個人的な用事を行ったり、休んだりするために仕事を休むことも時には重要です。 ただし、雇用主や管理者は、従業員に事前にそれを求めるよう要求することがよくあります。 休暇申請の方法を理解すると、マネージャーや監督者の目から見てプロフェッショナルでありながら、必要な承認を得るのに役立ちます。 この投稿では、休暇申請、その申請方法、休暇申請中にプロフェッショナルであるように見せる方法、電子メールと件名のテンプレートを提供し、そのフォームと ADP 休暇を求める方法について説明します。
休暇申請とは何ですか?
休暇申請は、上司に XNUMX 日または数日間仕事を休む許可を求める正式な申請です。 正式に休暇を申請する理由はいくつかあります。 それは、医療休暇、死別、育児休暇、産休、または単に個人的な時間や休暇を楽しむためである可能性があります。
休暇要求には、有給休暇 (PTO) または無給休暇を指定することもできます。 有給休暇を取得すると、仕事を離れている間も給料や給与を受け取ることができますが、無給休暇は、収入や給与を受け取らずにオフィスを離れる期間です。 さらに、州の労働規則により、従業員の一定期間の休暇の資格が規定される場合があります。
休暇申請の仕方
専門性とマネージャーからの良い評判を維持するために休暇を求めるときは、さまざまな手順に従うことができます。
#1. 組織の有給休暇ポリシーについて考えてみましょう。
休暇を申請する前に、会社の有給休暇ポリシーを確認してください。 これは、リクエストが該当する社内基準を満たしていることを確認するためです。 たとえば、休日に関して独自のポリシーを設けている企業もあります。 ただし、あなたの要求がこれらの基準に従っている場合、上司は休暇の要求を許可する可能性が高くなります。
#2. 会社のカレンダーを考えてみましょう。
休日について上司に相談する前に会社のカレンダーを確認し、仕事を休む予定の日や期間が会社の主要な活動に支障をきたさないことを確認してください。 たとえば、重要な報告書を提出する年次総会がある場合は、会議とプレゼンテーションが終わるまで待つことが望ましいです。 不明な場合は、人事マネージャーに相談して、個人的な休暇を取る最適な時間を決定することもできます。
#3. あなたのリクエストをマネージャーに知らせてください。
会社のスケジュールに合わせて時間を選択したら、休暇の申請について上司と話し合ってください。 マネージャーに通知するときは、検討中の期間を強調し、部門にとって都合の良い時間を設定するようマネージャーのアドバイスを求めます。 これにより、多くの場合、リクエストが承認される可能性が高まります。 部門の重要または不可欠な任務を完了した後に休暇を申請することも、あなたの献身と勤勉を証明しているため、チャンスが高まる可能性があります。
#4. 正式な休暇申請を提出してください。
上司との会話は正式な休暇の要求にはなりません。 マネージャーとの話し合いが終了し、合意に達したら、正式なリクエストを送信できます。 何が正式なリクエストを構成するかは組織によって異なります。 たとえば、一部の企業では電子メールを送信するかフォームに記入するだけで十分ですが、直接要求するか、オンラインの計時ソフトウェアに要求を送信する必要がある企業もあります。 リクエストを行う際は、該当するすべての社内標準に従っていることを確認してください。
#5. 返信を確認する
正式な申請を行った後、会社が休暇取得の可否を判断し通知します。 肯定的な結果を認めることが重要です。 リクエストを受け入れてくれたマネージャーに感謝の意を表す電子メールを送信することで応答できます。 また、組織のプロセスをよりスムーズに進めるための説明や指示を求めることもできます。
休暇を申請するためのヒント
休暇を申請する前に考慮すべきその他の提案を以下に示します。
#1. 伝えるのではなく尋ねる
通常、あなたに休暇を与えるかどうかを決定するのは上司です。 今度は、彼らと話す許可を求めて、敬意とプロ意識を示しましょう。 目的を伝えるために彼らに話したり、会話を提示したりするのではなく、会議に近づいて意見と同意を求めます。
#2. 遅くよりも早く質問してください
ほとんどの企業では、休暇を取るための交渉不可能な通知期間を設けています。 あなたの組織が何かを導入していない場合でも、遅かれ早かれ尋ねることが常に望ましいです。 早めにリクエストすると、組織はリクエストを満たすために必要な変更を加えるのに十分な時間を確保できます。 たとえば、早めにリクエストすると、マネージャーは部門の作業計画を変更して、人員を XNUMX 人減らすことができます。
#3. 保証を提供する
休暇を求めるときは、通常、経営陣に保証するのが賢明なアイデアです。 これには、会社があなたの欠勤を確実に処理できるようにするための重要な要素をすべて検討したことを上司に警告する必要があります。 たとえば、休暇が一年の中でそれほど忙しくない時期と一致すること、または不在中に説明を提供できる（または、前述したように後任を支援する）ことができることを示すことができます。
#4. 同僚に知らせる
上司から許可を得たら、同僚や同僚に休暇をとるつもりであることを伝え、期間を決めます。 これにより、出発前に共同作業が完了することが保証されます。 また、あなたの不在中に彼らに課せられる追加の責任を彼らに認識させることもできます。
#5. 代替案を提供する
同僚に、あなたが不在の間、代わりに働いてくれるように頼んでもよいでしょう。 まだ通知していない場合は、あなたの一時的な代替候補者を上司に知らせてください。 これにより、マネージャーの仕事が簡素化され、あなたが綿密で思慮深い人物であると評価されます。
＃6。 順応性があります。
仕事の休暇を求めるときは、常に柔軟性を示してください。 たとえば、会社を効率的に運営し続けるために妥協する能力を実証してください。 たとえば、すべてのタスクを確実に完了するために、休暇までの数週間は残業することを申し出ることができます。 可能であれば、仕事の状況に合わせて計画を XNUMX 日または数時間単位で変更することもできます。
休暇申請メール
休暇申請メールを作成するには、簡潔で直接的な件名で始め、最初のフレーズでメールの目標を述べます。 休みたい曜日を入力します。 休暇をとる理由を説明することはできますが、これは通常は任意です。 その時点でタスクを完了する準備ができていること、質問がある場合は連絡できることをマネージャーに伝えます。
休暇を申請するメールの書き方
専門的な休暇申請メールを書くことは、一部の人が想像しているほど難しくも困難でもありません。 このような電子メールはすべて、読者に知るべきことをすべて伝える、簡潔でありながら包括的な内容にする必要があります。
開始する手順は次のとおりです。
- 簡潔で直接的な件名を作成します。
- なぜ書いているのか説明してください。
- リクエストする日付を含めてください。
- 休暇を取る理由を述べてください（任意）。
- どのように準備ができているかについて話してください。
- 質問に答えられるようにしてください。
休暇申請メールの例
上司への休暇申請メールの作成に役立つテンプレートと例をいくつか紹介します。
例1：
こんにちは、[スーパーバイザーの名前] さん
[理由]により[日付]の休暇を申請したいのですが。
私のチームには、[あなたが休暇を申請した日] 中に差し迫った締め切りやタスクはありません。 それでは休暇を利用してもよろしいでしょうか？ もしよろしければ、詳しくご説明させていただきます。 ご質問がございましたらお知らせください。
ご検討いただき、誠にありがとうございます。
[あなたの名前はここにあります]
例2：
親愛なる[名前]さん、
[日付]の休暇を正式にリクエストするためにメールしています。 年明けから休みが取れていないので、何とかしていただければ幸いです。
すでにサムに私のシフトをカバーできるかどうか尋ねましたが、対応できるとのことでした。 サムはよく訓練されており、私が彼に与えるどんな任務にも適任です。 私はサムがこの状況に対処できる能力を信じています。
私のリクエストに関してご質問や問題がある場合は、私までご連絡ください。 ぜひあなたのオフィスに来て話し合っていただければ幸いです。
ありがとう、すぐに話しましょう。
[あなたの名前はここにあります]
休暇申請フォーム
休暇申請書は、従業員が休暇を申請するために使用する文書です。 通常、これは上司または経営陣による承認のために提示されます。 休暇申請フォームには次の要素が含まれる場合があります。
- 従業員情報: このセクションには、従業員の名前、役職、部門を含めます。
- 休暇申請日: 従業員は、開始日と終了日を含め、休みたい日付を特定する必要があります。
- 休暇の理由: 従業員は、休暇、個人的な理由、病気など、休暇を申請する理由について簡単な説明を含める必要があります。
- 承認手続き: フォームでは、リクエストの送信先や応答を受け取るまでにかかる時間など、承認プロセスを定義する必要があります。
- 連絡先: 従業員は、リクエストのステータスについて通知できるように、電話番号や電子メール アドレスなどの連絡先情報を含める必要があります。
- 署名と日付: 従業員は、要求を読んで要件に同意したことを示すために、フォームに署名し、日付を記入する必要があります。
休暇申請フォームに記入する際は、期限や通知要件など、企業のポリシーと手順に従うことが重要です。 従業員は、明確かつ簡潔な要求を提示することで、要求がタイムリーに受け入れられ、矛盾なく休暇が調整されることを保証できます。
ADP 休暇リクエスト
ADP は、給与および人事ソリューションのプロバイダーです。 組織が ADP を使用して休暇を管理している場合、休暇申請を提出するプロセスが若干異なる場合があります。 以下は、ADP を通じて休暇申請を送信するための一般的な手順の一部です。
- ADPにログインします: 従業員のログイン資格情報を ADP に入力します。
- 休暇申請機能にアクセスする: 会社の設定によっては、ADP 内の休暇申請オプションにアクセスする必要がある場合があります。 これは通常、「時間と勤怠」または「マイ タイムカード」セクションにあります。
- 希望する休暇の種類を選択してください: 休暇、個人的な休暇、または病気の休暇を希望するかどうかを選択します。
- 希望する休暇の日付を入力してください: 開始日と終了日を含む、オフにする日付を入力します。
- 休暇が必要な理由を説明する: 休暇が必要な理由を簡単に説明してください。
- 要求を送信する: 必要な情報をすべて入力した後、休暇申請を送信して承認を求めます。
- リクエストのステータスを確認する: ADP 内で休暇申請のステータスを確認できます。 会社の手順によっては、リクエストが許可されたか拒否されたかが通知される場合があります。
ADP を通じて休暇申請を提出する場合は、会社の基準と手順に従うことが重要です。 従業員は、タイムリーかつ適切な方法で申請を提出することで、休暇が矛盾なく手配されるようにすることができます。
休暇申請のメール件名
休暇を申請する電子メールを送信する場合、件名は電子メールの目的を正確かつシンプルに記載する必要があります。 休暇申請メールの件名のサンプルを次に示します。
- 休暇の申請
- 休暇申請
- パーソナルデーのリクエスト
- シックデイリクエスト
- タイムオフリクエスト
- [日付] オフのリクエスト
- 休暇申請
件名に休暇の種類と希望する日付を明記することが重要です。 これは、リクエストができるだけ早く受信され、処理されることを保証するのに役立ちます。
休暇申請にはどのような情報を含める必要がありますか?
フォームには少なくとも以下を含める必要があります。
- 従業員の名前。
- 日付リクエストが行われます。
- 休暇のリクエスト（日付範囲または時間範囲）
- 休暇の理由。
- 従業員の署名。
- マネージャーのサイン。
- 承認/拒否の確認。
- リクエストが承認または拒否された日付。
個人的な理由で休暇を申請するにはどうすればよいですか?
個人的な理由で休暇を申請する方法については、次のとおりです。
- 事前に準備する
- 簡潔かつ明確にしてください。
- 思いやり。
- 支援を申し出る
- 会社の方針に従います。
休暇はどれくらい前に申請できますか?
XNUMX ～ XNUMX 週間前の通知を必要とする企業もあれば、少なくとも XNUMX か月以上の通知を必要とする企業もあります。
急な通知で休暇を申請することはできますか?
はい。 これには、急な通知で少なくとも XNUMX ～ XNUMX 日の休暇が必要になる場合があります。 医療上の緊急事態は、休暇を申請する正当な理由になります。
まとめ
休暇の申請は、明確なコミュニケーションと準備が必要な重要な手順です。 個人的な理由、休暇、または医療上の理由で休暇を取得したい場合でも、企業の規定と手順に従い、雇用主のニーズを考慮し、要求を明確かつ簡潔に表現することが重要です。
休暇を求めるときは、事前に計画を立て、できるだけ早く雇用主に通知し、休暇を申請する日付と根拠を明確にしてください。 雇用主のニーズを尊重し、チームへの影響を最小限に抑える解決策を見つける手助けを申し出てください。 また、必要に応じて、あなたの要求が適時に処理されるよう雇用主にフォローアップしてください。
従業員は、これらのガイドラインとヒントに従うことで、休暇申請が確実に受け入れられ、仕事から離れた時間が適切に管理されるように支援できます。
- クレジットカードの限度額を引き上げる方法
- クレジットラインの増加：クレジットラインの増加をリクエストする方法
- 昇給を求める方法: 卒業後の最初の仕事かどうか
- 従業員情報フォーム: 知っておくべきことすべて
- 給与とは何ですか: それは何ですか, 税金, 控除, Adp & コンプライアンス担当者
- https://businessyield.com/bs-business/how-to-become-your-own-boss/
参考文献
