、テーブルの装飾、ロゴ、背景、その他のものが含まれています。 インテリアは、親密なアピールを目指すか、大きなアピールを目指すかの決定的な要因になります。 理想的なお祝いを視覚化するために、イベント プランナーが装飾を調達し、アイデアやフロア レイアウトを提供します。 彼らはあなたのイベントのコースを変更するノウハウを持っている推奨プロバイダーを持っています.
ライブ バンド、DJ、またはアクロバットでさえ、エンターテイメントの代替手段になる可能性があります。 訪問者を本当に感動させたい場合は、マジシャン、葉巻を巻くステーション、カジノ ゲームなどのインタラクティブなエンターテイメントを組み込むこともできます。 季節のイベントのマスコットも頻繁に登場！ タレントの選択プロセスは、イベント プランニング サービスが各ベンダーに提供するワンストップ ショッピングによって合理化されます。
＃3。 ケータリング
ディナーブッフェやお通しのオードブルはお好きですか？ スペシャルドリンクは付きますか？ 食品の量だけでなく、食品の種類も確認する必要があります。 食事制限や食物アレルギーはありますか？ イベントのケータリングを交渉するときは、これらの問題を適切に考慮する必要があります。 さまざまな企業が提供するケータリングの選択肢と食事の提供スタイルは、イベント企画サービスの一部です。 イベントプランナーに依頼することで、集まりに適切な量と種類の食事が提供されるようにすることができます。 ゲストに紙の招待状または電子招待状を送信しますか? RSVP をどのように管理していますか? オンサイト登録はありますか？ 手動またはコンピュータ化されたオプションはありますか?
確認された訪問者のおおよその数を知ることは、イベントを効果的に計画するのに役立ちます。 招待状の配布、出欠確認の管理、およびゲスト登録担当者を処理するイベント プランナーを雇うことで、プロセス全体を簡素化します。
＃4。 イベントスタッフ
さらに、イベント スタッフは、フルサービスのイベント企画会社から提供されます。 これらの人々は、バーテンディング、挨拶、および登録を手伝うことができます。 重要なメッセージを伝えたり、グッズやギフトバッグを配布したり、イベントに参加者がいる場合は参加を促進したりできます。 イベントスタッフは、登録とコートチェックに常に使用する必要があります. 洗練された雰囲気を演出してくれます！
イベント企画会社
毎年、これらの有名なイベント企画会社は水準を上げています。 また、巧みにステージを盗むパフォーマンスは、観客に足跡を残します。 今後のイベントに使用できる世界最高のイベント企画会社に関する提案については、以下を参照してください。
＃1。 バセット・イベンツ社
カナダのトロントに拠点を置き、イベントの完全な制作とデザイン、ベンダー契約の交渉、人員配置、スポンサーとメディアの管理、ビデオ制作など、幅広いサービスを提供しています。 知名度の高いプライベート パーティー、慈善イベント、豪華な結婚式のいずれを開催する場合でも、Bassett Events 以外に行く必要はありません。 ジェニファー・バセット率いる少人数のグループは、最も美しいイベントに驚きを与えることに長けています。
＃2。 MKG
ニューヨーク市とロサンゼルスの両方の場所で、洞察調査、体験戦略、創造的なキャンペーン開発、展示と環境の設計、イベント制作などのサービスを提供しています。 主要なブランドが素晴らしい製品のデビュー、Instagram にふさわしい設定、忘れられない「ブランド体験」を生み出したいとき、彼らは MKG に来ます。 この組織は、典型的なイベントを作成しません。 ウェブサイトでは、等身大のアート インスタレーション、大人サイズのボール ピット、ホットドッグ シーソーを見つけることができます。
＃3。 デビッド・トゥテラ
ロサンゼルスに拠点を置き、ベンダー管理、企画、制作、イベントのコンセプトとデザインなどのサービスを提供しています。 このように、デビッド・トゥテラは、テレビの司会者とブライダル ガウンのデザイナーの両方として、豪華な結婚式の計画に精通しています。 チームは、あなたの最も鮮やかな想像力をかき立て、最も高い願望を実現する体験を提供することを目指しています.
＃4。 完璧なイベント
シカゴにあり、イベント管理、花、文房具、スタイリング、好意などを提供する場合があります。 Debi Lilly はイベントの分野で長いキャリアを持ち、彼女のイベント計画を使用して、クライアントが現実から逃れるのを支援しています。 イベントの設計とプロデュースに加えて、ビジネスは DL ラウンジという名前の小さなイベント会場も運営しています。 有名なクライアントにサービスを提供することは、Debi の得意とするところです。 最も有名な機会は、オプラのライブの誕生日のお祝いでした.
＃5。 ワンダーランド
同社はロンドン、ニューヨーク、マイアミにオフィスを構え、ブランド開発、イベントのデザインと制作、体験型マーケティング、ソーシャル メディアなどを提供しています。 他の確立された企業と比較して、イベンツ バイ ワンダーランドは、よりポジティブで現代的で若々しい姿勢を醸し出しています。 ワンダーランドは、「クリエイティブ主導の体験型」イベントを通じて、ラグジュアリー、旅行、小売、テクノロジー、その他のブランド分野で 15 年以上の経験を持っています。
イベント計画チェックリスト
イベント計画チェックリストは、必ずしもそれ自体がイベント計画ではないため、一連のショーやイベント予算の代わりに使用しないでください。 イベントのすべての側面を時系列でリストし、調整の締め切りを示した参照として考えてください。 イベント計画チェックリストを使用して、ルートに沿って重要なものを見逃さないようにすることができます。 簡単に言えば、イベントを成功に導くために、予定通りに計画を立てて整理することができます。 万能のテンプレートなどというものはないため、ニーズや目的に合わせてテンプレートを調整することが重要です。 開始するために、イベント計画のチェックリストに入れる必要があるすべてのものを見てみましょう.
＃1。 イベント計画チェックリストのテンプレートを作成します。
チェックリストを作成するときに、各項目をテンプレートに入れます。 Google ドキュメントまたは Microsoft Excel で独自のテンプレートを作成するか、オンラインでテンプレートを見つけることができます。 Asana や Podio などのプロジェクト管理システムを使用して、イベント ワーカーとコラボレーションすることもできます。
＃2。 イベントの必需品を決定します。
次に、計画チェックリストで、イベントに不可欠なコンポーネントをいくつか選択します。
- 日時
- 会場
- 機会の種類
- イベントの目的
- イベントの目標
- Audience
これらの各ステップを To Do 項目としてチェックリストに追加して、これらのステップをスキップしないようにしてください。
＃3。 イベントの予算を立てます。
関連するすべてのコストを考慮すると、イベントの予算を立てるのは難しい場合があります。 Microsoft Excel スプレッドシートを使用するのは簡単です。 レンタル、ケータリング、装飾など、より広いエリアから始めましょう。 最後に、すべての支出を各カテゴリに分類して、Excel に作業を任せます。
＃4。 イベントのレイアウトを作成します。
参加者に最も影響を与えるイベント要素を網羅しているため、イベント企画の核となります。 これらを調べながら、計画イベントのチェックリストに追加する必要があるものを正確に考えてください。
- 演奏曲目
- レイアウト
- テーマ
＃5。 装飾を準備します。
装飾は魅力的なだけではありません。 イベントの成功には不可欠です。 レンタルやブーケからテーブル クロスやアクセント ピースに至るまで、すべてのベースをカバーしていることを確認するのは難しい場合があります。 参加者は五感を通してイベントを体験するため、参加者が何を見るか自問してください。 音、匂い、手触り、味
＃6。 食事や飲み物に工夫を凝らしましょう。
一緒に食事をすることは仲間意識の真の表現であるため、食事と飲み物は集まりの中心となることができます。 食事は育成の象徴であるため、ホストは気配りの行き届いたもてなしを示すことができます。 チェックリストは、理想的なケータリング業者を選択し、メニューを最新の状態に維持し、環境を保護し、最も重要なこととして、訪問者が満足して愛されていると感じられるようにするために、これらの微妙な点をナビゲートするのに役立ちます.
＃7。 マーケティング戦略を作成します。
イベント マーケティングは、興奮を生み出し、期待を高め、健全な参加者を確保します。 イベント チェックリストを使用して、イベント前後のマーケティング プランをこれらすべてのチャネルにマッピングできます。 この時点で、オンラインのプロジェクト管理ツールがあなたとあなたのチームにとって非常に便利になります。
#8。 予期しない小さな詳細に備えてください。
最小の詳細が大きな影響を与える可能性があります。 したがって、訪問者のエクスペリエンスに影響を与える可能性のある細部をすべて追跡する必要があります。 これらは、会議プランナーに含めなければならない、ささいなことですが重要なことです。
#9。 イベント当日のロジスティクスの図を作成します。
ベンダーの到着とセットアップからランスルーとイベント後の片付けまでのすべての分単位のタイムテーブルをイベント ロジスティクス タイムラインに含める必要があります。これを作成することを計画する必要があります。 イベント当日は動く要素が多く、不測の事態が必ず発生します。 イベント当日の詳細を T まで把握していないと、後で重大な問題として明らかになるものを見逃す危険があります。チェックリストを使用して、イベント当日の詳細なスケジュールを作成できます。その余分な心配は必要ありません。
イベント企画の7要素とは？
イベント インフラストラクチャ、観客、出席者、主催者、会場、およびメディアは、イベント管理の XNUMX つの主要コンポーネントです。 これらのコンポーネントはすべて、イベント ソフトウェアで管理できる必要があります。
イベント計画プロセスとは?
予算編成、タイムテーブルの作成、イベント場所の選択と予約、許可の取得、食事の手配、交通機関の手配、テーマの考案、活動の計画、講演者と基調講演者の選択、設備と施設の手配、リスク管理はすべてイベント計画の一部です。
イベントプランナーってどんな仕事をするの？
イベント プランナーは、会場の選択、ケータリング、パフォーマーの雇用など、イベントを適切に運営するために必要なすべての要素の整理を担当します。 イベントの前に、彼らはすべての詳細を整理し、当日のロジスティクスを監督します。
イベント計画プロセスの XNUMX つの段階とは?
ステージ 1 – 調査と目標設定。
2 – イベントをデザインします。
3 – イベントをブランディングします。
4 – 調整と当日の計画
5 – イベントを評価する
イベント企画のXNUMXつのPSとは？
これらのサービス マーケティングの XNUMX つの P は、覚えていない場合でも、製品、価格設定、場所、プロモーション、物理的証明、人、およびプロセスとして知られています。
関連記事
- イベントプランナーはどのくらいの収入を上げますか：仕事あたりの収入
- イベントマーケティング：イベントマーケティングの究極のガイド
- イベント管理ツール：意味、種類、使い方
- ファイナンシャルプランナー：認定ファイナンシャルプランナーになる方法
- アーバン プランナーになる方法: キャリア プラクティス (手順と要件)
参考文献
