ほぼすべての企業の日常業務は、情報管理システムに大きく依存しています。 これらのシステムは、企業が意思決定をサポートするために使用する多数のデータ ソースを処理し、長期的な安定性につながる可能性があります。 その結果、企業は情報管理システムに多大なリソースを投入することになります。 これらのシステムを理解することは、職場のさまざまな活動を改善するためにどのように使用できるかを理解するのに役立ちます。 この記事では、情報管理システムと経営情報システムを定義し、その特徴と種類を概説し、その利点を強調します。
情報管理システム (IMS) とは何ですか?
情報管理システム (IMS) は、情報の収集、保管、整理、配布を可能にするソフトウェア アーキテクチャです。 情報管理とは、情報の収集、保管、利害関係者への配布に関する一連の組織タスクを指します。 この文脈において、情報とは、企業が意思決定を行うことを可能にするあらゆる詳細を指します。 たとえば、特定の週に企業が行った販売数などです。 対象となるデータは、画像、音声、ビデオなど、さまざまな形式にすることができます。 優れた管理システムにより、情報に迅速かつ正確にアクセスできます。 したがって、重要な利害関係者が知識に基づいたビジネス上の意思決定を行うことができます。
情報管理システムの特徴
一般に、IMS はさまざまなタスクを実行できます。 これらのシステムの主な機能は次のとおりです。
#1. 情報収集
この重要な要素は、ビジネス活動に関するデータの取得と分析です。 企業は多くの場合、次の XNUMX つのカテゴリに分けてデータを収集します。
- 個人情報: 個人データは、企業が消費者を識別できるあらゆる情報です。 このタイプのデータの例としては、名前、住所、場合によっては社会保険番号 (SIN) などが挙げられます。
- 参加に関するデータ: エンゲージメント データは、多数のタッチ ポイントにおけるクライアントと企業間のやり取りを記述します。 たとえば、企業の Web サイトへの訪問者数、電子メールの開封数、イベントへの登録数などです。
- 行動データ: 一般に、行動データとは、顧客と企業間の取引を含むあらゆる詳細です。 購入履歴と製品使用データは XNUMX つの例です。
- 態度データ: 製品の望ましさ、製品の関連性、顧客の幸福度などの指標は、態度データの例です。
標準的な情報管理システムは、この種のデータを簡単に収集、測定し、関係者に伝達できます。
＃2。 データストレージ
データ ストレージは、IMS がデータを保存し、ユーザーが利用できるようにする機能です。 システムは、このデータを記憶装置 (ハードディスクまたはデータベースを備えたサーバーなど) に保存します。 このシステムは、インターネット経由でアクセスできるクラウドにデータを保存することもできます。 紙やコンパクト ディスクなどの従来の保存方法ではなくクラウドに情報を保存することを選択すると、情報の安全性をより確実に確保し、必要に応じて迅速に復元し、国際的にアクセスできるようになります。
#3. 情報処理
情報処理とは、結果を生み出す一連の手続きを指します。 通常、これには貴重な情報を提供するためにデータの変更が伴います。 情報は、ある形式または媒体から別の形式または媒体に変換する必要があります。 たとえば、企業が XNUMX 日間の合計トランザクションを記録している場合、XNUMX 日目のトランザクションと XNUMX 日目のトランザクションを比較して、純収益が増加したかどうかを確認できます。 IMS は、このデータを手動で計算して解釈するのではなく、プロセスを自動化し、結果を表示するだけです。 情報の取得、整理、表示、拡散はすべて情報処理の例です。
#4. 情報配信
情報配布とは、組織が利害関係者に情報を配布するために使用するすべてのプロセスを指します。 さまざまな関係者がさまざまな方法でこの情報を操作します。 その品質、アクセスしやすさ、有用性を保証する人もいますが、経営幹部など、意思決定にそれを使用する人もいます。
情報アクセシビリティは、関係者がコンテンツにアクセスできる方法でデータを表示する IMS の能力として定義されます。 企業では通常、コンテンツは平等に利用できますが、これは利害関係者の種類に応じて変更される可能性があります。 たとえば、トップエグゼクティブの情報へのアクセスはマーケターのアクセスとは異なる場合がありますが、部門内のすべてのマーケターは同じ情報にアクセスできます。
情報管理システムの利点
効果的な情報管理システムには次のような利点があります。
- 意思決定の支援: IMS は、複数の利害関係者に、部門の選択に利用できる詳細なビジネス情報を提供します。
- サービスの提供と効率の向上: 十分な情報に基づいた判断が行われると、ビジネス プロセスの改善点を見つけるのが容易になります。 その後、さまざまなチームがこれらの領域の改善に注力することができ、おそらく生産性が向上し、クライアントに提供するサービスが向上します。
- ビジネス目標の達成に役立ちます: 適切な情報処理は、関係者がビジネス目標をより深く理解し、改善の領域や可能性を特定するのに役立ちます。
経営情報システム（MIS）
経営情報システム (MIS) は、意思決定に影響を与えるために企業データを整理、分析、適用することに焦点を当てたデータ駆動型の分野です。 MIS は組織内のあらゆる管理レベルに対して頻繁にレポートを生成するため、レポートの複雑さは企業の規模によって異なります。 このシステムは、レポート作成の効率を高め、便利な場所に保存するためにデータを調整、制御、分析、視覚化できます。 組織環境内での MIS の調査には、人材、プロセス、テクノロジーが含まれることがよくあります。
MISの進化
管理情報システム 次のようないくつかの段階を経て進歩しています。
- メインフレーム: 組織が大量のデータ処理を必要とする活動を実行できるようにする巨大なコンピューターです。 彼らは部屋全体を占拠し、パンチカードを使用し、処理されたデータレポートを要求者に手動で届けるオペレーターを雇っていました。
- ミニコンピュータ: ミニコンピュータの開発により、パンチカード操作はコンピュータ インターフェイスを介して入力されるデータに置き換えられました。 これにより、大企業がオンプレミスでコンピューティング センターを運営できるようになりました。
- パーソナル コンピューター: パーソナル コンピューターの進歩により、組織は MIS スペシャリストを雇用できるようになりました。 これは低コストで効果的な方法でしたが、相互に通信できないため、レポートに必要な情報が各コンピュータに存在する必要がありました。
- クライアントとサーバーのネットワーク: 技術的な複雑さが増すにつれ、従業員は知識を迅速かつ効率的に伝達したいと考えました。 クライアント/サーバー ネットワークは、多数のコンピューターがサーバーとして共有ネットワークに接続し、データを共有できるようにすることで、この問題に対処しました。
- エンタープライズ コンピューティング: 高速ネットワークと、複数の部門からの情報をソフトウェア プラットフォームに統合することが、この時期の重要な要素でした。 エンタープライズ ソフトウェアとしてよく知られるこれらのソフトウェア プラットフォームにより、コンピュータが会社のすべてのサーバーに簡単にアクセスできるようになり、情報生成プロセスがさらに向上しました。
- クラウド コンピューティングとは、インターネット経由で多くのサービスが利用できることを指します。 これにより、組織の敷地内に物理的に存在しないユーザーや、プライベート ネットワークに直接リンクしていないユーザーが、そのサーバーにアクセスできるようになります。
経営情報システムの種類
管理情報システムはいくつかのカテゴリに分類されますが、最も一般的なものは次のとおりです。
＃1。 意思決定支援システム
意思決定支援システム (DSS) は主に、大量のデータを分析することによって組織の意思決定プロセスをサポートします。 データ カテゴリの例としては、売上高、予測収入、労働統計などのその他の業務関連情報が挙げられます。 DSS は手動で操作することも、完全に自動化することもできます。 意思決定は彼らの責任であるため、上級管理職や上級管理職が企業の DSS のユーザーになることがよくあります。
＃2。 会計情報システム
会計情報システム (AIS) は、意思決定者のために財務および会計データを収集、保存、処理するシステムです。 AIS は、コンピューター サイエンス、監査、会計、マーケティングの理論と実践を採用しています。 これは金融取引の正確性を保証すると同時に、関心のある利害関係者に情報を提供するのに役立ちます。 AIS 手順は通常、次の XNUMX つのステップで構成されます。
- AIS は、組織の財務業務に関する情報を収集して保存します。
- この情報は意思決定者に提供され、財務諸表や経営報告書が作成されます。
- データを保護し、処理と記録を簡単にします。
#3. マーケティング情報システム
マーケティング情報システムは、企業のマーケティング活動に関する情報を収集、処理、および配布します。 この情報は組織内または外部の競合他社から取得される可能性があり、利害関係者によるマーケティング上の決定を通知するために使用されます。 マーケティング情報システムは、マーケティングの成功を追跡することもでき、マーケティング責任者や企業リーダーがマーケティング業務の収益性を判断するのを支援します。 このシステムは、企業が自社の経営状況や環境をより深く理解できるように、他の経営情報システムと組み合わせて使用することもできます。
#4. 人事管理システム
人的資源管理とは、従業員を生産的に管理するための組織の戦略を指します。 HRMS は、従業員のライフサイクル全体にわたって人事管理と関連プロセスを追跡するソフトウェア スイートです。 これらのシステムの主要なユーザーは人事リーダーと人事担当者であり、労働および税務規則を遵守するためによく使用されます。 HRMS を使用すると、定期的なパフォーマンス レポートを通じて、企業は人事および従業員のプロセスを完全に理解できるようになります。
顧客情報システム (CIS) とは何ですか?
顧客情報システムは、顧客関連のすべてのデータを保存し、利用できるようにします。 通常、資料やドキュメントを、CRM などの個々の顧客を指定する構造化データベース システムに接続します。 組織は、直感的なシステムを通じて重要な顧客情報に簡単にアクセスできるようにすることで、営業チームがより迅速かつ効率的に販売できるようにすることができます。
重要な顧客情報に迅速にアクセスできるように、効果的なコンテンツ管理プラットフォームは、営業担当者が毎日使用するツールとリンクしています。 この形式のリンクにより、クライアントはリードから注文までのプロセスをより迅速かつ効率的に、より少ない摩擦で進めることができます。
情報システムは顧客関係の管理にどのように役立ちますか?
顧客関係管理は、CRM からのリアルタイム データだけでなく、コンテンツ管理リポジトリやファイル ストアなどの他の情報システムからの関連コンテンツを含む 360 度の顧客記録を配信することによって、情報システムによって促進される必要があります。
これらすべての情報を集約するコンテンツ管理プラットフォームまたは顧客情報プラットフォームを使用すると、営業チームが顧客とのやり取りを促進するために必要な情報を検索するのに費やす時間と労力を節約できます。 全社的に顧客を統一的かつ包括的に把握することで、販売プロセスが改善され、より深い洞察が得られ、より多くの可能性を明らかにし、顧客ロイヤルティを高め、より強い関係を育むことができます。
消費者の追跡をどのように改善しますか?
顧客の完全な監視と可視化を可能にするには、組織はすべてのインバウンドおよびアウトバウンドの顧客コミュニケーションを評価し、主要な関係者がこのコンテンツに簡単にアクセスできるようにするシステムを実装する必要があります。
以前の会話、購入履歴、さらには以前の苦情など、消費者に関する完全で信頼できる視点を営業チームに提供する消費者情報プラットフォームは、業務の円滑な運営を維持し、より快適な顧客体験に頻繁に貢献します。
組織は、AI で強化されたインテリジェント キャプチャ ソリューションを使用して受信メッセージを自動化し、効果的な顧客追跡を提供し、消費者のリクエストに迅速かつ一貫して対応できるようにすることもできます。
販売業務はコンテンツ管理をどのように改善しますか?
販売業務は、リンクされた効果的なソリューションをユーザーに提供するために重要です。 顧客のコンテンツは、システムや組織に分散していることがよくあります。 販売業務は率先してこのデータを CRM の顧客記録に統合する必要があります。
組織は、人、コンテンツ、システムのつながりを強化することで生産性を向上させると同時に、営業チームに完全な 360 度の顧客ビューを提供する統合インフラストラクチャを提供する必要があります。 営業チームは、リスクを回避するために情報ガバナンスを強化しながら、反復的な雑用を自動化することでプロセスを促進し、顧客とのやり取りを改善するための強化されたコンテンツ管理を通じて CRM システムに大きな価値を加えることができます。
顧客情報管理を統合するメリットは何ですか?
営業担当者は CRM システムを使用して顧客とのやり取りをキャプチャ、管理、測定しますが、契約書、オファーレター、見積書、請求書などの他のコンテンツは、顧客エンゲージメントに重要なコンテキストを提供します。 データサイロやシステムの切断により、営業チームはより優れた顧客エクスペリエンスを提供し、新たな収益の見通しを明らかにするアカウントの分析情報を逃す可能性があります。
CRM システムと連携し、営業担当者が必要なときに必要な場所で重要な顧客情報を集約するコンテンツ管理プラットフォームを使用すると、組織は次のことが可能になります。
- 営業チームが顧客の要求にできるだけ迅速に対応できるように支援することで、顧客満足度を向上させます。
- CRM アプリからすべてのタッチポイントにわたるアカウント関連のコンテンツにリアルタイムで直接アクセスできるため、販売サイクルを短縮し、より早く取引を成立させることができます。
- 営業チームは、システムでアカウント関連情報を探し回る時間を減らし、見込み客の調査により多くの時間を費やすことができます。
- クロスセルとアップセルの機会に対する可視性と洞察を高めることで、新たな販売チャンスを発見します。
- マーケティング情報システム：ベストプラクティスと必要なものすべて
- 起業家: 起業家になることの意味と始め方
- 情報システム: 定義、事実、用途、例
- 管理情報システム (MIS): 定義と知っておくべきこと(新しいブラウザー タブで開きます)
参考文献
