給与計算は、ビジネス オーナーにとって最も重要な仕事の XNUMX つですが、最もストレスの多い仕事である必要はありません。 正しい給与管理システムにより、企業は安心感を得ることができ、ビジネスの構築に集中する時間を増やすことができます。
給与管理とは何ですか？
会社が従業員に支払った給与または賃金の総額は、給与管理を通じて追跡されます。 給与管理の重要性は、企業や個人によって認識されています。 さまざまな自動化機能により、時間を節約できます。 Remainder は、ユーザーが給与明細と税金の提出を維持するのに役立ちます。 給与計算の問題を手動で管理する場合、間違いを犯しやすいですが、適切な給与管理ソリューションを使用すれば、そのような間違いを防ぐことができます。
給与管理システムとは？
給与管理システムとは、簡単に言えば、雇用主が従業員の給与を支払う方法です。 また、企業が従業員に献身を示し、政府機関へのコミットメントを実行し、財務記録を整理する方法でもあります。
給与管理が重要な理由
給与管理システムは、従業員の関与と規制遵守を促進するため、あらゆるビジネスの重要な要素です。 雇用主は、従業員への支払い、税金の納付と報告、および記録の保存に関する効果的かつ正確な方法を欠いている場合、賃金請求と高額な罰則に直面する可能性があります。
いくつかの給与管理テクニックとは何ですか?
雇用主は、予算と希望するエンゲージメントのレベルに応じて、給与管理について次のような多数の選択肢があります。
＃1。 手動給与管理用のスプレッドシート。
従業員数が少ない企業では、スプレッドシートを使用して手動で給与を管理することを選択する場合があります。 ただし、潜在的なコスト削減は通常、欠点によって相殺されます。 手動の DIY プロセスは、コストのかかるエラーの可能性を高め、企業の成功を促進するタスクから時間を奪います。
＃2。 給与管理ソフト
高品質の給与計算ソフトウェアは、労働集約的な手順を自動化することで、管理コストを削減し、時間を節約します。 企業はこれを利用して、プロセスをある程度制御しながら、総給与、控除額、純報酬を確実に計算できます。
＃3。 アウトソーシング
給与計算を完全にオフロードしたい企業は、通常、管理サービスの給与計算プロバイダーを雇うか、専門雇用主組織 (PEO) と共同雇用契約を結びます。 このような取り決めでは、サプライヤーまたはPEOは、納税、報告、およびコンプライアンスを含む、給与管理のすべての側面を処理する場合があります。
給与管理プロセスを構成するステップは何ですか?
企業がどのように給与管理を選択したかに関係なく、プロセスは通常、次の XNUMX つの段階で構成されます。
＃1。 給与前払い
雇用主は、定義された会社のポリシーと規制要件に基づいて、給与期間に関連するデータを収集します。これには、免除されていない従業員の勤務時間、例外時間 (休暇、病気、陪審義務など)、従業員の調整 (新規採用、離職など) などがあります。 、昇給、または給付控除と源泉徴収税の変更。 次に、このデータがチェックされ、給与計算に使用されます。
＃2。 計算
雇用主は、給与期間中に各従業員が稼いだ総賃金の合計を取り、税金と控除を差し引いて、正味賃金を決定します。 彼らはまた、同じ期間に独自の税負担を負います。
＃3。 給与計算後
雇用主は、給与のバランスを取り、期日までに税金を入金し、賃金源泉徴収命令などの関連する支払いを処理します。 また、彼らは従業員に支払いを行い、ほとんどの法域で義務付けられている給与明細または給与明細を提供します。
給与管理システムの機能は何ですか?
給与管理の各フェーズを正常に進めるためには、細部に注意を払い、常に新しい法律に注意を払って実行される次の機能が必要になることがよくあります。
＃1。 従業員の給与を計算します。
雇用主は、賃金を計算するために、タイムシートまたは出退勤ソフトウェアを使用して、毎週の非免除従業員の勤務時間を正確に追跡する必要があります。 サラリーマンの場合、時間の監視はそれほど重要ではありません。これは、年間賃金を暦年の給与期間で割った結果が総給与となるためです。 それにもかかわらず、特定の免除されていない従業員は報酬を受けることができます。
雇用主は、次のような特定の給与天引きを処理する必要があります。
- 税金： 雇用主は、従業員の源泉徴収証明書と総課税賃金に基づいて税金を控除します。
- 任意控除の使用: 雇用主が退職金、健康保険または生命保険の保険料、または組合費を控除する前に、従業員から書面による同意を得る必要があります。
- 必要な控除: 雇用主は通常、政府機関または裁判所から、IRS または州税、養育費、またはその他の給与差し押さえを差し控えなければならないという正式な命令を取得します。
総賃金からすべての控除が取り除かれると、従業員の正味または手取り賃金が決定されます。
＃2。 給与税を処理します。
企業は、連邦税、州税、および地方税を計算し、従業員の収入から源泉徴収する必要があります。 金額は、現在の税率、各従業員のフォーム W-4、従業員の源泉徴収証明書、および該当する州または地方自治体の源泉徴収証明書を使用して計算されます。
企業はまた、連邦保険料拠出法 (FICA) 税として知られる、社会保障とメディケアへの従業員の拠出を一致させる義務を負い、連邦および州の失業税を独占的に負担する場合があります。 しかし、いくつかの州では、給与天引きを通じて州の失業、障害、および有給の家族休暇プログラムに従業員が貢献することを従業員に義務付けています。 すべての支払いは、記載された期限までに政府機関に対して行われなければなりません。
＃3。 給与記録管理基準に準拠します。
雇用主は政府機関から、各従業員の給与記録を維持することが義務付けられています。 多くの場合、この情報には次の情報が含まれます。
- 氏名、職業、住所
- 社会保障番号
- 従業員の週の勤務が開始された日時
- XNUMX 日および XNUMX 週間の労働時間
- 従業員の給与が支払われた財団
- 時給
- XNUMX 日または XNUMX 週間の定額収益の合計
- 週ごとの残業代
- 総収入
- 給与天引き
- 要求される手当
- 給料
- 各支払いの日付とその支払い期間
- 源泉徴収税
- 州の源泉徴収証明書とフォーム W-4
連邦税目的で必要な書類は、少なくとも XNUMX 年間ファイルに保管する必要があります。 他のすべての記録は、会社に適用される多数の規則に従って保管する必要があります。 連邦規制と州規制の両方の対象となる場合は、期間が長い方に従う必要があります。 疑わしい場合、雇用主は適切な当局に相談して、適切な書類を適切な期間保存していることを確認する必要があります。
＃4。 従業員に給与明細書を渡します。
ほとんどの州では、透明性を高めるために、従業員が給与を受け取った時点で支払い明細書を発行するよう企業に義務付けています。 賃金率、労働時間、総賃金、正味賃金、および控除額は、各支払期間について表示する必要があります。 電子給与明細書の配信と、従業員がそれらにアクセスする方法を管理するその他の制限があります。 違反を避けるために、企業は正確な規制について州の労働局に相談する必要があります。
給与管理ソフトウェアを使用する利点は何ですか?
給与計算の専門家になろうとするのは時間のかかる手続きであり、ビジネス オーナーが製品やサービスを開発する余地はほとんどありません。 そのため、多くの人が給与管理ソフトウェアに依存しています。これにより、時間を節約でき、次のような他の重要な利点が得られます。
＃1。 正確な計算
自動化により、正確な賃金計算、給与天引き、納税が確実に行われます。
＃2。 コンプライアンス支援
給与計算ソフトウェアのいくつかのベンダーは、会社に影響を与える可能性のある雇用または税法の変更を雇用主に通知します。
＃3。 納税フォームにアクセス可能
雇用主は、フォーム W-4、フォーム W-2、フォーム 1099、フォーム I-9 などの重要な税務書類に給与計算ソフトウェアから簡単にアクセスできます。
＃4。 柔軟な支払いオプション
通常の給与計算に加えて、給与計算ソフトウェアは、頻繁に直接預金や、支払いカードなどの代替支払い方法を処理する場合があります。
＃5。 包括的な記録管理
いくつかのデジタル給与計算システムは、規制要件を満たすために集計およびダウンロードできるさまざまな給与記録を含む従業員プロファイルを生成します。
＃6。 従業員セルフサービス
従業員は、モバイル アプリまたはコンピューターを介して、個人情報の変更、控除の変更、源泉徴収情報の提出、給与明細の表示などを行うことができます。
＃7。 給与計算エラーが減少
HR およびタイム トラッキング プログラムと統合された給与計算ソフトウェアは、繰り返しのデータ入力を減らし、エラーを防ぎます。
#8。 自動アラート
ワークフロー通知は、多くの給与システムで利用できます。 ソフトウェアがデータ入力の問題を発見した場合、ユーザーに通知して、給与計算が完了する前に修正できるようにします。
最適な給与管理システムの選び方
理想的な給与管理システムとは、専門知識と統合テクノロジーに裏打ちされた、正確かつタイムリーな給与処理と税務申告サービスを提供できるものでなければなりません。 このような解決策を特定するには、事業主は次の質問をする必要があります。
＃1。 価格は予算または計画された成長に沿っていますか?
財源が限られている小規模企業は基本的な給与計算業務を選択するかもしれませんが、開発を期待している組織は堅牢な機能にもっと投資する準備ができているかもしれません。
＃2。 プロバイダーの知名度と経験は?
信頼できる給与計算ベンダーには、通常、受け取ったサービスの質について喜んで話してくれる長期的な顧客がいます。 また、サプライヤーが特定のビジネスで長く働いているほど、関連する規制やコンプライアンスの難しさを理解する可能性が高くなります。
＃3。 サービスの安全性は？
暗号化、ファイアウォール、多要素認証、およびバックアップ プロセスは、機密性と整合性を保護するために重要です。 セキュリティを真剣に考えている給与計算プロバイダーは、通常、これらのデータ保護方法と、採用している追加のデータ保護方法を示している場合があります。
＃4。 ソフトウェアは他のプログラムと互換性がありますか?
企業は、給与計算サプライヤーが時間追跡、人事、およびその他の既存のツールとシームレスに統合されていることを確認する必要があります。
＃5。 どのようなレポート オプションを利用できますか?
特定の給与計算プロバイダーは、新規雇用レポート、年次レポート、およびその他の事務処理がスケジュールどおりに適切な政府機関に提出され、すべての重要な情報が含まれていることを確認するのに役立ちます。
給与管理のヒント
給与計算を手動で処理する場合でも、ソフトウェアを使用して処理する場合でも、給与管理プロセス全体を最適化するためにできることがあります。
＃1。 給与計算トレーニングを提供する
給与計算プロセスに参加する全員が十分なトレーニングを受けることが重要です。 人事部門を通じてトレーニングを実施するか、サードパーティに従業員をトレーニングさせるかにかかわらず、トレーニング手順を用意することが重要です。 給与計算をできるだけ効率的にするために、全員が同じ手順と慣行に従う必要があります。
また、新入社員のオンボーディングの一環として給与計算に取り組むことをお勧めします。これにより、新入社員は何を予測し、問題が発生した場合に誰に連絡すればよいかを知ることができます。
＃2。 すべてを文書化する
一般的なプロセスから個々の支払い期間まで、すべてを文書化することが重要です。 給与税のファイルを紛失したり、監査を受けたりした場合、正しい書類を持っていないと、会社に損害を与える可能性があります。 給与計算ソフトウェアが重要な文書の大部分を処理するため、手動で何かを追跡することを心配する必要はありません。
＃3。 すべてのデータのセキュリティを確保します。
また、従業員や他の人がアクセスできないように、すべての従業員情報が安全であることを確認する必要があります。 見たものに不満を持つ従業員に、給与額などの保護された従業員情報を提供することは、最も避けたいことです。 社会保障番号、銀行口座、およびその他の機密情報にアクセスしたり、盗んだり、悪用したりできないようにする必要があります。
＃4。 従業員のタイム トラッキングを使用する
スタッフに時給を支払う場合は、おそらく自動時間追跡システムを使用する必要があります。 タイム カードを手動で記入するのは信頼性が低く、時間の盗難により費用がかかる可能性があります。 適切なテクノロジーを使用して従業員の時間を追跡することで、効率を高め、給与計算プロセスをスピードアップできます。
＃5。 給与監査を行う
誰が給与計算を処理するかに関係なく、定期的に監査を実施することをお勧めします。 手続きが適切に行われ、すべての税務ファイルが処理され、正確に記入されていることを確認する必要があります。 プロセスを監査することで、新しい効率性を発見したり、給与計算チームに定期的な雑用やエスカレーションの懸念をより適切に管理する方法を教えたりすることができます。
ボトムライン
会社の成功は、効果的な給与管理にかかっています。 自分で給与計算を行うこともできますが、時間と労力を節約するために、妥当な給与計算ソフトウェアまたはサービスを選択することをお勧めします。
関連記事
- 給与システム: 定義、ソフトウェア、およびガイド
- 中小企業の給与：最高の給与ソフトウェア英国サービス
- 給与管理: それは何ですか, それを管理する方法 & ガイド
- 中小企業向け人材サービス：人材サービスの機能と事例
- 17年の中小企業向け給与システムのベスト2023、更新!!!
参考文献
