しっかりした従業員ハンドブックをわざわざ作成する必要はないと思いますか? もう一度考えてみましょう。
会社が成長するにつれて、従業員ハンドブックは、従業員があなたに何を期待できるのか、またあなたが彼らに何を期待しているのかを示すガイドとして役立ちます。 したがって、あなたが会社の独身従業員である場合、またはあなた、あなたの妹、いとこだけを従業員とする家族経営の会社を経営している場合を除き、従業員ハンドブックが必要です。 一方、従業員ハンドブックの作成は、骨の折れる仕事かもしれません。 この記事では、従業員ハンドブックの利点、従業員ハンドブックに何を含めるべきか、および従業員ハンドブックをどのくらいの頻度で見直して更新する必要があるかについて説明します。
従業員ハンドブックとは何ですか?
従業員ハンドブックは、従業員フィールド ガイドまたはスタッフ マニュアルとして知られることがよくあります。 新入社員や従業員に会社について次のような情報を提供します。
- ミッション
- ビジョン
- 価値観
- Policies
- 手順
- 職場の条件
- 行動/行動規範に対する期待
この情報は、新入社員が初日から仕事を始めるのに重要です。 ハンドブックを読んだ後、物事がどのように行われ、何が期待されているかなど、会社についてしっかりと理解する必要があります。 これにより、自信を持って仕事に取り組むことができ、すぐに効率が向上します。
既存の従業員は、給与計算手続きや雇用の権利など、職場に関する知識が必要なときはいつでも、このハンドブックをリソースとして使用できます。
新入社員には、勤務初日にハンドブックを渡す必要があります。 ハンドブックが更新されるたびに、既存の従業員はコピーを受け取る必要があります。
従業員ハンドブックには何を含めるべきですか?
従業員ハンドブックは、幅広い情報を提供できるように複数の部分に分割する必要があります。
従業員ハンドブックに含めるべき内容の例をいくつか示します。
- 雇用の基本
- 職場の方針
- Code of Ethics
- 報酬と昇進
- メリットと利点
- 労働時間、有給休暇、休暇
- 従業員の退職と解雇。
これらのセクションを接続すると、包括的な企業従業員ハンドブックを作成できます。 テンプレート全体には、これらの要素と、組織に新しいスタッフを歓迎するのに役立つ概要が含まれています。
さらに役立つように、各セクションの構成についての説明と、会社のニーズに合わせて独自の従業員マニュアルを具体化するための推奨事項を以下に示します。
#1. 雇用の基本
この部分は主に有益であり、基本的な仕事関連の定義を確立するのに役立ちます。 これにより、スタッフに契約条件と職種について通知されます。 基本的な質問がある場合はいつでも、この部分をリソースとして参照できます。
これは、出席ポリシーを確立するのにも適した場所です。 会社の将来の採用担当者に採用プロセスを説明することもできます。
「雇用の基本」セクションで言及すべき事項は次のとおりです。
- さまざまな形の雇用契約。 フルタイム従業員とパートタイム従業員、インターン、見習い、その他の従業員を定義します。
- 雇用機会均等。 これは、法的な懸念だけでなく、ビジネスにおいて実力主義と敬意の文化を促進するためにも必要な声明です。
- 採用と選考のプロセス。 ここでは、採用プロセスの一般的な手順の概要を説明します。 また、採用前チェックを頻繁に行う場合は、採用担当者がチェックを指示する可能性がある段階と、その対処方法も明記してください。 同様に、恒久的な紹介プログラムを実施している場合、または頻繁に紹介ボーナスを提供している場合、これはアプローチと関連ガイドラインを明確にするのに適した場所です。
- 出席。 たとえば、国の出勤ポリシーでは、従業員が出勤できない場合に何をすべきか、または報告されていない欠勤が免除される状況について概説しています。
#2. 職場の方針
このセクションでは、職場とそのあり方を定義します。 スタッフの勤務状況についてです。 従業員が成長できる合法的で快適な環境を作り出すために、従業員ハンドブックにハラスメント防止と健康と安全の基準を含めます。
以下に含まれるポリシーと、それを自分の職場に合わせて調整する方法の提案を示します。
- 機密保持とデータのセキュリティ。 これらの法律とコンプライアンスを確保する方法、およびスタッフに期待することについて言及します。
- ハラスメントと暴力。 同僚に対する敬意、そして同僚からの敬意は、快適な職場環境の不可欠な要素です。 このセクションでは、職場のハラスメントと暴力を根絶するというあなたの取り組みを明確に表明できます。 また、ハラスメントとは何かを定義し、潜在的な結果についても話し合います。
- 職場の健康と安全。 このセクションでは、健康で安全な職場を維持するために従業員が従うべきガイドラインを示します。 労働安全衛生法の遵守を確保するため、また、危険な仕事や緊急事態の際に従業員を保護するために組織が行った活動を含めることができます。 私たちのテンプレートには、予防、緊急管理、喫煙、薬物のない職場に関するセクションが含まれています。 組織に関連する要件がある場合は、メンタルヘルス ポリシーを含めることもできます。
#3. 倫理規定
行動規範は、従業員の行動のガイドラインとして機能します。 同僚、パートナー、顧客、外部関係者など、従業員が他の人にどのように接することを期待するかを詳しく説明します。 すべては倫理と信頼、そしてすべての人にとって安全でプロフェッショナルな環境を作り出すことです。
独自の行動規範に次のセクションを含めます。
- ドレスコード。 会社にドレスコードがない場合でも、ここで指定できます。 従業員は、何を着ても良いのか、何を着てはいけないのかを認識する必要があります。 基準をできるだけ詳しく説明します。 たとえば、あなたの組織にとって「フォーマルな服装」とは何を意味しますか?
- デジタル ガジェットとサイバー セキュリティ。 インターネットの使用、会社の携帯電話、会社の電子メール、会社および個人のソーシャル メディアの使用に対処します。 従業員を過度に制限することなく基準を確立する。 ほとんどの人は、セキュリティとデータ保護のガイドラインに従っている限り、これらのことについてはある程度の余裕があると期待しています。
- 利益相反。 利益相反とは何か、利益相反に遭遇した場合に従業員は何ができるのか、関連する法律や社内規則に故意に違反した場合にどのような結果が生じるのかを説明できます。
- 従業員の絆と親睦。 多くの企業は従業員が友達になったりデートしたりすることを歓迎していますが、噂や専門外の出来事を避けるために基本的な基本ルールに従う必要があります。
- 親戚が雇用されている。 この部分は、縁故主義やえこひいきの疑惑を回避するために重要です。 組織内の親族間で許可される仕事上の関係について、正確なガイドラインを提供します。
- 職場への訪問者。 これは安全性だけでなく、データと会社財産の保護にも関わる問題です。 従業員が常に警戒し、責任を持って行動できるように、企業の敷地内に訪問者を招待する手順の概要を説明します。
- 配布と勧誘。 このセクションでは、社外者や従業員によるチラシ、製品、サービスの勧誘や配布の試み、および従業員がそのような状況にどのように対処すべきかについて説明します。
#4. 報酬と昇進
このセクションでは、従業員の努力を補償および評価すると同時に、従業員の能力開発を支援する方法について説明します。 これらのポリシーは、従業員に対する感謝の意を表し、従業員が会社に留まるよう奨励します。
これに取り組むには、次のセクションを含めます。
- 給与と報酬のステータス。 このセクションは、免除される職員と免除されない職員を管理する規則がある米国にとって特に重要です。 法的枠組みを説明し、残業に関する法律を明確にすることができます。 従業員が給与や賃金を受け取る日を指定することもできます。
- パフォーマンスマネジメント この部分では、従業員に自分のパフォーマンスがどのように評価されるかを知らせ、監督者が管理責任を負うよう準備します。 業績評価の目標やマネージャーがチームをどのように指導すべきかについて話し合うことができます。
- 従業員の能力開発とトレーニング。 これは、従業員が個人的にも職業的にも確実に成長できるようにするという、定着戦略の重要な側面を強調する機会です。 トレーニングの機会や、必要に応じて教育予算について話し合うこともできます。
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#5. 報酬と育成
従業員が「ジムに割引があるなんて知らなかった」と言っているのを聞いたことがありますか? 従業員は、組織が提供するさまざまな福利厚生やインセンティブを知らない可能性が非常に高いです。 このセクションは、スタッフにこのトピックについての情報を提供し続けるのに役立ちます。
以下の部分が当社の特典と特典に含まれる場合があります (ただし、独自の特典と特典を追加してください)。
- 従業員の健康。 民間の健康保険、ジムの会員権、ウェルネス プログラムなどはすべてこの例です。 FMLA や COBRA などの関連法の説明も含めます。
- 労災補償。 従業員が仕事中に負傷した場合に取るべき手順と、提供される手当の概要を説明します。 現地の法律に従ってテンプレートを変更します。
- 在宅勤務オプション。 在宅勤務の機会がますます一般的になってきています。 従業員がリモートワークを要求する方法と、従業員が従わなければならない規制 (自宅のサイバーセキュリティなど) を説明します。 恒久的なリモートワーカーに対する規制の概要も説明します。
- 従業員のコスト。 負担する仕事関連の費用と、払い戻し手続きの仕組みについて説明します。
- 車は会社支給。 社用車を福利厚生として提供する場合は、運転中に従業員がどのように行動することが期待されるか、およびどの費用を負担するか (ガソリン代や手数料など) について従業員に必ず通知してください。
- パーキング。 社用車の福利厚生と同様に、職場に無料の駐車場を提供する場合は、スタッフに割り当てられたスペースの扱い方を理解してもらいます。 駐車スペースの数が限られている場合に、それを割り当てるために使用する基準の概要を説明します。
- 設備は会社が用意したもの。 従業員に機器 (電話やラップトップ コンピューターなど) を提供する場合は、その手入れ方法を従業員に理解させてください。 デバイスが盗難または破損した場合の対応も含めます。
#6. 労働時間、有給休暇、休暇
これは従業員が最も関心を持つセクションの XNUMX つです。従業員は、組織に入社したときに、仕事と余暇または勤務外の職務との間で時間をどのように分割するかを知りたいと考えています。
以下の領域を参照して、適用可能な独自のポリシーを作成できます。
- 労働時間とPTO（有給休暇）。 会社の一般的な営業時間と逸脱についても言及します。 次に、従業員に提供する有給休暇の日数を指定し、PTO を申請するプロセスを説明します。
- 休日。 組織が定めている休日を列挙し、従業員がこれらの日に出勤する必要がある場合にどのように補償するかを説明します。
- 病気休暇。 法律で従業員に提供することが求められている内容と、提供することを選択した追加の病気休暇手当の概要を説明します。 病気の短期的定義と長期的定義の両方を含めることもできます。
- 死別のため出発。 愛する人を亡くした従業員に数日間の忌引休暇を許可します。これは従業員との信頼関係を築くのに役立つ機密性の高い福利厚生です。
- 陪審員サービスと投票。 市民義務による休暇に関する法律と、従業員が持参する必要がある書類について説明します。
- 育児休暇。 これには、子供を産んだ、または養子を迎えた従業員に対する法的に義務付けられた、または会社主催の育児休暇や産休が含まれる場合があります。 学校の集会に出席するための数時間の休暇など、保護者手当の特典を組み込むこともできます。
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＃7。 従業員の退職および解雇
従業員は、何か問題が発生した場合に、組織との雇用関係がどのように終了するのかを知っておく必要があります。 特に懲戒手続きが関係する場合はそうだ。
内容の概要は以下の通りです。
- 進歩的な規律。 進歩的な規律プロセスのステップと、マネージャーがそれらをどのように処理することを期待しているかを確認します。
- 辞任。 従業員が退職する場合は、退職手続きだけでなく通知時期にも注意しなければなりません。 また、この時期は、強制退職を明確に禁止するだけでなく、授業料や移転費用の補償などの問題に対処する絶好の機会でもあります。
- 終了。 適用される法律と社内独自の従業員の解雇手順を指定します。 退職金の支払い条件と、残りの休暇や病気休暇の払い戻しの計画についても触れてください。
- 参考文献。 退職または解雇された従業員への言及に関する短い声明を含めます。 たとえば、従業員が正当な理由により解雇された場合、あなたにはその従業員への紹介を拒否する権利があります。
＃8。 結論
結論を使用して、将来の変更についてスタッフに通知し、ハンドブックを読んだことを認めるように要求できます。 ただし、従業員ハンドブックは良い調子で締めくくる必要があります。 従業員があなたの組織に加わったことをどれほどうれしく思っているかを繰り返し、感謝の気持ちを表します。
なぜ従業員ハンドブックを作成する必要があるのでしょうか?
#1. 法令の遵守
従業員ハンドブックを持っている必要はありません。 しかし、多くの連邦および州の規制により、企業は従業員に労働権利について通知することが義務付けられています。 この情報を従業員に伝えるための最も優れた方法の XNUMX つは、スタッフ ハンドブックを使用することです。
＃2。 紛争解決
会社の行動規範は従業員ハンドブックに概要が記載されているため、従業員はどの活動が許容され、どの活動が許容されないかを知ることができます。 また、悪い行為が及ぼす影響も強調します。 これにより、従業員が有害な行為を思いとどまり、健康的な態度や習慣を身につけるよう促すことができます。
#3. 新入社員を温かく歓迎します
従業員ハンドブックは、新入社員が職場で安心して働くのに役立ちます。 従業員のエンゲージメントと忠誠心は、会社の歴史、使命、基本的な価値観について学ぶことで向上できます。
さらに、従業員ハンドブックには次のような記載があります。
- 人事ポリシーと手順を確立できます。
- 各新入社員が必要な情報に簡単にアクセスできるようにすることで、従業員のオンボーディングを簡素化します。
- 一貫したポリシーとプロセスの開発を支援し、すべてのチームメンバーが同じ認識を持っていることを保証します。
- 職場での権利を通知しなかったと従業員が主張するなど、従業員からの苦情や訴訟の可能性が低くなります。
- 従業員の服装要件、休暇および病気休暇に関する規制、駐車に関するアドバイス、時間管理ポリシーなどの参考として機能します。
目標ステートメントを作成し、どのような情報を従業員と共有する必要があるか、またはどのような情報を共有したいかを把握したら、すぐに従業員ハンドブックを作成することが重要です。
従業員には従業員ハンドブックを配布する必要があります
新入社員オリエンテーションや年次ビジネス研修では、従業員ハンドブックの印刷版を提供できます。 リモート オフィスがある場合は、従業員ハンドブックを従業員に電子メールで送信できます。 また、会社の休憩室にある印刷版、会社のイントラネットや共有 Google ドライブ上の電子コピーを通じて、いつでも従業員ハンドブックにアクセスする方法を従業員に通知する必要があります。
従業員ハンドブックを定期的に確認し、必要に応じて更新します。
会社経営者は従業員ハンドブックを定期的に見直し、ポリシーと手順が遵守され、会社の慣行と一致していることを確認する必要があります。 従業員ハンドブックは必要に応じて更新し、変更があればできるだけ早く従業員に通知する必要があります。
従業員ハンドブックのヒント
- ポジティブで、プロフェッショナルで、わかりやすい口調を維持してください。
- 法律専門用語や曖昧な表現の使用は避けてください。
- 従業員ハンドブックのコピーを全従業員が手元に保管してください。
- 人事ファイルには、従業員の謝辞を保存してください。
- 質問に答えられる企業担当者の連絡先の詳細を含めてください。
- 最新情報をできるだけ早くスタッフに伝えます。
従業員ハンドブックには何を記載すべきですか?
ハンドブックに含めるべき主要なテーマをすべて網羅したテンプレートから始めて、その後、会社に適切な情報を追加します。
企業が従業員ハンドブックを配布するのは義務ですか?
連邦法では従業員ハンドブックは義務付けられていません。 ただし、会社の種類、規模、状態によっては、従業員に提供しなければならない情報がある場合があります。 ハンドブックは、従業員にとって重要かつ有益な情報だけでなく、あらゆる必要な情報を法的に提供することができます。
優れた従業員ハンドブックを区別する特徴は何ですか?
従業員ハンドブックを作成するときは、常に最新かつ簡潔なものにしてください。 会社の文化や精神を示す際には専門用語を避けてください。 ハンドブックのモバイル版も有益です。
従業員ハンドブックには法的強制力がありますか?
従業員ハンドブックは従業員契約の延長とみなされ、したがって、明示的に別段の記載がない限り、法的に法的に義務付けられています。
法律で従業員ハンドブックに何が必要ですか?
従業員ハンドブックを持つことは法律で義務付けられていませんが、従業員にその権利について知らせる必要があります。 職場の看板を義務付ける組織もあれば、新人研修プロセス中に書面による通知を提供する組織もあります。
従業員ハンドブックに署名する必要がありますか?
法律で義務付けられているわけではありませんが、ハンドブックには会社の原則とガイドラインが記載されているため、従業員から署名入りの承諾書を受け取ることが望ましいと考えられます。 従業員が受領確認への署名を拒否した場合でも、ハンドブックに指定されているポリシーやガイドラインに対する責任を負う可能性があります。 従業員が受領確認への署名を拒否した場合は、そのことについて従業員に相談する必要があります。
従業員ハンドブックはどのくらいの頻度で改訂する必要がありますか?
従業員ハンドブックは少なくとも年に XNUMX 回更新する必要があります。 ただし、あなた自身とスタッフの両方を守るために、雇用に関する法律や規制については常に最新の情報を入手し、変更があれば従業員ハンドブックに反映してください。
まとめ
優れた従業員ハンドブックは、専門的で役立つものであり、法律用語を含まず、会社の文化と原則を支持するものでなければなりません。
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参考文献
