自宅に請求書や明細書が山積みになっていると、何を保管し、何を破棄していいのかわからなくなることがあります。 通常、最低 XNUMX 年間は銀行取引明細書にアクセスできる必要があります。 特定の状況では、最大 XNUMX 年間必要になる場合があります。 この記事を読んで、銀行取引明細書とキャンセルされた小切手、死後、および税務上の目的でどのくらいの期間保持する必要があるかについての洞察を深めてください。
銀行取引明細書の保管期間
毎月の銀行取引明細書の郵送を停止することを選択していない場合は、少なくとも XNUMX 年間保管してください。 アカウントにオンラインでしかアクセスできない場合は、毎月の入出金が正確であることを確認してください。 データ入力が得意な場合は、収入と支出をスプレッドシートまたは簿記ツールに入力することもできます。
税額控除を文書化するものはすべて、最初の年から少なくとも XNUMX 年間は保管する必要があります。その後は、紙を細断して処分しても安全です。 そうする可能性は残っていますが、IRS は、監査よりもさかのぼることはめったにないと主張しています。
オンライン アカウントをお持ちの場合は、そこにドキュメントをアーカイブするか、銀行または金融機関から直接コピーを取得できます。
いつ銀行取引明細書を長く保管する必要がありますか?
政府機関があなたを監査しなければならない時間があるため、IRS は、特定の状況では XNUMX 年以上記録を保存するようアドバイスする場合があります。
- 雇用税を支払う場合は、納税期日または納税日のいずれか早い方から XNUMX 年間、記録を保管しなければなりません。
- IRS は、収入が開示されておらず、総収入の 25% 以上を占めている場合、または IRS がそうであると疑う理由がある場合、いつでも XNUMX 年間あなたを監査することができます。
- 不良債権または価値のない有価証券による資本損失を申告した場合、記録を XNUMX 年間保存する必要があります。
税金が簡単で、正しく申告していれば、銀行取引明細書を XNUMX 年以上保存することを心配する必要はないでしょう。 ただし、投資を含むより複雑な財務がある場合は、アカウントに XNUMX でアクセスできることを確認することをお勧めします。
死亡後の銀行取引明細書の保存期間
保管期間を知ることは非常に重要です 銀行取引明細書 死後。 大切な人が亡くなった後、しなければならないことはたくさんあります。 葬儀の計画から喪失の悲しみまで、どのようにすべてを把握していますか? 仮想サービスを選択した場合、計画中にアドバイスやサポートを提供できる専門家がいる可能性があります。
財務書類の処理方法は、人々が忘れがちな作業の XNUMX つです。 ID 盗難の現代において、これらのドキュメントを安全かつ安全に処理する方法を理解する必要があります。 ご想像のとおり、当座預金口座と普通預金口座の明細書を保管しておく必要はありません。 実際、この情報を必要以上に長く保管しておくと、ID 盗難の標的になる可能性があります。
内国歳入庁 (IRS) は、監査には XNUMX 年の時効があると述べています。 そのため、亡くなった愛する人の銀行口座の明細書を最低 XNUMX 年間保管しておく必要があります。
一般的な規範は、それらを XNUMX 年以内に保持することです。 税務記録以外に、しばらく保管しておくべきものはあまりありません。 借金を清算して口座を閉鎖したら、これらの記録をシュレッダーにかける時が来ました。
出生、死亡、結婚、および離婚の証明書を除き、他のすべての記録は、個人が亡くなってから少なくとも XNUMX 年間、または相続税申告書を提出してから XNUMX 年間、いずれか遅い方で保管する必要があります。 .
税務目的で銀行取引明細書を保持する期間
どのくらいの期間維持する必要があるかを理解することが重要です税目的の nk ステートメント。 申告書を提出した後に控除または還付の請求を提出する場合は、最初の申告書を提出した日から 3 年間、または税金を支払った日から 2 年間、いずれか早い方で記録を保管してください。
銀行取引明細書とキャンセルされた小切手の保管期間
銀行取引明細書とキャンセルされた小切手をどのくらいの期間保持する必要があるかを理解することが重要です。 ほとんどの場合、銀行は、取り消された小切手またはそのコピーまたは複製を顧客に返却しない場合、100 年間保管する必要があります。 XNUMX ドル以下の特定の種類の小切手など、いくつかの例外があります。
キャンセルされた小切手は、請求後、妥当な時間内に銀行から送付されます。 このサービスでは、銀行が手数料を請求する場合があります。
なぜ銀行取引明細書を保管する必要があるのですか?
内国歳入庁は、収入、控除、またはクレジットの項目の文書化を要求する場合があります。これは、銀行取引明細書が必要な主な理由の XNUMX つです。
所得税申告書、IRS には、修正の提出、払い戻しの要求、またはクレジットの請求の期限を定める時効があります。 また、IRS がより多くの税金を課さなければならない時間は、時効によって制限されます。
IRS の XNUMX 年間の期限は、多くの場合、州の出訴期限と重複しますが、地域によって例外がある場合があります。 監査期間中にステートメントが利用可能であることを確認するには、州の法律を確認してください。
申告を行うために納税申告書を修正する必要があるが、銀行の明細書にアクセスできない場合、控除または還付を受ける資格があることを証明できない可能性があります。 さらに、IRS が追加の税金を課す場合、あなたが支払う義務がないことがわかっている場合は、証拠として銀行取引明細書を提出する必要がある場合があります。
銀行取引明細書を保持するその他の理由
潜在的な貸し手、家主、および将来取引したい他の人々の銀行取引明細書を保管してください。 銀行の明細書を見て、ローンや賃貸物件などの返済に余裕があるかどうかを判断する際に、収入を確認するように求められる場合があります。
誰かがあなたにお金を借りていると主張した場合は、銀行取引明細書を使用して、デビットカード、小切手、または銀行振込を使用して取引を証明できます。 また、製品保証を使用したり、保険請求を行う必要がある場合は、銀行の明細書を使用して、問題の物を購入したことを示すことができます.
銀行取引明細書を保管しておくことが良い考えとなるのはなぜですか?
税金を支払っている場合、銀行、クレジット カード、投資口座の明細書は情報の宝庫です。 アサーションを使用して、次のことを達成します。
- 給与預金を追跡して、W-2 に表示されている収入と比較できるようにします。
- 時折独立請負業者として働いたり、自分のビジネスを所有している場合は、1099 収入を確認する必要があります。
- 住宅ローンの支払い、授業料と学生ローンの負債、慈善活動への寄付を追跡します。
- 投資の利益と損失、および退職金口座への寄付と引き出しに関する情報を含めます。
- 会社の支出を追跡します。
- 年に XNUMX 回の納税時だけでなく、年間を通して定期的に明細書を分析する必要があります。
- 毎月の明細書は、あなたの活動の完全な説明を提供し、オンラインまたはモバイルアプリを介して定期的に取引を確認している場合でも、以前に見逃していた取引を明らかにする可能性があります.
- 間違いがないか確認する: 予想されるすべての入金が入金されていること、および詐欺の可能性がある奇妙または不正確な取引がないことを確認してください。
矛盾や詐欺の可能性がある証拠を発見した場合は、すぐに銀行またはクレジット カード プロバイダーに連絡し、レポートを提出してください。 問題が解決するまで、関連するコメントを残しておいてください。
書類のシュレッダー
記録を整理する時間を確保しないと、記録を永久に保管する方が簡単に思えるかもしれません。 しかし、主に ID 泥棒の手に渡る可能性があるため、これはお勧めできません。
次の文書を破棄する必要があります。
- クレジット カードの明細書は、税金関連の費用が記載されていない限り、60 日間保管する必要があります。 特定の状況では、最低 XNUMX 年間保管してください。
- 給与明細: 年に 2 回、自分の W-XNUMX と比較して破棄します。
- 公共料金: XNUMX 年以内に保存してください。
- 納税申告書と納税証明書は、税金に関連するクレジット カードの請求書と同様に、少なくとも XNUMX 年間はファイルに保管する必要があります。
- 新しい住宅保険や自動車保険に加入したら、古い保険は細断処理してください。
- 家を売却するときは、住宅ローンの明細書と家の改善に関する書類をすべて破棄してください。
ドキュメントを細断処理する方法
銀行の明細書を処分するときは、慎重に細断してください。 それらを半分に切るだけでは、ID 泥棒があなたの個人情報をまとめるのを思いとどまらせることはできません。 最新のシュレッダーは、コンパクトで持ち運び可能で、手頃な価格です。
紙の量が多い場合は、シュレッダーサービスを受けることができます。 リクエストに応じて、いくつかの銀行が明細書のシュレッダーを無料で提供しています。
銀行取引明細書およびその他の文書の整理
ステートメントを保存して追跡するシステムが整っていれば、必要なときに簡単に情報を取得できます。
紙の明細書
何年にもわたる物理的な明細書をファイルに保存したい場合は、ある程度の余裕が必要です。 ハードコピーの記録については、次の記録管理のアドバイスを考慮してください。
- 財務記録用の特別なファイリング キャビネットを入手してください。
- 資料を年度順に並べ替えます。
- ドキュメントをさまざまなカテゴリ (個人の銀行取引明細書、ビジネス銀行取引明細書、投資明細書、クレジット カード明細書など) に分類します。
- 必要なものをすぐに見つけられるように、時系列で並べ替えます。
- 最も重要な書類は耐火金庫に保管してください。
電子明細書
電子ステートメントがより一般的になってきているため、仮想記録を保存することを決定できます。 しかし、それを選択して単一のデバイスに保存すると、デバイスが故障したり、置き忘れたり、持ち去られたりした場合にデータが失われる危険に直面します。 安全なセカンダリ ストレージ デバイスまたは安全なクラウド環境にデータをバックアップすることを検討してください。
銀行が明細書を保管している期間を調べるには、デジタル明細書を使用することもできます。 このようにして、必要なときにいつでもステートメントを取得できます。 数年分の明細書を読み、ダウンロードし、印刷する機能は、多くの場合、オンライン バンキングを通じて銀行から提供されています。 オンラインではないものの、銀行が記録を保持している期間内であれば、明細書が必要な場合は通常、明細書を入手できます。 このパスを使用する前に、機関や口座の種類によって異なる場合があるため、時間枠と費用を確認してください。
クレジットカードの明細書はどのくらいの期間保持する必要がありますか?
ビジネス目的でクレジット カードを使用する場合は、必要に応じて納税申告書のドキュメントとして使用できるように、少なくとも XNUMX 年間記録にアクセスできることを確認してください。
あなたへの請求、支払ったサービス、会社の経費、慈善寄付を確認するため、または期限内のローンの支払いに異議を唱える場合は、個人のクレジット カードの明細書を XNUMX 年間保管することをお勧めします。
古い銀行取引明細書を保管する価値はありますか?
IRS による監査を受け、以前の納税申告書のデータを確認する必要がある場合は、古い銀行取引明細書を保存しておくことをお勧めします。 過去 XNUMX ～ XNUMX 年間に提出された申告書について、IRS は問い合わせることができます。
10 年前の銀行取引明細書を入手できますか?
オンラインの内容を超えて、XNUMX 年前までさかのぼって声明のコピーを入手できます。 ステートメントの無料のオンライン コピーを受け取ります。 すでにオンライン バンキングをお持ちの場合は、ログインして [アカウント] タブから [明細書と書類] を選択してください。
3 か月分の銀行取引明細書が必要な理由
彼らは、あなたが会社を拡大している間、将来のローン返済を確実に行えるように、連続 XNUMX か月分の銀行取引明細書を要求するかもしれません。 これらの明細書は、最近 (過去 XNUMX か月以内) のもので、前年の取引に関する情報が含まれている必要があります。
ビザの明細書はどのくらいの期間保持する必要がありますか?
IRS は、通常、過去 XNUMX 年以内に提出された申告書を監査していると主張しています。 ただし、通常は過去 XNUMX 年間のみを対象としています。 どちらの場合でも、納税申告書の提出後 XNUMX 年間は、控除の文書を含むクレジット カードの明細書を節約することをお勧めします。
財務諸表を保管する必要はありますか?
自分の発言のコピーを保管していなくても、過去に行った発言のコピーを取得できます。 金融機関は、システムに情報を数年間保持しているため、要求に応じて以前の明細書のコピーを提供できる場合があります。 銀行またはクレジット カード発行会社に連絡することで、通常郵送で受け取る明細書の古いバージョンを要求することもできます。
金融機関がこれらの記録を保持し、利用できるようにする期間はさまざまであるため、銀行のポリシーについて調査することをお勧めします。 たとえば、一部のクレジット カード プロバイダーは、過去 12 か月のオンライン明細のみを提供しています。 それよりも古いレコードを取得するには、余分な労力を費やすか、不足しているレコードの代金を支払うか、数日または数週間待つ必要がある場合があります.
一部の金融機関では、当座預金口座、預金口座、住宅ローン口座、信託口座、管理投資口座の口座明細書を最大 XNUMX 年間保存しています。 他の金融機関の一般的な期間は XNUMX 年です。
納税申告書の情報を裏付けるために財務諸表を使用した場合は、銀行に頼るのではなく、自分の財務諸表の紙またはデジタル コピーを保存することをお勧めします。 これにより、これらの記録を XNUMX 年間手元に置くことが保証されます。 いつでもこの知識にアクセスでき、オンラインで調べなくても参照できます。
使い終わったら、必ず紙のコピーを破棄し、電子版 (バックアップを含む) を完全に削除してください。 無料の Mac および Windows ソフトウェアは、誰もこれらのファイルを復元できないようにするのに役立ちます。
XNUMX 年間保持する必要があるドキュメントは何ですか?
不良債権または価値のない有価証券による損失の控除を請求する場合は、25 年間記録を保管してください。 申告すべき収入を提出せず、それが申告書に記載されている総収入の XNUMX% を超えている場合は、XNUMX 年間記録を保管してください。 申告書を提出しない場合は、必要な期間記録を保管してください。
どのドキュメントを保存し、どれを破棄する必要がありますか?
納税申告書および関連書類 (少なくとも XNUMX 年間、理想的には最大 XNUMX 年間保管) 給与明細書 (少なくとも XNUMX か月間、理想的には最大 XNUMX 年間保管) 社会保障記録 (最新のコピーを保管)退職金（最新のコピーを保管してください）
最終的な考え
受け取った銀行およびクレジット カードの明細書で、口座の状況に関する簡潔で詳細な情報を見つけることができます。 また、あなたの経済状況に疑問が生じた場合に、主張を裏付ける書類を用意しておくことも重要です。 明細書を確認することで、予想外に高額な請求など、不正やその他の異常を特定できます。 税金の準備、または詐欺や紛争の解決を支援するために、必要な限りそれらを保管してください。 納税申告書の事実を立証するために声明を使用した場合は、ファイルを少なくとも XNUMX 年間安全に保管してください。
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参考文献
