変更管理と同じくらい多くの異なる部分があるトピックに関する情報をどこから探し始めればよいかを知るのは難しい場合があります。 これは、変更を管理するためのツールとテクニックに関しては非常に当てはまります。 変更を管理するためのこれらの無料ツールをどこから探し始めますか? さて、この記事はそれを助けることができます。 組織の移行に役立つ変更管理のツールとテクニックについて知っておく必要があるすべてのことを説明しています。 楽しみ！！
変更管理ツールとは
変更管理ツールは、企業が従業員、監督者、および顧客に対して可能な限りスムーズかつ簡単に組織の変更を行うために使用するアプリケーションです。 もちろん、組織の変更および変更管理モデルが数多くあるように、高価で無料の変更管理ツールも数多くあります。
適切な変更管理ツールは、実行している変更の種類と現在の変更管理の段階によって異なります。ツールを使用してチームを投票し、各部門の効率を改善する方法を確認してください。
変更管理の 7R
これは、変更要求を送信する前に考慮すべき重要な要素のチェックリストです。 この準備された 7R のリストは、変更のログ記録時に変更の拒否を減らすのに役立ちます。 チェックリストは、次の XNUMX つの簡単な質問で構成されています。
＃1。 変更を行ったのは誰ですか?
非常に多くのアクセス ポイント、情報源、関係者が変更を要求しているため、この質問への回答を得ることが難しくなりました。 変更承認の問題を解決する最善の方法は、すべての変更を記録するシステムを開発することです。 この記録管理システムは、監査中に役立ちます。
＃2。 変更の背後にある動機
この質問に対する答えは、リスクが高く、ビジネス リターンが低い変更を回避できる可能性があります。 変更の原因にかかわらず、すべての大幅な変更は、合意されたポートフォリオ分析基準に従う必要があります。 これにより、更新が優先されます。
＃3。 変更からの予測リターン
変更を実行する前に、投資収益率を評価して優先順位を決定することが非常に重要です。
＃4。 変更に伴うリスク
すべての変更にはリスクがあります。 回避できるリスクもあれば、回避できないリスクもあります。 変更要求を承認または却下するときは、変更を行わないことの危険性を考慮してください。 変更に伴うリスクの正確な量を予測することはできませんが、変更を行う前に必要な思考の程度を見積もることはできます。
＃5。 変更を実装するために必要なリソース
変革を達成するためのインフラストラクチャ資産と人材の可用性と必要性を考慮する必要があります。 また、変更を受け入れる際には、変更が他のプロジェクトに与える影響を考慮してください。 他のプロジェクトは変更の影響を受けないはずです。
＃6。 これらの変更の開発、テスト、および実装を担当しているのは誰ですか?
プロジェクトの担当者は、この質問に答えることができなければなりません。 変更およびリリース管理の責任は、追跡可能で、実行可能で、実施できる必要があります。
＃7。 変更案とその他の変更との関係
多くの変化が同時に発生する複雑な IT 環境では、対応が難しい場合があります。 機能の境界を越えた変更間の関係を決定する必要があります。 そうしないと、会議のタイムテーブルが遅れる可能性があります。
変更を実行する前にこれらの懸念に対する回答を得ることには、多くの利点があります。 これらの質問は、変更に関連するリスクを定量化することに加えて、変更管理戦略の有効性を判断するための優れたアプローチです。
変更管理のツールとテクニック
以下は、変更管理に使用されるツールとテクニックの一部のリストです。
＃1。 Whatfix
Whatfix は、従業員のオンボーディング支援を提供するインタラクティブなデジタル導入変更管理ツールの XNUMX つです。 このツールは、デジタル変更管理の大きなギャップを解決するための継続的なトレーニングも提供します。 Whatfix のインタラクティブなチュートリアル (ワークフロー) は、企業が新しいテクノロジに移行するのに役立ちます。
個別のオンボーディングおよびトレーニング プログラムを通じて、この変更管理ソリューションは、新しいテクノロジの各手順を通じて人々をガイドします。
＃2。 BMC Remedy 変更管理 9
BMC Software の Remedy Change Management 9 は、革新的な IT サービス管理 (ITSM) プラットフォームです。 この変更管理ソフトウェアは、さまざまな変更管理プロセス要求を文書化し、調整する必要がある IT 部門に適しています。
変更管理者は、このツールを使用して、要求を評価し、変更計画を作成し、実装の進捗状況を追跡できます。 このソリューションには、展開の追跡や関係者への自動通知など、新しいリリースの管理を支援するツールも含まれています。
このツールは、変更が失敗する可能性を 40% 削減できる変更管理ツールの XNUMX つです。 また、変更要求、追跡、およびリリース管理はすべてコンピューターまたは携帯電話から実行できるため、どこからでも簡単にリリースを監視できます。
＃3。 MicroFocus の StarTeam
StarTeam の変更管理ツールは、開発チームがソフトウェア配信プロセスを改善するのを支援することを目的としています。 このツールは、変革プロセス全体を通じて信頼できる唯一の情報源を提供することで、世界各地に分散したさまざまなチームを結び付けます。
制御された配布を確実にするために、開発マネージャーは共同環境を使用して、ソース コード、障害、機能、およびその他の資産に対する変更を追跡できます。 StarTeam は、ソフトウェア リリースのプロセスと規制の確立を支援する、柔軟で統合されたワークフロー エンジンへの道を開く、カスタマイズされたワークフローも備えています。
＃4。 コンパスの変更
Change Compass は、名前が示すように、変更プロセスの羅針盤として機能するクラウドベースのデータ視覚化および計画アプリケーションです。 変更プロセスを XNUMX つの場所で XNUMX つのレンズを通して見ることができます。
＃5。 ロケット・アルドン
Rocket Aldon は、市場で唯一のマルチプラットフォーム、エンドツーエンド構成、および変更管理ソフトウェアであると主張しています。 これは、変更手順を通じて開発チームを支援するために設計されました。
このプログラムの主な利点の XNUMX つは、同時に複数の人がアクセスできることです。 これにより、マネージャーは、開発ファイルに保存された構造ではなく、アプリやタスク、またはその他の認識可能な構造に基づいて変更をリアルタイムで表示できます。
Rocket Aldon は、完全なソフトウェア配信と変更管理プロセスの自動化を支援するエンタープライズ アプリケーション ライフサイクル管理 (ALM) ソリューションも提供します。
＃6。 Giva eChange Manager
Giva の Service Management Suite のコンポーネントである eChange Manager は、シンプルな ITIL 準拠のクラウド アプリケーションです。 これは、分析と KPI の適切な監視と測定を支援する強力なレポート システムを提供できる変更管理ツールの XNUMX つです。
このツールのもう XNUMX つの利点は、ポイント アンド クリックによるカスタマイズと設定により、プログラマーやコンサルタントがアプリケーションをセットアップする必要がなくなることです。
＃7。 Wrike
Wrike は、プロフェッショナル サービス ソフトウェアと呼ばれるものです。 私たちが知る限り、これはプロジェクト管理ツールです。 機能の堅牢なコレクションがあります。
Wrike は、企業がチーム全体で目標を調整して結び付け、自動化の力によって効率的なプロセスを作成し、作業の開放性と可視性を高めるのを支援します。
変更管理の 5 つの重要な要素とは?
変更管理システムで探すべきいくつかの重要な要素には、次のものがあります。
＃1。 簡単な承認プロセス
承認ステータスの問題は、シームレスな変更操作に不可欠です。 変更要求はワークフロー ステージ間で転送されるため、適切な承認チェックを実施する必要があります。 適切な変更管理ソリューションには、リクエストが論理的に送信されることを保証するグローバル承認ステータス チェックがありますが、承認を自動化するカスタム承認スクリプトを作成することもできます。
＃2。 プロセスの自動化
あるユーザーから別のユーザーに、遅延、中断、または混乱なしにプロセスを移行できる能力は、成功を変えるために重要です。 完了した内容を文書化し、次のユーザーに手順を引き継ぐために IT スタッフやサポート スタッフに頼っている場合、これは困難な場合があります。 これらのプロセスを自動化して、円滑な運用を維持し、生産性を最大化できます。
#3。 ガバナンス手段
強力な変更管理ソリューションには、ユーザーが何をしなければならないかだけでなく、いつ、どのようにそれをしなければならないかを理解するのに役立つチェックとバランスが組み込まれています。 たとえば、マネージャーは、特定の変更プロセスが実装されたときに、規制基準に関するリマインダーを設定できます。 これらのシンプルなソフトウェア変更管理ツールは、プロセスをスムーズにエラーなく実行する上で重要な役割を果たします。
#4。 データの可用性
変更操作を行うユーザーが適切なデータにアクセスできると、より効率的に操作できます。 効果的なデータ視覚化ツールは、ユーザーが変更操作を賢く効率的に管理するのを支援する上で重要です。
#5。 CAB 機能
変更諮問委員会の形成と実施を支援するツールは、ビジネス目標と技術目標を変更作業に統合するのに役立ちます。 CAB は、IT ユーザーとビジネス ユーザーを結びつけ、長期的な変更計画を作成し、予期しない変更要求に迅速に対応し、価値を最適化するための作業に優先順位を付けます。
管理を変更するための 4 つの重要事項は何ですか?
効果的な変更管理を実現するための XNUMX つの基本要素は次のとおりです。
#1 変化を認識する
変更のメリットを効果的に伝えるには、まずそれらを理解する必要があります。 では、なぜ変える必要があるのかを考えてみましょう。 また、次の質問も考慮してください。
- 変更に関する主な目標は何ですか?
- 組織にとっての変更の利点は何ですか?
- この変化は人々にどのような有益な影響を与えるでしょうか。
- この変化は人々の働き方にどのような影響を与えるでしょうか?
- 変化を成功させるために個人は何をすべきか?
また、調整しないことのマイナスの結果を考慮することも有益です。 Beckhard と Harris の Change Equation によると、変化が起こるには、古いやり方に十分な不満がなければなりません。 人々はまた、新しい方法が優れていること、そしてそこに到達するための明確な道があることを信じなければなりません.
#2 計画変更
効果的な変化は偶然には起こりません。どのような計画を立てるにしても、それは組織にとって適切なものでなければなりません。 変更プロジェクトの管理方法は、組織によって異なります。 変更手順が非常に厳格な国もあれば、よりオープンで柔軟な国もあります。
#3 変更を実装する
これまで見てきたように、変革の実行を支援するために利用できる多くの変更管理ツールと手法があります。 たとえば、コッターの 8 ステップの変更モデルは、行動に切迫感を注入して勢いをつけ、変更を支持するようにみんなを鼓舞する方法を示しています。
一方、変化曲線は、戦略を実行する際に他の人の感情を念頭に置くように促します。 これは、ショックや否定から新しい戦略への完全なコミットメントまで、組織の変化を通じて私たち全員が通過する段階を表しています。
#4 変化を伝える
コミュニケーションは、チェンジ マネジメントのゲーム チェンジャーになる可能性があります。 あなたがしたい変化は、あなたが何をしてほしいのか、そしてなぜそれをする必要があるのか を他の人が理解できるように、明白で関連性があるものでなければなりません. ただし、望ましい感情的な反応を引き出すには、適切なトーンを設定する必要もあります。
変更管理の機能
＃1。 準備状況の評価
準備状況評価は、会社の予想される変更抵抗のレベルを分析するツールです。 この時点で、組織のさまざまな要因を考慮する必要があります。 これらの要因には次のものがあります。
- 組織全体
- 組織の文化と歴史
- あなたの労働者
- あなたのサポーター
- 変更の範囲。
- これらの各特性を評価すると、特定のグループごとに影響が現れます。
＃2。 コミュニケーション計画
効果的な変化には、効果的なコミュニケーション計画が必要です。 これは、継続的に維持する必要がある変更管理計画の基礎の XNUMX つです。
一度従業員に変更を説明するだけでは不十分です。 繰り返しが不可欠です。
＃3。 スポンサーシップのロードマップ
Project Management Institute によると、プロジェクトと変更イニシアチブの成功における最も重要な成功要素は後援です。
＃4。 トレーニング
変更管理トレーニングは、最初に必要になるトレーニングです。 マネージャーは、部門内の変化を促進するために必要なことを知っている必要があります。
エンド ユーザー トレーニングは、必要な別の形式のトレーニングです。 従業員は、新しいビジネス手順に従う方法や新しい ERP システムを使用する方法について指導を受ける必要があります。 このトレーニングは、変更の影響を受ける各グループの特定のニーズに合わせて調整する必要があります。
＃5。 耐性管理
すべての従業員がすべての変更に完全に参加することを期待するのは現実的ではありません。 ほぼ確実に、不満、意見の相違、または完全な反対があるでしょう。
これが、耐性管理戦略が不可欠である理由です。 抵抗に積極的に取り組めば、プロジェクトが頓挫する可能性は低くなります。
＃6。 継続的な従業員からのフィードバック
変更が実行されたら、その進行状況を監視する必要があります。 従業員の意見は、何が機能しているか、何が混乱しているか、問題点がどこにあるかを判断するのに役立ちます。 この情報を取得したら、問題を修正するために必要なアクションを実行できます。
インプットを許可することで、あなたが従業員の経験を気にかけ、変化に対処するために必要なツールを提供することにコミットしていることを従業員に示すことができます。
まとめ
変更は困難ですが、適切な変更管理ツールと手法を選択することは必ずしも困難ではありません。
この記事で、お気に入りのソフトウェア変更管理ツールと手法を見つけていただければ幸いです。 ただし、変化の成功はツールではなく人に関するものであることを常に覚えておく必要があります。 幸運をお祈りしています！
変更管理ツールに関するよくある質問
最も効果的な変更管理ツールはどれですか?
変更管理ツールの選択は、ほぼ常に、変更のサイズや期間など、いくつかのパラメーターによって決定されます。 その結果、「最適な」変更管理ソリューションを特定することは困難です。 ただし、Wrike、JIRA、UserGuiding などのシステムは最高です。
変更管理に JIRA を使用できますか?
JIRA Service Management は、変更プロセス、特に IT が関与するプロセスを計画およびガイドするための優れたツールです。
変更管理戦略とは何ですか?
変更管理戦略は、基本的に、組織に変更を実装する前に作成される計画です。 これは、多くの状況で変更管理の最も重要な側面の XNUMX つです。
参照
- whatfix.com – 変更管理に最適な 16 の変更管理ツール (2022 年)
- ユーザーガイド.com – 変更を容易にするために必要な唯一の 6 つの変更管理ツール
- medium.com – 変更管理の 7 つの R
- サービスエイド.com – 変更管理の 5 つの重要な要素
- mindtools.com – 変更管理の XNUMX つの原則
- パノラマコンサルティング.com – 変更管理戦略の主要コンポーネント
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