今日の環境では、電子メールの過負荷は、ビジネス プロフェッショナルにとって一般的な問題です。 受信するメッセージの量や、送信する通信への返信に常に対応できるとは限りません。管理できないほどの数のメッセージがある場合、整理された状態を維持することはほとんど不可能です。 この記事では、Outlook 用のメール管理ツールやカスタマー サービスのメール管理など、「受信トレイの肥大化」を減らし、さらに重要なことに、より多くのメールを管理するのに役立つさまざまなメール管理アプリとツールについて説明します。受信するすべての電子メールを効率的に処理します。
メール管理にはどのようなツールが使用されていますか?
メール管理に使用できるツールがいくつかあります。 最も一般的なツールには、Microsoft Outlook、Gmail、Yahoo Mail などがあります。 これらのツールを使用すると、メールをフォルダーに整理したり、フィルターを設定して受信メールを自動的に並べ替えたり、受信トレイの管理に役立つルールを作成したりできます。
Outlook は電子メール管理システムですか?
メール管理システムに関しては、多くのオプションがあります。 しかし、Outlook は電子メール管理システムですか?
Outlook は優れたメール クライアントであり、メールの管理を容易にする多くの機能を備えています。 しかし、真の電子メール管理に関して言えば、Outlook は不十分です。
メール管理システムは、必要なメールを簡単に見つけられるように、メールを整理して優先順位を付けるのに役立ちます。 また、受信トレイを整理整頓するのに役立つツールも提供する必要があります。
Outlook には電子メールの整理に役立つ機能がいくつかありますが、専用の電子メール管理システムが提供する強力なツールはありません。 メールをより効率的に管理することを真剣に考えている場合は、他の場所を探す必要があります.
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Outlook の電子メール管理ツール
あなたがほとんどの人と同じように、おそらく電子メールに対して愛憎関係を持っているでしょう。 一方で、他の人とのつながりを維持するのに役立つ素晴らしいツールです。 一方で、それは膨大な時間を浪費し、ストレスの原因となる可能性があります. 受信トレイが常にあふれていて、常に追いついているような気がする場合は、メール管理ツールを検討する時期かもしれません。
メール管理に役立つさまざまなツールが世の中に出回っています。 Microsoft Outlook などの特定の電子メール プログラムで動作するように設計されたものもあれば、より一般的なものもあります。 無料のものもあれば、有料のものもあります。 しかし、予算に関係なく、受信トレイを管理するのに役立つメール管理ツールが存在する可能性があります。
ここでは、Outlook 用のお気に入りのメール管理ツールをいくつか紹介します。
＃1。 セインボックス
このツールは、さまざまなメール プログラムで動作し、メッセージに優先順位を付けたり、重要でないメールを除外したり、後でメールをスヌーズしたりするのに役立ちます。 利用可能な14日間の無料試用版があり、その後は月額$ 7からプランが始まります.
＃2。 私をアンロール
このツールを使用すると、不要なメール サブスクリプションを簡単に解除できます。
＃3。 ブーメラン
Boomerang は、電子メールを後で送信するようにスケジュールしたり、応答がない場合に電子メールをフォローアップするように通知したりすることができるプラグインです。
＃4。 受信トレイ一時停止
InboxPause は、受信トレイを一時的に一時停止できるプラグインで、新着メールに気を取られずに他のタスクに集中できます。
＃5。 後で送信
Send Later は、電子メールを後で送信するようにスケジュールできるもう XNUMX つのプラグインです。
＃6。 フォローアップその後
FollowUpThen は、メールでサービスを cc するか cc するだけで、メール リマインダーとタスクを設定できるサービスです。
最高のメール管理ツール
電子メールの管理は、特に追跡する必要のあるさまざまな電子メール アカウントが多数ある場合は、困難な作業になる可能性があります。 幸いなことに、いくつかの電子メール管理ツールを使用すると、作業が大幅に楽になります。 ここでは、最高のメール管理ツールをいくつか紹介します。
＃1。 Gmail
Gmail は、生活を楽にするさまざまな機能を備えているため、メールを管理するための優れたオプションです。 たとえば、Gmail のフィルタリング オプションを使用して、メールをさまざまなカテゴリに自動的に分類できます。 複数の受信トレイを作成して、メールをより適切に整理することもできます。
＃2。 見通し
Outlook は、メールを管理するためのさまざまな機能を提供するもう XNUMX つの人気のあるメール管理ツールです。 Outlook には、探しているものを簡単に見つけることができるように、電子メールをフィルター処理する機能もあります。 さらに、Outlook では、特定の電子メールが自動的に別のフォルダーに分類されるようにルールを作成できます。
＃3。 Inbox by Google
Inbox by Google は、よりシンプルな方法でメールを管理したい場合に最適なオプションです。 Inbox by Google には、メールをスヌーズする機能など、メールを簡単に把握できるいくつかの機能があります。
カスタマー サービス メール管理ツール
メールは、カスタマー サービスにおいて最も重要なツールの XNUMX つです。 これは、顧客と通信するための迅速で便利な方法です。 ただし、カスタマー サービス メールの管理は難しい場合があります。 整理しなければならない電子メール メッセージが大量にあり、すべての会話を追跡するのは難しい場合があります。 そこで、メール管理ツールの出番です。
メール管理ツールは、カスタマー サービス担当者がメールの受信トレイを管理し、顧客とのすべての会話を追跡するのに役立ちます。 これらのツールは、カスタマー サービスの運用を円滑に進める上で非常に役立ちます。
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メール管理の 4 つの D とは?
メール管理に関しては、次の XNUMX つの重要事項を覚えておく必要があります。
- 削除 – 不要なメールはすべて削除してください。 これには、スパムまたは迷惑メールが含まれます。
- 延期する – メールをすぐに処理できない場合は、後回しにします。
- 委任する – 他の人がメールを処理できる場合は、その人に委任します。
- Do – 最後に、対処する必要がある電子メールに対してアクションを実行します。
チームのメール管理ツール
優れたメール管理ツールはたくさんありますが、チームに適したものを見つけるのは難しい場合があります。 どのツールが自分に適しているかを判断する最善の方法は、いくつかの異なるツールを試して、どれがチームのニーズに最も適しているかを確認することです。
メール管理ツールは、チームを整理し、受信トレイを管理するのに役立ちます。 また、異なるチーム メンバー間の電子メール通信の管理にも役立ちます。 パーソナル サービスやカスタマー サービス向けのその他のお気に入りのメール管理ツールをいくつか紹介します。
＃1。 Google 受信トレイ
Google Inbox は、Gmail を使用するチームに最適なオプションです。 メールのスヌーズ機能、カスタム フォルダーの作成機能、リマインダーの設定機能など、チームが受信トレイを管理するのに役立つさまざまな機能を提供します。
＃2。 見通し
Outlook は、Microsoft Office を使用するチームにとってもう XNUMX つの優れたオプションです。 メールのスヌーズ機能、カスタム フォルダの作成機能、リマインダーの設定機能など、Google Inbox と同様の機能を提供します。
＃3。 雇用
これは、整理された状態を維持し、受信トレイを常に把握しておく必要があるチームに最適なオプションです。
時間管理の XNUMX つのツールとは
- スケジュールを設定し、それに固執する: 時間を管理する最善の方法の XNUMX つは、スケジュールを設定してそれを守ることです。 これは、特に時間に多くの要求がある場合は難しいかもしれませんが、試すことが重要です。 スケジュールを設定すると、XNUMX 日を構成し、自分にとって重要なことすべてに時間を割くことができます。
- プランナーを使用してください: プランナーは、自分の時間を追跡し、効果的に使用していることを確認するための優れた方法です。 プランナーにはさまざまな種類がありますので、自分に合った、使用するプランナーを見つけてください。 すべてを把握できるように、毎日のタスクと毎週のタスクの両方をプランナーに含めるようにしてください。
- セイNoに学びます: 自分の限界を知り、やりすぎないようにすることが重要です。 自分が痩せていることに気付いた場合は、ノーと言うことを学ぶ必要があるかもしれません。 これは難しいことかもしれませんが、すべてを行うことはできないことを覚えておくことが重要です。
- 休憩を取る: 休憩のタイミングを知ることが重要です。 休憩を取ることは、ストレスから回復する上で重要であり、ひいてはパフォーマンスを向上させることにもなります。
時間管理の 5 つの原則とは何ですか?
時間管理のいくつかの原則は、XNUMX 日を最大限に活用するのに役立ちます。
最初の原則は、優先順位を設定することです。 どのタスクが最も重要で緊急であるかを把握し、最初にそれらに集中する必要があります。 これにより、時間をより効率的に使用できます。
第二の原則は、スケジュールを立てることです。 どのタスクを実行する必要があるかがわかれば、いつ実行するかの計画を立てることができます。 これにより、順調に進み、時間の無駄を避けることができます。
第三の原則は、先延ばしを避けることです。 重要なタスクを先延ばしにしたくなるかもしれませんが、これは最終的に時間がかかるだけです。 すぐにタスクに取り組み始めると、すぐに完了して他のことに移ることができます。
第四の原則は、休憩を取ることです。 一日を通して定期的に休息し、充電することが重要です。 休憩を取ることで、フレッシュで集中力を保つことができるため、全体的な生産性を高めることができます。
これらの時間管理の原則に従うことで、XNUMX 日を最大限に活用し、より多くのことを成し遂げることができます。
トップ 6 メール管理アプリ
ビジネスでは、メールが主要なコミュニケーション手段です。 とはいえ、ビジネス メールの管理は非常に困難な場合があります。 幸いなことに、いくつかのメール管理アプリを使用すると、作業が簡単になります。 ここでは、現在利用可能な最高のメール管理アプリを 6 つまとめました。
＃1。 ProProfsヘルプデスク
ProProfs Help Desk は、最も人気のあるメール管理アプリの XNUMX つです。 メールを効果的に管理するための幅広い機能を提供します。
ProProfs Help Desk を使用すると、電子メール フィルターを簡単に作成および管理できます。 自動返信機能を設定して、受信メールに自動返信することもできます。 このアプリには、プロ並みのメールを作成するために使用できる幅広いテンプレートも用意されています。
ProProfs Help Desk は、無料版と有料版の両方で利用できます。 無料版では機能が制限されていますが、有料版ではより高度な機能が提供されます。
幅広い機能を提供する電子メール管理アプリを探している場合は、ProProfs Help Desk が最適なオプションです。
＃2。 Gmail
メール管理アプリはたくさんありますが、どれが一番いいでしょうか? Gmail は、使いやすく機能が満載のアプリが必要な場合に最適なオプションです。
Gmail が登場してからしばらく経ちますが、その機能は常に改善されています。 最新の追加機能には、電子メールのスヌーズ機能、不要なニュースレターの購読解除機能、電子メールを後で送信するようにスケジュールする機能などがあります。
Gmail は、カレンダーやドライブなどの他の Google サービスともうまく統合できます。 これにより、すべての情報を XNUMX か所に簡単に保管できます。
生活を楽にするメール管理アプリを探しているなら、Gmail を検討するのに最適なオプションです。
＃3。 Zoho Mail
Zoho Mail は、受信トレイを整理整頓するのに役立つ優れたメール管理アプリです。 受信トレイ クリーナー、メール フィルター、複数のメール アカウントのサポートなど、幅広い機能を提供します。
Zoho Mail の優れた点の XNUMX つは、非常に使いやすいことです。 受信トレイに新しいメールをすばやく追加し、フォルダーを作成してメッセージを整理できます。 アプリには検索機能も含まれているため、古いメールを簡単に見つけることができます。
Zoho Mail は、最大 4.99 つのメール アカウントに対して無料で使用できます。 XNUMX つ以上のアカウントが必要な場合は、月額 $XNUMX でプレミアム バージョンにアップグレードできます。
使いやすく手頃な価格のメール管理アプリを探しているなら、Zoho Mail が最適です。
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＃4。 メールバード
メール管理アプリはたくさんありますが、Mailbird は最高のアプリの XNUMX つです。 使い方は簡単で、受信トレイを整理するために必要なすべての機能を備えています。
Mailbird には、何をする必要があるかを簡単に確認できるクリーンなインターフェースがあります。 受信トレイをすばやくスキャンして、すぐに処理する必要があるメールを確認できます。
このアプリには、短時間でより多くのことを行うのに役立ついくつかの機能も含まれています。 たとえば、メールを別のフォルダーに自動的に分類するルールを設定できます。 これにより、すべてのメッセージを検索しなくても、探しているものを簡単に見つけることができます。
Mailbird は、Asana、Trello、Evernote など、いくつかの一般的な生産性向上アプリとも統合されています。 このようにして、アプリ内からタスクやプロジェクトを簡単に追跡できます。
より多くのことを成し遂げるのに役立つメール管理アプリを探しているなら、Mailbird はチェックする価値があります。
＃5。 フロント
フロントは、個人用とビジネス用の両方に最適なメール管理アプリです。 受信トレイを簡単に管理できる、クリーンでユーザーフレンドリーなインターフェイスを提供します。
前面には、メールのスヌーズ機能、受信トレイを管理するためのルールの設定、さらには他のアプリやサービスとの接続など、いくつかの優れた機能も用意されています.
生活を楽にするメール管理アプリを探しているなら、Front をチェックする価値があります!
＃6。 溝
Groove は、受信トレイを整理整頓するのに役立つ優れたメール管理アプリです。 メールの管理を簡単にするさまざまな機能を提供します。
Groove の優れた点の XNUMX つは、統合された受信トレイを提供することです。 これは、すべてのメール アカウントを XNUMX か所で確認できることを意味します。 これは、定期的にチェックする必要があるメール アカウントが複数ある場合に役立ちます。
Groove には、より多くのことを成し遂げるのに役立つさまざまな生産性機能も用意されています。 たとえば、メールを処理する時間ができるまで一時的にメールを非表示にできるスヌーズ機能があります。
また、タスク マネージャーが組み込まれているため、やることリストを常に把握しておくことができます。 また、他のさまざまな生産性アプリと統合されるため、すべてのタスクを XNUMX か所で管理できます。
生産性を高めるのに役立つメール管理アプリを探しているなら、Groove をチェックする価値があります。
まとめ
電子メール管理ツールは、忙しい専門家にとって命の恩人になる可能性があります。 メールの整理と優先順位付けを支援することで、受信トレイを常に把握しやすくなります。 Outlook 用のメール管理ツールやカスタマー サービスのメール管理などのメール管理アプリとツールは、「受信トレイの肥大化」を減らし、さらに重要なことに、受信するすべてのメールをより効率的に処理するのに役立ちます。
また、さまざまなオプションが用意されているため、特定のニーズに合ったツールが必ず見つかります。 したがって、メールをより適切に管理する方法を探している場合は、これらのツールのいずれかをぜひお試しください。
メール管理ツールに関するよくある質問
カスタマー サービス メール管理ツールとは何ですか?
メール管理ツールは、カスタマー サービス担当者がメールの受信トレイを管理し、顧客とのすべての会話を追跡するのに役立ちます。 これらのツールは、カスタマー サービスの運用を円滑に進める上で非常に役立ちます。
Outlook に最適なメール管理ツールの例は?
Outlook 用のメール管理ツールには、SaneBox、Unroll Me、Boomerang、Send Later、FollowUp Then、InboxPause などがあります。
Outlook のメール管理ツールは無料ですか?
Outlook のメール管理ツールには無料のものと、有料のものがあります。 しかし、予算に関係なく、受信トレイを管理するのに役立つメール管理ツールが存在する可能性があります。
参考文献
- www.zendesk.com – メール管理ソフトウェア
- フロント.com – メール管理の 4 D を使用して、扱いにくい受信トレイを制御します
- crm.org – 最高のメール管理ソフトウェア ツールとアプリ (トップ 10 2022)
- www.proprofsdesk.com – 11 の最高の電子メール管理ソフトウェア
