私たちはデジタルの世界で事業を行っています。つまり、事業主として、業界に影響を与える技術の変化に遅れずについていく必要があります。 したがって、ドキュメント管理システムはこれらの開発の XNUMX つです。 人員スケジュールの作成と維持に関しては、このソフトウェアは真にすべてのニーズを満たします。 したがって、この投稿では、ドキュメント管理ソフトウェア、ソリューションなどについて検討します。
文書管理システム
ドキュメント管理システム（DMS）は、企業データを使用してアクティビティを整理、保護、キャプチャ、デジタル化、タグ付け、承認、および完了するための自動化されたソフトウェアソリューションです。ドキュメント管理システムです。 ほとんどのドキュメント管理システムがデータをクラウドに保存しているという事実にもかかわらず、DMSはそれ以上のものです。 eFileCabinetなどの革新的なドキュメント管理システムは、会社に流れ込む大量の紙を処理するため、楽しむタスクにより多くの時間を費やすことができます。
ドキュメント管理は、情報を効率的かつ適切に作成、交換、構造化、および保持できるようにドキュメントを処理するプロセスです。 その結果、企業はドキュメント管理システムの開発方法を理解する必要があります。
多くの企業は、安全に保管するか、迅速にアクセスする必要がある機密データを扱っています。 このような場合、適切に機能するドキュメント管理システムが重要です。 あなたの会社がより非公式であっても、財務上および効率上の理由から正確な記録を保持する必要があります。
ドキュメント管理システムの概要
今日のほとんどの企業は、デジタルドキュメントの操作や、ストレージおよび管理機能を備えたツールの使用に慣れています。 企業の電子情報の処理を改善することを目的とした、一般的なものと業界固有のものの両方のドキュメント管理ソフトウェアまたはアプリに不足はありません。 たとえば、ホテルはチェックイン時にブックスタイルのレジストリを使用し、紙のクレジットカードタブで署名を求める場合がありますが、ホテルは舞台裏でOPERAを利用して部屋の管理、メモの記録、請求書の発行を行っています。
一方、多くの小規模な組織は、紙と電子ファイルの昔ながらのデータの組み合わせを処理する必要があり、状況によっては紙のデータの量が大幅に多くなります。 その結果、ドキュメントイメージングテクノロジーを使用して会社のすべてのドキュメントを電子ファイルに変換することは、混合データ環境の課題に対するXNUMXつの答えです。 したがって、これは非常に単純なプロセスである場合もあれば、使用するデータやドキュメントの種類に応じて、工夫と特殊なアプローチが必要になる場合もあります。
ドキュメント管理ソフトウェア
記事のこのセクションでは、15のドキュメント管理ソフトウェアについて検討します。
＃1。 CannyDoc
公式ドキュメントを整理し、このドキュメント管理ツールを使用して見つけやすくします。 CannyDocsは、専門的なドキュメントを整理できるインテリジェントなドキュメント管理システムです。 この機能により、ドキュメントの検索と取得も非常に簡単になります。 CannyDocsは、ユーザーが簡単に作業できるようにするスタンドアロンアプリケーションです。 OSに依存しないため、OSを実行する任意のデバイスにインストールできます。
＃2。 LogicalDOC
LogicalDOCは、高速コンテンツ検索とビジネスプロセスの自動化に重点を置いて、世界中のあらゆる規模の企業がドキュメント管理を制御できるように支援します。 したがって、チームは当社のサービスを使用して、任意の数のドキュメントを作成、共同作成、および調整できます。
＃3。 Bitrix24
世界中の8万を超える組織が、無料のドキュメント管理ツールであるBitrix24を利用しています。 したがって、クラウドとオンプレミスのオプションを利用できます（オープンソースコードアクセス）。 さらに、ファイル同期、ファイル共有、モバイルアクセス、オンラインおよびオフラインのドキュメント編集、マルチユーザー編集などがすべて、個人用、グループ用、およびエンタープライズ用のドライブで利用できます。
＃4。 ファイルホールド
Fileholdは、情報ガバナンスを必要とする製造業や医療などの分野の大企業に最適です。 したがって、これはデスクトップおよびモバイルのドキュメント管理システムであり、数千のユーザーと数百万のドキュメントに拡張できます。 オンプレミスまたはクラウドにインストールできます。 Microsoft Service Oriented Architectureに基づいて構築されたXNUMX要素認証を使用して、知的財産を安全に保ちます。 さらに、電子署名、バージョン管理、およびOCRソリューションを使用すると、運用を改善し、時間とお金を節約できます。
＃5。 アプティエン
オフィスの管理と 社員。 事務用品、設備、契約、従業員との関係、資産、およびその他の管理事項を管理および整理します。 さらに、従業員との日常的な関係プロセスをXNUMXか所に一元化することで簡素化します。 オンボードの従業員を管理することで、雑然とした書類、スプレッドシート、アプリに別れを告げます コンプライアンス、 ポリシー、割り当てられた機器、資産、契約、プロジェクト、タスク、および議事録。 Aptienは、LEGOと同じように、会社のニーズに合わせてカスタマイズできます。
＃6。 レギト
ドキュメント管理、スマート ワークフロー、承認、契約の組み立て、ドキュメントの自動化は、Legito で解決できる問題の一部です。 そのため、Smart Document ワークスペースにはすべてが 150,000 つの屋根の下にあります。 すぐに使える機能により、ほぼ 50 時間以内に下書きを作成するドキュメントを自動化するように設定できます。 さらに、LexisNexis、Price Waterhouse Coopers、Skoda Auto、Societe Generale Group など、XNUMX か国の XNUMX 人を超えるユーザーが Legito を使用してドキュメントを処理しています。
＃7。 ABBYY FineReader PDF
ABBYY®FineReaderPDF15は、デジタルドキュメントをより効率的に操作するためのPDFユーティリティです。 したがって、FineReaderはスキャンされたドキュメントをデジタルワークフローに統合し、ABBYYのAIベースのOCRエンジンのおかげで、デジタルワークプレイス内のすべてのタイプのドキュメントのデジタル化、変換、取得、編集、保護、共有、およびコラボレーションを容易にします。
＃8。 Bynder
Bynder を使用すると、デジタル ブランド、製品、およびドキュメントなどのマーケティング資産を作成、キャプチャ、発見、および配布できます。 カスタマイズされた分類構造と本文内のテキスト検索を利用して、ドキュメントを管理します。
＃9。 Xpertdoc
革新的な からの直感的なドキュメント生成および自動化製品。 したがって、Xpertdocを使用すると、より優れたドキュメントの作成、生成、管理、配信、保存、および電子署名のための一貫したプロセスを簡素化、最適化、および自動化して、コミュニケーションを改善し、ビジネスプロセスを加速し、生産性を向上させ、削減することができます。 ITへの依存。 また、一般的なCRMプラットフォームや、ERP、CPQ、ECMなどのエンタープライズコアシステムとの接続も提供します。
＃10。 Googleドキュメント
スプレッドシートやドキュメントをオンラインで保存、作成、編集するために設計された Web ベースのアプリ。 また、テンプレート、チャット、コメントも利用できます。
＃11。 グーグルドライブ
ユーザーが連絡先、写真、ビデオ、プレゼンテーション、録音などを保存および共有できるファイル共有プラットフォーム。
＃12。 マイクロソフトエクセル
企業がスプレッドシートを管理し、グラフ/チャートを作成し、計算を実行し、プロジェクトを共有するのに役立つデータ分析ソリューション。 このドキュメント管理ソフトウェアは広く使用されています
＃13。 Microsoft 365
統合されたアプリケーション スイートには、24 時間年中無休でインターネット経由でアクセスできる電子メール、カレンダー、アドレス帳が含まれます。
＃14。 Google Workspace
チームおよびSMB向けのコラボレーション製品のスイート。 クラウドでのWeb会議、ファイル共有、およびスケジューリング。 以前はGSuiteでした。
＃15。 OneDrive
ユーザーが PC、Mac、Android、iOS デバイスでファイルや写真にアクセスして共有できるようにする Web ベースのデジタル資産管理ツール。
ドキュメント管理システムは何に使用されますか?
ドキュメント管理システムの多くの機能には、機密ドキュメントの保管、改訂履歴の記録、および組織内でのドキュメント交換の促進が含まれます。
ドキュメント管理システムで各ドキュメントにキーワードとタグを割り当てると、特定のファイルを簡単に見つけることもできます。 さらに、これらのソリューションは、選択した重要なドキュメントに必要なセキュリティと許可の制限を課すことにより、企業が機密ドキュメント (HIPAA でカバーされているものなど) のコンプライアンスを維持するのに役立ちます。
ドキュメント管理システムはどのように機能しますか?
紙のドキュメントをスキャンするか、電子メールやその他のアプリケーションを介してデジタル バージョンをダウンロードすることは、ドキュメント管理システムによってドキュメントを取得できる両方の方法です。 次のステップはインデックス作成です。これには、その後の検索を容易にするために、さまざまな基準 (タグ、キーワード、メタデータなど) に従って素材を整理することが含まれます。 最後に、必要なときに必要な人が見つけられるように、書類はきれいに片付けられます。
クラウドベースのドキュメント管理ソリューションが広く使用されているため、ユーザーは自分のファイルにアクセスするためにオフィスに制限されなくなりました。 ドキュメント管理ソフトウェアの一部のベンダーは、自社のプログラムをモバイル アプリとして利用できるようにしており、ユーザーが論文にアクセスする際に、より簡単で移動しやすいものにしています。
効果的なドキュメント管理システムの最も重要な要素は何ですか?
最高のドキュメント管理システムは、使いやすく、バージョン管理、コラボレーション ツール、モバイル アクセス、ファイル共有などの機能を備えています。 最初の XNUMX つのオプションにより、チームのメンバーは、物理的に同じ場所にいなくても、重要なドキュメントで共同作業を行うことができます。 バージョン管理を使用すると、誰が会社のドキュメントをいつ変更したかの履歴を確認できます。
また、選択したソフトウェアには、ファイルへのアクセスを必要な人だけに制限するための堅牢なセキュリティ対策が講じられていることを確認する必要があります。
戦略的文書管理システムに求める機能は何ですか?
効果的なドキュメント管理ソリューションは、セットアップと拡張の両方が簡単です。 チームがファイルをすばやく効率的に整理および取得できるようにするために使用するソフトウェアの高度なレベルは、チームの技術的な習熟度によって決まります。 チームの全員が、どこにいても、どのデバイスを使用していても、簡単かつ迅速にファイルにアクセスして共有し、プラットフォーム内で共同作業できる必要があります。
セキュリティ プロトコル、アクセス制御、およびファイルのバージョン管理は、適切なドキュメント管理システムに存在する必要がある要素ですが、規制の厳しいビジネスでは最も重要です。 メタデータとタグ付け機能、キーワード検索、ドキュメントの改訂履歴と復元、ドキュメントの保持と削除の自動化、画像スキャン、光学式文字認識、ワークフローのカスタマイズは、ドキュメント管理システムのユーティリティを強化する追加機能です。 トップ プログラムは、既存の企業インフラストラクチャにも簡単に接続できます。
優れた文書管理システムの例は?
Microsoft SharePoint： は、最も万能で効果的なドキュメント管理システムです。 SharePoint は、エンタープライズ コンテンツ管理のための包括的な機能を提供します。 提供される優れたコラボレーション オプションにより、チームはドキュメントを同時に編集できます。 ソフトウェアが提供するすべての機能に慣れるには、担当者がさらにトレーニングを受ける必要がある場合があります。
優れたドキュメンテーション システムとは?
高品質のドキュメントを作成するための最も重要なガイドラインは、人間が可能な限り魅力的に見えるようにすることです。 これは、プロセスのステップをスキップすることなく、人間が可能な限り明確に言語で書くよう努めるべきであることを示しています。 消費者が持っている知識のレベルについて推測することを控えることが重要です。
QMS、DMSとは？
ドキュメント管理システム (DMS) と品質管理システム (QMS) は、ライフ サイエンス業界の組織がこのプロセスを効果的に管理するために一般的に使用する XNUMX 種類のソリューションです。 QMS はプロセスと管理を追跡するために使用され、DMS は品質に関連するすべての文書を保存および追跡するために使用されます。
ドキュメント管理ソリューション
ドキュメント管理ソリューションがさまざまな企業の問題の解決にどのように役立っているかを見ていきます。
＃1。 より少ないストレージスペース
紙の文書を保管するための費用は簡単に蓄積される可能性があります。 結局のところ、ファイルキャビネット、ボックス、および収納箱を購入し、それらのためのスペースを作る必要があります。 ある調査によると、物理的なドキュメントストレージはオフィスエリア全体の約15％を占めています。 さらに、米国では、オフィススペースのコストは285平方フィートあたり平均XNUMXドルです。 したがって、それはその価格でドキュメントストレージに費やすのに多額のお金です。 これは、すべてのドキュメント管理ソリューションの最高責任者と見なされています。
＃2。 ドキュメントのバックアップ/リカバリを提供します
物理的なドキュメントの保管にはコストがかかるだけでなく、リスクも伴います。 火災、洪水、地震、またはその他の災害により、何年にもわたって価値のある貴重な情報が破壊され、ビジネスに深刻な損害を与える可能性があります。 信じられないかもしれませんが、中小企業の 40 ～ 60% は、災害後に営業を再開することはありません。 残念ながら、驚くかもしれませんが、重要なファイルを復元することは事実上不可能です。
＃3。 ワークフローを改善します
最近の1,000人を対象としたNintexの世論調査では、49％がドキュメントを見つけるのが難しいと述べ、43％がドキュメントを共有するのが難しいと述べ、33％がドキュメントのバージョン管理が問題であると述べました。 それはかなり時間の無駄です。
ドキュメント管理システムを使用すると、手順を合理化し、チームの時間を節約できます。 従業員は、システムがユーザーフレンドリーな一元化されたリポジトリとして機能するため、必要なものをすぐに見つけ、ファイルを簡単に共有し、ドキュメントの最新性を特定できます。 この整理整頓により、彼らはより重要な任務に集中することができます。
＃4。 より良いバージョン管理と編成を促進します
デジタル化したとしても、見ているドキュメント管理ソリューションが最新バージョンであるかどうかを判断するのは難しい場合があります。 Nintex のレポートによると、ワーカーの 33% がバージョン管理に苦労していたことを思い出してください。 明らかに、これは無秩序と混乱につながる可能性があります。
＃5。 簡単な規制コンプライアンスを可能にします
すべてのビジネスには独自の一連の規制があり、それらに従うことは必ずしも簡単ではありません。 最近のある調査によると、医療提供者の最大56％がHIPAAのアクセス権に準拠していない可能性があります。 コンプライアンス違反は、法的な問題や厳しい罰金の可能性にさらされるだけでなく、評判を傷つけ、最終的には収益を損なう可能性があります。
＃6。 ドキュメントへのより広いアクセスを許可します
物理的な紙の最も重大な欠点のXNUMXつは、一度にXNUMXつの場所にしか配置できないことであり、コピーの作成は必ずしも効率的または安全であるとは限りません。 これらのファイルを管理するシステムに投資する場合、ドキュメントへのアクセスを必要とする人は誰でも、他の誰かがドキュメントを終了するのを待たずにアクセスできます。
＃7。 時間とお金を節約
紙のファイルを追跡することは、時間と費用がかかります。 したがって、従業員はドキュメント管理ソリューションシステムを利用して、単語、フレーズ、または完全なテキストで必要なものを検索し、時間とお金を節約できます。 すべてのドキュメントがクラウドに保存されるため、スタッフはより低コストでより短い時間で目的を達成できます。
よくあるご質問
SAPはドキュメント管理システムですか？
SAP DMS (ドキュメント管理システム) は、堅牢なドキュメント、コンテンツ、およびデジタル資産管理機能を提供する SAP ECC のクロスアプリケーション コンポーネントです。 さらに、DMS は SAP® NetWeaver™ を利用しています。 SAP DMS は、SAP PLM ソリューションの主要コンポーネントです。
DMSを設定するにはどうすればよいですか？
AmazonDMSを使用してデータベース移行を実行する方法
- DMSレプリケーションインスタンスを確立します。 レプリケーションインスタンスを作成してプロセスを開始します。このインスタンスを使用して、両方のデータベースに接続し、移行を実行します。 …
- ソースエンドポイントとターゲットエンドポイントを構成します。 …
- 移行タスクを構成してから開始します。
DMS接続とは何ですか？
DMS接続プロファイル。 ソースを定義するときは、移行元のソースデータベースへの接続に使用される情報を定義する接続プロファイルを作成します。 したがって、これらの接続プロファイルはスタンドアロンリソースであるため、作成した後は、将来の移行で再利用できます。
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