最近では、ほとんどの人が電子メール、テキスト メッセージ、ソーシャル メディアなどの電子的手段を使用して互いに会話しています。 時間をかけて紙にペンを書き、ビジネス レターが標準的なスタイルに従っていることを確認することは、古風に思えるかもしれませんが、起業家にとってこれまで以上に重要です。 よく書かれたビジネス レターは、誰かにレポートを読むように勧める場合でも、潜在的な顧客に自己紹介する場合でも、感謝の気持ちを示す場合でも、あなたの主張を伝えるのに役立ちます。 書面による手紙は、中小企業の経営者のコミュニケーション戦略にとって依然として不可欠です。 この記事では、ビジネスレターの書き方を紹介します。
ビジネスレターとは？
ビジネスレターは、プロの口調で書かれ、ある会社から別の会社に送られる正式な手紙です。 これらの手紙は、クライアント、従業員、利害関係者、および他の人々との専門的なコミュニケーションに使用できます。 個人の方もご利用いただけます。
よく書かれたビジネス レターは、潜在的なクライアントに製品について知らせる場合でも、別の企業と提携する場合でも、誰かにイベントに参加するよう促す場合でも、感謝のメッセージを伝える場合でも、目立つことがあります。 ただし、ビジネスレターを書くことは、プロ意識と洗練の表れです。 それでも、手紙で伝えられる概念に慣れていない場合は、骨の折れる作業になる可能性があります。
実際、ビジネスレターのアイデアそのものが、時代遅れで異質な印象を与えるかもしれません。
エレガントなレターヘッドと無地の白い封筒をまだ使っている人がいるかどうか疑問に思うかもしれません. おそらく、それは過去のものにすぎません。
さらに、伝統的な手紙の書き方が、今日のビジネス界でも重要な役割を果たしていることは否定できません。 調査によると、オフィス ワーカーは毎日平均 100 通のメールを受け取ります。
これは、メールの受信トレイではなくメールボックスに手紙を送信すると、手紙が読まれる可能性が高くなることを示しています。 よく書かれたビジネス レターは、潜在的なクライアントに製品について知らせようとしている場合でも、別の会社と提携している場合でも、誰かにイベントに参加するよう促したり、単に感謝の気持ちを伝えようとしている場合でも、群衆から目立つようにするのに役立ちます。
種類は何ですか ビジネスレター？
ビジネス通信、または「ビジネスレター」は一般的です。 それらは、外部関係者とのやり取りを理解し、文書化する組織の能力を促進します。 通常、企業は他の企業に手紙を送ります。 ただし、顧客または仕入先に配送することもできます。 会社の XNUMX 日は、さまざまなスタイルのビジネス レターを書くことでいっぱいです。
ビジネスレターは通常、明確で読みやすいように標準的な形式に従います。 上手にコミュニケーションを取り、プロフェッショナルな外見を維持したい場合は、このフレームワークを知って従う必要があります。 企業の評判は、企業が発信するあらゆる種類のコミュニケーションに反映されます。 そのため、ビジネスレターが適切に準備されていることを確認する必要があります。 ビジネスレターの種類は次のとおりです。
＃1。 セールスレター
セールス レターは、最も典型的なビジネス レターのスタイルであると言っても過言ではありません。 これらの手紙のポイントは、その人にあなたのビジネスについて伝え、何かをするように勧めることです.
このため、セールスレターの最初の行は、影響を与えるために非常に重要です。 強い主張をしたり、関連する統計を参照したりできます。 ほとんどの場合、セールス レターは、製品やサービスを使用したことがない人にその製品やサービスを紹介するものです。 したがって、ビジネスレターの正しいフォーマットに従うことが重要です。
セールスレターを作成する際に考慮すべき要素:
- 魅力的な最初の段落を作成します。
- 顧客に期待することを説明する説得力のある行動を促すフレーズを入れます。
- 簡潔さと明確さを維持します。
＃2。 推薦状
推薦状は、専門家が別の専門家について、彼らのスキルと労働倫理を確認するために書いたものです。 この手紙はリファレンスレターとしても知られています。 推薦状は、誰かが就職したり、大学に入学したり、別の職業上の機会を考慮したりするのに役立ちます。
以下は、強力な推薦状の構成要素です。
- 提案の妥当性: 著者の信頼性を確立するために、推薦状には、著者と申請者との関係を詳述する必要があります。 推薦状は通常、同僚、監督者、メンター、インストラクターなど、候補者をよく知っている人によって書かれます。
- 申請者のスキルの審査: 通常、推薦自体が手紙の大部分を占め、候補者の資格、個人的な資質、キャリアの願望、および目前の役職への適合性に関する具体的な詳細を提供します。 そのため、ここに示されている専門家の資格が、推奨される職位または学習コースに直接適用されることが重要です。
- 例: 著者は、一緒に仕事をしている間に候補者が示した能力の具体例を示す必要があります。 このデータから、候補者が同僚や以前の雇用主に与える良い影響についての洞察を得ることができます。
- 要約と結論: 推薦状の最後の段落では、候補者の資格を再度述べ、読者に執筆者の連絡先情報を提供する必要があります。
＃3。 苦情の手紙
このタイプのビジネスレターは、名前が示すように、サービスや商品に対する不満を表しています。 質の悪いサービスや製品について話していると、感情に流されがちです。 苦情の手紙は専門的かつ明確に書かれるべきです。 手紙を目立たせて、受取人が前向きに反応しやすいようにしたいので、必ずこれを行ってください.
さらに、手紙の中で相手に共感を示すと、受取人はあなたを支援する傾向が強くなります。
効果的な苦情の手紙を作成するためのヒント:
- 手紙を書くときは、最終結果に集中してください。
- しっかりと、しかし丁寧に話してください。
- 売っているものに注意してください。 手紙を書き手を攻撃するためのプラットフォームとして使用しないでください。
- 相手に同情することで、あなたの懸念をより早く解決できるかもしれません。
＃4。 退職届
現在の仕事を辞めたい場合は、雇用主に書面で通知するのが礼儀です。 口頭での退職通知を受け入れる企業もありますが、ほとんどの企業は、退職の証拠としてビジネスレターを書いて送付することを求めています。
退職届でよく言われるのは以下の項目です。
- 退職理由の説明: この手紙の最初の段落で、会社からの退職を正式に述べてください。
- 退職理由: 状況によっては、退職理由を雇用主に知らせることができます。 新しい仕事に就いたり、学校に戻ったり、どこかに引っ越したりすることはすべて例です。
- 日付: 雇用の終了日と手紙の配達日を明確に記載してください。 あなたがこの行動をとれば、あなたの会社はあなたの退職をより適切に計画し、代わりの人を見つけることができます。
- 感謝の気持ち: XNUMX つのオプションは、仕事で得られた経験と知識に対して以前の雇用主に感謝の意を表すことです。 これは、将来、雇用主からの紹介が必要になったときに役立つプロフェッショナリズムの行為です。
＃5。 謝罪の手紙
人間はビジネスを運営する責任があり、人間は間違いを犯します。 このエラーを認識して修正することは、会社の将来の成功にとって不可欠です。 「私は間違っていた」と言って、手紙の最初の動きをしてください。 次に、心から謝罪し、将来のエラーを防ぐためにあなたのビジネスが何をするかを説明してください. 手紙の最後に、許しを求める言葉を繰り返します。
謝罪文を作成するときは、次の点に注意してください。
- あなたの欠点を認めてください。
- 謝罪の手紙を送ることに加えて、直接償いをすることを検討する必要があります。
- 手紙には心からの遺憾の意を込めるべきです。
- 実装される変更または変更を指定します。
＃6。 終了書
解雇通知書は、従業員の雇用を終了するための適切かつ効率的な手段です。 「解約通知書」は、離職票、雇用終了通知、契約終了通知などの通知書の総称です。
退職届を書くときは、次のことを忘れずに書いてください。
- 退職日の通知: この時点で、従業員に退職の通知と有効な退職日を提供する必要があります。 これにより、誤解を避けることができ、従業員が解雇の準備をする時間を確保できます。
- 解雇理由: 従業員の非自発的解雇の正当な理由を明確かつ真実に保つことで、誤解を避けてください。 可能な場合は、主張を裏付ける例を提供してください。
- 報酬と将来の福利厚生: 次に、退職金や退職時に受け取るその他の福利厚生について説明します。 これには、給与、休暇補償、または期日が来ているが受け取っていないその他の福利厚生が含まれる場合があります。 医療、生命保険、退職金の口座もどうなるかを知らせてください。 機密保持契約や、報酬や福利厚生の支払いに影響を与える可能性のあるその他の書類など、オンボーディング プロセス中に署名した契約があることを思い出させてください。
- 次のステップ: 最後に、従業員の次のステップを詳しく説明してください。 携帯電話、ラップトップ、鍵、ID バッジ、駐車券などの会社の所有物については、返却する必要があることを従業員に通知します。 次に、給与、福利厚生、または手紙自体についてさらに懸念がある場合は、人事担当者に連絡する方法を知っていることを確認してください。
ビジネスレターのフォーマット
仕事の過程で遭遇する可能性のあるさまざまなビジネス文書があります。 カバー レター、推薦状、およびその間にあるすべてのものは、よく書かれたビジネス レターの恩恵を受けることができます。 より説得力のある文章を書きたい場合は、ビジネス レターの構造と形式について学ぶことが役立ちます。 以下はビジネスレターのフォーマットです。
＃1。 あなたの連絡先情報
標準的なビジネス レターの形式には、送信者の住所が上部に含まれます。 レターヘッドを使用しない場合は、住所を手紙の XNUMX 行目の日付の上に記載する必要があります。 手紙を適切に閉じたい場合は、送信者の名前とタイトルがすでに結論になっています。 番地、都市、郵便番号のみが必要です。 連絡先の詳細を表示する方法の例を次に示します。
＃2。 日付
手紙が書かれた日付は、日付行に含まれています。 ただし、手紙を書くのに数日かかる場合は、最終的に完成した日付を日付行に含めてください。 アメリカの企業と通信するときは、アメリカの日付形式を使用してください。 (米国では、日付を書き出すときに月が最初に来ます。たとえば、2001 年 XNUMX 月 XNUMX 日です。)
さらに、ページの上から XNUMX インチ下に、日付を書き留めます。 使用しているレター形式に応じて、日付またはタブをページの中央に左寄せして入力します。 後者の場合、送信者の住所はレターヘッドで右寄せにする必要があります。
＃3。 受取人の住所と電話番号
ビジネスレターの日付の後に空白を入れる必要があります. 宛先の詳細は、新しい行に入力する必要があります。 データを表示するには、次のサンプル形式を使用します。
[名]、[姓]、[認定または学位]の注意のために、
[電話番号]、[メールアドレス]、[都市]、[州]、[郵便番号] でご連絡いただけます。
＃4。 開会の挨拶
内部アドレスと同じ氏名と役職を含めます。 受信者をよく知っていて、通常はその名前で呼ぶ場合は、名前のみを使用します (たとえば、「Dear Mary」)。 それ以外の場合はすべて、コロンで区切られた個人の肩書きと姓/姓を使用します。 挨拶の後、一行飛ばします。
その人の性別がわからない場合は、役職の後に名前を言うなど、中立的な挨拶を使用します。 相手の性別がわからない場合は、フルネームで挨拶することもできます。
＃5。 体
ブロック形式または修正ブロック形式を使用している場合は、文字全体をシングルスペースにし、段落を左に揃えます。 各段落の間に空白行を入れる必要があります。 ビジネスレターを作成する際は、簡潔にする必要があることに注意してください。 温かい挨拶から始めて、最初の段落で主なポイントを直接述べることを考えてみてください。 次の段落では、主な議論が非常に重要である理由を説明し始める必要があります。 文脈と証拠を提供することにより、次の段落で正当化を続けます。 最後の段落では、手紙の目的をもう一度述べ、場合によっては何かを尋ねるべきです。
＃6。 閉会の挨拶
手紙の本文の後に、空白の段落を残して、適切な結びの挨拶を選ぶのが一般的です。 ビジネスレターを締めくくるときに使用する典型的な挨拶は次のとおりです。
- 真心を込めて
- 心から
- 粛白
- 敬具
- ありがとうございました
- 敬具。
＃7。 エンクロージャー
署名欄の下に「同封物」と書かれた行を入れて、手紙にレジュメなどの追加資料が添付されていることを受信者に知らせます。 別の方法として、個々の紙に名前を付けて封筒の内容を示す方法があります。 たとえば、大量の論文を送信し、受信者がそれらをすべて読んでいることを確認したい場合は、それらの名前のリストを提供することをお勧めします。 また、読んでください サポートの手紙: サポートの手紙の書き方.
ビジネスレターの構成要素は何ですか?
多くの異なる種類のレターにはフォーマット要件があり、内容も異なりますが、ほとんどのビジネス レターには共通の要素がいくつかあります。 ビジネスレターの一部をご紹介します。
- お問い合わせ先
- 件名
- あいさつ・あいさつ
- 概要
- 詳細情報
- まとめ
- 署名。
ビジネスレターの書き方
しかし、手紙は依然としてビジネス部門における重要なコミュニケーション手段です。 印象的なカバーレターを書くことは、あなたが採用されるのに役立ちます。 また、会社のイベントで誰かに講演してもらうには、魅力的な提案が必要です。
専門家は、よく書かれたビジネス レターの重要性を理解していないことがよくあります。 このため、大多数の個人は単純なものを作成することさえできません. ビジネスレターの書き方のポイントは以下の通りです。
- 日付、受取人の名前、会社、住所を含めます。
- 「Dear」などの正式な挨拶を使用すると、自分自身と自分の仕事を真剣に受け止めていることを示します。
- 魅力的な序文を作成します。
- 手紙の本文に書いている理由を説明してください。
- あなたのメッセージは、何らかの行動を求める明確な要求で締めくくる必要があります。
- プロフェッショナリズムを示すために、「Sincerely」などのフォーマルな終わり方を使用します。
- 手紙に物理的に署名してください。
- 氏名、住所、電話番号、電子メール アドレスなどの連絡先情報を入力します。
ビジネスレターの主な目的は何ですか？
ビジネスレターは通常、情報を伝えたり、指示を出したり、質問したり、要求したり、支払いを返したり、注文を出したり、アドバイスをしたり、訂正したり、新しい質問をしたりするために使用されます. 要約すると、ビジネス レターは主に以下の目的で使用されます。 正式なビジネス レターの主な目的は、会社の業務に関連する情報を提供することです。
まとめ
この記事では、プロのビジネスレターを作成するための詳細を学びます. 多くの種類のビジネスレターとそれらを書くためのさまざまなフォーマットを学ぶと、必要なときにいつでもプロの手紙を作成できるようになります. ビジネスレターの標準的なフォーマットを学べば、プロの手紙を書くのは簡単です。
これで、さまざまな種類のビジネス レターを作成する必要がある場合がわかります。 この場合、あなたの習字を有効に活用することができます。
ビジネスレターに関するよくある質問
ビジネスレターの目的は何ですか？
- 取引を完了する
- 需要の創出
- 事業の拡大
- 関係の確立
- 問題解決
ビジネスレターを定義する特徴は?
- この期間はごくわずかです。
- 要点です。 それはそのポイントを非常に明白にし、読者からのさらなる行動を促す.
- 礼儀を示しています。
- 曲調は全体的にやや重め。
- エラーはありません。
では、なぜビジネスレターが必要なのですか?
ビジネスレターを書く目的は、受信者に情報を要求したり行動を起こしたり、業者に注文したり、受信者の誤解を正したり、即座に対応したり、違反に対する反省を表明したり、善意を表明したりするなど、さまざまです。
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