仮想データ ルームは企業にとって不可欠な手段となっています。 これらは、チームメンバーを含む他の関係者と機密データを処理、共有、アーカイブするための安全かつ効率的な方法を提供します。 それにもかかわらず、市場には数多くの代替品が存在することを考えると、最高の VDR プロバイダーを厳選するという作業は、困難な作業となる可能性があります。 この記事では、VDR サービスを選択する際に考慮すべき重要な要素について説明します。
VDR とファイル共有プラットフォームの比較
単一の企業ファイルが配布される中、多くの矛盾が存在し、 クラウドサーバー 決議。 企業文書には、特注のファイル共有やクラウド サーバーの解像度で実現できる以上の強化が必要です。 一般的な Microsoft ソリューションでも、セキュリティ ポリシーの構成やロールの作成などの基本的な機能が欠けています。 これは、これらのソリューションが個々のユーザーを念頭に置いて設計されているためです。 以下のリストは、相違点をより詳細に説明したものです。 テクノロジーについてさらに詳しく知りたい場合は、 data-rooms.org は、最も人気のあるものの概要を何千人ものユーザーに提供します。.
- 仮想データ ルーム プロバイダーは、プライマリ インターネットを超えて機能する能力において、エンタープライズ ソリューションに対して独自の優位性を持っています。 エンタープライズ ソリューションとは対照的に、仮想データ ルーム プロバイダーには簡単にアクセスできます。
- オンライン データ ルーム ソフトウェアは、Microsoft や Google が提供する無料のクラウド ストレージ サービスよりもはるかに優れたセキュリティを提供します。 これらの無料サービスには基本的なセキュリティ ポリシーの規制が欠如しており、データ漏洩を引き起こす危険な前例となっています。 このような機密情報の漏洩は、金銭的および評判上の損失につながるだけでなく、データが漏洩した顧客やスタッフからの訴訟を引き起こす可能性もあります。
- ツールに関して言えば、最高のデータ ルーム プロバイダーは、個人ユーザー向けの一般的なソリューションよりもはるかに強力なサービスを提供しています。 後者には、ファイルと企業ドキュメントを相互に分離する機能など、エンタープライズ ソリューションに必要なツールがすべて揃っていません。 これは、企業内のさまざまな部門のさまざまなニーズに対応して VDR が提供する機能です。
- 電子データ ルームは、堅牢な暗号化を提供し、最高のセキュリティを保証し、外部エンティティによるデータ傍受の可能性を回避します。 これは、データの保護を求める個人にとって極めて重要な属性です。
Google と Microsoft のソリューションに関しては、いくつかの違いがあります。 残念ながら、これらの格差はいずれも彼らにとって利益にはなりません。 対照的に、VDR はさまざまな面で優れていることが証明されており、 より望ましい選択肢.
「仮想データ ルームは、機密データを扱うあらゆるビジネスにとって必須です。」 サラ・リー、CFO。
セキュリティ
VDR サービスを選択する際に考慮すべき最も重要な側面はセキュリティです。 VDR には強力なセキュリティ メカニズムが導入されている必要があります。 買い物をするときは、次のセキュリティ属性を考慮してください。
- XNUMX 要素認証は、ユーザーに XNUMX つの異なる形式の ID、つまりパスワードとモバイル デバイスに送信されるコードの提供を求めることにより、追加の保護層を追加することでセキュリティを強化します。
- データ ルーム ソフトウェアは、最先端の暗号化技術を使用して、転送中および保存中のデータを保護する必要があります。
- プロバイダーの詳細な権限設定を使用して、特定のドキュメントにアクセス、読み取り、変更、またはエクスポートできるユーザーを管理できる必要があります。
- VDR には、パスワード、コンテンツへのアクセス、編集アクティビティなど、すべてのユーザーのアクションを記録する監査証跡機能が含まれている必要があります。
使いやすさ
VDR は、技術者以外のユーザーにとっても使いやすく、操作しやすいものである必要があります。 複雑なインターフェイスはフラストレーションやエラーを引き起こす可能性があり、データのセキュリティが危険にさらされる可能性があります。 次のような使いやすい機能を探してください。
- 直感的なインターフェイス: VDR のインターフェイスは、ナビゲートして理解できるように、シンプルでユーザーフレンドリーである必要があります。
- ドラッグ アンド ドロップ: ドキュメントを転送するプロセスは、電子ファイルをパーソナル コンピュータから仮想データ ルームにドラッグ アンド ドロップする操作と同じくらい簡単である必要があります。
- 検索機能: VDR には、必要なドキュメントをすばやく見つけられる検索機能が必要です。
- モバイル アクセス: VDR にはモバイル デバイスからアクセスできる必要があり、外出先でもドキュメントにアクセスできます。
カスタマーサービス
VDR プロバイダーを選択する際には、優れたカスタマー サポートが不可欠です。 問題が発生した場合にタイムリーで役立つサポートを提供してくれるプロバイダーが必要です。 注目すべきカスタマー サポート機能は次のとおりです。
- 24 時間年中無休のサポート: プロバイダーは、必要なときにいつでもサポートを受けられるように、7 時間年中無休のサポートを提供する必要があります。
- 専用のサポート チーム: プロバイダーには、仮想データ ルームに関する知識があり、あらゆる問題を解決できる専用のサポート チームが必要です。
- トレーニング リソース: プロバイダーは、VDR の使用を開始するのに役立つビデオ チュートリアルやユーザー ガイドなどのトレーニング リソースを提供する必要があります。
価格（英語）
VDR プロバイダーを選択するときは、コストを考慮する必要があります。 わかりやすい価格設定で追加費用がかからないサービスを利用することは、あなたが望んでいることです。 以下の価格の特徴に注目してください。
- 定額料金: 最高の仮想データ ルーム プロバイダーは、すべての機能とサービスを含む定額料金を提供する必要があります。
- 隠れた料金なし: プロバイダーは、セットアップ料金や文書保管料金などの隠れた料金を請求してはなりません。
- スケーラビリティ: データ ルーム ベンダーは、必要な機能とサービスに対してのみ支払えるスケーラブルな価格設定を提供する必要があります。
評判
最後に、最終決定を下す前に、VDR プロバイダーの評判を考慮してください。 VDR を使用した他の企業からのレビューや評価を探してください。 評判の良いデータ ルーム サービス プロバイダーは、肯定的なレビューを持ち、貴社のような企業にサービスを提供した優れた実績を持っています。
