COVID-19のパンデミックは、職場の運営方法を変えました。 在宅勤務の傾向が高まり、これまで以上に在宅勤務を選択する労働者が増えるにつれ、トップ企業の一部は 在宅勤務モデル.
しかし、すべての企業がそれを買う余裕があるわけではなく、ハイブリッドな職場についての話があります。
ハーバードビジネスレビューのレポートによると、雇用者の90％以上が ハイブリッド作業モデルに切り替える 彼らの従業員のために。 しかし、同じ報告書はまた、事態がうまくいかない場合、企業は進路を変更し、従業員にフルタイムでオフィスに戻るように求める可能性があると主張しています。
これが意味するのは、従来のオフィスがすぐになくなることはなく、完全にデジタル化された作業エコシステムからはまだ遠いということです。
オフィスに戻ることの危険のXNUMXつは、すべての企業が対処しなければならない物理的な事務処理です。 これらの物理的なオフィスのファイルとドキュメントは、効果的な作業の流れにとって非常に重要です。
ただし、物理的なドキュメントの並べ替えは、「CTRL +F」と入力したり、コンピューターの検索オプションを使用したりするほど簡単ではありません。 したがって、作業の生産性を向上させるには、これらのドキュメントを効率的に並べ替えることが重要です。
ここでは、優れたファイル管理システムを機能させるのに役立つ簡単なヒントとコツをいくつか紹介します。 これらのヒントを使用すると、必要なファイルを必要なときに見つけることができます。 見てみましょう。
便利な仕分けシステムを使用する
企業がファイル管理を容易にするように設計された、いくつかの並べ替えシステムが存在します。 ファイルとドキュメントを並べ替える最も簡単な方法は、ファイルとドキュメントを使い終わったら、それらが正しい場所と正しい順序になっていることを確認することです。
通常、企業はドキュメントとファイルをアルファベット順に並べ替える傾向があります。これが最も簡単な方法です。 これは、世界中の図書館が本を分類するために採用しているのと同じシステムです。 このような並べ替え方法では、各タイプのファイルまたはフォルダーは、机の上であろうとキャビネット上であろうと、独自のスペースを取得します。
並べ替えとは、物事を整理するのがどれだけ上手かということではなく、物事を元の場所に戻すことです。 ファイルにアルファベット順にラベルを付け、使い終わったらファイルが属する場所に配置します。
効果的な並べ替えのためにカラーコーディングを使用する
視覚的な手がかりが最も効果的であり、同じことがソートにも機能することが確立されています。 ほとんどの企業で使用されている最良の並べ替え方法のXNUMXつは、ファイルとドキュメントを色分けすることです。 カテゴリと重要度に基づいてファイルを示すために、ファイルに色でラベルを付けます。 この方法で、はるかに高速に識別できるようになります。
色付きのフォルダまたはバインダーを使用して、ドキュメントを並べ替えます。 色付きの付箋は、ファイルの個々のページまたはセクションを色分けするのに最適です。 ドキュメントまたはファイルのカテゴリをマークするために、任意の色を選択できます。 ドキュメントやファイルを目立たせるには、同じ色の異なる色合いではなく、はっきりとした太字の色を使用します。
ドキュメントに適切なマークを付ける
何らかの理由で色分けや並べ替えに慣れていない場合は、他の視覚的な手がかりを使用して並べ替えることができます。 そのための方法のXNUMXつは、次のようなさまざまなカテゴリのスタンプを用意することです。 承認されたスタンプ、保留中のスタンプ、完成したスタンプなど
隅にある各ファイルにスタンプを押して分類し、分類ごとに個別のスペースを設けることができます。
市場には、あらゆるデザインや素材の企業向けにカスタムスタンプを作成する企業があります。 交換可能なテキストまたはアルファベットを備えた自己インクおよびモジュラースタンプもあります。 テキストを変更し、ドキュメントにスタンプを押して、それぞれのフォルダまたはファイルにスライドさせるだけです。
異なるドキュメントを分離する
さまざまな種類のドキュメントやファイル用に個別の棚またはスペースを用意することをお勧めします。 このように分離されたスペースを使用すると、色分けしたり、並べ替えたりする必要がありません。 使用後は、ファイルまたはフォルダを正しい棚に置いてください。
これは、大企業のオフィス、銀行、教育機関で長年使用されてきた手法です。 スペースに制約がないため、これは大量のファイルやドキュメントを効果的に並べ替えて管理するための最良の方法です。 特定のファイル用に指定されたスペースがあると、どこを見ればよいかがわかりやすくなります。
最後に、古くて廃棄されたドキュメントを現在のものと同じキャビネットまたは棚に保管しないようにしてください。 アーカイブ専用のスペースを用意し、このスペースに古いドキュメントを配置します。
これらは、職場での効率を達成するのに役立つ最高のファイル管理手法の一部です。
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