ワークフロー管理は、初心者が簡単に参入できる分野ではありません。 プロセス マッピング、ワークフローの自動化、ワークフロー チャート、ワークフロー マネージャーなどの基本を理解する前に、何百もの企業用語が殺到します。 では、ワークフロー管理とは一体何なのか、ワークフロー ソフトウェアとは何なのか、それを使用してビジネスをより効率的にするにはどうすればよいのか、疑問に思うことになります。 では、これだけ説明します！
ワークフローとは
ワークフローとは、特定の順序で繰り返される活動やタスクを整理するためのシステムです。 それらは、製品の製造、サービスの提供、情報の処理、またはその他の価値創造活動に従事するかどうかにかかわらず、人々や企業がタスクを実行するための手段です。
ワークフローは、ビジネス プロセス管理における個々のアクティビティの単純なセットですが、ビジネス プロセスはより複雑で、多くのワークフロー、情報システム、データ、人、およびアクティビティ パターンで構成されています。 ワークフローは、その単純さと再現性によって定義され、通常、図またはチャートで表されます。
ワークフロー管理ソフトウェアは、企業のビジネス プロセスの簡素化と最適化を支援します。 これは主に、さまざまな関係者間または個人と情報システム間の相互作用を組織化することによって達成されます。 ワークフロー管理システムは、適切なタイミングで適切な個人に割り当てを割り当て、関連情報とナッジを提供して、プロセス全体の作業をスピードアップします。 また、ドキュメント管理による経費報告などのアクティビティの手動および自動タスクも容易になります。
ワークフローが重要な理由
企業のワークフローは非常に複雑になる可能性があります。 従業員のオンボーディング手順を検討してください。 手順を正しく実行するには、いくつかの部門が協力する必要があります。 新入社員を失うことは別として、不十分なオンボーディングはコンプライアンス上の重大な問題につながる可能性があります。
可能な限り効率的になるように、このレベルで適切に監視、維持、および最適化する必要があります。
ワークフローの種類
以下に示す XNUMX 種類のワークフローをビジネスで使用できます。
- プロセスのワークフロー
- ケースのワークフロー
- プロジェクトのワークフロー
ワークフローはワークスペース全体で発生します。 高度に構造化されたものもあればそうでないものもありますが、あるタスクから別のタスクにデータが渡されるたびにプロセスが存在します。
各ワークフローを詳しく見てみましょう。
＃1。 プロセス ワークフロー
一連のジョブが予測可能で反復可能である場合、プロセス ワークフローが発生します。 これは、アイテムがパイプラインに入る前にどのパスをたどるべきかを正確に知っていることを意味します。
ビジネス プロセス ワークフローは、無限の数のオブジェクトを管理するように設計されています。 購買要求承認ワークフローは一例です。 ワークフローは、開始するとすぐにほとんど変更されずに設定され、XNUMX つのワークフローで任意の数のオブジェクトを処理できます。
＃2。 ケースのワークフロー
ケース プロセスの開始時にアイテムを完了するために必要なパスがわかりません。 より多くの情報が得られるほど、道は明確になります。 適切なケースには、サポート チケットと保険請求が含まれます。 これらのオブジェクトがすぐにどのように処理されるかは明らかではありません。 いくつかの調査の後、パスが明らかになります。
ケース ワークフローは、プロセス ワークフローと同様に、さまざまなことを処理できますが、最適なパスの選択は人間またはインテリジェント ボットに依存しています。
＃3。 プロジェクトのワークフロー
プロジェクトは、プロセスと同様に、あらかじめ決められた道筋をたどりますが、途中でより柔軟になる場合があります。 あなたのウェブサイトの新しい版を立ち上げることを検討してください。 プロジェクトを達成するために必要な一連のタスクを正確に予測できます。
ただし、プロジェクト ワークフローは XNUMX つのアイテムにのみ適用されます。 別の Web サイトのリリースには時間がかかる可能性があり、おそらく同じ道をたどることはありません。
ほとんどのオンライン リソースは、プロセス ワークフローという意味でのワークフローについてのみ説明していますが、オフィスでの作業の多くはこれら XNUMX つのカテゴリに分類されるため、他の XNUMX つも同様に考慮する必要があります。
ワークフローとプロセスは同じものですか?
いいえ。ワークフローは単にタスクの順序を指定するだけです。 プロセスは、構造化された設定でアイテムを完了するために必要なデータ、フォーム、レポート、および通知を含む、より大きなフレーズです。
たとえば、発注書のワークフローは、開始者 => マネージャの承認 => 調達処理となります。 ただし、プロセスには、選択する承認済みベンダーのデータセット、購入注文に割り当てられた特定の連番、調達のアラート方法、利用可能な予算、およびその他の多数の要素も含まれます。
ワークフローの利点
ワークフローは無駄の削減に役立ちます。 時間、労力、およびリソースがすべて浪費されました。
オペレーションを計画すると、ボトルネックや不要なジョブを見つけることができます。 それらがどこにあるかがわかれば、それらを排除できます。 そうすれば、あなたとあなたのチームは目の前の仕事に集中できます。
ワークフローは、コミュニケーション、説明責任、透明性にも優れています。 ワークフローでは、誰が何を担当し、いつ成果物を提出するかを指定する必要があります。 チームを細かく管理する必要はありません。 あなたのチームはマイクロマネジメントを必要としません。 誰もが満足しています。
ワークフローはプロセスのすべての段階を文書化するため、チームの全員が必要なときに必要な情報を入手できます。 誤解を減らすことで生産性が向上すると同時に、従業員が仕事やお互いに不満を感じなくなります。
トップ ワークフロー マネージャー ソフトウェア
ワークフロー ソフトウェアは、ワークフローを管理するための最新のソリューションです。 手順を紙に文書化する代わりに、プログラムを使用してそれらを完全にデジタル化します。
それで、それは実際には何を意味するのでしょうか？
このプログラムを使用してワークフロー ドキュメントを作成できますが (図やチャートを作成する場合と同様)、実行を支援することもできます。 ドキュメントへのアクセスを単に許可するのではなく、従業員をプラットフォームに登録し、特定のワークフローに割り当てます。 誰かがワークフローを開始すると、システムは適切な担当者に通知し、タスクや締め切りなどが自動的に割り当てられます。
最適なワークフロー マネージャー ソフトウェア オプションは次のとおりです。
＃1。 スコロ
Scoro は受賞歴のあるエンド ツー エンドのジョブ ワークフロー マネージャー ソフトウェアで、ワークフロー全体を 14 つの場所から管理できます。 この Scoro は、タスクのスケジューリングと追跡、リソース計画、コラボレーション、連絡先データベースと CRM、見積もりと請求、包括的なレポート、リアルタイムのダッシュボードなど、ビジネスを完全に管理するために必要なすべてのツールを提供します。 XNUMX 日間の無料トライアルにサインアップして確認してください。
＃2。 Formstack プラットフォーム
Formstack Platform を使用して平日を自動化するには、XNUMX つのツールが必要です。 組織内の誰でも、コード不要のビジュアル ワークフロー ビルダーを使用して、データ収集、ドキュメント作成、および電子署名の機能を組み合わせることで、ワークフローを自動化できます。 つまり、フォーム、ドキュメント、およびサインを、自動化されたドラッグ アンド ドロップ ワークフロー ビルダーの機能と組み合わせて利用して、ビジネス プロセスを合理化できるようになりました。
＃3。 アサナ
Asana は、日常のタスクから大きな目標まで、チームが仕事を整理するのを支援するワークフロー マネージャー ソフトウェアです。 Asana を使用すると、すべての仕事を一元化し、どこからでもチームをまとめることができます。 作業は、リスト、ボード、カレンダー、ガント チャートなど、さまざまな方法で整理できます。 135,000 か国の 190 を超える有料企業と数百万のチームに加わり、Asana を利用してより多くのことを成し遂げましょう。 数分で Asana の試用を開始できます。
＃4。 ミロ
Miro は、世界中で 45 万人を超えるユーザーを抱える、あらゆる規模のチーム向けの世界で最も人気のある共同ホワイトボード プラットフォームです。 プロセスを管理し、制限なくより迅速に反復するための単純な方法を作成します。 ワークフローをオンラインで整理し、進捗状況を追跡し、全員が同じページにいるようにすることで、チームの全員が協力して同じページにいるようにします。 300 以上のテンプレートとインタラクティブなフレームワークを調べて、チームをすぐに始めましょう。
＃5。 アドビ ワークフロント
Adobe Workfront は、バラバラなチーム、断片化されたツール、終わりのない企業の仕事のペースの問題に対処する共同作業管理ソリューションです。 Workfront は、人、データ、およびプロセスの統合を自動化することで、企業を結び付けます。 Workfront は、プロジェクト テンプレート、より迅速なレビューと承認のワークフロー、コードレス接続、またはプロセスの自動化を通じて、企業が生産性を高め、市場投入までの時間を短縮するために必要なソリューションを提供します。
作業フローチャート
ワークフロー チャートとも呼ばれるワークフロー ダイアグラムは、ビジネス プロセスまたはシステムをグラフィカルに表現したものです。 初期の調査とプロジェクト計画の段階が完了したら、通常、これらの図を使用して複雑なタスクを表します。 プロセス図を作成すると、プロジェクト全体のタイムテーブルと目標に基づいて、高レベルのタスクと依存関係の詳細な見通しが得られます。
ワークフロー図の種類
プロセスを視覚化するときに選択できる、いくつかの異なるワークフロー チャート形式があります。 それぞれに異なる機能があり、次のステップを計画するのに役立ちます。 使用する図の種類は、作業中のプロセスとそのプロセスの要件によって決まります。
＃1。 プロセスフロー図
ワークフローは通常、プロセス フロー ダイアグラム ツールを使用して設計されます。 この図では、すべてのコンポーネントが時系列にプロットされており、プロセスの基本的な視覚的描写になっています。 この図は、具体的になりすぎることなく、さまざまなタスクと目的の概要を示しています。
ベスト: 利害関係者や部門がすぐに理解できる、新しいプロセスのハイレベルな視覚的表現を必要とするチーム。
＃2。 スイムレーン図
スイムレーン図も典型的なワークフロー構造ですが、プロセス フロー図とは大きく異なります。 スイムレーン チャートまたはダイアグラムは、ワークフローを小さな部分またはフローに分割します。 これらのフローは、相互作用と潜在的な非効率性を示すために、リンクされていますが分離されています。 これにより、可視性が向上し、プロセス操作全体をより詳細に把握できます。
ベスト: 多数の相互接続された自律的なレベルを持つ複雑なプロセスに取り組んでいるチーム。
＃3。 ビジネス プロセス モデリング表記法 (BPMN) の図
BPMN は、ビジネス関係者と技術関係者の両方が簡単に理解できる統一表記法を採用しています。 これは、定義されたシンボルを使用して個別のプロセスを伝達する、統一モデリング言語の形式です。
BPMN ダイアグラムは、内部で受信される情報とその解釈方法に関係しています。 その結果、外部クライアントに影響を与えない内部プロセス調整に最も一般的に使用されます。
のためのベスト： 部門間のプロセス改善に焦点を当てたチーム。
＃4。 サプライヤー、インプット、プロセス、アウトプット、顧客 (SIPOC) の図
SIPOC は、ワークフローのさまざまな側面を分析するスイムレーン ダイアグラムの形式です。
SIPOC ダイアグラムは、データを順番に編成する標準的なダイアグラムとは対照的に、誰がプロセス データを作成および取得するかを強調します。 SIPOC は、データが内部と外部の両方でどのように受信されるかに焦点を当てているため、顧客体験に関連する活動に活用されています。
のためのベスト： 内部と外部の両方でデータを受信する方法に焦点を当てたいチーム。
ワークフローと例とは?
ワークフローは、タスクを実行するために必要な一連の操作です。 最初と最後のステップを除いて、プロセスの各ステップには、その前に特定のステップがあり、その後に特定のステップがあります。 直線的なワークフローでは、最初のステップは外部イベントによって頻繁に開始されます。
良いワークフローとは？
堅実なワークフローにより、企業プロセスに関する詳細な洞察が得られます。 綿密に計画され、組織化されたワークフローは、企業の手続きにおける冗長性と重複を減らします。 プロセス ワークフローのその他の利点には、ビジネス プロセスの可視性、コラボレーション、および制御の向上が含まれます。
組織におけるワークフローとは?
組織のワークフローは、完了する必要のある手順、それらのタスクを実行するために利用できる人またはその他のリソース、およびそれらの間の相互作用で構成されています。
プロジェクトのワークフローとは?
プロジェクト管理ワークフローは、特定のプロジェクトを完了するために必要な一連のアクションとアクティビティを綿密に計画したものです。 プロジェクト管理ワークフローで定義されたタスクの順序は、プロジェクトをより効率的かつ効果的に完了するのに役立ちます。 時間を節約し、結果を改善し、コラボレーションを促進します。
ワークフローとは
ワークフローは、最初から最後まで定義済みのパスに沿って一連のデータを処理する一連のタスクとして記述されます。 ワークフローとは、何かが未完成から完成へ、または未加工から処理済みへと進む方法を説明するパスです。
ワークフローの別の言葉は何ですか?
ワークフローは、ビジネス プロセスの別名です。
XNUMX種類のワークフローとは?
ワークフローの XNUMX 種類は次のとおりです。
- 順次ワークフロー
- 並列ワークフロー
- ステート マシンのワークフロー
- ルール主導のワークフロー
ワークフローの 3 つの基本コンポーネントとは?
入力、変換、および出力パラメーターを使用して、各ワークフロー コンポーネントまたはステージを特徴付けることができます。
ワークフローを作成するにはどうすればよいですか?
ワークフローを作成するには、次の手順に従う必要があります。
- 現在のリソースとプロセスを定義します。
- ワークフローの手順の概要を説明します。
- 使いやすいオンライン ワークフロー ツールを選択します。
- ツールを使用して段階的なワークフローを設計します。
- 新しいビジネス ワークフローをテストします。
- 新しいワークフローを使用するように全員をトレーニングします。
まとめ
プロセスはツールであることを忘れないでください。 多様で価値のあるツールですが、すべてを達成できるわけではありません。 ワークフローを作成するときは、目前のプロセスと目的の目的をしっかりと把握する必要があります。 自動化できるジョブと、より実践的な関与が必要なジョブを決定します。 何よりも、継続して取り組んでください。
- ワークフロー管理ソフトウェア: 2023 年のトップ オプション
- ワークフロー: 定義、ツール、利点
- CRM マーケティング: それは何ですか, 例 & 戦略
- ワークフローの自動化: 定義、ステップ、ソフトウェア、メリット、マーケティング
- ベスト 10 ワークフロー管理システム: 2023 レビュー
- 家具を購入するのに最適な場所
参考文献
