電子メール管理システムは、電子メールの効率を高め、電子メールの処理が個人の生産性や仕事の幸福度に及ぼす悪影響を軽減するための戦略です。 この記事では、効果的な電子メール システム管理、ソフトウェアの並べ替え、および見通しのための戦略を含め、多くのことを見ていきます。 私たちの目的は、あなたの電子メールが完全に機能し、誰も注意を払わない大量のメッセージがないことを確認することです.
また、 メール保護: なぜ重要なのか
電子メール管理システム
従業員が送受信した電子メールは、電子メール管理システムによって一元的に記録されます。 メールは、保持スケジュール、アクセス制御、および分類システムをこのコンテンツに適用することで管理できます。 電子メール関連のメタデータを取得して、このデータを維持およびアクセスすることができます。 メール管理システムの最も一般的な用途の XNUMX つは、メールのアーカイブです。 これらのソリューションは、最も基本的なレベルで、メッセージング プログラムからメッセージをコピーまたは削除し、別の場所に保存します。 これらのソリューションの一部は、メッセージ自体をアーカイブする代わりに、添付ファイルをメッセージ内のスタブまたはリンクに置き換えます。 メール管理システムは、ソリューション全体のコンポーネントです。
メール管理システムを使用して、大量の受信顧客メールを分類、整理、および対応することができます。 ただし、電子メール管理システムは単なる支援ではありません。 キャンペーンのフィードバックやグローバル企業の社内サービスデスクなど、大量の受信メールが関係するあらゆる状況で使用できます。
最高のメール管理システム
ビジネスが拡大するにつれて、メールが受信トレイにあふれ、問題が次々と発生する可能性があることは誰もが知っています。 スタッフが XNUMX 通のメールに多数の返信を送信し、重要なメールが見落とされ、会話が無意味になります。 そして、この大混乱の最中に実際の作業が完了することはありません。 適切なツールへの投資を行うことで、社内メールと顧客メールを簡単に管理できます。 クライアント、企業、重要な利害関係者とのコミュニケーションや、社内の協力を強化するために、単なる電子メール以外のチャネルを使用できます。
そのため、メールについていくのが難しい場合は、このブログが役に立ちます。 メール管理システムとは何かを見て、いくつかの重要な側面について話します。 最高の電子メール管理システムは、それらを調査する際の主な焦点になります.
8つの最高のメール管理システム
これらのさまざまなオプションを検討する際に、最適な電子メール管理システムが主な焦点になります。
＃1。 スカウトを助ける
中小企業向けの最も効果的なメール管理システム。 メール管理システムは、特にチームがメール対応を効果的に管理できるように設計されています。 プライベート ノートなどの高度なコラボレーション機能を使用して全員に最新情報を提供したり、衝突検出を使用して Help Scout で冗長な作業をなくしたりすることができます。
最後に、消費者プロファイルにアクセスできると、情報を入手できます。 やり取りを簡単にし、送信者とスタッフの両方の手間を軽減するために、以前のチャットやその他の基本情報を表示できます。 最良の部分は、電子メール管理システムは、Help Scout に登録するときにアクセスできる多くのツールの XNUMX つにすぎないということです.
価格: ユーザーあたり月額 $20 から。
＃2。 セインボックス
Sanebox は、個人的な使用に最適な電子メールを管理するのに最適な電子メール管理ソフトウェアです。
多くの電子メール管理ソフトウェアは商用要件に集中していますが、個人の受信トレイを管理するのに役立つ方法があります。 SaneBox は、私たちが出会った中で最高のものの XNUMX つです。 メールが受信トレイに届くと、メールの習慣を学習した高度な AI によって自動的に並べ替えられます。
価格：月額$ 7から。
＃3。 Sendinblue
500 対多のコミュニケーションに最も効果的な電子メール管理システム。 新しいサービスを発表したり、ビジネスや製品の最新情報を提供したりするために、一度に大勢の人々に対応する必要がある場合があります。 あなたの Gmail アカウントから Bcc できるのは非常に多くの人 (約 XNUMX 人) だけなので、特別なプログラムが必要です。
Sendinblue は最高の XNUMX つです。 彼らのソリューションを使用すると、シンプルなエディターを使用して見事なメールを作成でき、選択した正確な時間にメッセージが送信されるようにする優れた自動化も付属しています. さらに、A/B テストを実行し、メールの開封率、クリック率、さらにはヒート マップなどの分析を監視できます。
料金：フリープランをご用意しております。 月額料金のプランは$ 25から始まります.
＃4。 フロント
チームと個人の電子メール管理を組み合わせるのに最適な電子メール管理プログラム。
グループメールアドレスの管理 [メール保護]、メール管理ソフトウェアを使用して行われることがよくあります。 ただし、チームが個人メール アドレスと共有メール アドレスの両方を使用して視聴者と関わりたい場合は、Front が素晴らしい選択肢になる可能性があります。
内部コメントは、Front が提供するコラボレーション要素の XNUMX つです。 より高価なプランには、分析や自動化などのより高度な機能も含まれています。
価格: 月額料金は 19 人あたり $XNUMX からです。
＃5。 ハイバー
最高の Gmail メール管理システム
Hiver は、ほとんどが独立した製品であるこのリストの他のツールと比較して、ややユニークです。 基本的に、現在の Gmail アカウントへの追加として機能します。 従来の Gmail アカウントとは対照的に、メモを作成して特定の受信者にメールを割り当てることができます。
タスク自動化および分析サービスも利用できますが、より高度な機能の多くは、より高価なサブスクリプションでのみ利用できることに注意してください.
価格: 12 ユーザーあたり月額 XNUMX ドル。
＃6。 ムーゼンド
無料のメール管理プログラム。
XNUMX 対多の通信用に設計された別のツールは Moosend です。 素敵なメール テンプレートを簡単に作成できるノーコード エディターなどのツールが含まれています。 さらに、A/B テスト、視聴者のセグメント化、特定の KPI の監視を行うこともできます。
最良の部分は、無料プランで上記のすべてを実行できることです. アカウントにアクセスできるのは 9 人だけであるなど、さまざまな制限があります。 しかし、何もないので、多くの価値があります。 また、より優れた機能にアクセスしたい個人向けに、月額 XNUMX ドルから始まるサブスクリプション プランもあります。
価格: 月額 $9 から。
＃7。 Zendesk
カスタマーサポートツールのZendeskでカスタマーメール管理が可能です。 あなたのチームは、Zendesk のマクロまたはあらかじめ決められた応答を使用することで、顧客のメールにより迅速に返信できます。 チケット管理機能、コラボレーション ツール、顧客情報などの機能を使用して、顧客の電子メールをより効果的に合理化することもできます。 Zendesk は、チャネル間のコミュニケーションを一元化できるため、成長中の組織に最適です。 ただし、電子メールによる顧客ケアのみを提供する小規模企業は、この技術が過度に堅牢で複雑であることに気付く可能性があります.
＃8。 メールバード
カスタマイズ可能なレイアウトを備えたカスタマー サービス メール管理システムは、Mailbird と呼ばれます。 たくさんの無料のカラー テーマでアカウントをカスタマイズして、芸術作品に変えることができます。 ダークモードに切り替える機能も提供されています。 Mailbird に組み込まれている速読機能は、単語をすばやく表示して生産性を高め、フレーズや文をよりすばやく理解できるようにします。 Mailbird の LinkedIn ルックアップ ツールを使用すると、LinkedIn で送信者を見つけて、ワンクリックで受信トレイから直接連絡を取ることもできます。
メール管理が必要な理由
組織の多数の電子メールを管理するツールを使用するため、電子メール管理システムが必要です。 また、重要なドキュメントやメッセージを簡単に追跡できます。
会社の電子メールを管理するにはどうすればよいですか?
- 共有受信トレイを使用して、グループからのメールを処理します。
- メールは特定の時間に送信する必要があります。
- 短いメールの書き方のルールを設定します。
- タスク、期待、期日を書き留めます。
- 必要がない場合は、「全員に返信」を使用しないでください。
- できるだけ早く購読を解除してください。
- フォルダー、ラベル、およびタグを使用します。
- メッセージとメールのテンプレートを保存する
- ルールと自動化
- メール用のアプリとアドオン
メール管理システムの展望
メール管理システム Outlook は、メール、予定表、連絡先、およびタスクの管理に役立つツールです。 その結果、時間管理とコミュニケーションの両方の基盤として機能します。 ユーザーは、電子メール管理システムの Outlook を使用して、電子メールを監視し、カレンダーを調整し、XNUMX つのシステム間の対話情報を簡単に処理できます。 電子メール管理システム Outlook は、人気のある電子メールおよび予定表プログラムであり、いくつかの最高の顧客関係管理 (CRM) アプリケーションに接続します。
メール管理戦略
メールの管理は難しい作業です。 多くのプログラム、アプリ、およびゲームが、チームの電子メール管理を支援できると主張しています。
最も優れた電子メール管理システム戦略には、電子メールを正当な仕事として扱うこと、電子メールのレビューと処理の違いを理解すること、ワークフロー管理システムを使用して電子メールやその他の形式のビジネス コミュニケーションを設定することが含まれます。 組織的に電子メールに取り組むように教えられたチームは、より生産的になります。
企業コミュニケーションの最も成功した方法は電子メールであり、これらの効果的な電子メール管理戦略を使用することで、それを使用するのが好きになるかもしれません.
17 メール管理戦略
これらの簡単なメール管理のヒントに従って、効果的なメール管理戦略を開始してください。
＃1。 電子メールを実際の仕事と見なす
実際の仕事のスケジュールに電子メールを組み込むべきではありません。 電子メールには、実際の献身的な時間と実際の労力が必要です。 チームの全員が集中できる時間が増えます
電子メールを適切に処理することで、最も重要な目標を達成できます。
#2.メールの確認と処理の違いを認識する
メール管理システムを確立せずにランダムに作業すると、チーム メンバーが重要なメッセージを見逃したり、応答が速すぎたりする可能性があります。 スマートなシステムは、電子メールを処理するのではなく、電子メールを確認するために明確な時間を割り当てます。
＃3。 本当に必要なときだけ受信トレイをチェックする
チームのメンバーに、毎日どれくらいの頻度で受信トレイをチェックして、迅速な対応が必要なメッセージを探す必要があるかを検討してもらいます (または、独自の提案を送信してください)。 職業によって答えは異なりますが、おそらく現在よりも頻繁にメールを確認することはありません。
＃4。 メールを読みながらマルチタスクを避ける
タスクの途中ではなく、タスクの合間にメールを確認します。
最新の電子メールをチェックするために重要なタスクを中断することは、私たちの「脳力の勢い」、つまり仕事に完全に専念するために必要なより深い集中力の大幅な浪費です。 会議の合間に XNUMX 分余裕がある場合は、メールを確認してください。 ただし、会議中にメールを見ないようにしてください。
＃5。 モバイル デバイスで電子メールを調べる
ポータブル デバイスだけで電子メールを確認することは、効果的な電子メール管理アプローチの XNUMX つです。 小さなハンドヘルド デバイスを使用してメールボックスとフォルダー間を移動するのは難しく、ガジェットのサイズはレビューにちょうど適しているため、脇道にそれる気はありません。
＃6。 「本物の」メッセージに返信するのに必要な時間を見積もる
スタッフは、電子メールのためだけに時間をスケジュールするのはばかげていると思うかもしれません。 ただし、メールが実労働とリアルタイムを要する場合、その時がいつ来るかを考慮する必要があります。 ここで役立つメール管理テクニックをご紹介します: 毎日受信する「本物の」メッセージの数を推測する
＃7。 不在のときは、不在メッセージを送信する
受信トレイをチェックする時間がなくても、メールは流れ続けます! したがって、それに備える必要があります。 XNUMX 日以上不在にする場合は、メールに不在メッセージを投稿して、いつあなたからの返信が期待できるかを他の人に知らせる必要があります。
#8。 ナンバーエイトで集中できるメールの処理
集中力と気配りができる環境でメールを処理するようスタッフに勧めてください。 目的はコミュニケーションを終わらせることであり、彼らが絶えず中断されたり脇道にそれたりしていると、彼らはそれを行うことができなくなります. オフィスのドアがある場合は、閉める必要があります。 それが不十分な場合は、通知を追加する必要があります。 ここでは、面白い無料の「Do Not Disturb」サインをダウンロードできます。
#9。 オフラインで作業しながら電子メールを処理する
新しいメッセージが流れ続けている間に、受信ボックスを空にしようとすることほど面倒なことはありません。それは、向かいの誰かがゴミをそこに捨てている間に穴を掘ろうとするようなものです! 代わりに、電子メールを処理するために取っておいた期間中はオフライン モードで作業して、受信メッセージを停止する必要があります。
#10。 件名を使用してメールを注文する
電子メールをできるだけ迅速に処理するための最も効果的な手法は何ですか? 仕分けは欠かせません。 数回の短いクリックで多数のメールを削除できます。 まだ行っていない場合は、「ディスカッションごとに並べ替える」を使用する前に、件名で並べ替えることから始めてください。
#11。 メールを送信者別に並べ替える
必要に応じて、今回のメールを「差出人」で並べ替えます。 この方法で、広告、割引、ニュースレター、その他の「本物のメール」ではないものをすばやく登録または削除できます。
#12。 古いデータと新しいデータの順序を逆にする
最初のメールから始めて、下に向かって作業することをお勧めします。
最新のメールを読みたいと思っていても、XNUMX 日 (または XNUMX 週間) のうちに注意が必要な重要なことがあり、彼らはあなたの返信を最も長く待っています。 いずれにせよ、受信トレイにあるメールの数がおそらく半分になったので、最新のメールを表示するのに長く待つ必要はありません。
#13。 「スキミング アンド スキップ」の罠を回避する
威圧的なメールを受け取った場合、すぐに返信を延期したくなるかもしれません。
ただし、メールを処理する際に「スキミング アンド スキップ」戦略を使用することは控えてください。 メールを処理する時間を故意にブロックして、後回しにするのは何の役に立つでしょうか。
#14。 To Do リストにタスク リスト項目を追加する
詳細が必要なため、または実行に数分または数時間かかるため、または他の人の支援が必要なため、後回しにする必要があるタスクもあります。 この状況でやらなければならないことは何でもやることリストに追加されるので、必要な情報、時間、およびリソースがあるときにそれを実行できます。
#15。 毎週数回受信トレイゼロを達成する
受信トレイを一貫して整然と片付けないと、最も重要な成果を達成するのに役立つ重要な割り当て、フィードバック、または招待を見逃す可能性があります。
#16。 残業を減らすために、勤務時間外のメールは最小限に抑える
今日、多くの人がビジネス メールを 24 時間送受信しています。 しかし、これは生産性に深刻なリスクをもたらします。従業員は、私生活と職業生活が明確に区別されていない場合、仕事から切り離され、最終的には燃え尽きてしまう可能性がかなり高くなります。 燃え尽き症候群を減らすために残業を続けることは、メール管理システムで採用しなければならない戦略の XNUMX つです。
#17。 ワークフロー管理システムを使用する
電子メールを管理するためにワークフロー管理システムを使用することは、採用しなければならない戦略の XNUMX つです。 徹底したワークフロー管理システムには、電子メールの処理が含まれます。 チーム メンバーは、ワークフロー管理システムの助けを借りて、コミットメント、コミュニケーション、および情報のすべてを保存、整理、優先順位付け、制御、および実行できます。
メールソートソフトウェア
メール仕分けソフトウェアについて話すときは、郵便サービスがメールの配信ルートを選択するために使用するプロセスを指します。 かつて手作業で行われていた電子メールの仕分けソフトウェアは、現在では専用の機器を使用してほとんどが自動化されています。 1930 年にロッテルダムで最初に使用された Transorma は、広く使用された最初の電子メール分類装置でした。
企業やその他の郵便業者は、郵便料金を節約するために、配信前に電子メールを事前に分類する電子メール分類ソフトウェアを使用しています。 たとえば、事前分類割引により、米国内の第一種郵便の価格が 0.42 ドルからわずか 0.324 ドルに引き下げられます[1]。 受信を管理する 多くの企業では、小切手、注文、通信など、受信メール用の電子メール分類ソフトウェアも使用しています。 読み込みは、電子メール分類ソフトウェアまたは電子メール ハンドラの制御下にあります。
メール分類ソフトウェアの仕事は、重要性、トピック、送信者、年齢などに基づいて、メールをさまざまなカテゴリにインテリジェントにグループ化することです。 本当に重要なメールだけを朝一番に読むことで、他のやらなければならないことに時間を割くことができます。
MX エクスチェンジャーに従って、電子メールの並べ替えソフトウェアを使用して、電子メール リストを並べ替えることができます。 多くの企業の電子メールは固有のドメインを持っているため、電子メール プロバイダーを理解できません。 電子メールの並べ替えソフトウェアを使用すると、Yahoo、Gmail、Hotmail、Outlook、および Office 365 からすべての電子メールの並べ替えられたリストをすばやく取得できます。
大量のメールを管理するにはどうすればよいですか?
- すぐに処理する必要があるメールのみを受信トレイに保管してください。
- アクションが必要なメール用の「待機フォルダー」を作成します。
- ラベルやサブフォルダーを新しい親友にしましょう。
- 受信トレイのルールまたはフィルターを設定します。
- カレンダーを使用して、再度返信する必要があるメールを追跡します。
- 迷惑メールを受信トレイに長時間放置しないでください。
- 最も頻繁に使用する回答のテンプレートを作成します。
- メールをチェックする時間を確保し、その時間にチェックしてください。
- メール アラートの受信を停止する
- 暇なときは、無意味なメール タスクを実行します。
まとめ
戦略を考え出し、電子メール管理システムをインストールすると、すべての企業がより良い見通しで電子メールを分類および管理するのに役立ちます.
メール管理システムに関するよくある質問
メール管理はスキルですか？
はい、そうです。 実際、自分の受信トレイを管理することは、一般的に教えられる「ハード スキル」と見なされています。 メール管理は、時間管理、組織スキル、およびコミュニケーション能力のサブセットであり、これらはすべて生産的な職場に不可欠です。
大量の受信メールを管理するためにどのようなアプローチをとっていますか?
- 受信メールはできるだけ早く処理してください。
- メールを一通り調べてから受信トレイに残すのではなく、すぐにメールを整理します。
- 不要なメールを取り除きます。
- 返信を必要としないメッセージを適切なプロジェクトまたはサブジェクト フォルダーにファイリングすることで、メインの受信トレイを整理しておくことができます。
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参照
