給与管理は、規模の大小を問わず、あらゆる企業にとって不可欠な機能です。 正確でタイムリーな従業員の報酬は、生産的な職場を維持するために重要であり、適切に管理された給与システムは、中小企業がこの義務を果たし、内国歳入庁や個々の州からの潜在的に深刻な罰金を回避するのに役立ちます. 給与処理の複雑さと重要性により、多くの企業は外部の支援者を雇うようになっています。 ただし、信頼できるシステムをセットアップするには、最初に、給与処理のどの側面を社内で処理し、どの側面を外部委託するかを選択する必要があります。 次に、レコードを最新の状態に保ち、従業員の勤務時間を追跡することで、給与計算を簡単かつ正確に処理できるように管理できます。 この記事では、中小企業の給与計算を管理する方法を説明し、Intuit と Quickbooks との連携方法についても説明します。
給与管理とはどういう意味ですか?
「給与管理」という用語は、労働時間、賃金、適用される源泉徴収税など、組織の従業員に関する財務データを追跡および報告する管理プロセスを指します。
ただし、従業員データの機密性、税金計算の複雑さ、および従業員の銀行口座への直接預金の可能性があるため、給与管理は困難でリスクが伴う可能性があります。 したがって、法律を遵守するには、給与を適切に管理する方法を知っている必要があります。
人事における給与計算とは？
人事または給与計算を担当している場合は、従業員が期日どおりに正確に支払われるようにすることがいかに重要かをご存知でしょう。 たったひとつのミスで、組織の信用が失墜し、社員の信頼を失う。 したがって、給与計算を正しく処理することは重要な責任です。
「給与処理」という用語は、労働者の分類、給与、および適用される控除を考慮して、労働者にお金を支払うプロセスを指します。 さらに、雇用税の支払いと HMRC への報告が含まれます。
ただし、人事部の給与処理への関与は、システムや組織によって異なります。 組織が給与計算サービスを使用している場合、人事部はあまり心配する必要がないかもしれませんが、給与計算ソフトウェアを使用している場合、人事部は全員の給与を管理している可能性があります。
とにかく、これは、適用される要件と組織の給与スケジュールに準拠したタイムリーな方法で行う必要があります。
給与表、従業員の分類、昇進、解雇など、変動要因が多数あるため、給与計算処理は処理が難しい場合があります。
したがって、最も効果的なエラーを防ぐには、給与処理の重要な段階でチェックポイントを設定することが重要です。
給与計算の基本とは？
給与とは、会社が特定の期間および特定の日に従業員に支払うべき報酬です。 基本的な給与手続きには以下が含まれる場合があります。
- 従業員の労働時間を追跡する
- 給与と賃金を把握し、
- 小切手または直接預金による資金の支払い。
給与計算の種類とは？
基本的に XNUMX つの給与スケジュール タイプがあり、それぞれに長所と短所があり、特定の会社に最も適した戦略を特定するのに役立ちます。
彼らは;
- 毎週
- 隔週
- 半月ごと
- 月単位
中小企業の給与管理
一般に、給与処理は、中小企業の経営者にとって最も困難で面倒で時間のかかるビジネス タスクの XNUMX つです。 一方で、それは最も重要なものの XNUMX つでもあります。 給与の問題は、従業員の士気を低下させ、重要な会社のリソースを浪費し、最も繁栄している会社でさえも屈服させる可能性があります。
したがって、中小企業が給与をタイムリーに効果的に管理することが不可欠です。 そして、適用される要件と組織の給与スケジュールに準拠するもの。
中小企業が Payroll を管理する方法はいくつかあります。 いずれにせよ、手順全体には、個人情報を収集し、それをファイルまたはドキュメントに正確に入力することが含まれます。 各給与は、正確な税計算が必須である必要があるため、各給与期間ごとに準備する必要があります。 スタッフと関連する政府機関が期日どおりに正確に給与を受け取るようにすることで、プロセスは終了します。 給与計算を処理または管理する XNUMX つの方法を次に示します。
＃1。 手動処理
ここで、小切手を印刷したり、直接預金を送信したりするには、給与計算と処理をすべて自分で完了する必要があります。 また、給与記録と支払いを自分で追跡するための戦略を考え出す必要があります。
＃2。 給与ソフト
利用可能な多数の給与計算ソフトウェアの XNUMX つを利用して、給与計算処理を簡素化できます。 これにより、コストを節約し、管理作業を軽減し、従業員と税務当局に予定通りに支払うことができます。
＃3。 給与計算代行サービス
最後に、あなたに代わって給与計算サービスにすべてを任せることができます。 プロバイダーは、ソフトウェアの従業員データベースの管理とスケジュールどおりの給与計算に関連するすべてを処理します. 価格は月額 40 ドルから始まり、そこから上昇し、ワーカーごとの追加費用がかかります。 お客様のニーズは個々に異なるため、多くの企業は、サービスの見積もりを提供する前に、まずお客様に連絡することを主張しています。
給与計算サービスに新しい従業員を通知し、必要な資金が銀行口座にあることを確認するだけで、この方法で給与計算を処理できます。 これは最も労働集約的でない方法であり、会社の運営または拡大の他の側面に集中することができます。
中小企業の給与を管理する方法
給与計算プロセスを管理する方法を探している場合は、中小企業が給与計算を管理する方法に関するヒントを以下に示します。
＃1。 雇用者識別番号を申請する
従業員への支払いを開始する前に、EIN を取得する必要があります (EIN)。 EIN は、SSN が個人に対して行うのと同じように、会社の一意の識別子として機能します。
EIN は、事業主がライセンスの申請、給与税の申告、銀行口座の開設などを行う前に、多くの当局で必要とされています。 会社の本社の場所によって、連邦 EIN に加えて州の雇用者識別番号 (EIN) が必要かどうかが決まります。
＃2。 給与ステータスと支払い頻度の設定
事業主には、従業員に支払う頻度や従業員が受け取る賃金の種類など、多くの重要な選択肢があります。 これについてもう少し詳しく見てみましょう。
給与スケジュールと呼ばれることもある給与頻度は、従業員への支払いのタイミングと規則性を指します。 連邦法と州法の両方をチェックして、自分の場所の最低賃金を下回っていないことを確認してください。 一般に、毎週、隔週、および毎月が、さまざまな支払い期間の例です。 ただし、何を決定するにしても、最も重要なことは、一貫性を保ち、タイムリーに支払いを行うことです。
一方、給与ステータスには、従業員の給与額の決定が含まれます。 時給 (免除されていない労働者の場合) と給与の取り決め (免除された従業員の場合) の両方が実行可能なオプションです。 適切な報酬ステータスは、従業員の仕事と中小企業の特定のニーズに大きく影響されます。
＃3。 賃金に関する法律を学び、遵守する
いずれにせよ、組織が適用されるすべての地方および国の規制を遵守していることを確認する必要があります。 これには、あなた (またはあなたの会社の誰か) が、雇用主としての金銭的および法的責任に精通している必要があります。
さらに、適切な額の連邦税、州税、地方税、および各労働者の所得税を支払います。 これには、FICA (社会保障およびメディケア) およびその他の雇用関連税が含まれます。 すべての従業員の期日どおりの適切な支払いを保証するために、給与システムを検証する必要があります。 さらに、給与税の預金が一貫して、納税義務に従って行われていることを確認してください。
＃4。 給与手続きの確立
通常、給与システムには、従業員の給与の計算と管理のプロセスを容易にするプログラムが含まれます。 多くの場合、次の XNUMX つの可能性があります。
- マニュアル
- 外注
- ソフトウェア
いずれにせよ、会社の給与システムを決定する前に、多くの問題について慎重に検討することが重要です。 したがって、次のことを常に念頭に置いてください。
- 予算
- 就業者数
- 自信。 給与計算を正確に管理できる自信はありますか?
＃5。 給与手続きとポリシーを説明し、確立する
最初の給与計算を処理する前に、給与計算手順を標準化することが不可欠です。 これにより、上層部から人事部、従業員まで、給与計算プロセスに関与するすべての関係者が、給与計算期間、予想される給与額、有給休暇、およびその他の福利厚生に関して同じページにいることが保証されます。
＃6。 専用のソフトウェア プログラムで時間を追跡する
スタッフに時間単位で支払う場合、時間管理システムは、効率を監視し、報酬を決定するために不可欠です。 操作が難しく、使いやすい時間監視システムを設計することが重要です。 可能な限り正確なデータを得るために給与計算ソフトウェアと同期できる統合プラットフォームなど、タイムシートを処理するためのオプションが多数あります。
＃7。 キャッシュフローの監視
人件費を支払う前に資金が不足することは、すべての事業主にとって最悪の悪夢です。 キャッシュ フローを確認すると、常に給与が不足しているように見える理由を理解するのに役立ちます。
従業員に支払う十分なお金がないことは、通常、すべてのビジネス オーナーにとって最悪の悪夢です。 給与計算時間が慢性的に不足している場合は、キャッシュ フローを分析すると、根本的な原因が明らかになることがあります。 人員過剰や過払いなどの給与の問題は、キャッシュフローを注意深く監視することで発見できます。 さらに、賃金の差し控えや人員削減などの抜本的な対策に頼る前に、経済的に困難な時期にベンダーへの支払いを遅らせたり、未払いのクライアントからの支払いを回収したりすることをお勧めします。
#8。 給与コーディネーターまたはマネージャーを雇う
多くの企業が、最も簡単で最も信頼できるオプションを選択するのも不思議ではありません。 特に中規模から大規模な企業の場合、給与計算の複雑さを考慮して、プロの給与計算マネージャーを雇用します。
ビジネスの成長により多くの時間を割くことができるように、給与計算の処理がより効率的で熟練した人を雇ってみませんか? 給与計算の支援が必要であるが、従業員をフルタイムで雇用するための資金がない場合は、契約社員を探すか、信頼性と能力が証明されている既存の従業員に仕事を任せてください。
#9。 給与と従業員の記録を安全に保管
連邦および州レベルでは、給与データを保持しなければならない期間と、当局がデータへのアクセスを要求した場合にデータを保持する場所を規定する規制があります。 たとえば、タイムカードは最低 XNUMX 年間保持する必要があります。 一方、従業員に支払われた金銭に関する給与記録は、最低 XNUMX 年間保管する必要があります。 また、給与計算書類の最終処分についても規定があります。
給与計算の 4 つの要素とは?
賃金、給与、残業代、休暇手当、有給休暇、チップ、ボーナス、授業料の払い戻し、手数料はすべて給与の一部です。 給与計算を処理している間、企業は各従業員の総収入と純収入の両方を決定して報告する必要があります (源泉徴収と福利厚生の拠出を差し引いた後)。
給与計算の5つのステップとは？
給与処理の手順には以下が含まれます。
- 雇用者識別番号の決定。
- 関連する従業員税データの収集
- 支払いスケジュールの選択
- 総賃金の見積もり
- 各従業員の控除額の決定
- 正味給与を決定してから、従業員に支払います。
給与管理担当者は何をすべきか?
給与マネージャーは、会社の給与システムのすべての側面を監督して、すべての従業員が時間どおりに正しく、適用されるすべての法律および規制に従って支払われるようにする責任があります。
人事部は給与を管理しますか?
給与計算は、人事 (HR) および財務 (財務) の管轄下にある場合もあれば、最高経営責任者 (CEO) に直接報告する独自の独立した部門である場合もあります。
給与クイックブックの管理
現在 QuickBooks Online のユーザーであり、給与管理用のソフトウェアを探している場合、QuickBooks Payroll は素晴らしいオプションです。 これは、最大 50 人の従業員または請負業者を抱える企業を対象としていますが、実際には 150 人を収容することもできます。このプログラムは、給与計算を即座に処理し、当日または翌営業日に直接預金を提供できます。 また、QuickBooks Online とシームレスに連携します。 利用可能な XNUMX つのプランにより、組織はニーズの変化と拡大に応じて層を簡単に切り替えることができます。 さらに、サブスクリプションに退職貯蓄と健康保険を追加するオプションを提供します。
ただし、QuickBooks Online とは異なる会計プログラムを使用している場合、または従業員が複数の州にまたがっている場合は、別のオプションを検討することをお勧めします。 また、QuickBooks Payroll で動作する会計ソフトウェアは QuickBooks Online だけです。 さらに、州以外の従業員を管理している場合は、追加の毎月の納税申告手数料を支払う必要がある場合があります。
QuickBooks で給与計算をどのように管理しますか?
QuickBooks Payroll は、企業 (大小を問わず) が従業員への支払い、福利厚生の管理、および給与税の申告をすべて XNUMX か所で行えるようにするクラウドベースの給与計算ソリューションです。 連邦および州の給与税を自動的に計算、提出、および支払うことにより、このソフトウェアは時間を節約します。
すべての設定が完了したら、従業員の給与処理を自動化できます。 Quickbooks オンラインを使用すると、給与計算を自動的に管理できます。 ただし、必要に応じて、コンピューターまたはモバイル アプリを使用して手動で処理することもできます。
まとめ
従業員が正確かつ期限内に支払われ、会社がすべての税および雇用要件に準拠していることを確認するために、雇用主は給与を管理する必要があります。
どんなビジネスでも、給与処理と管理が必要です。 給与システムを効果的に管理すると、たとえば中小企業が生産的な職場を維持し、IRS や州の罰金を回避するのに役立ちます。 多くの組織は、その複雑さのために給与計算処理を外部委託しています。 信頼できるシステムを構築するには、まず、どの給与処理タスクを外部委託し、どの給与処理タスクを社内で管理するかを決定する必要があります。
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