このデジタル時代では、人々は重要なドキュメントにいつでもどこでもアクセスできることを期待しています。 このプロセスを大幅に簡素化する最も効果的な方法は、ドキュメント管理システムを使用することです。 これらのドキュメント管理システムの利点は、ドキュメントの管理と保存に役立ち、いつでもアクセスできるようになるため、いくら強調してもしすぎることはありません。 このガイドでは、ドキュメントを効果的に管理するのに役立つ、最高の電子およびオープンソース ドキュメント管理システム ソフトウェアのリストを見ていきます。 読む。
ドキュメント管理とは
ドキュメント管理は、企業が電子ドキュメントを管理および追跡するプロセスです。
Document Management は、小規模なスタンドアロン アプリケーションから、一般的なドキュメント入力機能を含む大規模なエンタープライズ規模のインストールまで、さまざまな構成で利用できるようになりました。
これらの特徴は次のとおりです。
- 保管場所
- アクセス制御とセキュリティ
- インデックス作成と監査
- 検索と検索、分類
- デスクトップソフトウェアとの統合
ドキュメント管理システム
文書管理システムは、電子文書管理およびアクセス ソフトウェアを指します。
ドキュメント管理システムの種類
- コンテンツ管理
- ワークフロー管理
- レコード管理
- ドキュメントイメージング
- エンタープライズコンテンツ管理
文書管理システムの例
ドキュメント管理システムの例として、ファイルを保存してオフラインでアクセスできる PDF リーダーがあります。
電子文書管理システム
電子文書管理システム (EDMS) は、さまざまな種類の文書を整理して保存するソフトウェア プログラムです。 これは、より具体的な種類のドキュメント管理システムであり、ユーザーが紙またはデジタルのドキュメントを整理および保存するのを支援する、より一般的なタイプのストレージ システムです。 EDMS は、紙の文書ではなくデジタル文書を管理するソフトウェア システムを指しますが、これらのシステムは、場合によっては元の紙の文書のデジタル スキャン バージョンも処理する場合があります。
電子文書管理システム (EDMS) ソフトウェアを使用すると、多数のデジタル文書を集中的に保管できます。 これらのシステムの多くには、文書検索機能も組み込まれています。 効果的にするには、電子文書管理システムに次のコンポーネントを含める必要があります。
- インポート: この機能は、システムで新しいドキュメントを開きます。
- ストレージ: システム ファイルを保持し、ストレージを使用します。
- ID: インデックスを割り当ててドキュメントを正確に取得すること。
- エクスポート: システムからオブジェクトを削除するには、オブジェクトをエクスポートします。
- 許可されたユーザーの特定のファイルに対するパスワード セキュリティ。
電子文書管理システムを使用する利点
膨大な量の紙のドキュメントをデジタルに変換するのは難しいかもしれません。 一方、電子ドキュメント管理システムに投資する企業は、ワークフローの迅速化とビジネスに不可欠な手順のスケーリングを支援する基盤を自らに提供します。 ビジネスの生産性を向上させることに加えて、ビジネス向けの電子ドキュメント管理システム (EDMS) ソフトウェアの主なメリットを次に示します。
＃1。 収納スペースの削減
紙の文書を保管するコストと同様に、商業用不動産の価格も上昇しています。 ファイル キャビネット、ボックス、およびストレージ ビンの必要性を排除できるソフトウェア ベースの DMS は、貴重なオフィス スペースを解放するため、あらゆるビジネスにとって大きな資産となります。 ドキュメントのハード コピーは、多くの場合、オフサイトの倉庫や保管庫などの安価な場所に保管できます。
＃2。 セキュリティの強化
ドキュメント セキュリティは、機密データを保護するためにあらゆる規模の企業にとって重要です。 DMS を使用すると、重要な情報をより詳細に制御でき、さまざまなグループまたはユーザーのフォルダー レベルでドキュメント アクセスを管理できます。 また、DMS は、誰がドキュメントを閲覧したか、いつアクセスしたか、どのように編集されたかを追跡します。 管理されているドキュメントは高度に追跡可能であり、ラベルを付けて自動警告を有効にすることができます。
＃3。 規制コンプライアンスの向上
特定のドキュメントのコンプライアンス要件はかなり複雑になる場合があります。 違反すると、罰金、ライセンスの取り消し、場合によっては刑事責任が問われる可能性があります。 Sarbanes Oxley と HIPAA は、厳格なセキュリティとプライバシーのガイドラインを必要とする XNUMX つの連邦および州の規制規則です。 ドキュメント管理ソリューションは、コンプライアンス違反の可能性を低下させます。 たとえば、記録保持スケジュールは自動化でき、新しい記録はより簡単に分類して保持できます。
＃4。 ドキュメントの検索が簡単に
論文の検索と取得には長い時間がかかる場合があります。時は金なりであることは誰もが知っています。 平均的なオフィス ワーカーは、30 日の 40% から 20% を印刷されたドキュメントの検索に費やしています。一方、企業はドキュメントのファイリングに平均 120 ドル、ミスファイリングされたドキュメントの検索に 220 ドル、紛失したドキュメントの再作成に XNUMX ドルを費やしています。 これらの無駄なドキュメント管理支出は、組織の予算を制限し、生産性を妨げ、成長の可能性を制限します。
＃5。 コラボレーションの改善
高度なドキュメント管理システムにより、コンテンツへの迅速なアクセスと共同作業が大幅に簡素化されます。 さまざまなソースから取得したドキュメントは、さまざまな場所からアクセスできます。 電子画像は、電子メールまたはインターネットを介してネットワーク上でドキュメントを共有できるようにします。 DMS により、ビジネス プロセスの可視性が向上し、ワークフローの監視が改善されます。 権限を持つ外部ユーザーは、アクセス権を付与および監視できます。
＃6。 災害復旧とバックアップの改善
すべてのドキュメント管理ソリューションには、データのバックアップと災害復旧計画を含める必要があります。 紙の文書は、バックアップとしてデジタル アーカイブにより、火災、洪水、およびその他の災害から保護されます。 DMS 内のドキュメントは高度に追跡可能であり、さまざまな基準を使用して追跡できます。 文書追跡機能により、読み取り後に文書を誤ってファイリングしたり紛失したりする可能性が減少します。
＃7。 生産性の向上
時間は貴重であり、DMS は時間を節約し、多くの場合、生産性の向上に直接つながります。 ドキュメントをより迅速かつ効率的に検索できるため、従業員の士気とクライアントの満足度が向上します。 さらに、ドキュメント管理ソリューションは拡張性があり、あらゆる企業の進化するニーズに対応できます。 堅牢な電子文書管理システムは、企業に次のような多くの無形のメリットをもたらします。
- 柔軟性
- 競争力
- 顧客関係の改善
- マインドセットの静けさ
最も一般的な電子文書管理システム
紙ベースの文書を排除し、組織の文書ベースのパフォーマンスを向上させるために一般的に使用されている、最も著名な文書管理システム ソフトウェアのいくつかを見てみましょう。
＃1。 ClickUp
ClickUp には、ドキュメント、Wiki、ナレッジ ベースなどを作成するためのツールが含まれています。
- テキストを変更する機能があります。
- マルチプレイヤー編集によるコラボレーションを可能にします。
- ドキュメント共有と特定の権限のオプションがあります。
- ドキュメントにコメントを追加するためのテキスト強調表示機能を提供します。
＃2。 Smartsheet
Smartsheet は、ビジネスのニーズと要求を満たすために特別に構築されたドキュメント管理プラットフォームです。
このソフトウェアを使用すると、ユーザーはどこからでも作業を計画、管理、キャプチャ、およびレポートできます。
このソフトウェアは、ビジネス チームにライブ ビジュアル ダッシュボードを提供し、特定のジョブについてリモートで共同作業を行うことができます。
ユーザーは、重要な指標について報告し、活動のリアルタイムの進捗状況を確認できます。
Smartsheet はワークフローを効率的に自動化し、すべてのチーム メンバーがプラットフォーム上でタスクを完了するために作業する際に、情報を提供し、関与を維持します。
＃3。 チームワーク スペース
Teamwork Spaces は、タスク管理を容易にする機能がぎっしり詰まったドキュメント管理ソフトウェアを提供します。
ソフトウェアを使用して、同僚とリアルタイムの共同作業環境でプロジェクトを編集できます。
映画、写真、図表をドキュメントに組み込んで、ドキュメントをより魅力的にすることができます。
広範な権限とユーザー管理ツールを使用して、ドキュメントのどの部分に誰がアクセスできるかを制御できます。
このプラットフォームは、ユーザーがチーム間で楽にコラボレーションし、クライアントからのフィードバックを受け取るのを支援する豊富なオプションも提供します。
＃4。 月曜日.com
Monday.com はクラウドベースのドキュメント管理ソフトウェアで、プロジェクトを最初から最後まで一元化し、計画するために必要なすべてのツールを提供します。
このプラットフォームは、物事をすばやく生成するために使用できるカスタマイズ可能なフォームを提供します。
Monday.com を使用してプロジェクトの承認と活動を自動化するのも非常に簡単です。
このプラットフォームを使用して、チーム メンバーとリアルタイムでドキュメントを共同編集することもできます。 ドキュメントでは、チャット、変更の割り当て、個人またはグループへのタグ付けを行うことができます。
プロジェクト ダッシュボードは、作業に関する詳細な情報、指標、および洞察を提供します。
さらに、Monday.com が提供する作業に関するリアルタイム データは、プロジェクトの危険を管理、監視、および除去するために使用できます。
＃5。 HubSpot
HubSpot のセールス ドキュメント管理およびセールス トラッキング ソフトウェアは、チーム全体のセールス コンテンツ ライブラリを作成するのに役立ちます。 Gmail または Outlook メールボックスからドキュメントを共有できます。 また、プロスペクトが提供したコンテンツにエンゲージしたときにも通知されます。 さらに、セールス コンテンツがセールス プロセスをどのように支援しているか、チームがコンテンツを使用する頻度が明らかになります。
HubSpot は、メール トラッキング、メール スケジューリング、セールス オートメーション、ライブ チャット、レポートなどの機能を備えたオールインワンのセールス ソフトウェアを提供します。
＃6。 pCloud
pCloud でグループ権限と個々のアクセス レベルを構成できます。 共有フォルダーを介してデータ アクセスを制限することもできます。 pCloud では、ファイルやディレクトリにコメントを残すこともできます。 アカウント アクティビティの完全なログを保持し、以前のバージョンのファイルを利用できるようにします。 ファイル管理、共有、保護、ファイルのバージョン管理、ファイルのバックアップ、およびデジタル資産管理機能が含まれています。
＃7。 屋外
これは、ドキュメント管理、コラボレーション、知識と Web コンテンツの管理、記録と画像の管理、コンテンツ リポジトリ、およびワークフローを提供する無料のオープン ソース ECM です。
Common Interface File System (CIFS) をサポートしているため、Windows と Unix 系の両方のオペレーティング システムとのドキュメントの互換性が確保されます。
Alfresco には、コンテンツを保存および取得するためのバックエンドとしての API サポートと機能が含まれています。
Alfresco の最も強力な機能、簡単なカスタマイズ、およびバージョン管理も、最も使いにくいものです。
＃8。 LogicalDOC
LogicalDOC は、任意の Web ブラウザーを使用してアクセスできる Java ベースのオープンソース システムです。 このシステムは、独自のネットワーク経由でアクセスでき、無制限の量のドキュメントを作成および管理できます。 ドキュメント管理システムの生産性とコラボレーションを向上させます。
#9 風水事務所
Feng Office は、Web ベースのコラボレーション プラットフォームを備えたオープンソースのドキュメント管理システムです。 タイム トラッキング、ガント チャート、タスク管理、およびナレッジ管理はすべて、Feng Office の便利な要素です。 使い方は簡単で、アイテムにタグを付けることができます。 コンテンツを追跡して、一度に多数の個人に送信することもできます.
主な欠点は、アップグレードのたびに一部の機能が有料になることです。
#10。 Nuxeo
Nuxeo は、ビジネス サイクル全体でコンテンツ フローを規制するオープンソース システムです。
実証済みのテクノロジーにより、コンテンツの検索と取得に必要な時間が短縮されます。 画像のスキャンなど、コンテンツをキャプチャするためのいくつかの方法を提供します。
監査ログは、コンテンツの追跡に役立つ側面の XNUMX つであり、より便利な方法でもあります。 ただし、初心者には難しく、場合によっては修正が複雑になることもあります。
また、 ビジネス向けファイリングシステム: ドキュメントを適切にファイリングする方法 (詳細ガイド))
オープンソースの文書管理システム
会社の規模に関係なく、業務を円滑に進めるために、開発、管理、および整理するためのドキュメントの絶え間ない流れがあります。 ドキュメント管理システム (DMS) は、企業のソフトウェア インベントリの重要なコンポーネントになっていますが、パッケージの大部分は購入と維持に費用がかかります。 ここで、オープン ソースのドキュメント管理システムの出番です。この低コスト (場合によっては無料) の Web ソフトウェアは、広く利用されており、企業のプロセスの大部分に対する優れたソリューションです。
最高のオープン ソース ドキュメント管理システム
＃1。 OpenDocMan
OpenDocMan は、ISO 17025 のドキュメント管理基準を満たすように設計されており、利用可能な最高のオープンソース ドキュメント管理システムの 500 つとして広く認められています。 フォーチュン XNUMX 企業、小規模企業、教育機関、政府機関、および個人の数が増えており、文書管理に利用されています。 また、XNUMX か国語でアクセスできます。
OpenManDoc は、幅広いオペレーティング システムとファイル タイプ (Linux、Unix、Mac OS X、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003、Windows Vista、および Windows 7 を含む) をサポートし、お客様のニーズに完全に適応します。 完全な Web ベースのソリューションとして、任意の場所からのアクセスとシンプルな Web ベースのバックアップ機能を提供します。
＃2。 アルフレスコ
このプログラムは、Alfresco エンタープライズ エディション (コンテンツおよびファイル管理ソフトウェア) を、セルフサポートが可能で、独自のニーズに合わせて進歩を探求し、適応させたい企業向けに分解します。 Alfresco Community Edition は、無料ですぐに利用できるため、重要でないコンテキストで Alfresco の最新機能を使用したい開発者にとって柔軟性があります。 これは、会社の新機能を作成するのに最適なオープン ソース ドキュメント リポジトリです。
Alfresco には、モバイル アプリとオフライン アクセスを介したオンサイトおよびリモート コラボレーションを可能にする、簡単にアクセスできる機能を備えた洗練されたユーザーおよびワークフロー要素が含まれています。 また、チーム サイト、タスク リスト、バージョン追跡など、コラボレーション機能の包括的なセットも含まれています。
＃3。 LogicalDoc コミュニティ エディション
これは、上記の Alfresco ソフトウェアと同様に、LogicalDOC ソフトウェアの無料のオープンソース ドキュメント管理バージョンであり、開発者によってサポートされています。 LogicalDoc Community Edition は、有償の商用版のすべての機能を備えていないオープン ソース バージョンですが、ソフトウェアを最大限に活用するために必要な多くの基本機能が含まれています。
LogicalDoc Community Edition には、多言語のデスクトップ インターフェイスと、多言語のフルテキスト インデックス作成、完全なバージョン管理、タスク管理、zip ファイルからのインポート、およびドキュメントの管理を支援するドキュメント検索などの使いやすい機能があります。
＃4。 キミオス
Kimios は、大規模で扱いにくいビジネス管理システムに代わるものとして、ドキュメント作業を最適化しようとしています。 これは主に、日常的な使用を容易にするためにいくつかのタスクを合理化することによって達成されます。
検索機能は、この使いやすさを実現した領域の XNUMX つです。 これは、このオープン ソース ドキュメント ストアの重要な側面です。 各ドキュメントのコンテンツとメタデータはインデックス化されているため、全文検索クエリまたはブール検索クエリを使用して見つけることができます。 Kimios は、多数の検索パラメーターを組み合わせることにより、強力なドキュメント検索エンジンを開発しています。
＃5。 OpenKM コミュニティ版
組織に最適なオープン ソース ドキュメント管理システムのリストの最後は、OpenKM Community Edition です。 これは、小さなリポジトリや重要でないデータに最適な無料のオプションです。
無料のステータスにもかかわらず、OpenKM Community Edition はほとんどの作業状況に適応できます。 幅広いオペレーティング システムとデータベース (Windows Server、Debian、Ubuntu、Linux Mint、Red Hat、CentOS、Fedora など) (HSQL、H2、MySQL) と互換性があります。
Microsoft にはドキュメント管理システムがありますか?
はい、Microsoft には、Microsoft Dynamics や SharePoint などのさまざまなドキュメント管理システムがあります。
文書管理システムの XNUMX つの機能とは?
ドキュメント管理システムの XNUMX つの主な機能は、ドキュメントのキャプチャ、保存、および配布です。
最高のドキュメント管理ソフトウェアとは?
ドキュメント管理ソフトウェアのベスト XNUMX には、次のものが含まれます。
- Mファイル
- テンプラフィ
- eファイルキャビネット
- 主制御装置
- サインナウ
Microsoft にはドキュメント管理システムがありますか?
確かにそうです。 ドキュメント管理のために、Microsoft Office 365 は、SharePoint、Microsoft Dynamics、OneDrive などの多数のソフトウェア オプションを提供します。 各組織の要求に応じて、前述のオプションのいずれかを使用できます。
CMS と DMS の違いは何ですか?
DMS: 構造化データを維持し、Word、PDF、PowerPoint、Excel などの従来の意味でのドキュメントに主に関係します。Web コンテンツ (HTML、PDF ファイル) とデジタル資産 (写真、オーディオ、ビデオ ファイル) は、その例ですコンテンツ管理システムで管理できる構造化データ。
ドキュメント管理システムの段階は何ですか?
ドキュメントのライフサイクルは、作成、保管、分類、メタデータのタグ付け、配布または共有、再利用、レビューとレポート、アーカイブ、および最終的な破棄で構成されます。
高品質のドキュメントの XNUMX つの基準とは?
提供者は、メモが読みやすく、信頼でき、正確で、包括的で、一貫性があり、明確で、タイムリーであることを確認する責任があります。
結論は、
ドキュメント管理システムは、ドキュメントを効果的に保存および管理するのに役立ちます。 使用できる最高の電子およびオープンソースのドキュメント管理システムのリストを提供しました. ただし、選択する前に十分な調査を行うことをお勧めします。
文書管理システムに関する FAQ
ドキュメント管理システムのコンポーネントは何ですか?
ドキュメントのキャプチャ、ストレージ、メタデータ、バージョン管理、セキュリティ、インデックス作成、および検索はすべて、ドキュメント管理システムの重要なコンポーネントです。
文書管理と文書管理の違いは何ですか?
ドキュメント管理とは、業務の効率を高めるために、書類を保管、交換、および管理するプロセスです。 ただし、文書管理は、組織内の情報とデータの流れを管理することに関係しています。
文書管理管理はなぜ重要なのですか?
ドキュメント管理は、承認された最新の事務処理のみが組織全体で利用されることを保証し、時代遅れのプロセスや手順の意図しない使用を回避するのに役立ちます。
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参考文献
