企業はオフィス管理ソフトウェアを使用して、スタッフの時間とリソースをより効果的に使用して業務を合理化できます。 また、手作業による記録管理の必要性がなくなるため、事務処理も軽減されます。 オフィス管理ソフトウェアを使用する企業は、急速に進化する技術トレンドに対応しながら、組織化と生産性を維持できます。 さまざまな規模の企業がタスクを自動化し、ビジネスの生産性と効率レベルをさらに向上させるために使用できるオフィス管理ソフトウェアがいくつかあります。 オフィス管理ソフトウェアの詳細については、以下をお読みください。
オフィス管理ソフトウェア
オフィス管理ソフトウェアと呼ばれるコンピューター プログラムの一種は、企業や組織の日常業務の管理を支援するために作成されています。 通常、ユーザーがドキュメントを保存してアクセスしたり、レポートを作成したり、顧客情報を監視したりできる機能が備わっています。 企業はさまざまなソフトウェアを使用して、日々の反復的なタスクを自動化し、職場でのその他の活動を合理化します。 このようなソフトウェアは、オフィス管理ソフトウェアまたはツールと呼ばれます。
Mailchimp と呼ばれるマーケティング オートメーションおよび電子メール マーケティング プラットフォームを使用すると、企業は顧客と対話し、顧客データを管理し、ブランドを開発できます。 電子メール マーケティングや視聴者分析などのさまざまなツールを提供します。
中小企業は会計プログラム Quickbooks を頻繁に利用しています。 請求書発行、簿記、給与計算、税金の準備はすべて、金融取引の意図された管理の一部です。
オフィス管理ツールを使用することの重要性
#1. 自動化されたプロセス
オフィス管理ツールを使用すると、データ入力、請求書の作成、文書ファイリングなど、手作業が必要となるいくつかの管理タスクを自動化できます。 優れたオフィス管理ソフトウェアは、毎日の反復的なタスクの自動化に役立ち、職場の効率と生産性の向上につながります。
＃2。 効率の向上
オフィス管理ソフトウェア ソリューションは、タスクの自動化やワークフロー調整などの最先端の機能を利用することで、手動プロセスでは到底太刀打ちできない方法で業務効率を大幅に向上させることができます。 さらに、日常業務の透明性が高まるため、管理者はプロジェクトの進捗状況を長期にわたってより適切に監視できるようになります。 これにより、必要に応じて、従業員と請負業者の両方が担当する各プロジェクトまたはジョブのコスト削減と品質管理の観点から、パフォーマンスの成果が向上します。
#3. 安全なデータストレージと簡単なアクセス
すべての重要なドキュメント/ファイルを電子的に「すぐに」整理できるようにする代わりに、さまざまなデバイスから簡単にアクセスできるデータ ストレージのオプションが多数あります。 これにより、物理的なファイル キャビネットなどでオフライン情報を検索するのにかかる時間が短縮されます。
オフィス管理用アプリはどのような機能を提供しますか?
＃1。 スケジューリング
効果的なスケジュールを立てることで、すべての従業員が必要なときに必要なリソースにアクセスできることが保証されます。 締め切りやその他の義務があると、全員が仕事に取り組むことができます。
#2. 文書ファイリング/記録管理
このシステムは、財務記録、顧客注文、顧客データ、法的文書などのオフィス関連情報を、権限のある担当者が必要なときに簡単にアクセスできるように論理グループに分類するのに役立ちます。
＃3。 セキュリティ対策
組織のネットワーク インフラストラクチャの一部として、機密データへのアクセスを制限し、誤用や不正な変更の可能性からデータを保護するセキュリティ プロトコルを実装する必要があります。
＃4。 管理タスク
オフィスのスムーズな日常業務は、時間の経過とともにワークフローの軌道に影響を与える可能性のある人員や業務の大幅な変更を追跡しながら、データベースを定期的に更新するなどの日常的な管理タスクを作成することによって保証されます。
#5. 人事管理 (HRM)
業務全体をより合理化するために、HRM は各部門が従業員の勤怠管理、給与処理、レビュー手順を一貫して管理できるように支援します。
#6. 時間管理戦略
このシステムは、チーム メンバー間で効率的な時間管理手法を促進することで、スタッフ メンバーがあらかじめ決められた勤務時間内に割り当てられたタスクに熱心に取り組み続けるよう動機づけることができます。
最高のオフィス管理ソフトウェア
＃1。 Trello
カードを使用してタスクを整理し、優先順位を付けるのは、有名なプロジェクト管理ツールである Trello の仕組みです。 シンプルで使いやすいため、プロジェクト管理ソフトウェアに慣れていないチームにとっては最適な選択肢です。
主な機能
- ボード: この機能を利用すると、ユーザーはタスク、メモ、画像、ファイル、さらには他の統合アプリからの情報を含むカードからボードを構築することで、プロジェクトを作成および管理できます。
- コラボレーション: さまざまなメンバーにさまざまな役割 (ゲスト ユーザーまたは完全な編集権限) を割り当てることで、組織化された状態を維持しながら、複数のユーザーがボード上で同時にまたは個別に共同作業できるようになります。
- 通知: Trello は、タスクの期日や締め切りが近づいたときにユーザーにメールで通知するため、ユーザーはプロジェクト管理ワークフローを簡単に把握できます。
価格（英語）:
- 無料 $0/月
- 標準$ 5 /月
- プレミアム$ 10 /月
- エンタープライズ $17.50/月
＃2。 アサナ
タスク管理、チームコラボレーション、プロジェクト追跡は、完全なプロジェクト管理ツールである Asana で利用できる数多くの機能のほんの一部です。 プロジェクトに対する高度なカスタマイズと制御が必要なチームは、これを使用する必要があります。 このクラウドベースのアプリケーションのユーザーは、ワークスペースを設定し、タスクを割り当て、期限を設定し、単一のプラットフォームからプロジェクトで共同作業することができます。
主な特長：
- タスク管理: Asana を使用すると、期日、メモ、サブタスク、タグなどを使用してタスクを作成、割り当て、追跡できるため、プロジェクトの進捗状況を誰もが確認できるようになります。 （盗作）
- ワークフローの自動化: ユーザーは、Asana の既存のワークフロー自動化機能を使用して、時間のかかるタスクや、多数のチームや部門が関与する複雑なワークフローを自動化することで時間を節約できます。
- プロジェクト追跡: Asana を使用すると、ユーザーはカスタム ダッシュボードとレポート ツールを使用して、プロジェクトの構想から完了までシームレスに追跡できるようになり、プロセス全体を完全に制御できます。
価格（英語）:
- 基本$ 0 /月
- プレミアム$ 10.99 /月
- ビジネス $24.99/月
＃3。 月曜日.com
ユーザーは、ドラッグ アンド ドロップ インターフェイスを備えたビジュアル プロジェクト管理ツールである Monday.com を利用して、タスクと期限を管理できます。 高度にカスタマイズ可能であり、さまざまな統合が提供されるため、さまざまなツールを利用するチームにとって優れた選択肢です。
機能の中には、ナレッジ ベース、テンプレート、タイムライン、自動化可能なダッシュボード、ガント チャート、カンバン ボード、テンプレート、iOS および Android 用のモバイル アプリなどがあります。
Salesforce、DocuSign、Dropbox、Google Suite、LinkedIn、Microsoft Teams、Slack、Zendesk、Zoom、Adobe Creative Cloud など、いくつかのサービスが統合されています。
価格（英語）:
- 14 日間の試用期間とフリーミアム プランが利用可能です。
- ユーザーあたり月額 8 ドルから (毎年請求、最低 3 シート)
＃4。 スラック
これは、中小企業と大企業の両方にとって最高のオフィス管理ソフトウェアの XNUMX つです。 Slack は、チームがリアルタイムでコミュニケーションし、ファイルを共有し、他のアプリと統合できるようにするメッセージングおよびコラボレーション プラットフォームです。
主な機能:
- オンライン コラボレーション: インスタント メッセージング、ファイル共有、ビデオ通話や音声通話、投票、アンケートなどのツールを使用すると、Slack を使用すると、チームがリモートで作業しながらリアルタイムでコラボレーションできるようになります。
- タスク管理: プラットフォームを通じて、チーム メンバーはタスクを直接委任し、ガント チャートやカンバン ボードなどの組み込みのプロジェクト管理ツールを使用して進捗状況を監視できます。
- 検索とナビゲーション ツール: ユーザーは、自由に使える強力な検索ツールのおかげで、Slack チャネル内のメッセージを迅速かつ簡単に見つけることができ、重要な更新を見逃すことがなくなります。
価格：
- 無料 $0/月
- プロ$ 7.25 /月
- ビジネス+ $12.50/月
- Enterprise Grid のカスタム料金/月
＃5。 チーム
Microsoft Teams と呼ばれるコミュニケーションとチームワークのためのプラットフォームには、ビデオ会議、インスタント メッセージング、ファイル共有、他の Microsoft Office アプリケーションとの統合などの機能が含まれています。
機能の XNUMX つはコミュニケーションです。他のプログラムとは異なり、Microsoft Teams は、チャット、画面共有、ビデオおよび音声会議、ファイル共有など、対話とチームワークの多くの手段を提供します。
タスク管理: Microsoft Teams にはタスクを管理するための機能があります。 オフィスを管理し、タスクが時間通りに完了するようにすることは、これによる恩恵を受けます。
＃6。 Google Meet
Google Meet と呼ばれるビデオ会議用のプラットフォームは、優れた音声とビデオ、画面共有、他の Google アプリとの互換性を提供します。 Google Meet の最も優れた点は、追加のソフトウェアをダウンロードしてインストールする必要がなく、ブラウザから直接使用できることです。 Google Meet の使用を開始するために必要なのは、Google アカウントだけです。
プレゼンテーションやデスクトップを同僚や顧客に送信したり、最大 100,000 人にライブ ストリーミングしたりするために使用できます。
#7。 タスクワールド
これは、あらゆる規模のグループや組織がタスク、プロジェクト、コミュニケーションを XNUMX か所で簡単に整理できるようにするオフィス管理プログラムです。 これらの機能に加えて、このソフトウェアは、タスクの作成、チームメンバーへの割り当て、期日と優先順位の設定、タスクの進行状況の監視などのタスク管理を支援する機能も提供します。
さらに、管理者はユーザーを制御できるため、ユーザーをプロジェクト チームまたは部門にすばやく分割できます。 ユーザーフレンドリーなレイアウトと強力なツールの広範なコレクションのおかげで、Taskworld は小売店からソフトウェア開発会社まで、さまざまな業界のプロジェクト管理に最適なオプションです。
主な機能:
- タスク スケジューリング: TaskWorld オフィス管理ソフトウェアは、タスクの手配、期日の割り当て、チーム メンバーへの通知、個人または集団の進捗状況の追跡に使用できる効果的なタスク スケジューリング機能を提供します。
- プロジェクトの監視とレポート: ユーザーは、重要なマイルストーン、各プロジェクト タスクに関連する予算予測と実績、およびチーム メンバーのパフォーマンス指標 (作業時間あたりの作業時間など) を追跡するのに最適な、簡単に表示できるダッシュボードからプロジェクトのパフォーマンスをリアルタイムで監視できます。時間が経つと月。
- コラボレーション機能: このソフトウェアにすでに組み込まれている安全なチャット プラットフォームにより、あらゆる規模のチームの生産性が向上します。 ユーザーは、単一のプラットフォーム上でプロジェクトで簡単に共同作業したり、アイデアについて話したり、フィードバックを共有したりできます。
- ワークフローと承認の自動化: ワークフローの承認が自動化されることで、データ プロセスがより効率化されます。 関係者がリクエストを迅速かつデジタル的に送信できるようにすることで、文書の承認、変更命令、その他の内部プロセス項目をすべて XNUMX つの集中プラットフォーム内で行うことがこれまでより簡単になります。
価格：
- 無料 $0/月
- プレミアム$ 8 /月
- ビジネス $15/月
- エンタープライズコンタクト売上/月
#8。 Googleワークスペース
Google Workspace は、生産性とチームワークを促進するオフィス管理ツールです。 これには、企業がコミュニケーション、ファイル、プロジェクトをより効果的に管理するのに役立ついくつかのツールが含まれています。
主な機能:
- Google Workspace には、メール用の Gmail、ビデオ会議用の Google Meet、インスタント メッセージングやグループ チャット用の Google Chat など、さまざまなコミュニケーション ツールが含まれています。
- オンラインのドキュメント共有およびコラボレーション ツール: Google Workspace の機能である Google ドライブを使用すると、ユーザーはドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを保存、共有し、共同作業することができます。
- Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどの創造性のためのツール
#9。 Expensify
領収書のスキャンやクレジット カードのインポートなど、Expensify の賢い機能のおかげでコスト管理の自動化が可能です。 経費とオフィスをクラウドで管理するためのこのソフトウェアは、企業のコスト報告を効率化します。
主な機能:
- リアルタイム経費レポートの機能: Expensify を使用すると、ユーザーはリアルタイムで経費レポートを作成および送信できます。
- Expensify の SmartScan OCR テクノロジーは、領収書をスキャンした後に分類するため、手動でデータを入力する必要がなくなります。
＃10。 ClickUp
このツールを利用すると、ToDo リスト、リマインダー、目標追跡、時間追跡などの多数の作業ストリームを XNUMX か所で管理できます。
企業の要件に応じて、ClickUp をオフィス管理ソフトウェアとして使用することもできます。 ClickUp は主にプロジェクト管理ツールとして宣伝されていますが、オフィス管理に適した機能もいくつか備えています。
主な特長：
- 時間追跡機能: ClickUp のユーザーは、時間追跡機能を使用して、各ジョブやプロジェクトに費やした時間を追跡できます。 さらに、ユーザーはレポートを作成して生産性を評価できます。
- タスク管理機能: ユーザーは、ClickUp を使用してタスクを作成、割り当て、管理できます。 また、期限を設定したり、リストにグループ化したり、フォルダーに整理したりすることもできます。
- 内蔵カレンダー: ClickUp の統合カレンダーには、すべてのプロジェクトと期限の概要が表示され、Google カレンダーなどの他のカレンダーと同期できます。
価格：
- 無料版
- 無制限：5人あたりXNUMXドル/月
- ビジネス: 12人あたり月額XNUMXドル
- ビジネス プラス: 19 人あたり月額 XNUMX ドル
- Enterprise: チームに連絡して価格を問い合わせる必要があります。
＃11。 Bitrix24
この多用途プログラムは、プロジェクト管理、CRM、オフィス在庫管理に最適なオプションです。 これは、2023 年に使用するのに最適なオフィス管理ソフトウェアの 24 つです。 BitrixXNUMX が自分に適しているかどうかまだわからない場合は、以下にリストされている機能を見てください。
- 現在の SaaS 製品をすべて不要にします
- 無数のユーザーにいつでも無料でご利用いただけます
- 他のシステムからの簡単なデータ移行
- お気に入りのサービスやアプリケーションすべてと完全な互換性
- 世界中で約 12,000,000 万人のユーザーが使用し、愛用し、信頼しています。
- ユーザーごとの価格設定はなく、100% 定額料金、予測可能なコスト
価格ing：
- 無料で
- エントリーレベルのパッケージの料金は、ユーザー 49 名で月額 XNUMX ドルです。
- 基本パッケージの価格は、99 ユーザーで月額 50 ドルです
- プロフェッショナル プランでは 199 ユーザーの場合月額 100 ドル
＃12。 Evernote
Evernote は、メモを取ったり、ToDo リストを作成したり、記事を保存したりできる、次に広く使用されるオフィス生産性向上ツールです。 Evernote の優れた機能の XNUMX つは、テキストに加えて画像、ビデオ、録音した音声を処理できることです。 データのインポートをさらに簡単にするために、電子メールとブラウザの両方を統合できます。 Evernote には、さまざまなニーズを満たすために無料バージョンを含むいくつかのバージョンから選択でき、単独での使用と大規模なチームの両方に最適です。
主な特長：
- ウェブクリッパー
- テンプレート
- スペース
- インテグレーション
- メモの同期
- PDF とドキュメントの検索
- 手書きの検索
- 書類用スキャナー
- ノートブックとタグ
価格：
- 無料プラン
- 個人: 月額 8.99 ドルまたは年間支払い 80 ドル。
- プロフェッショナル: 月額 10.99 ドルまたは年間支払い 109.99 ドル。
＃13。 NetSuite
グローバル ビジネス管理と呼ばれるビジネス管理ツールは、多国籍チームがさまざまな場所での作業を追跡するのに役立ちます。 190 の通貨と 27 の言語に対応しているため、チームに最適です。 このソリューションは、地方の税および会計規制に合わせて記録を最新化することで、コンプライアンスの確保にも役立ちます。 これらの機能は、スコアカード、KPI 追跡、財務レポート、パフォーマンスに関する洞察、多言語サポート、自動化で構成されます。 統合を行っている企業には、Amazon、BigCommerce、eBay、Google Suite、SAP、Shopify、Walmart などが含まれます。
＃14。 Smartsheet
Smartsheet は、あらゆる規模の組織のリアルタイムのプロジェクト追跡を支援するビジネス管理ツールです。 ビジネス マネージャーは、ソフトウェアを使用して、タイムラインやそれに割り当てられるリソースを含む完全なプロジェクト計画を作成できます。 その後、マネージャーはプロジェクトの進捗状況を監視し、プロジェクトが期待にどの程度適合しているかを評価できます。
Achievan、Adobe Creative Cloud、DocuSign、Gmail、Microsoft Teams、OneLogin、Qlink、Salesforce、Slack、Webex などとの統合を含む、多数の統合が利用可能です。
価格（英語）:
- フリーミアム形式で利用可能
- 月額ユーザー料金は 7 ドルから始まります。
医療事務管理ソフトウェア
獣医業務を含む医療行為の日常業務は、医療ソフトウェアのサブカテゴリである医療行為管理ソフトウェア (PMS) によって対処されます。 これらのプログラムを使用すると、ユーザーは患者の人口統計の記録、予約の手配、保険支払者の追跡、請求業務の処理、およびレポートの作成を頻繁に行うことができます。 PMS ソフトウェアの通常の機能は次のとおりです。
- 患者の人口統計を収集する
- 予定を立てます。
- 事前登録された患者様は、保険と給付金の確認をさせていただきます。
- 治療時点での回収に対する患者の経済的義務を特定します。
- 保険支払者のリストを保管する
- 請求タスク
- レポートの作成
#15. カレオ
Kareo Practice Management ソフトウェアを使用すると、練習のスケジュールと、練習管理システムで完了する必要があるタスクを明確に把握できます。 また、請求実績もわかりやすくなります。 完全に統合された包括的で安全なメッセージングであり、患者やスタッフとの安全なコミュニケーションを可能にします。
#16. WebPT
WebPT には、文書のコンプライアンス、正確な請求、支払いの最大化、患者との対話時間の増加など、いくつかの利点があります。 スケジューリング、データ分析、請求、その他多くの必要なタスクをすべて完了できるのは、アーキテクチャの強みによって可能になります。 このユーザーフレンドリーでスケーラブルなテクノロジーにより、包括的なビジネス プラットフォームが提供されます。
＃17。 簡単な練習
すべての付加機能を備えた電子医療記録 (EMR) ソフトウェアは SimplePractice と呼ばれ、スタートアップや代理店を支援するために作られています。 SimplePractice は、包括的な Web アプリ ソリューションを提供します。 この電子医療記録 (EMR) システムは、患者記録の一元化に加えて、ドラッグ アンド ドロップ、複数医師、請求管理、送金アドバイスを提供します。
法律事務所管理ソフトウェア
診療管理ソフトウェアの助けを借りて、クライアントとケースの記録、文書、約束、スケジュール、締め切り、会計などのビジネスの詳細をすべて追跡しながら、日々のタスクを整理して合理化することができます。 あなたまたはあなたのチームがこれらのタスクを手動で管理したり、さまざまなプログラムを使用して管理したりする代わりに、オールインワンの法律ソフトウェアを使用すれば、ビジネスの運営方法は完全に変わる可能性があります。
#18. クリオマネージ
Clio Manage の強み、革新性、使いやすさを備えた法律実務管理ソフトウェア (LPMS)。 そのプラットフォームは外部の Web サイトやサービスによる統合を歓迎し、奨励しています。
主な機能:
- 事件や問題の管理
- 顧客/連絡先管理
- タスクの管理
- カレンダー
価格：
- ユーザーあたり月額 39 ドルから月額 129 ドルまで。
- 無料体験
＃19。 CosmoLex
このソフトウェアを使用すると、クラウドベースのオールインワン診療管理ソリューションを使用して、文書と電子メールの管理、予約のスケジュール、ケースの管理、クライアント ポータルの作成、広範な会計タスクの実行が可能になります。 CosmoLex では、毎日および毎月提供される定期的なトレーニング ウェビナーに加えて、すべての機能とサービスについて無料の XNUMX 対 XNUMX のオンボーディングを提供しています。
価格：
- 無料体験
- CosmoLex の価格設定はわかりやすく、年間請求の場合はユーザーあたり月額 89 ドル、月次請求の場合はユーザーあたり月額 99 ドルです。
＃20。 法的ファイル
ユーザーは、法的ファイルを利用して、事務所の案件数、スケジュール、案件ステータスをすべて「全体像」ビューで確認できます。 Legal Files はそれを簡単に処理します。 レポートの作成、応答の監視、メモの作成、スケジュール設定、ドケット作成、およびメッセージングは、主要な機能の一部です。 トレーニング: トレーニングはサブスクリプションごとの特典であり、イリノイ州スプリングフィールドの本社で直接スケジュールを設定することも、Web 会議を通じて仮想的にスケジュールを設定することもできます。
価格ing：
- 試用期間: Legal Files には試用期間がありません。 ただし、無料のデモがスケジュールされる場合があります。
- Legal Files は価格を非公開にしています。 価格については、販売部門にお問い合わせください。
＃21。 私の場合
法律事務所を管理するためのこの Web ベースの法律ソフトウェアを利用すると、事件ファイルを XNUMX か所に保管できます。 完全な請求ソリューションを提供し、業務をさらに拡大するための法的マーケティング ツールを備えていることに加えて、事件ファイル管理とクライアントとのコミュニケーションにも優れています。
価格：
- 無料体験
- 年払いの場合、Basic プランの料金はユーザーあたり月額 39 ドルになります。 毎月支払う場合、コストはユーザーあたり月額 49 ドルに増加します。
オフィス管理ソフトウェアとは何ですか?
オフィス管理ソフトウェアは、ビジネス管理者が重要なタスクを実行するのを支援するために作られたツールです。 このソフトウェアは生産性を向上させ、ビジネスのあらゆる側面が滞りなく運営されるようにします。
オフィスでの使用に最適なソフトウェアはどれですか?
最適なオフィス管理ソフトウェアはさまざまです。 それは組織の規模、利用可能な資金、自動化手順、およびそれを使用するオフィスの全体的な要件によって異なります。
オフィスマネージャーはどのようなプログラムを使用していますか?
- Googleワークスペース
- Gmailの
- Evernoteの
- スラック
- Trello
- チーム
- 大会
- Zoom
最も使用されている MS Office スイート プログラムは何ですか?
MS 「オフィススイート」とは、文書、スプレッドシートの作成、プロジェクト管理、プレゼンテーション作成のためのソフトウェアを指します。 最も広く使用されている XNUMX つの Office プログラムは、Word、Excel、PowerPoint、Outlook です。
Office スイートにはどのような種類のプログラムがありますか?
「オフィス スイート」という用語は、文書、スプレッドシートの作成、プロジェクト管理、プレゼンテーション作成用のソフトウェアなど、生産性の向上を目的とした複数の製品を含むソフトウェア パッケージを指します。
- MicrosoftTeams。
- ワード。
- エクセル。
- パワーポイント。
- 見通し。
- OneNoteの。
- OneDrive。
Office のプログラムとは何ですか?
- ワード。
- エクセル。
- パワーポイント。
- 見通し。
- OneNoteの。
- OneDrive。
まとめ
企業の目標達成を支援する日常業務を計画および指揮するプロセスは、オフィス管理として知られています。 オフィス管理には通常、ワークフローの監視、期限の設定、問題解決のためのアプローチの考案、オフィス運営に関連するコストの抑制などが含まれます。 これらのソフトウェア ソリューションはそれぞれ、企業が業務を合理化し、より秩序ある職場を確立するのに役立つ特別な機能を備えています。 オールインワンのソリューションを探しているのか、ニーズに特化したソリューションを探しているのかに関係なく、ニーズを満たすオフィス管理ソフトウェアが必ず見つかります。
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参考文献
