従業員情報の正確な記録を維持することは、人事の成功にとって重要です。 人事管理者、スーパーバイザー、またはスペシャリストである場合、準拠文書に必要なさまざまな種類の記録を理解しておくと有利な場合があります。 法律に準拠した最新の従業員記録を保持することで、潜在的な訴訟を回避し、人事部門の一貫性を促進し、重要な情報を新入社員に渡すことができます。 この投稿では、雇用主がすべての従業員記録を維持することの重要性に対処し、XNUMX つの異なる種類の従業員記録を保持する必要があること、保持する期間、および人事部門内の更新について説明します。
従業員レコードとは何ですか?
従業員記録は、雇用日から退職日までの、従業員に関連するすべての情報の集まりです。 この情報には、従業員の名前、社会保障番号、住所、生年月日、役職、給与、福利厚生が含まれる場合があります。 従業員の記録は、多くの場合、人事ファイルの形式で維持されます。
これらの記録には、面接プロセス中に収集された次のような基本情報が含まれる場合があります。
- 名前
- お問い合わせ先
- 職場での経験
- 教育的背景
- 資格と認定
- インタビューメモ
- 参考文献
雇用記録には、雇用プロセスを通じて収集された情報も含まれる場合があります。一部の企業は、州および連邦の雇用法により、次のようなチェックと保管が義務付けられています。
- 市民権のステータス
- 社会保障番号
- 給与税の免除
- 源泉徴収状況（W-4）
- 免除または非免除ステータス
- 写真付き身分証明書
- 雇用開始日
- 職業上の肩書き
- 給与水準
- 職業上のクリアランスと認定の証明
時間をかけて作成された記録は、次のような従業員の人事ファイルまたは雇用記録にも含めることができます。
- 時計
- 性能評価
- 懲戒手続きの文書化
- 給与記録
- 利点に関する情報
- 公式写真
なぜ従業員記録が必要なのですか?
従業員の記録は、企業での従業員の雇用履歴の公式文書を提供するため、非常に重要です。 従業員の役職、開始日、給与レート、およびその他の雇用関連情報などの情報が特徴です。 従業員の記録は、昇進、昇給、解雇などに関する選択を行うために使用されます。 また、年末に W-2 や 1099 などのレコードを生成するためにも使用されます。
すべての種類の従業員記録を保持することが重要なのはなぜですか?
あらゆる種類の従業員記録を保持することは、人事部門の成功と有効性に大きく役立ちます。 完全な従業員記録を保存することには、次のようないくつかの重要な利点があります。
＃1。 法的要件の遵守
いくつかの規制により、雇用主は特定の記録をファイルに保管することが義務付けられています。 これらの法律は、次の行為によって可能になりました。
- 雇用機会均等委員会 (EEOC): EEOC によると、すべての従業員の記録を少なくとも XNUMX 年間保管する必要があります。 非自発的に解雇された場合、解雇された従業員の記録は、解雇日から XNUMX 年間保管する必要があります。
- 雇用法における年齢差別 (ADEA): 給与記録を少なくとも XNUMX 年間保管する必要があります。 また、従業員の退職後少なくとも XNUMX 年間は、保険や年金プログラムなどの福利厚生制度の記録を保持する必要があります。
- 同一賃金法 (EPA) および公正労働基準法 (FLSA): FLSA および EPA によると、異なる性別の従業員間の給与の違いを正当化する記録を維持することが重要です。 これらの記録は最低 XNUMX 年間保持する必要があります。
＃2。 訴訟回避
最新の正しい記録を維持することは、企業が元従業員からの潜在的な訴訟を回避するための重要な戦略です。 たとえば、元従業員が、雇用主が生活賃金を支払わなかったと主張して組織に対して訴訟を起こした場合、給与の証拠がこれらの告発に反論するのに役立つ可能性があります。 適切な記録管理は、労働法の遵守を監視する政府機関との法的懸念も回避します。
＃3。 情報発信
人事、経理、一般管理などの新しいマネージャーが会社に入社する場合、現在および以前の従業員の記録が役立つ場合があります。 この知識は、新しい従業員のオンボーディング、新しいポリシーの作成、および記録管理手順に慣れる際に役立つ場合があります。 スタッフの職歴の各メンバーを理解することは、新しいマネージャーが自分のポジションにより効果的に適応するのに役立つ可能性があります。
さまざまなタイプの従業員レコード
さまざまな種類の従業員記録を理解することは、人事部門が重要な組織機能を適切に文書化するのに役立ちます。 維持することが重要な従業員記録には、次の XNUMX 種類があります。
＃1。 出席記録
出席記録には、各従業員の勤務時間に関する情報が含まれています。 出席記録には、次の情報が含まれる場合があります。
- 有給休暇
- 無給休暇
- 祝日・祝日
- 病気
- 週あたりの労働時間
- 遅刻・欠席
この情報の正確な記録を保持することは、会社が従業員の勤務時間に基づいて適切な金額の報酬を従業員に支払ったことを示すために重要です。 上記のトピックに加えて、家族医療休暇法 (FMLA) では、雇用主はすべての有給休暇と無給休暇、および労働者の補償の記録を保持する必要があります。
＃2。 利益の記録
雇用主は、1974 年の従業員退職所得保障法 (ERISA) に基づき、最低 XNUMX 年間、すべての従業員保険代理店の申請、従業員の参加、および個々の受給者情報の記録を保持する必要があります。
保険会社、利用可能なプラン、登録日、現在ビジネス上の福利厚生に登録している全従業員のリストは、多くの場合、福利厚生レコードに含まれています。 各登録期間後にこれらの記録を更新することは、記録が最新で ERISA に準拠していることを保証する効率的な方法です。
＃3。 研修記録
さまざまな理由から、信頼できるトレーニング記録を保持することも重要です。 まず第一に、トレーニング記録は、将来のオンボーディング イニシアチブの有益なガイドとして役立ちます。 第二に、研修期間中に得られた情報は、職員が昇進またはキャリア開発の準備ができていることの証明として役立つ可能性があります。
また、一部の企業では、トレーニングの実施方法と頻度に関して、全国的に義務付けられた基準がいくつかあります。 トレーニング プログラムと参加者を追跡することは、会社が連邦規則を順守するのに役立つ場合があります。
＃4。 源泉徴収の支払い
従業員の給与源泉徴収を追跡することは、税務申告プロセスの重要なステップです。 企業が給与の源泉徴収を追跡することには、主に XNUMX つの利点があります。
IRS は企業に対し、すべての従業員の給与源泉徴収の記録を、申告日または提出日のいずれか遅い方から少なくとも XNUMX 年間維持することを義務付けています。
正確な記録は、以前の会社が従業員から州税または連邦税をあまりにも多く差し引いた請求を反証するのに役立ちます。
＃5。 失業記録
解雇または解雇された後、従業員は失業手当を申請して受け取ることができます。 失業手続きの各段階を文書化し、従業員が失業給付を受けている限り、これらの記録を保管することが重要です。 次の詳細を含める必要があります。
- 従業員名
- 従業員名 従業員の住所 従業員の社会保障番号
- 入社日、離職日、再雇用日
- 現金および非賃金の支払日
- 勤務日
- 労働時間
従業員のいずれかが失業手当を受給している場合、この情報を綿密に記録しておくことは、毎週の手当ファイルを確認するために重要です。 あなたの記録と従業員が提供した情報との間に不一致がある場合、従業員は福利厚生へのアクセスを失う可能性があります。 正確な失業記録は、レイオフまたは解雇された従業員が資格のある給付を受けられるようにするのに役立ちます。
従業員の記録を保持する利点は何ですか?
従業員の記録には、会社と従業員の両方にとって多くの利点があります。 従業員記録は、雇用主が従業員のパフォーマンスを経時的に追跡し、従業員が改善する必要がある領域を特定し、懲戒処分を文書化するのに役立ちます。 これらの記録は、企業が規制規制を満たすのにも役立ちます。 従業員記録は、従業員のキャリア履歴と経験、およびトレーニングと教育の記録を提供できます。 従業員の記録は、昇進やその他の仕事の可能性に対する従業員の資格取得にも役立ちます。
従業員の記録を保持するためのベスト プラクティス
適切に管理された企業に共通するベスト プラクティスもいくつかありますが、企業が雇用記録を作成および維持する方法は、業界全体で標準化されていません。 最も基本的なレベルでは、企業は、その業界に適用される州および連邦の雇用規則に確実に準拠するために十分な情報を含む人事記録を維持する必要があります。 一部の連邦および州の雇用法では、雇用する従業員の数に比例して、会社の記録保持義務も増加します。
基本的な法令順守は別として、すべてのベースをカバーする従業員記録システムを設計するための推奨プラクティスには、多くの場合、次のものが含まれます。
＃1。 レコードを構成するものを指定します。
すべての紙切れが雇用記録として認められるわけではありません。 法的責任を果たし、組織を責任から守るために、どの文書をファイルに保管するかを決定することは、最初から行う必要があります。
＃2。 保持計画の作成。
以前および現在のすべての従業員の雇用記録を永続的に保持することは困難です。 連邦法は、従業員が組織を離れた後、企業が特定の雇用記録を保持する必要がある期間を指定しています。 これらの法的義務に基づいて、企業は、関連するすべてのコンテンツを維持しながら古い情報を排除する文書保存スケジュールを作成する必要があります。
＃3。 アクセスの制限。
雇用記録は、許可された人のみがアクセスできるようにする必要があります。 アクセス プロトコルを確立すると、組織と従業員の両方が情報の悪用から保護されます。
＃4。 フォーマットを選択して保存します。
雇用記録は、従来の紙形式でファイル キャビネット システムに保存するか、元の文書をコンピューター システムにスキャンしてデジタル形式で保存するか、またはその XNUMX つを組み合わせて保存できます。
雇用記録をどこに保管し、どのようにアクセスするかを決定することは、機能的なシステムを設計する上で重要なステップです。 たとえば、多くのコンピューター化された会計ソリューションは、連邦および州の多くの雇用法の基準を満たす給与計算の理由で従業員情報を受け入れる場合があります。
＃5。 セキュリティとプライバシーをそのまま維持します。
データのセキュリティとプライバシーを維持することは、情報収集の重要な部分です。 雇用記録室を施錠するか、ハッカーがシステムにアクセスするのを防ぐために最新の暗号化を使用するかにかかわらず、組織は許可された人だけが従業員の情報にアクセスできるようにする努力をしなければなりません.
別に保管しなければならない雇用記録は?
特定の記録は、連邦法によって義務付けられた特定のプライバシー保護を必要とします。 雇用者を責任から保護するために、これらの雇用記録は従業員の基本的な人事ファイルとは別に維持し、非常に制限されたアクセスでより高いレベルの保護を付与する必要があります。 これらの記録には次のものがあります。
＃1。 医療記録
雇用主は、アメリカ障害者法により、従業員の医療情報の機密性を維持するために、医療関連の書類を一般的な記録とは別に保管することが義務付けられています。 これには、薬物およびアルコール検査の結果、労働者の補償請求、健康保険への登録、身体的問題または障害、および職務上の結果が含まれます。
＃2。 信用情報
雇用主は公正信用報告法により、消費者関連の信用情報、信用報告書、および個人の財務データの機密性を維持することが義務付けられています。 雇用主が潜在的な雇用の適性を確立するため、または従業員の継続的な経済的責任を保証するために信用報告書を取得する場合、その記録は従業員のメイン ファイルとは別に保管し、機密に保つ必要があります。
＃3。 訴訟および苦情。
社内ポリシーに基づいて、米国雇用機会均等委員会などの政府機関を通じて、または訴訟を通じて提出された従業員の苦情に関する文書は、請求または訴訟が完全に解決されるまで収集および保持する必要があります。
従業員記録をどのように処理しますか?
従業員記録を扱うには、まず従業員情報を記録するためのシステムを作成する必要があります。 この情報には、従業員の名前、社会保障番号、生年月日、住所、電話番号などを含める必要があります。 さらに、システムは、従業員の役職、部門、給与、福利厚生を記録する必要があります。
システムが整ったら、会社は従業員記録を処理するためのポリシーを作成する必要があります。 ポリシーには、従業員情報の追跡と保持の責任者、保持期間、不要になった情報の廃棄方法を記載する必要があります。
企業はまた、情報を最新かつ機密に保つことがいかに重要であるかについて、従業員を教育する必要があります。 従業員は、社会保障番号やその他の機密情報を雇用主以外に教えないように警告する必要があります。
住所や電話番号の変更など、個人情報の変更を従業員に通知する方法も社内に整備する必要があります。 組織のデータベース内の従業員情報を更新する方法も、このシステムに含める必要があります。
従業員記録を必要とするのはどのような種類の企業ですか?
従業員記録の作成は、さまざまな種類のビジネスに必要です。 従業員数の多い企業では、通常、給与と福利厚生を管理するために従業員情報を追跡する必要があります。
成長中の企業は、新しい従業員が組織に適切に統合されるようにするために、従業員情報も追跡する必要があります。 さらに、一度に多数の従業員を雇用する企業は、適用されるすべての雇用法を確実に遵守するために、従業員情報を追跡する必要がある場合があります。
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