私たちは皆、同じ文書追跡システムを使用してファイルを追跡しています。 あなたが弁護士であろうと、医者であろうと、会計士であろうと、あなたの地域でどんな種類のサービスが利用できるかを知ることは重要です. それらについて調べる最良の方法は、地元の図書館に行くか、この分野で働いている人に尋ねることです. ただし、システム、ソフトウェア、およびダバオ シティ ポータル ドキュメント トラッキング 2 を使用して、知っておく必要のある簡単なドキュメント トラッキングを取得するために必要なすべてを提供しました。
ドキュメント追跡とは?
ドキュメント追跡は、他のユーザーと共有されているドキュメントとファイルを追跡するプロセスです。 これは、ドキュメント追跡システムまたはファイル追跡ツールを使用して行うことができます。
ドキュメント追跡の主な利点は、他のユーザーと共有されているすべてのドキュメントを追跡できるため、他のユーザーのものと自分のものを区別できることです。
ドキュメント追跡サービス
ドキュメント追跡は、システム内のドキュメントの進行状況を追跡できるサービスです。 これは、電子メール、ファイル、メッセージなど、あらゆる種類のドキュメントで実現できます。
ドキュメントの追跡は、参照番号だけでなく、各元のドキュメントに関するより多くの情報を提供するという点で、ファイル管理とは異なります。 場合によっては、これには、作成日やアップロード時のサイズなど、各ファイルに添付されたメタデータが含まれるため、別のチーム メンバーによってアーカイブまたは削除されるまでにワークフロー プロセスにかかった時間を知ることができます。
ドキュメントの追跡は、大量のドキュメントを処理して追跡する必要があるビジネスにとって重要です。 これには、診療所、政府機関、法律事務所などが含まれます。 ドキュメント追跡により、チームの全員が各ドキュメントがワークフロー プロセスのどこにあるかを確認できるため、他の人がいつ参照またはアクセスできるようになるかを知ることができます。
ドキュメント追跡システムはどのように機能しますか?
ドキュメント追跡システムというソフトウェア プログラムは、紙の追跡を追跡するのに役立ちます。 機関や企業は、これを使用して、ドキュメント、ファイル、およびその他のデータを保存および配布できます。
なぜ文書追跡システムが必要なのかと自問するかもしれません。 答えは簡単です。会社の従業員や顧客が、いつでも、世界中のどこからでも、どのデバイスからでも自分の作業成果物にアクセスできるようにしたい場合。 その場合、このタイプのテクノロジはニーズに適しています。
ドキュメント追跡システム
ドキュメント追跡システムは、ドキュメントを追跡するために使用されます。 他のユーザーと共有されているドキュメントを追跡したり、ドキュメントに加えられた変更を追跡したりするために使用できます。
このシステムを使用すると、ファイルまたはデータベースが最後に保存された場所、変更を行ったユーザー、変更が行われた日時、および最後に保存または開かれたドキュメントのバージョンを把握することもできます。
ファイル追跡ツールとは?
他の人とファイルを共有しますか? ファイル監視ツールを使用して、他のユーザーがファイルで何をしているかを監視します。 他のユーザーと共有しているファイルを追跡するのに最適な方法です。 これを使用して、他のユーザーと共有しているファイルを追跡できます。
ドキュメント追跡ソフトウェア
ドキュメント追跡ソフトウェアは、他のユーザーと共有しているドキュメントを追跡するのに役立つソフトウェアです。 オフィスやビジネス組織でドキュメントを追跡するために使用されます。
ドキュメント追跡ソフトウェアは、次のようなさまざまな目的に使用できます。
- 組織内のさまざまな人または部門による使用中のドキュメントの追跡。 たとえば、Word テンプレート XYZ を使用していて、そのテキストを変更する必要がある場合、ドキュメント追跡ソフトウェアを使用してこの変更を簡単に追跡できます。これは、このファイルをもう一度保存すると、このファイルに加えられたすべての変更が自動的に表示されるためです。 このようにして、誰かがあなたのドキュメントに変更を加えるたびに、その人は自分自身がアクセスすることなく、それらの変更についても知ることができます!
他のユーザーと共有しているドキュメントを追跡するのに役立つソリューションはどれですか?
他のユーザーと共有しているドキュメントを追跡するためのさまざまなソリューションがあります。
ドキュメント追跡システム (DTS) は、ドキュメントを追跡してデータベースに保存するのに役立つソフトウェアの一種です。 複数のユーザーが同時にシステムにアクセスでき、データの損失を心配する必要はありません。 使いやすく、費用もかからないため、企業はこのオプションを選択することがよくあります。
無料のオンライン文書追跡システム
ドキュメント追跡は、ドキュメントが組織または企業内を移動するときにドキュメントを追跡するプロセスです。 これには、作成日、所有権の詳細、作成者情報など、ドキュメントに関連する関連データの収集、保存、および管理が含まれます。この追跡ソフトウェアは、ファイルを簡単に追跡して、いつでも監視できるようにするのにも役立ちます。時間。
現在、さまざまな種類のドキュメント追跡システムが市場で購入できます。
＃1。 デラックスエディション：
このバージョンには、新しいドキュメントがシステムに追加または変更されたときの無制限の電子メール アラートなどの追加機能が付属しています。 Web ブラウザーを介してどこからでも簡単にアクセスできます (アプリは必要ありません)。 XNUMX 時間ごとの自動バックアップ。 クラウド ストレージ (Dropbox/Google ドライブ) を使用してデバイス間で同期する機能。
＃2。 標準版：
上記のすべての基本機能に加えて、共有フォルダーのアクセス許可を持つ複数のユーザーのサポートが含まれているため、誰がいつ何を取得するかを心配することなく、さまざまなデバイスでアクセスを共有できます!
＃3。 上級版:
このバージョンには、組み込みのカレンダー、ユーザー分析などが付属しています。 全体として、文書追跡ソフトウェアは、契約書、注文書、請求書などの重要なファイルを追跡する必要がある場合に最適なツールです。
ダバオ シティ ポータル ドキュメント トラッキング 2
紙の記録を追跡するには、「ダバオ シティ ポータル ドキュメント トラッキング 2」を使用します。 ドキュメントにアクセスしたすべてのユーザーの完全な詳細が表示されます。
多くの企業や組織は、注文や請求書の追跡などのビジネス目的でドキュメント追跡システムを使用して、タスクを実行するのにどれくらいの時間が費やされたか、または誰かがドキュメントを何回閲覧したかを知ることができます。 Web サイトにアクセスしたり、ローカル エリアの IP アドレス (インターネット プロトコル) からアクセスしたりしました。
追跡が役立つ理由
追跡は、誰がファイルを持っているか、どこにあるか、最後にいつ変更されたかを知るのに役立つため便利です。 コンピューターが故障したり盗まれたりしてデータを回復する必要がある場合、追跡を使用すると数秒でデータを見つけることができます。
従業員がコンピューターで古いバージョンのプログラムを使用しているが、まだ (または今後も) アップグレードしたくない場合は、この機能も使用できます。 これにより、アップグレード プロセス中にアクセスが失われることはなく、PC やラップトップのさまざまな場所からファイルを個別に保存するのではなく、すべてのファイルを XNUMX か所に保存できます。
ファイルを追跡するにはどうすればよいですか?
ファイルをポータルにアップロードし、受信者に直接または電子メールで送信することで、ファイルを追跡できます。
＃1。 ファイルのアップロード:
ファイルをアカウントにアップロードすると、ファイル履歴セクションに表示されます。
＃2。 直接送信:
このオプションを使用すると、Gmail の作成ウィンドウ (または他のアプリケーション) から添付ファイルを送信できます。 このリンクを開く Gmail 以外のアプリケーションは、添付ファイルを送信者に送信します。
＃3。 Eメール：
Google アカウントに関連付けられた電子メール アカウントをお持ちの場合は、この方法を使用して添付ファイルを送信します。
#4. ワッツアップ:
誰かが私たちとの関係の一環として WhatsApp 番号をあなたと共有している (したがって、アクセス権も持っている) 場合は、添付ファイルの送信に WhatsApp を使用することをお勧めします。
まとめ
この記事では、ドキュメントの追跡について詳しく説明しました。 ファイルやドキュメントを他のユーザーと共有できるようにするサービスです。 最良の部分は、必要なときに簡単に見つけられるように、システム内のすべてのファイルとドキュメントを記録しておくのに役立つことです。
ドキュメント追跡に関するよくある質問
ドキュメント追跡システムは何をしなければなりませんか?
ドキュメントへのアクセス、検索、および編集のプロセスを自動化し、ドキュメントを表示または編集するユーザーを制御できるようにします。
ドキュメント管理をどのように定義しますか?
PDF、ワープロ ファイル、紙ベースのコンテンツのデジタル画像などの電子ドキュメントをキャプチャ、追跡、保存するために使用されるシステムまたはプロセス。
参考文献
