デジタルの世界でも、特定のビジネス文書のハード コピーを保持することは依然として重要です。 私たちはデジタル世界を信頼できるようになりたいと思っています。ほとんどの場合、信頼できますが、時々うまくいかないことがあります. 次の 7 つのハード コピーを利用できるので、デジタル ファイルに何かが起こった場合に備えて、最も重要なドキュメントに物理的なバックアップがあることを知って安心できます。
＃1。 税金還付
の物理的なコピーを持っている 税金還付 超重要です。 多くの場合、納税申告書の記録は XNUMX 年後に破棄される可能性がありますが、作成された瞬間から信頼できる納税申告書のコピーがあることを確認する必要があります。
＃2。 請求書と領収書
「物理的な」ビジネスと見なされるものがある場合は、領収書と請求書を少なくとも数か月間保持することが重要です。 通常、顧客は購入日から最大 XNUMX か月以内に取引に異議を申し立てたり、苦情を申し立てたりすることができます。そのため、安心のためにこれらの請求書のハード コピーを用意しておくことが特に重要です。
＃3。 元の署名のある文書
現在、多くのビジネスが厳密にデジタル化されているため、通常、ハード コピーは以前ほど心配されたり、集中されたりしません。 ただし、原本の署名や捺印のある許可証などは手元に置いておきたいものです。 確かに、コピーやデジタルの模倣に頼ることはできますが、本物に勝るものはありません。
＃4。 法律により表示が義務付けられている書類
あなたがビジネスを所有するとき、あなたはいつもそうなるでしょう お客様の事務処理に関する法律および規制の対象となります. ビジネス ライセンスは、ハード コピーが必要な場合があるものの XNUMX つです。 訪問者がいる場合は、必要な書類の紙のコピーを入手する方が、オンライン データベースを探し回るよりもはるかに簡単です。 さらに、監査を行っている人は誰でもすばやくアクセスできます。
＃5。 運営契約
運用契約は、基本的に誰が担当するかをまとめたものです。 何か不都合なことが起こった場合、業務契約の物理的なコピーがあれば、必要な支援をすぐに受けることができ、会社内で大きなビジネス上の決定を下すのは誰かを明確にすることができます。
＃6。 銀行取引明細書と給与情報
財務の観点から企業を見る場合、これらのタイプのドキュメントは最も重要です。 不一致が発生した場合でも、信頼できる物理的なコピーとオンライン コピーがあるので安心できます。 これもあまりスペースを占有する必要はありません。 デジタルカッティングテーブル コピーを XNUMX つの大きなフォルダーに保存します。
＃7。 国際文書
ほとんどの西側諸国ではデジタル ファイリング システムが標準ですが、他の国では同じではない可能性があるため、外国との財務上のやり取りの物理的なコピーを保管しておくことが重要です。 国際的なコミュニケーションをさらに簡単にするためだけに、デジタルコピーと物理コピーを用意する価値があるかもしれません.
おわかりのように、デジタルの世界でも、法律で義務付けられているか、または適切な慣行であるかに関係なく、ハード コピーを保持することが不可欠なビジネス ドキュメントがまだいくつかあります。
