どの企業の従業員も、自分のポケットから支払わなければならない事業費を負担する可能性があります。 これには、旅費やクライアントとの昼食会から事務用品や技術機器まで、すべてが含まれます。 これらの費用は会社に代わって発生するため、従業員は支払った金額の払い戻しを要求するために経費報告書を提出します。 この記事では、経費概要レポートの内容、必要な理由、そして最も重要な、ソフトウェアとテンプレートを使用してこのレポートに記入する方法など、経費概要レポートについて知っておくべきことをすべて説明します。
経費報告書は、組織に代わって発生した経費を分類および項目別リストにしたものです。 このレポートは、雇用主または財務チームが、支出した金額、購入した商品、および費用のうちのいくらを払い戻したかを判断するのに役立ちます。 ただし、経費報告書の利点は、償還請求に限定されません。 また、企業が納税申告書を提出し、税額控除を請求し、監査を完了することをより簡単にします。
経費報告書とは何ですか？
従業員が自分のお金で支払った会社の費用の払い戻しを請求する場合、これらの費用は経費報告書と呼ばれる紙またはデジタル文書にまとめられます。 これらの費用は通常、事務用品、昼食、走行距離などのカテゴリ別に分類されます。 それらはさらに項目化されているため、いくつかのエンティティとその料金がリストされています。 これにより、承認プロセス中に発生した費用の総額を単純に述べるのではなく、より詳細な監査が可能になります。 明細化された各取引に関連する領収書は、通常、経費報告書に含まれています。
経費概要レポートには何が含まれますか?
経費報告書にはさまざまな形式があります。 多くは累積的で、特定の期間 (たとえば、月、四半期、または年) にわたる企業または部門の総支出を表示します。 経費レポートは、特定の従業員またはプロジェクトの個々の経費の概要を示す、より詳細なものにすることもできます。 これらのレポートは次のもので構成されます。
- 費用を支払った日
- 経費が特定のクライアントまたはプロジェクトに起因するかどうか。
お金の受取人またはベンダー - 税金、手数料、手数料を含む支払総額
- 経費のカテゴリまたは種類
レポートには、これらの表面的な詳細に加えて、支払われた総額または特定の項目に関するメモが含まれる場合があります。たとえば、コストが発生した理由や、同じクライアントまたはプロジェクトに関連するその後の予測コストなどです。
経費精算書が必要な理由
経費レポートは、管理者が会社または特定の部門またはチームの支出 (特に、特定の顧客またはプロジェクトに関連するコスト) を追跡できるため、重要です。
管理を支援することに加えて、経費報告書により、従業員は、出張、顧客または潜在的な顧客の接待などの自己負担のビジネス経費を補償することができます。
経費レポートは、次の目的で頻繁に使用されます。
- 部門と事業の支出、および全体的なキャッシュ フローの監視
- 総収入から経費を差し引いて利益を計算する
- 従業員への正当な事業費の支払い
- 製品ライン、特定のプロジェクト、または顧客に関連する費用を追跡する
経費レポートは、さまざまなビジネスでさまざまな目的に使用されます。 たとえば、コンサルタントや弁護士はこれらのレポートを頻繁に使用して、特定のクライアントに関連する支出を追跡しますが、製造組織は特定の製品ラインに関連する支出を管理します。 これらは、営業担当者が旅費や交際費を報告し、払い戻しを受けるために使用されます。
月次経費報告書とは何ですか?
経費報告書は通常、月次、四半期、または年次で発行されます。 月次経費報告書には、その月に会社が行った必要なすべての購入がリストされます。
会社の税金から経費を控除するために、年次経費報告書が頻繁に使用されます。 したがって、毎月の経費レポートは、会社の支出が予算内にあるかどうかを判断するなど、追加の目的で利用されます。 毎月の経費報告書を使用して、財務上のトラブル時に利益を増やすためにコストを削減または排除する方法を判断できます。
経費とは何ですか？
ビジネスの代表者が商業目的のためにお金を使うときはいつでも、それは経費とみなされます。 それは、機器、サービス、またはその他の何かを取得するためである可能性があります。 ただし、特に従業員が払い戻しを求める場合、支出は正当な会社の経費でなければなりません。 いくつかの企業はこれについて強力な法律を定めているため、従業員は支出を提出する前にこれらのポリシーを認識しておく必要があります。
経費報告ソフト
企業は、経費報告ソフトウェアを使用することで、「T&E」または「出張と経費」をより簡単に管理および追跡できます。 経費管理ソフトウェアは、企業の支出基準の順守を改善し、従業員の支出の可視性を高めることで、企業の予算編成と将来の経費の予測を支援します。
以下は、上位の経費要約レポート ソフトウェアのリストです。
＃1。 FreshBooks
FreshBooks は、中小企業向けに設計された Web ベースの会計ツールです。 また、FreshBooks は、マーケティング、法律およびビジネス コンサルティング、取引およびホーム サービス、情報技術 (IT) など、幅広いビジネスにサービスを提供しています。
請求、経費追跡、時間追跡、報告、および支払い管理は、FreshBooks の最も重要な機能の一部です。 ユーザーは、請求書をパーソナライズしたり、オンラインで支払いを行ったり、自動支払いリマインダーを設定したりできます。 領収書を請求書に関連付け、経常経費を設定し、領収書を撮影することで、経費を追跡できます。
＃2。 SAP コンカー
Concur は、エグゼクティブが出張費を管理するのに役立つ、クラウドベースの経費および出張管理ソフトウェア アプリケーションです。 財務担当者は、旅行関連の支出とキャッシュ フローを追跡できます。
Concur の出張および費用ツールは、出張の予約、承認、および支払いに役立ちます。 さらに、このソフトウェアは領収書の写真データの収集を自動化し、承認のために経費報告書をアップロードします。
＃3。 Xero
Xero は、小規模および発展途上の企業向けのクラウドベースの会計システムです。 また、Xero は中小企業を信頼できるコンサルタントと結びつけ、所有者が財務状況に迅速にアクセスできるようにします。 Xero は Web ベースのソリューションであるため、アクティブなインターネット接続があればどのデバイスからでもアクセスできます。
中小企業は、Xero の高度な会計機能のおかげで、どこからでもキャッシュ フロー、取引、および口座の詳細を調べることができます。 銀行取引はすべて自動的にインポートされ、コード化されます。 オンライン請求書支払いは、重要なビジネス製品を提供するベンダーとのつながりを強化しながら、支出を追跡し、請求書の期限を守るのに役立ちます。 Xero を使用すると、モバイルでの表示と各領収書の承認により、個人の支出も管理できます。
＃4。 クイックブックオンライン
QuickBooks Online のユーザーは、クレジット カード取引をダウンロードして調整できるため、企業は週ごとのタイムシートを管理し、銀行預金を追跡できます。
また、Quickbooks Online は、会社の財務のあらゆる側面を管理する Web ベースの会計ソフトウェアです。 簿記、給与計算、請求書管理、銀行調整、経費追跡、財務報告、税金管理、およびその他のタスクはすべて、ソフトウェアの助けを借りて処理できます。
経費報告書の記入方法
経費報告書に記入する基本的な目的は、含まれる経費を特定することです。 これは、受取人、支出カテゴリ (支出の種類)、または支出が関連付けられたプロジェクトまたはクライアントに基づくことができます。 または、経費を負担した従業員に基づくこともできます。
経費報告書は、いくつかの異なる方法で作成できます。
- レポートに含めたい経費を特定します。
- 上記の情報を、基準を満たす費用のリストに含めてください。
- レポートのすべての経費を合計します。
- 発生した費用または支払った合計に関するメモを追加します。
- レポートの日付、番号、およびタイトルは、その内容に基づいています。
経費報告書の作成方法
QuickBooks Online、Xero、FreshBooks などの中小企業の会計ソフトウェアを使用している場合は、これらのシステムや類似のシステムでは経費報告書を作成または記入できないことに気付いているでしょう。
代わりに、中小企業の会計ソフトウェア パッケージの大半は、支出を監視して経費報告書を作成するように特別に設計されたサードパーティの経費報告書アプリと連携しています。 Microsoft Excel テンプレートまたはインターネットで入手できる無料のテンプレートの XNUMX つを使用することもできます。
ビジネス、使用する会計ソフトウェア、プロセスをどの程度自動化するかに応じて、経費報告書を準備または記入するさまざまな方法があります。 使用するツールに関係なく、最も重要なことはツールを作成することです。
＃1。 オンライン テンプレートを使用します。
Excel で提供されているような標準の経費報告書テンプレートは、多くの中小企業で使用されています。 Excel テンプレートは簡単にダウンロードでき、項目データを適切な列に入力すると、自動的に計算されます。
この Excel スプレッドシートは、追加のソフトウェアにお金をかけずに経費を追跡したい中小企業にとって非常に便利です。
テンプレートのデフォルトの経費カテゴリは便利で、必要に応じて簡単に変更できます。 これらのカテゴリに当てはまらない余分な費用がある場合は、いつでも別の列を追加できます。
もちろん、スプレッドシートの情報を会計ソフトウェアに入力して、従業員の払い戻しを処理し、経費が正確かつ最新であることを保証する必要があります。
＃2。 会計ソフトを活用しましょう。
会計ソフトウェアは経費管理プロセスにおいて重要ですが、今日市場に出回っているほとんどの中小企業の会計ソフトウェア製品には、ユーザーが経費報告書を作成できる機能が含まれていません。 代わりに、その目的のために特別に作成されたいくつかのサードパーティの経費管理アプリのいずれかを利用できます.
＃3。 経費管理ソフトウェアを利用する。
Certify は QuickBooks Online と直接統合されますが、Abacus は QuickBooks Online、Sage、および Xero と対話します。
ReceiptBank は、レポート生成プロセス全体を自動化するもう XNUMX つの低コストの経費管理ソフトウェア プログラムです。 Zoho にも、Zoho Books と連携して機能する経費管理アプリがあります。
このサードパーティ製ソフトウェアを採用する利点は、経費報告書の作成プロセスを自動化できることです。
これらのプログラムは、次のタスクを実行することを目的としています。
- 写真の領収書
- 金融機関とのコスト調整
- 経費精算書の自動作成
- 承認のために適切な担当者に転送します
経費報告書のテンプレート
支出を追跡する簡単な方法は、経費レポート テンプレートを使用することです。 ただし、組織の経費が増加すると、時間を節約できる経費追跡ソフトウェアに更新する必要があります。
- Microsoft Office から無料の Excel 経費報告書テンプレートを入手できます。
- この Excel のマイレージ ログは、マイレージの追跡と払い戻しに役立ちます。
- この簡単な印刷可能な経費レポート テンプレートを使用して、出張経費を追跡し、合計します。
- 使いやすい Word および PDF 経費報告書テンプレート
基本的な経費報告書の書き方
経費精算書はどのように作成しますか？
- 経費追跡テンプレートまたはソフトウェアを選択します。
- 必要に応じて、列とカテゴリ (家賃やマイレージなど) を編集します。
- 支出と項目別料金を含めます。
- すべてを合計します。
- 関連する領収書を添付または保存します。
- レポートを電子メールで送信するか、印刷します。
経費報告のプロセスはどのようなものですか?
小さな会社の経費報告書を作成する方法
- ポリシーを確立します。
- 経費追跡テンプレートを作成します。
- 領収書は別の場所に保管してください。
- 支出を XNUMX 回確認します。
- 経費と領収書を合計します。
- レポートをすばやく承認し、払い戻しを処理します。
- あなたの会社の経費報告に関する 5 つのベスト プラクティス。
日次経費レポートとは何ですか?
従業員は、日次経費報告フォームを使用して、XNUMX 日の終わりに支出を追跡できます。 小規模なチームでも大規模なオフィスでも、Web サイトに日次経費報告書を作成すると、時間とお金を節約できます。
経費報告書を何と呼びますか?
経費報告書と呼ばれるフォームには、会社の運営に関連するコストが詳述されています。 中小企業は、ガスや食費などのビジネス関連の費用を補償するために、従業員に経費報告書を要求する場合があります。
経費報告書の目的は何ですか?
このレポートは、雇用主または財務チームが、支出した金額、購入した商品、および費用のうちのいくらを払い戻したかを判断するのに役立ちます。
経費報告書の重要性は何ですか?
経費報告書は、会社の財務状況を理解するために不可欠です。 経費レポートは、会社全体、部門、またはプロジェクトに費やされた金額を明らかにします。 従業員は、ビジネス関連の費用の払い戻しを受けるためにそれらを利用することもできます。
まとめ
会社の財務を完全に理解するには、まずお金がどのように使われているかを理解する必要があります。 経費レポートは、すべての入金の追跡に役立ちます。 これらのレポートは、会社内で費やされている金額を正確に把握するのに役立ちます。 記録が正しいことを確認するには、まず、経費報告書とは何か、その使用方法、含まれるもの、およびそれらが重要である理由を理解する必要があります。
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