あらゆるビジネスにとって不可欠なツールは文書管理ソフトウェアです。 サービスによっては、コラボレーションを高速化し、データをより徹底的に保護し、法律の遵守を確保できる場合があります。 Windows、Android などでデジタル ドキュメントを便利に管理および操作するための重要なツールは、無料のドキュメント管理ソフトウェアです。 さらに、ワークフローの効率が向上し、時間とリソースが解放されます。 したがって、これらのツールを使用すると、ファイル キャビネットや計り知れない量の紙の海を選別するのではなく、貴重な文書を保管するのに役立つ電子アーカイブを作成できます。
文書管理ソフトウェアは無料
文書管理ソフトウェアを使用して文書が作成、保存され、組織全体に配布されると、効率が向上し、紙の記録を保管するコストと混乱が軽減されます。 紙の記録は簡単にデジタル ファイルに変換でき、優れた文書管理 (DMS) ソフトウェアを使用して整理できます。
ドキュメント管理ツールが効果的であるためには、ドキュメントの保存、共有とコラボレーション、バージョン管理、信頼できるセキュリティなど、特定の重要なコンポーネントが必要です。 まず、一般的な文書管理システムを使用して物理ファイルがスキャンされ、デジタル化されます。 次に、最近デジタル化されたファイルにインデックスを付けて、必要なときにいつでも見つけられるようにします。 最後に、ファイルは整理され、安全なデータベースに保管されます。
文書管理システムの特徴?
#1。 クラウドアクセス
DMS を使用すると、いつでもどこからでもドキュメントのアップロードとダウンロードが可能である必要があります。 従業員は、アップロード、アクセス、ダウンロードを通じて、いつでもどこからでもドキュメントにアクセスできる必要があります。 その結果、文書管理システムにはクラウドへのアクセスが必要になります。 クラウドベースの文書管理システムの最大の利点は、スタッフ メンバーがどこからでも共同作業したり、ファイルにアクセスしたりできる柔軟性が得られることです。
#2。 使いやすいインターフェース
DMS は頻繁に使用されるため、使いやすく魅力的なユーザー インターフェイスが不可欠です。 文書管理システムは、文書に簡単にアクセスできるユーザーフレンドリーなインターフェースを備えている必要があります。 ドキュメント管理システムの使用が困難であれば、投資から最大限の価値を得ることができず、生産性が低下します。
#3. 堅牢な検索機能
ドキュメント管理システムには、ユーザーがすべてのコンテンツをすばやく参照して必要なドキュメントを見つけられるようにする検索機能が必要です。 すべてのファイル形式をサポートします。 文書管理システムが真に動的で堅牢であるためには、さまざまな種類のファイルを処理できる必要があります。
#4. すべてのファイル形式のサポート
過去数十年にわたるテクノロジーの発展を追ってきた人なら誰でも、ファイル形式が進化し続けていることをご存じでしょう。 現在、.pdf や .docx などの人気のある拡張子がプロの世界を支配していますが、利用可能なファイル形式はまだ他にもあります。 ドキュメント管理システムは、できるだけ多くの異なるファイル タイプをサポートする必要があります。 これにより、今後問題が発生しないことが保証されます。
文書管理ソフトウェアの種類
#1. ドキュメントストレージソフトウェア
この種のソフトウェアを使用すると、ドキュメントを安全に一元的に保管し、整理することができます。 通常、ドキュメントの検索、タグ付け、アーカイブなどの要素が含まれます。
#2. ドキュメントコラボレーションソフトウェア
この種のソフトウェアの目的は、複数のユーザーの共同作業を容易にすることです。 多くの場合、タスク管理、バージョン管理、ドキュメント共有などの要素で構成されます。
#3. ドキュメント イメージング ソフトウェア
ドキュメントのスキャンとデジタル保存はどちらもこの種のソフトウェアを使用して実行されます。 通常、バーコード認識や光学式文字認識 (OCR) などの機能が備わっています。
#4. エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) ソフトウェア
画像、ビデオ、オーディオ ファイルを管理するための大規模なドキュメント管理システムとその他のコンテンツ管理システムの両方が利用可能です。 通常、ワークフローの自動化、ドキュメントのバージョン管理、セキュリティなどの要素が含まれます。
文書管理ソフトウェアの利点
＃1。 生産性の向上
DMS の明らかな利点は時間を節約できることであり、時間は貴重であるため、これは多くの場合生産性の向上につながります。 より迅速かつ効果的な文書検索により、顧客満足度とスタッフの士気を向上させることができます。 さらに、文書管理プログラムは、企業の変化する要件に合わせて拡張できます。 まさにこれが、ビジネスプロセスの合理化が意味のある理由です。 ドキュメント管理システムを利用してファイルを整理および管理すると、チームとあなた自身の生産性が向上します。
#2。 より高いセキュリティ
機密文書を保護するために、文書管理ソフトウェアは暗号化やアクセス制御などの強化されたセキュリティ機能を提供します。 紙のファイルがまだ使用されていた頃、ファイルを保護するには、サインアウト シート、施錠されたファイル キャビネット、セキュリティ プロトコルなど、時間のかかる非効果的なセキュリティ手段を使用する必要がありました。 組織は文書管理システムを使用して文書を暗号化でき、各ファイルに異なるセキュリティ レベルを設定することもできます。 会社とそのスタッフにとって作業が容易になるだけでなく、ドキュメント セキュリティ プロセスの有効性も向上します。
#3。 簡素化d コラボレーション
ドキュメント管理ソフトウェアを使用すると、同僚とのドキュメントでの共同作業が簡単になり、より迅速で効果的なワークフローが可能になります。 高度なドキュメント管理システムにより、コンテンツにすばやくアクセスして共同作業するプロセスが大幅に簡素化されます。 さまざまなソースからダウンロードされたドキュメントにアクセスする機能は、多くの場所で利用できます。 電子イメージングのおかげで、共有ドキュメントは電子メールまたはインターネット経由で送信できます。 DMS を使用すると、ビジネス プロセスがより可視化され、ワークフローの監視が改善される可能性があります。 外部ユーザーによる許可されたアクセスを許可および監視できます。
#4. 簡単に検索
書類をキャビネットや収納スペースに保管するのはもはや習慣ではありません。 文書管理ソフトウェアを使用して文書をデジタル形式に変換すると、アクセスできる人は誰でもすぐに閲覧できるようになります。 文書管理システムのユーザーは、文書の名前、キーワード、内容、または文書のカタログ化と追跡に使用されたその他の識別情報を使用して文書を検索できます。 このタスクは、従業員がコンピュータを使用することで迅速かつ効率的に完了できます。
文書管理ソフトウェアを選択する基準
- コスト: ソフトウェアの価格に加え、維持費、アップグレード、サポートにかかる追加料金を考慮してください。
- サポート: 信頼できるカスタマー サービスを提供するソフトウェア プロバイダーを選択してください。
- スケーラビリティ: 会社の拡大に合わせてソフトウェアも成長するようにしてください。
- 機能: ワークフローの自動化、ドキュメントのバージョン管理、検索機能などのソフトウェアの機能を考慮します。
- すでに導入されているシステムおよびプログラムとソフトウェアの互換性を確認してください。
- ドキュメントを迅速かつ簡単に管理するには、使いやすく理解しやすいソフトウェアを探してください。
個人文書管理ソフトウェア無料
#1。 合流
知識の共有とコラボレーションを促進するチーム ワークスペースである Confluence は、リモート ワーカーに適しています。 電子文書を管理するシステムとして機能します。 ユーザーは、組み込み機能を利用してドキュメントのバージョンを管理、整理、検索、管理できます。 Confluence は、インテリジェントなドキュメント管理ソフトウェアとして機能することで、最初から最後まで共有ドキュメント リポジトリを置き換えます。
Confluence は、他のさまざまなドキュメント管理プログラムを利用する小規模、中規模、および大規模な組織に最適です。 Box、Dropbox、Google Drive などの他のドキュメント管理システムは、Confluence と直接かつシームレスに統合できます。
さらに、Confluence を使用すると、ユーザーは現在の Word ドキュメントを Confluence wiki ページにインポートできるため、デスクトップ プログラムとそれに関連するドキュメントの必要性が減ります。
価格（英語）
- 無料：$ 0
- 標準：$ 5.50
- プレミアム：$ 10.50
#2. Dropbox ビジネス
市場をリードするファイル同期、コラボレーション、包括的な管理およびセキュリティ機能を備えた Dropbox Business は、世界中の 300,000 以上のビジネス チームとフォーチュン 500 企業のほとんどが使用しているトップの電子ドキュメント管理プラットフォームです。Dropbox のビジネス アカウントによって提供される 1 TB の初期容量は、必要に応じて増やすことができます。 ユーザーはチームメンバーとフォルダーのアクセスを制御することもできます。 Dropbox を使用すると、あらゆるファイル、フォルダー、ハード ドライブを安全なオフサイトの保存場所にバックアップできます。
企業は、チーム管理を合理化し、データ セキュリティとコンプライアンスをサポートし、チームの運営状況に関する有益な情報を提供する新しい Dropbox 管理機能にアクセスできるようになりました。
価格：
- 標準: ユーザーあたり月額 12.50 ドル
- Standard + DocSend: ユーザーあたり月額 50 ドル
- アドバンスト: ユーザーあたり月額 20 ドル
#3。 ボックス
このボックスは、企業によるコンテンツの効果的な作成、コラボレーション、管理を支援する単一ドキュメントのワークフロー プラットフォームです。 クラウドネイティブのドキュメント管理プラットフォーム「Box」の助けを借りて、チームや組織は、セキュリティと制御を維持しながら、あらゆるデバイスからコンテンツを安全に作成および共同作業できます。
Box を使用すると、チームや企業がセキュリティ分類を適用したり、ファイルをロックして編集を防止したり、個々のファイルに厳密なユーザー権限を設定したりできるため、透明性が高まります。
価格：
- スターター：ユーザーあたり月額$ 5
- ビジネス: ユーザーあたり月額 15 ドル
- ビジネス プラス: ユーザーあたり月額 25 ドル
- エンタープライズ: 詳細な価格情報については、お問い合わせボックスをご利用ください。
- Box Personal は 2 ユーザーは無料です。 XNUMX週間の無料トライアルを提供しています
世界最大の企業や組織の一部は、SharePoint として知られる優れたドキュメント管理ツールを使用しています。 ドキュメントの管理と組織内での情報共有は、SharePoint から大きな恩恵を受けています。 SharePoint は高度にカスタマイズできることに加えて、ユーザーの時間を大幅に節約できるため、生産性向上アプリの Microsoft エコシステムを使用する企業に最適です。
モバイル デバイスが追加されたことで、SharePoint は単なるデスクトップまたはラップトップ アプリケーションではなくなりました。 その結果、SharePoint は積極的な電子ドキュメント管理ツールとして機能します。
価格：
- SharePoint Online (プラン 1): ユーザーあたり月額 $5.00
- SharePoint Online (プラン 2): ユーザーあたり月額 $10.00
- Office 365 E3: ユーザーあたり月額 20.00 ドル
＃5。 グーグルドライブ
あらゆる規模の組織が、最高かつ最も信頼性の高いドキュメント管理プラットフォームの XNUMX つである Google ドライブを利用しています。 Google ドライブは、優れたバージョン管理機能と共有機能を備えているため、さまざまなデバイスで使用できます。 Gmail とシームレスに統合され、ユーザーがフォルダーやサブフォルダーを使用してドキュメント ワークフローを作成できるため、チームや組織にとっては素晴らしいオプションです。
Google ドライブの優れた点の 50 つは、チームがドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、図面で共同作業できることです。 最大 XNUMX 人が同時に XNUMX つのドキュメントで共同作業できます。
ユーザーは、Google ドライブを使用してファイルやフォルダーのインテリジェントな検索を実行できます。 Google ドライブの検索エンジンは、タイトルまたはコンテンツに特定の単語が含まれるファイルを検索します。 ユーザーはさまざまな検索オプションにアクセスできます。これには、特定の人が共有したファイル、または特定の人と共有したファイルを、ファイルの種類ごと、ファイルが編集された特定の日付ごとに検索する機能などが含まれます。
価格：
- 無料：15GB
- 基本: 100 GB、月額 1.99 ドルまたは年間 19.99 ドル。
- 標準: 200 GB、月額 2.99 ドルまたは年間 29.99 ドル。
- プレミアム: 2TB (月額 9.99 ドルまたは年間 99.99 ドル)
#6。 マイクロソフトOneDrive
Microsoft Office 生産性スイートのコンポーネントである Microsoft OneDrive は、オンライン ファイルの同期とストレージを提供します。 ユーザーはそこにファイルを保存し、どのデバイスからでもアクセスでき、リアルタイムのコラボレーションのための機能も備えています。
かなりの量の無料ストレージ (5 GB)、他のユーザーによる変更をリアルタイムで確認できる強力なコラボレーション機能を提供し、Microsoft Office ツールとシームレスに互換性があります。
Microsoft OneDrive には、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを作成および編集するためのツールが多数揃っています。 一方、一部のユーザーにとっては、少量のストレージ容量 (最初の 5 GB を超える) では十分ではない場合があります。
#7。 DocuWare
DocuWare は、主な機能以外にもさまざまな用途に使用できる優れたクラウドベースの文書管理ツールです。 請求書対応や従業員管理、販売促進などに活用できるツールです。
あらゆる種類の物理ファイルのデジタル化を支援します。 その後、文書は私的な電子アーカイブに保管される場合があります。 上記の利点に加えて、このソフトウェアはワークフローを自動化し、複雑な管理手順を理解しやすくする点でも優れています。
DocuWare は、ドキュメントの共同作業と共有を促進するもう XNUMX つのツールです。 DocuWareを使用すると、リモートで働く従業員との接続が可能になります。 価格: 無料トライアル、パーソナライズされた価格設定
#8。 ビルトリクス24
ソフトウェアを使用すると、ファイルを簡単に保存および管理できます。 カレンダー、ギャラリー、Wiki、その他の種類のファイルを含むさまざまな種類のファイルの管理が可能で、いくつかのイントラネット サービスをサポートする機能が備わっています。 高度なチーム関連機能にアクセスでき、コラボレーション ツールとともに CRM 機能も利用できます。 次のような特徴があります。
- オプションにはセルフホステッド、パブリック クラウド、クラウドが含まれます
- ローカルとオンラインの両方でのドキュメント編集支援。
- iOSでもAndroidでも使いやすい
- オンプレミスとクラウドの両方のストレージ オプションを提供します。
- 同僚とより効率的に作業できるようになります
文書管理ソフトウェア 無料 Windows
#1。 OpenDocMan
OpenDocMan と呼ばれるオープンソース DMS は、ドキュメントを一元的に保存し、アクセスするために作成されています。 ユーザーフレンドリーで非常に直感的なインターフェイスでユーザーを魅了します。 Windows と Mac の両方で使用でき、導入は Web ベースで行われます。 iOS、Android、Windows、または Blackberry を実行しているデバイスでは、ドキュメント管理ソフトウェア アプリとしても使用できます。 文書管理プログラムの完全版を無料でダウンロードできます。 さらに、アプリケーションのセキュリティと共有が可能になります。 その主な機能は、ドキュメントの保存とインデックス作成です。 さらに、OpenDocMan はワークフローと電子メールの管理を可能にし、複数の言語をサポートします。
#2。 Mファイル
M-Files はすべてのファイルを XNUMX つの場所に保管することで、ドキュメントの管理プロセスを簡素化します。 インテリジェントな組み込み AI テクノロジーを使用して、現在のフォルダーやシステムと統合することもでき、手動による作業を必要とせずにデータを自動的に整理して保護します。 M-Files は、Windows ユーザー向けの文書管理ソフトウェアの XNUMX つです。 その主な機能は次のとおりです。
- コンテンツを構造化して整理することでドキュメントを管理します。
- 手動プロセスを自動化することで従業員の生産性を向上させます。
- ドキュメントに加えられたすべての変更が記録され、追跡されます。
- このオンライン文書管理ツールは、使いやすいユーザー インターフェイスを提供します。
#3。 クリスタルDMS
Windows ユーザーは、この無料の文書管理ソフトウェアをダウンロードできます。 文書の管理、追跡、保管がすべて可能になります。 さまざまなフォルダを作成し、その中に書類を入れて管理することができます。 さまざまなユーザーとドキュメントを共有できます。 特定のドキュメントを表示および編集するためのアクセス権を持つユーザーを制御できます。 チェックアウト オプションを利用すると、ドキュメントへのユーザー アクセスをさらに制限できます。 このソフトウェアは、ドキュメントのセキュリティを確保するために、ログイン、ログアウト、日付、IP アドレス、フォルダー名などを記録します。 さらに、権限のない人がドキュメントにアクセスできないようにするパスワード保護機能も提供します。 Krystal DMS の無料版を使用する場合、ドキュメントの保存に使用できるストレージ容量は 512 MB のみです。 それとは別に、このプログラムはドキュメントの管理に優れています。
#4。 屋外で
これは、無料で豊富な機能を備えた追加の無料 Windows ドキュメント管理ソフトウェアです。 このソフトウェアを使用すると、大量のドキュメントの管理が簡単になります。 この場合、パスワードで保護された集中ストレージを受け取ります。 このソフトウェアを使用してユーザーを作成し、ドキュメントを非常に簡単に共有できます。 さらに、ユーザーに特定のドキュメントの表示または編集のみを許可することもできます。 無料ですが、ストレージの制限なく、必要なドキュメント管理機能をすべて提供します。
#5。 論理DOC
これも、Windows 用のオープンソースでコストのかからないドキュメント管理ソフトウェアです。 書類を一か所に整理するのに活用できます。 データの安全性を確保するために、単一アクセス ポイントが確立されます。 したがって、権限を持つユーザーのみがドキュメントにアクセスできます。 このソフトウェアは使用が非常に簡単なので、企業と個人の両方に適しています。 さまざまなファイル形式をアップロードできます。 さらに、ドキュメントをここで編集および表示できます。 ここでは、好みに基づいてフォルダーを作成してドキュメントを整理および分離できます。 さらに、重要なドキュメントは後で使用できるようにブックマークすることができます。 データの損失を防ぐために、新しく追加されたデータの自動バックアップを定期的に実行します。 利便性を高めるために、非常に堅牢なインデックスが提供されており、あらゆる種類のドキュメントを簡単に検索できます。
無料のドキュメント管理ソフトウェアはどれが最適ですか?
組織のニーズと目標に応じて、最適な無料の文書管理システム ソフトウェアがあります。 最高の無料のオープンソース ドキュメント管理プログラムは、OpenDocMan、Krystal DMS、LogicalDOC、Confluence、bitrix24、Alfresco Community です。
オープンソース DMS とは何ですか?
オープンソース ソフトウェアには、自由に配布可能なソース コードがあり、ユーザーはソフトウェアを改良するために頻繁に変更および再利用できます。 オープンソースの文書管理ソフトウェアを使用すると、企業はプロセスをデジタル化し、データをプライベート サーバーに保存できます。 これらは誰でも簡単にアクセス、変更、更新できます。 さらに、ユーザーはオープンソースの文書管理システムに独自のコードを追加して、機能を追加または変更できます。
Google にはドキュメント管理システムがありますか?
Google ドライブと呼ばれるクラウドベースのアプリケーションを使用すると、ドキュメントを作成、編集、保存、共有できます。 Google Drive および Workspace (以前の G Suite) とシームレスに統合できる唯一のドキュメント管理システムは AODocs です
Microsoft のドキュメント管理システムは何と呼ばれていますか?
SharePoint、OneDrive、Microsoft Dynamics に加えて、Microsoft 365 はいくつかのドキュメント管理オプションを提供します。 MSアクセス。 MS Access は、一見簡単そうに見えますが、生産的な Microsoft ドキュメント管理システムを作成するための強力な (そして無料の) ツールです。 Microsoft Officeドキュメントはドキュメント管理システムを使用して管理できます
簡単な文書管理システムとは何ですか?
シンプルな DMS (文書管理システム) は、強力で適応性があり、スケーラブルな ECM ソリューションです。 その結果、大企業から中小企業まで、あらゆる規模の企業にとって完璧な文書管理システムとして機能します。 DMS ソフトウェアは、企業データとデジタル アーカイブをビジネスのリソースに変換します。
Acrobat は文書管理システムですか?
PDF ファイルの作成、編集、管理は、文書管理プログラム Adobe Acrobat を使用すると簡単になります。 あなたとあなたの家族は、Acrobat を使用してあらゆる種類のドキュメントを迅速かつ簡単に管理できるため、重要な作業により多くの時間を費やすことができます。
Google ドキュメントのドキュメント管理とは何ですか?
クラウドベースのアプリケーションである Google ドライブを使用して、ドキュメントを作成、編集、保存、共有できます。 ドキュメントはクラウドに保存され、ユーザーのシステムのローカル コピーと同期されるため、多くの企業でファイル管理システムとして使用されています。
まとめ
ドキュメントは、システムによって中央リポジトリを通じて頻繁に保存、アクセス、管理されます。 さらに、内部または外部のドキュメント共有、公開およびリビジョン管理ツールのオプションが含まれる場合があります。 文書管理ソフトウェアによって文書のワークフロー、ファイル共有、電子文書管理がすべて容易になり、大企業と中小企業の両方にメリットをもたらします。
文書管理ソフトウェアには、万能のオプションはありません。 お客様のビジネスに最適なソフトウェアは、お客様固有の要件と財務上の制約によって異なります。 時間をかけて選択肢を調査すると、自分にとってどの資質が最も重要かを特定するのに役立ちます。 適切な文書管理ソフトウェアを使用すると、生産性を向上させ、チームワークを改善し、文書管理プロセスを合理化できます。
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参考文献
