ビジネスミーティングの出席者は自分のアイデアを共有し、会社が直面している困難と可能性について新たな視点を得ることができます。 目的をしっかり把握すれば、効率的に商談を運営することができます。 生産的な会議を運営する方法を学ぶと、参加者に有益な情報と洞察を提供して、効率と士気を高めることができます。 ビジネスミーティングとは何かについて詳しく知りたい方は、以下をお読みください。 商談議事録や商談議題の書き方も解説しました。 飛び込んでみましょう！
ビジネスミーティングとは？
ビジネスミーティングとは、ビジネス目的で開催される正式な議論であり、同じ部門や管理職の従業員に加え、顧客などの外部のステークホルダーも含まれる場合があります。 ビジネス会議の議題の目的は、関係者全員に、何が取り上げられるのか、また会議を成功させるためにどのように準備するのが最善であるかを理解できるようにすることです。 ビジネス会議は、プライベートオフィスだけでなく、会議室、コンベンションセンターなどの公共の場所、さらにはオンラインでも開催できます。 後で使用するために重要な会話のトピックを追跡するために、出席者はビジネス会議の議事録を作成することもあります。
ビジネスミーティングの種類
ビジネスミーティングには次の種類があります。
#1. チームビルディングミーティング
ビジネスの過程でチームは頻繁にやり取りすることがありますが、定例会議以外でチーム構築活動を組織することで、メンバー間に生じるストレスや距離を減らすことができます。 このような集まりの主な目的はチームの結束であるため、気楽で楽しいものになる傾向があります。 これは、仕事以外で同僚と知り合い、特に一部の従業員がリモートで働いている場合には、チーム内でより強い絆を築く絶好の機会です。 チームワークと信頼は、チームビルディングイベントに対するリーダーシップの意図的な準備を通じて強化できます。 例としては、チームでのランチ、外出、あまり親しくない従業員のための社内合宿などが挙げられます。
#2. 問題解決会議
問題解決会議は、特定の目標を達成することを目的とするという点で意思決定会議と似ています。 これにより、従業員間のコミュニケーションが促進され、問題の解決策を見つけたり、関連するリスクの影響を軽減する方法を特定して話し合ったりするために協力することが奨励されます。 チームが問題を事前に発見した場合、この種の会議は事前にスケジュールすることができます。また、グループの即時対応が必要な予期せぬ緊急事態の最中に会議が開催されることもあります。 チームは、最初の会議でこのような綿密な調査と準備を行った後、ソリューションが有効かどうかを判断するために、フォローアップ セッションを何度も開催する必要がある場合があります。
#3. ステータス更新ミーティング
この種の集会の参加者は、現在の進捗状況を報告することが期待されています。 チーム メンバーとリーダーは、これらの会議中に進行中のプロジェクトやキャンペーンに関する最新情報を提供できます。 チームは、週に XNUMX 回または月に XNUMX 回、ステータス更新ミーティングを開催して、各人が取り組んでいることについて最新の情報を共有し、現在のプロジェクトに関する混乱を避けることができます。 全員の生産レベルをより明確に把握することで、より効果的なタスク計画が可能になり、仕事の効率が向上します。
#4. 意思決定会議
意思決定会議の出席者は通常、会社の重役や部門長が占めます。 彼らは、拡張計画や新製品のアイデアについて話し合うなど、会社の重要な決定が行われる会議に参加します。 意思決定者は頻繁に複数回会合を開き、証拠を収集して評価し、問題に対処するためのアイデアを生み出し、行動方針を決定します。
#5. ブレーンストーミング会議
組織は、現在の製品やプロセスを変更したり、新しいものを考案したりする必要がある場合があります。 その結果、アイデアの交換や新しいアイデアの生成を促進するために会議が開催されます。 ブレーンストーミング セッションでは、個人が集まり、アイデアを共有し、モチベーションを高め、お互いの洞察を得ることができます。 チームの士気や絆を高めるのにも最適です。 報復を恐れることなく、誰もが安心して自分の考えを表現し、批判を受けられる環境を作り出すことで、会議の成功を高めることができます。
#6. 企画会議
企業では、スタッフがより効率的に働けるように、プロセスを整理し、将来の事業計画の概要を説明するための計画会議が必要です。 企業のニーズに応じて、このような会議は毎週または四半期ごとに開催される場合があります。 これにより、全員が自分の責任を最新の状態に保つことができ、計画の実行の効率が高まります。 通常、計画プロセスに関与する従業員と、会話を主導し役割を割り当てるリーダーが出席します。 キャンペーン計画、製品ロードマップの設計、イベントの準備などはすべて、よく組織された会議スケジュールから恩恵を受ける可能性のある活動の例です。
＃7。 研修会
この種の会議の主な目的は、出席者に新鮮な情報や知識を伝えることです。 通常、マネージャーやチーム リーダーなどのグループの上級メンバーが指導的役割を担い、個人またはグループに知識を伝えます。 従業員に新しい方法、アイデア、スキルを教えるために会議を開催することができます。 顧客はこれらを利用して、サービスや製品の機能に慣れることもできます。 トレーニング セッションは、スタッフ メンバーの生産性、プロ意識、士気を向上させると同時に、顧客とのより良いつながりを促進します。 製品、職場の安全、新入社員オリエンテーションなどに関するセミナーはほんの一例です。
#8. XNUMX対XNUMXのミーティング
この種の会議は参加者が XNUMX 名のみで、明確な目標があることがよくあります。 それは、パートナーとマネージャー、クライアントと営業担当者、または監督者とスタッフの間で起こる可能性があります。 これらの会議の目的は、従業員の業績について話し合うこと、面接の実施、従業員が関与した出来事の調査の実施、会社のベンダーとの販売についての話し合い、または顧客との契約についての話し合いなどです。 この種の会議には正式なビジネス会議の議題は必要ありませんが、主催者は取り上げるべき最も重要な点をメモしておきたいと考えるでしょう。
ビジネス会議議事録
ビジネス会議議事録は、ビジネス会議中に作成されるメモです。 主要な論点、採決された投票、割り当てられたタスクが強調表示されます。 また、ビジネス会議の議事録を作成する担当者が XNUMX 名割り当てられています。 彼らの責任は、行われた議論を徹底的に文書化することです。
ビジネス会議議事録の目的は何ですか?
企業会議の議事録は、過去の議論、決定、戦略計画の記録として機能します。 商談議事録は、参加者が振り返り、どのような進捗があったのかを確認するための記録となります。 ただし、出席できなかったが会議の結果を知る必要がある人は、自分で議事録を読むことができます。
ビジネス会議議事録の書き方
ビジネス会議の議事録を作成する際に従う必要がある手順は次のとおりです。
#1. 会議の日時
議事録を書き始める前の最初のステップとして、会議の日時を記録する必要があります。 当然のことのように思えるかもしれませんが、いつ議論され、何が達成され、何がまだ残されているかを記録することが重要であるため、取り上げる価値はあります。
#2. 参加者名
次に行うことは、出席者全員と、招待されたものの参加できなかった全員のリストを作成することです。 ほとんどの会議の開始時には、事前の会議議事録の承認または修正のために時間が確保されており、出席者の名前を確認し、事前の点呼を生成する機会が与えられます。 また、カレンダーの招待状を参照して、ユーザーが部屋に入室するときにリストから名前を確認します。
#3. 会議の目的
全員の利益のために、この会議の「理由」を記録し、明確にする必要があります。 会議議事録のこのセクションでは、会議の必要性とその意図する成果について徹底的に説明してください。 これは、会議に参加できなかった人や、結果を意思決定の指針として利用している人にとって特に役立ちます。
#4. 議題項目と議論されたトピック
議題の各項目について箇条書きを作成し、それを使用して会議の進行状況や、メモを取るときに行われた重要な決定事項を追跡します。 会議の議題を事前に配布すると、全員が確認し、追加し、変更を提案できるようになります。 これにより、会議中に誰もが当面の議題に不意を突かれることがなくなります。
#5. 重要な決定事項と実行項目
生産的な会議の結果、各個人にはやるべきタスクが与えられます。 議論、選択、またはアクションを正確に記録したい場合は、発生後できるだけ早く記録する必要があります。 すべてを記録するのは不可能でしょう。 強調された重要な決定、推奨事項、問題、解決策を考慮して、実行する必要がある次のステップに注意してください。 これらの教訓が失われないように、会議議事録で強調表示されていることを確認してください。
#6. 次回の会議の日付と場所
正式な会議の議事録を作成する場合は、このプロジェクトまたはトピックに関して次に予定されている会議の日時を含めます。 これにより、会議の参加者が与えられたタスクを完了するまでに必要な時間の概算が得られます。
次の会議がいつ行われるかがわかっていれば、スケジュールをより適切に整理し、最も重要な活動に集中することができます。 会議を対面で行う場合でも、オンラインで行う場合でも、どこで会議が行われるかを把握することが重要です。
＃7。 報告書に記載する書類
最後に、配布するビジネス会議の議事録に関連する裏付け資料を添付することを忘れないでください。 議論中に議論された、または使用された関連文書を含めることを検討する必要があります。 指標、主要業績評価指標、プロジェクトの更新、および/または変更はすべて、そのような文書の例です。
Zoom や Google Meet などのビデオ会議サービスを介して会議を実施する場合、チームは会議を録画するか、自動トランスクリプトを生成するのが一般的です。
ビジネス会議の議題
会議中に行われるイベントの概要が議題に記載されています。 これには、主題、目的、スケジュール、指定された講演者、補助資料、および論点が含まれる可能性があります。 通常、会議の前に、出席者には事前に確認する議題が与えられます。 会議の代わりに非同期通信の使用を検討したことがある場合は、アジェンダの作成プロセスを確認する必要があります。 会議の議題は会議中だけでなく、会議が終了した後も役立ちます。
ビジネスミーティングの議題の書き方
有意義なビジネス会議の議題を作成するには、次の手順に従う必要があります。
#1. XNUMX つのテーマに集中する
会議の計画を立てる前に、会議の目標を必ず確認してください。 どこに行きたいと思っていますか？ 今日は何の目的で召集されますか? 収集のパラメータを設定します。 会議の出席者は、会議のテーマと目的について事前に通知されると、より準備が整います。 ただし、この会議を通じて達成したいことは、目標で概説する必要があります。
#2. トピックを決める
会議での時間を無駄にしないようにするには、チーム、取締役会、委員会、またはその他の影響力のある役職にある人が何か取り上げたいことがないか確認することをお勧めします。 全員に発言権を与えることで、誰も自分の意見を他の人よりも優先する必要がなくなります。 関係者、目標、開催する会議の種類について収集した情報に基づいてトピックのリストを作成し、会議の準備をします。 会議の目的と議論すべき問題が一致していることを確認してください。
#3. 各トピックに制限時間とリーダーを設定する
物事を順調に進める最善の方法は、各問題について話し合うために特定の時間を割り当てることです。 会議の主催者自身がディスカッションを司会するつもりがない場合は、トピックごとにリーダーを選ぶ必要があります。 特定の議題項目の担当者は、会議を正しい方向に導き、必要な資料 (スライドなど) を提示し、割り当てられた時間枠内で議論を続けることが期待されます。
#4. 必要書類を検討する
会議に持っていく必要があるものすべてのリストを作成します。 このような資料の例としては、プレゼンテーションのスライド、データ、プロジェクト情報、テスト結果、ワイヤーフレーム、プロトタイプ、出席簿、前回の会議の議事録などがあります。 チームの適切な担当者にこれらの資料を会議に持参する必要がある場合は、必ずその旨を伝え、議題に書き込んでください。
#5. ディスカッションと概要の時間を確保する
議題の最後に簡単な要約と円卓会議をスケジュールします。 会議が予定より遅れている場合、最後に質問する時間が必要になる場合があります。 何かを達成しようとしている場合、会議の資料をもう一度見直すのも悪くありません。 毎週の会議の主催者は、これにそれほど多くの時間を必要としないかもしれません。 会議のハイライトをわずか XNUMX 分でレビューするのが一般的です。 ただし、これが月例会議である場合、またはトピックが新しい場合は、まとめのために XNUMX ～ XNUMX 分を確保する必要があります。
ビジネスミーティングの進め方
ビジネスミーティングをどのように行うかによって、ビジネスミーティングの成功が決まります。 有意義なビジネス会議を開催するには、次の点に注意する必要があります。
#1. 目的を特定する
議題に入る前に、なぜ会議を開催するのかを確認してください。 会議の目的と取り上げたい主要なトピックを決定します。 招待状を送る前に、誰を招待したいのか、そしてなぜその人を招待したいのかを考えてください。 会議の目標と目的が事前に明確に定義されている場合、会議は成功する可能性が高くなります。
#2. 参加者を招待する
会議の目的を確立した後、誰を会議に招待するかを決定します。 できるだけ多くの人に対応するには、いつ、どこで会えるかを考えてください。 すでに計画されているセッションをスケジュールしないように、他の企業会議のカレンダーを確認してください。 電子メールの招待および承認/拒否機能を使用すると、人々を会議に集めて応答を得ることが簡単になります。
#3. 材料を準備する
会議の前に、議論を開始するアイテムを準備しておくと役立ちます。 スライドを使用してプレゼンテーションを作成したり、資料に付随するメモの下書きを作成したりすることができます。 聴衆の前でプレゼンテーションをするときに快適に感じたい場合は、声を出して練習すると効果的です。 アジェンダは、プレゼンテーションに加えて会議の方向性を決定するのにも役立ちます。
#4. スペースを整理する
当日は集合場所を準備します。 全員が快適に座れる場所を確保してください。 使用する予定のプロジェクターやビデオ会議機器が適切にセットアップされ、会議の前に使用できる状態になっていることを確認してください。 出席者が理解できるように、会議の議題やプレゼンテーションのコピーを印刷することをお勧めします。
#5. 会議を開始する
出席者が直接の従業員ではない場合は、適切に自己紹介をして会議を始めるのが礼儀です。 これまでお互いに面識のなかった人は、自己紹介をする必要があります。 会議中に誰かにメモを取ってもらい、後でグループの他のメンバーと共有すると便利です。 ビジネスミーティングの形式とプレゼンテーションで取り上げる予定のトピックを紹介します。
#6. プレゼンテーションを締めくくる
時間が非常に重要であることを念頭に置いて、プレゼンテーションを終了します。 はっきりと話し、ジェスチャーや表情などの非言語的手がかりを使用して、聞き手の注意を引きつけます。 集会の性質に応じて、資料を提供しながら参加者が自分の考えを共有したり、会議の終わりに向けてより深いディスカッションの時間を節約したりできます。 プレゼンテーションが終了した後、会議のトピックについて質問やコメントをする時間を設けてください。
＃7。 行動喚起で終わる
会議は、一連の議論の後に今後のステップを要約して締めくくるのが最適です。 彼らがあなたの期待に応えられるように、あなたが彼らに何をしてもらいたいのかを明確にしてください。 会議の最後に、予定を中断して出席してくれた出席者全員に感謝の意を表します。 あなたの感謝の結果、彼らはより大切にされ、尊敬されていると感じるかもしれません。
#8. 参加者へのフォローアップ
あなたが指名した指定の記録担当者から会議の議事録を入手します。 このデータを入手したら、会議の他の参加者と共有する必要があります。 会議の概要を出席者に送信して、何が議論されたか、またどのようなフォローアップが期待されているかについての記憶を新たにすることができます。 電子メールは、会議をフォローアップし、物事の進み具合を確認し、価値があるかどうかを評価するのに便利な方法です。
ビジネスミーティングのベストプラクティス
ビジネス会議のベスト プラクティスは次のとおりです。
＃1。 ふさわしい服装
会議で良い印象を与えるために、企業の服装規定を見直すことを検討してください。 会議の出席者は、あなたの服装に基づいて、あなたの尊敬のレベルを察知します。
#2. 速やかに行動する
あなたが会議の運営責任者であっても、単なる参加者であっても、早めに会議に到着することで、準備に多くの時間を費やすことができます。 この時間帯は、全員が落ち着いて挨拶をし、目の前の仕事に取り組むことができます。
#3. 積極的に聞く
他の人が話しているときに注意を払い、彼らの考えやアイデアを大切にしていることを示します。 目を合わせたり、同意してうなずいたり、メモを取ったりすることはすべて、積極的な傾聴の例です。
#4. 電話を置いて
状況に応じて、携帯電話をサイレントモードまたは機内モードにした方が良い場合があります。 これにより、注意力が散漫になることなく、目の前の会議に集中することができます。
#5. 全員が到着するまで辛抱強く待ってください
会議を開催するときは、全員が集まるのを待ってから始めるのが礼儀です。 また、すべての出席者が同じ情報を入手し、会議の目的について同じ認識を持っていることを確認します。
#6. 他の人が自分の意見を言えるようにする
会議では全員が自分の考えを発言する機会を必ず確保してください。 全員に討論を公開し、意見を共有してもらうと、彼らの知識と洞察力を尊重していることを示すことができます。
ビジネスミーティングの重要性とは何ですか?
会議はビジネスを成功させるために不可欠な部分です。 これは、会社が目的を達成するために実行する手順を監視するのに役立ちます。 これは、全員の認識を統一し、新しいアイデアを生み出し、対立を解決し、合意に達し、仲間意識を育むための優れたツールです。
ビジネスマナーの4つの基本とは？
- コミュニケーションスタイル
- 服装と外見
- テクノロジー
- 社会的状況
ビジネスミーティングの 4 つの主な目的は何ですか?
- 新しいプロジェクトを開始します。
- プロジェクト/チームのステータスと目標を調整します。
- ブレインストーム
- 決定する。
- 情報共有。
- 新しいチームメンバーやクライアントを紹介します。
- プロジェクトを評価する (そして次回何をすべきかを考える)
ビジネス会議でしてはいけないことは何ですか?
- 不必要な会議。
- パーソナルになる。
- 時間浪費。
- それを翼にします。
- 対決。
- 離脱。
- フォローアップしていない。
最終的な考え
ビジネスミーティングは、専門家が集まって話し合ったり、調整をしたり、グループの成功を祝ったりする集まりです。 企業の役員と従業員、企業の代表者と顧客、部門のリーダーとそのチームはすべて、社内会議の出席者となる可能性があります。 しかし、多くの企業や団体は現在、オフィスではなく、何らかの会議テクノロジーやソフトウェアを使用してオンラインで会議を開催しています。
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参考文献
