従業員の記録を安全かつ正確に保管することは簡単な作業ではありません。 従業員に従業員 ID を割り当てると、作業の負担が軽減されます。
この短い記事では、従業員 ID と ID 番号とは何なのか、なぜそれらが役立つのかなどについて説明します。
始めましょう。
社員証とは？
従業員 ID は、会社で働く従業員を識別するために使用されるコードです。 企業に従業員 ID コード システムを導入すると、従業員のデータベースと記録がより健全になり、ID セキュリティが強化され、全体的な効率が向上します。 従業員 ID 番号と、それが会社の従業員管理の強化にどのように役立つかについて詳しく説明します。
従業員 ID はどのようにフォーマットする必要がありますか?
従業員 ID には、広く受け入れられている形式はありません。 雇用主は従業員 ID を作成できます。
一般的な従業員 ID 形式の例をいくつか示します。
- 従業員が雇用された順に番号が付けられます。 たとえば、00009 は早期の採用を表しますが、00743 はかなり後の採用を表します。
- 数字と文字の組み合わせ。文字は従業員の部門を表します。 たとえば、ACC1234 は経理部門の従業員 ID である可能性があります。
- インターンや請負業者などの臨時職員には独自のコードがあります。 たとえば、TEMP007。
頻繁に変更すると従業員が混乱し、ID の目的が無効になる可能性があるため、選択した従業員 ID の形式を守ることが重要です。
会社の従業員 ID に一貫性を持たせたい場合は、すべての従業員 ID が同じ部門に属している必要があります。 たとえば、これらの従業員 ID を人事部門に委任して、重複がなく、すべてが適切であることを確認できます。
従業員ID番号とは何ですか?
雇用主は各従業員に一意の従業員 ID 番号コードを割り当てます。 この識別コードは、従業員番号、従業員コード、従業員 ID、またはその他の類似した名前として知られることがあります。
従業員 ID は一意の個人を表すため、従業員の個人情報やその他の重要な企業情報も反映されます。 これには、住所、SSN、給与情報、その他の情報が含まれる場合があります。
従業員 ID を発行する必要はありませんが、企業が成長し、雇用する人が増えるにつれて、その利点はますます明らかになります。 従業員 ID カードは税務上は必要ありませんが、企業が記録管理をより適切に管理するのに役立ちます。
従業員 ID 番号と給与番号の違いは何ですか?
従業員 ID は、重要な点で給与番号とは異なります。
従業員 ID は、多くの場合、特定の従業員に関する事実を特定しやすくするために雇用主によって割り当てられます。
一方、給与番号は、そのポジションに就いている従業員ではなく、そのポジションの識別子として機能します。
ジェーンが ABC でコンテンツ ライターとして働いているとします。 ジェーンの従業員 ID は、その番号が個人としての彼女に関連付けられているため、組織内での役職に関係なく同じままになります。
彼女がコンテンツ ライターからコンテンツ マーケティング マネージャーに昇進すると、給与 ID が変更されます。 彼女の新しい給与 ID は、彼女の現在の役職に対応します。
給与 ID は主に給与計算と税金の目的で使用され、従業員に支払われるべき金額が確実に支払われるようにします。
HMRC は、Pay As You Earn (PAYE) 給与計算システムを使用する企業に勤務する従業員の給与 ID も追跡します。
従業員 ID と社会保障番号
従業員識別番号 (ID) は社会保障番号 (SSN) とは異なります。 SSN は個人を識別する有効な方法ですが、機密性の高い個人情報が含まれているため、従業員 ID として使用すると、個人が個人情報の盗難にさらされる可能性があります。 ID 泥棒は SSN を利用して偽の文書を作成し、個人の ID とビジネスのセキュリティに多大な損害を与える可能性があります。 その結果、従業員 ID は日常の社内識別に使用する必要があり、SSN は絶対に必要な場合にのみ使用する必要があります。
従業員 ID と給与 ID を区別することも重要です。 従業員 ID はその人に固有ですが、給与 ID は通常、個人ではなく特定の役割または役職に割り当てられます。 つまり、別の従業員がポジションを引き継いだ場合、その従業員は給与 ID とその関連情報を継承しますが、独自の従業員 ID は保持します。
従業員と雇用主の識別
従業員 ID は、雇用主 ID (EIN) とよく混同されます。 IRS は、EIN として XNUMX 桁の番号を割り当てます。 企業の EIN は、SSN と同様、企業固有の連邦識別番号であり、税金、報告、規制の目的で使用されます。
従業員 ID の割り当てと管理は誰が担当しますか?
従業員 ID の割り当てと管理の責任は、組織の規模に応じて、多くの場合、組織の人事 (HR) 部門、会計士、または給与担当者の権限に含まれます。 通常、雇用後、オンボーディング プロセスの一環として従業員に固有の ID が提供されます。
従業員識別番号に関するガイドラインはありますか?
従業員 ID 番号は一般に公開されることが多いため、従業員の社会保障番号の下 XNUMX 桁などの機密情報を使用して番号を生成することは避けてください。 数値が組織内で意味をなす限り、それ以外に厳格な制限はありません。 ID 番号に関する詳細情報を取得するには、文字と数字の組み合わせを使用できます。
従業員 ID の番号付けスキームを最大限に活用するためのヒントをいくつか紹介します。
- 従業員の部門または部門を指定するには、ID 番号を XNUMX 文字のコードで始めます。
- 解雇された従業員の従業員 ID 番号を二度と使用しないでください。 新入社員の場合は、常に、これまでに使用されたことのない一意の番号を作成してください。
- 従業員 ID 番号の末尾に「-[n]」を追加します。[n] は、その従業員に対して印刷される追加の ID バッジの数です。 (たとえば、従業員 ID「7659-0」は、ID 番号「7659」の従業員が従業員 ID を XNUMX つだけ受け取ったことを示します。)これは、アクセス制御にバッジを使用する場合に非常に有益です。
- 一部の企業では、新入社員に、永久的な番号が発行されるまで使用する、番号の前後に「T」が付いた臨時従業員 ID 番号を提供しています。
- なりすましを防止するために、ID 番号の末尾にチェック ディジットを含めます。
- 従業員 ID 番号の長さは 4 ～ 8 桁にすることをお勧めします。短すぎたり長すぎたりしないようにしてください。
- 事前に訪問者 ID バッジに一連の番号を割り当てます。 誰かが来るたびに新しい訪問者バッジを印刷しなくても、訪問者がどこへ行ったかを追跡できます。
ID カードでの従業員識別番号の使用方法
従業員番号バッジは、ID をよりプロフェッショナルに見せるだけでなく、ID バッジ プログラムにも役立ちます。 たとえば、専門トレーニング セッションへの出席を登録する必要がある場合があります。これは、一意の従業員 ID 番号を持つことで簡単になります。 従業員が他のサイトや場所を訪問する場合、この番号を訪問者ログに記録する必要がある場合があります。 さらに、バッジに印刷された番号は、カードの磁気ストライプ、バーコード、または QR コードにエンコードされた番号に対応し、別の種類の自動識別を提供する場合があります。
従業員識別番号を確認するにはどうすればよいですか?
すべての従業員の ID 番号がバッジに印刷されていれば、この (あまりにも一般的な) 問い合わせに対処する必要はありません。 忙しい日常生活の中で、私たちはすでに覚えておくべき数字が多すぎます。 これにより、チームメンバーにとって作業がさらに簡素化されます。
社員証によるアクセス制御
従業員 ID カードを使用してアクセスを規制するという素晴らしいコンセプトです。 使用するたびに対応する従業員 ID をシステムに記録できるため、特定の部屋やエリアに誰が入っているかを混乱することがなくなります。 実際には、ほとんどのアクセス制御システムでは、RFID バッジが発行される従業員の従業員 ID 番号の提供を求められます。 これにより、アクセス制御データベース内で、RFID コード、従業員 ID、カード所有者の名前の間のリンクが確立されます。
従業員IDによる勤怠管理と時間管理
従業員 ID 番号が組み込まれた従業員 ID バッジは、タイム レコーダーで機能するように簡単に設定できます。 たとえば、TapTrack は、NFC (近距離無線通信) 経由で番号を受信するように構成できます。 従業員 ID は、Kronos などのほとんどの勤怠管理システムで一意の識別に使用されます。 ID を使用すると、適切なタイム レコーダーや NFC 電話を使用して、遠く離れた現場での作業時間を追跡できます。
従業員 ID の番号形式
従業員 ID 番号には、決まったテンプレートや形式がありません。 組織は個々のコードに任意の形式を使用できますが、ほとんどの組織は共通のテンプレートを使用して新しい ID を生成して割り当てます。 これは、数字と文字のランダムな組み合わせである場合もあれば、役職や入社日などの従業員に関する情報に対応するテンプレートに従う場合もあります。 次の従業員識別の例を考えてみましょう。
- M028
- S067
これらのサンプルの最初の文字は部門を表し、数字は会社に雇用された順序を示します。 例 A はマーケティング部門に採用された従業員を指しますが、例 B はその後営業部門に採用された従業員を指します。
どのような形式であるかにかかわらず、従業員 ID 番号には個人情報や機密情報を含めてはなりません。 従業員 ID には、個人の SSN やその他の機密情報を含めないでください。
従業員 ID 番号の利点
#1. さまざまな用途でご利用ください
従業員 ID は、ビジネスに応じてさまざまな用途があります。 たとえば、小売業では、レジ システムや在庫システムにアクセスするために従業員 ID が必要になる場合があります。 また、従業員割引で製品を購入するなど、従業員の特権のためにそれらを使用することを強制される場合もあります。 オフィス環境の従業員は、ID を使用して特定のデータベースにログインできるようにするさまざまな許可レベルを持っている場合があります。 これにより、あなた、人事、または会計チームがデータを監査する必要がある場合に備えて、従業員 ID のデジタル履歴も提供できます。
＃2。 情報へのアクセスとセキュリティの制御
特定の情報、アプリケーション、さらには部屋へのアクセスを管理することは、会社にとって有益です。 従業員 ID を使用して、アクセスまたはセキュリティの個別の程度を定義できます。 たとえば、営業担当者は CRM データベースにアクセスできますが、その役割に関係のないプログラムや情報へのアクセスは禁止されている場合があります。 また、請負業者や顧客など、建物の特定のエリアへのアクセスが必要な訪問者に一時的に ID を割り当てることもできます。
#3. 大規模な企業データセットを整理する
従業員 ID システムは、文書やデータベースの整理と維持に役立ちます。 従業員のすべての情報に関連付けられた単一の ID を使用して、情報を簡単に検索、表示、整理できます。
#4. ID の精度を維持する
会社が小規模であれば、従業員の記録で名前が混乱を招くことを心配する必要はおそらくないでしょう。 ただし、会社が成長すると、一部の従業員が同じ名前を共有する可能性があり、記録保持に問題が発生します。 これにより、機密性が脅かされたり、給与計算に問題が発生したりする可能性があります。 会社の記録内で各従業員が一意であることを保証する従業員 ID システムを導入することで、これらの問題を回避できます。
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#5. ID エンティティのセキュリティを強化する
一意の従業員 ID を使用することで、個人情報の利用を避けることができます。 従業員 ID コードは、従業員の ID の暗号化として機能する一意の内部コードです。 従業員 ID は一意である必要があり、従業員のアイデンティティを侵害する可能性のある SSN などの個人情報が含まれていてはなりません。
一意の従業員 ID を使用することで、個人情報の利用を避けることができます。 従業員 ID コードは、従業員の ID の暗号化として機能する一意の内部コードです。 従業員 ID は一意であり、同僚が含まれないことが重要です。
まとめ
中小企業の経営者であれば、従業員 ID 番号の発行を始めるのに早すぎるということはありません。 従業員が 100 人しかいないときは愚かに思えるかもしれませんが、XNUMX 人以上になると、システムが整備されていてよかったと思うでしょう。 成長と発展を可能にするために、私たちは中小企業が可能な限り大企業のシステムを統合することを常に提案しています。
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参考文献
