償還請求に関する規制を完全に把握するには、多くの時間と労力がかかる場合があります。 経費請求は、経費を自己負担し、書類に記入し、関連する領収書を追跡しなければならないという煩わしさのため、雇用の最も厄介な側面の XNUMX つです。 しかし、経費精算書を提出するプロセスは、労働者だけでなく経営者にとっても煩わしいものです。 雇用主は、保持しなければならない支払証明書のほか、それらの保存方法、納税時にアクセスできるようにする方法、およびそれらを保管する場所を考慮に入れる必要があります。 この考えは一般的にまっすぐです。 従業員は、雇用の過程で行動している間に事業費を負担し、雇用主はそれらを返済します。 しかし、正確にはどのように経費領収書を作成すればよいのでしょうか? また、どの経費領収書アプリが最適なのでしょうか? Express および Quickbooks で経費領収書をオンラインで入力するにはどうすればよいですか?
詳しくは…。
経費領収書とは？
ビジネスの経費領収書は、会社のためにサービスを実行する過程で従業員または請負業者によって行われた購入の領収書です。 従業員または請負業者が払い戻しのために経費報告書を提出するときは、関連するすべての領収書を購入の証拠として含める必要があります。
出張、オフィス用品、クライアントとの会議で使用する備品など、仕事で行われた購入の費用を把握または回収するには、基本的に経費領収書が必要です。 従業員は通常、雇用主が発生した費用を払い戻すために定期的に処理される経費報告書とともにこれらの経費領収書を提出することが期待されています。
カメラ付き携帯電話を使用して領収書のスナップショットを撮ることができるアプリの助けを借りて、最近の旅行および費用プログラムでは、経費領収書の処理がかなり簡単になります。 アプリは OCR (光学式文字認識) 技術を使用して、画像から重要な情報を抽出する場合があります。 それらには、時間、合計、VAT %、名前、販売者の住所が含まれます。 従業員は、あまり洗練されていないソリューションで証明として写真をアップロードできるかもしれませんが、それでもデジタル フォームに手書きで記入する必要がある場合があります。
雇用主は、経費の領収書を見て、請求された経費が承認された経費であることを確認します。 多くの場合、組織は、従業員が請求する資格があるもの、支出を許可する金額、使用を許可するサプライヤーを指定するコスト ポリシーを持っています。 これらの領収書は、コンプライアンスを確保するために大企業の支出部門によって検査されます。
経費領収書の仕組み
中小企業では、財務または人事チームが経費領収書のレビューを担当する場合があります。 一部のトップ企業は、デジタル コスト管理ソリューションを採用して、一部の製品の自動承認や、マネージャーがオンラインまたはモバイル アプリを介して請求を評価および承認する機能など、面倒なプロセスを高速化しています。
事業費の領収書は、雇用主が経費を払い戻すことを証明するだけではありません。 また、税務執行機関 (HMRC、IRS など) によって、事業が事業費を管理するすべての税法に準拠していることを確認する必要があります。
雇用主は、従業員が領収書を簡単に直接提出できるようにすることで、従業員の経費請求の正確性を向上させることができます。 たとえば、リゾートのコーヒー ラウンジでのクライアント ミーティングで軽食の支払いの携帯電話の画像を提出できれば、従業員が領収書を置き忘れたり、受け取りに失敗したり、数か月後に領収書を要求したりする可能性が低くなります。飲み物を待っています。 最高の観光予約および支出管理ソフトウェアには旅行予約機能が含まれており、ユーザーは旅行や宿泊の計画、予約、チケットの作成を行うことができます。
支出領収書をより迅速かつ正確に処理することで、雇用主はさまざまなメリットを得ることができます。 従業員がデータを再入力する代わりに、OCR を使用して数値を自動的に記録すると、より多くの請求の正確な提出につながります。 従業員は、請求が発生するとすぐに領収書をアップロードできる行ごとの経費提出を有効にすることで、より便利になります。 年末にスタッフが最終的に経費領収書のバックログを入力するようになって少しショックを受ける代わりに、企業はリアルタイムで支出を追跡することができます.
経費の領収書は必要ですか?
すべての企業は、内国歳入庁に提出するために、75 ドルを超えるすべての費用を書面で文書化する必要があります。 そのような費用の領収書がないことは、一般的に嫌われています。 領収書が必要ない場合でも、支払いを記録しておくことをお勧めします。 日記、スプレッドシート、コンピューターのログなど、あらゆる種類の文書で十分です。
経費精算に必要な領収書は？
購入とは対照的に、費用はビジネスの運営に費やされるお金です。 正当なビジネス ニーズにお金を使っていることを証明するために、購入したアイテムまたは受け取ったサービスの説明、費用を支払った日付、および支払った金額を提供します。
4種類の経費とは？
すべての費用は財務記録に影響を与えますが、損益計算書に最も大きな影響を与えます。 経費は、収益明細書で次の XNUMX つのカテゴリに分類されます。
- 財政経費
- 売上原価
- 営業経費
- 営業外費用
- 特別経費
領収書のXNUMX種類とは？
領収書は取引を証明する書類です。 これは、マーチャントが商品やサービスなどの代金を支払うときにクライアントに提供する購入の証拠として機能します。 購入の種類に応じて、さまざまなレシートを受け取ることができます。 電子レシートはすでに利用可能であり、電子商取引が世界的に拡大した結果、紙のレシートと同様に正当なものとなっています。
レシートの分類には、次の種類のレシートが含まれます。
- 元の
- クレジットカード伝票
- 送り状
どの種類の領収書を保管する必要がありますか?
以下は、保管しておく必要がある購入書類または領収書のリストです。
- キャンセルされた小切手または支払いの証拠を提供するその他の記録
- 電子送金
- レジスターからのテープレシート
- クレジットカードの明細書と領収書。
経費領収書アプリ
一般に、独立した請負業者、事業主、または起業家として、正確な財務記録を維持する必要があります。 ただし、それを行うためだけに、必ずしも領収書の保管または保存を開始する必要はありません。
今日では、経費領収書アプリを使用して、携帯電話を数回タップするだけで、整理を維持し、損金算入を取得できます。
これらの領収書アプリを自由に使用すると、不快な経費報告プロセスを遅らせるのをやめて、すぐに完了し始めることができます. 毎週支出を追跡する場合でも、たまに出張する場合でも、プロセスを少しでも楽しくする機能を備えたアプリがあります。
外出先で支出を監視できるトップのモバイル領収書追跡アプリをチェックする価値があります. それらは、ほとんどの個人の財務管理アプリよりも詳細にそれを行うのに役立ちます. とにかく、データ抽出、レポートのエクスポート、領収書のスキャン、およびその他のサービスを提供するものを見つけるために時間をかけてください. したがって、経費領収書追跡アプリで探しているものを持っているものを選択できます。
また、 経費報告書: 意味、ソフトウェア、および記入方法
経費領収書に最適なアプリ
経費の領収書や支出管理に効果的なアプリはたくさんあります。 強力なオールインワンの税金ソリューションから外貨を換算するアプリまで、経費領収書のトップ アプリを次に示します。
＃1。 QuickBooks
QuickBooks は、成長しようとしている中小企業に独自の経理を行う機会を提供します。 このソフトウェアを使用すると、PayPal、Square、銀行口座、クレジット カードなどをリンクできます。 これらの各アカウントのすべての購入を統合し、それらも分類します。
領収書の写真を撮って、QuickBooks モバイル アプリに保存することができます。 すべての情報は、アカウントの過去の取引と即座に照合されます。 また、仕事で乗る場合、アプリはスマートフォンの GPS を使用して走行距離を監視します。
独立した請負業者や新しい小規模企業にとって、QuickBooks は複雑すぎるかもしれません。 ただし、このツールは、増加する従業員を監督し、会計要件に負担がかかっていると感じている場合に適している可能性があります.
＃2。 経費にする
通常の旅行者に人気の Expensify を使用すると、外出先での支出の監視を合理化できます。 会社にリンクされている領収書の写真を撮ってアップロードするだけです。 ビジネスディナーでも、空港の列に並んでいても、ディズニーランドを旅行していても、それは簡単です.
ライドシェア ソリューションを使用し、ビジネス中にホテルに滞在する場合は、これらのアプリケーションを Expensify にすぐに接続して購入をインポートできます。 サポートされているサービスには、Uber、Lyft、Airbnb、および HotelTonight が含まれます。
仕事に行くとき、あなたは車を運転したいと思いますか。 Expensifyにも問題はありません。 アプリで距離を記録できます。
Expensify は、Android および iOS デバイスとの互換性に加えて、Web ブラウザー経由で使用できます。 このアプリが多目的レシートトラッカーとして機能しているとしても、企業旅行業界でその名を馳せていることに異論はありません。 仕事で頻繁に出張しない場合は、Expensify の代替手段を検討することをお勧めします。
＃3。 FreshBooks
このモバイル レシート アプリは、クラウドベースの会計ソフトウェアの一部です。 携帯電話を使ってレシートの写真を撮り、税金を完了するために必要な情報 (購入の場所と理由、支払った消費税、商品が課税対象かどうかなど) を入力するだけです。 .
入力したすべての領収書は、関連するすべての情報とともに、FreshBooks アカウントに追加されます。 これは、多くのデバイスの同期が簡単であることを意味します。 たとえば、ラップトップで何かを調整すると、次回スマートフォンでチェックインしたときに更新が表示されます。
請求書の送信と処理は FreshBooks の主要な機能ではありませんが、領収書の整理は主要な機能です。 このため、複数のクライアントを管理する請負業者にとっては素晴らしい選択です。
＃4。 Evernote 領収書
ノートテイキングは Evernote の名声です。 ただし、経費報告の分野でも静かに名声を確立しています。 領収書の画像を Evernote Receipts アプリに保存し、それらを使用して税金の経費報告書を作成できます。 これらを表示するには、従来のメモ作成アプリを使用します。
Evernote Receipts では、画像認識を使用して特定の領収書を検索できます。 それは実際にあなたの走行距離を追跡するだけでなく、個人的な費用とビジネスの費用を整理することもできます.
＃5。 あぶかい
Abukai は、出張のほとんどが海外に行く場合の領収書トラッカーです。 このソフトウェアは旅行者に最適で、他の国の領収書を簡単に読み取ることができます。 最良の部分は、リアルタイムの通貨換算を提供するため、正確なドル支出を計算できることです.
iPhone、Blackberry、または Android フォンで領収書の写真を撮るだけで、Abukai を利用できます。 購入のカテゴリ、販売者、日付、その他の情報とともに、あぶかいが写真を保存します。
Abukai の無料プランでは、年間最大 12 件のコスト レポートを作成できます。 無制限のレポートは、ユーザーあたり年間 99 ドルから始まるプレミアム プログラムに含まれています。 ただし、同僚やチームのメンバーがアカウントにアクセスできるようにするには、より多くの費用がかかる場合があります。
＃7。 デクスト
以前の Receipt Bank である Dext は、領収書をデジタル化するための XNUMX つの方法を提供しています。モバイル アプリ、電子メールの統合、またはオンライン インターフェースです。
このアプリでは、複数の領収書を含む XNUMX 枚の写真をアップロードすることもできます。 さらに、PayPal または Dropbox アカウントをクレジット カードに接続して、新しいトランザクションを自動的にインポートすることができます。 Dext は、Sage、Quickbooks、Gusto などの他の会計プログラムとも連携します。
Dext は、監査人や簿記担当者を支援する理想的な立場にあります。 さらに、大量の領収書を作成する事業主が整理して保管するのに役立ちます。
サブスクリプションは、20 ドキュメントで月額 $300 からです。 プレミアム エンタープライズ プランは月額 60 ドルですが、4,000 という驚異的なドキュメントを入力できます。
＃7。 波
フリーランサー、ビジネスの創業者、または基本的な経理が必要な起業家にとって、Wave は資金を管理するための簡単な方法を提供します。
この使いやすいツールを使用すると、収入と支出のすべてが XNUMX つの画面に表示されます。 クラウドに保存されるため、インターネットに接続されていれば、いつでもどこからでもアクセスできます。
オフラインでも、Wave のレシート スキャン アプリを使用して写真を撮ることができます。 次にインターネットにアクセスすると、取引の詳細を確認して承認すると、領収書が自動的にアップロードされます。
Wave アプリを使用して支払い、請求書、銀行情報を最新の状態に保つことで、アカウントを追跡できます。 アプリは完全に無料で、フリーランサーだけでなく、始めたばかりのビジネス オーナーにも最適です。
Quickbooks Online で経費領収書を入力する方法
QuickBooks モバイル アプリを使用すると、領収書の写真を撮って保存できます。領収書のすべてのデータを既存の取引と即座に照合します。 したがって、経費の追跡がかつてないほど簡単になったことに同意するでしょう。
物事を整理するために、QuickBooks は支出を自動的にカテゴリにグループ化します。 さらに、そのシンプルな支出追跡により、税額控除を見逃すことはありません。
QuickBooks は、年間を通じてコストを追跡し、キャッシュ フローを予測して簡単に管理できるようにします。 統合されたキャッシュ フロー計算書を使用して利用可能な資金をチェックし、債務を支払うのに十分であることを確認します。
発生した費用をクライアントに請求する場合は、領収書のスナップショットを作成し、ノートに請求可能な費用を含めるだけです。 請求可能な費用は、領収書と一緒に請求書に追加する必要があります。
領収書は、日付、ベンダー、金額、支払いタイプなどの経費データを抽出するために QuickBooks によって使用されます。 その後、QuickBooks は、ユーザーの許可を得て新しい経費を作成するか、領収書を既存の料金と照合します。
Quickbooks アプリで経費の領収書を追跡するにはどうすればよいですか?
QuickBooks アプリには、「Projects」という名前のツールがあります。 この機能は、請求可能な費用の追跡と会計処理を簡素化するのに役立ちます。 請求書、経費、作業時間、その他の詳細を含む、プロジェクト関連のすべてのデータを XNUMX か所に整理します。 タスクに関係なく、Projects を使用すると、請求可能な費用を正確に追跡して説明することができます。
エクスプレス経費領収書
ExpressExpense は、あらゆる目的で領収書を作成できる領収書作成ツールです。 ずっと前に消えてしまった領収書を再印刷したり、同僚を驚かせる領収書を作成したり、提供する商品の領収書を作成したりできます。
送信したデータに基づいて、Express Expense の無料のオンライン領収書作成ツールがプロ品質の領収書を生成します。 領収書テンプレートを選択し、生成された領収書を変更し、後でダウンロードまたは印刷するだけです。 ExpressExpense サービスを使用して、架空または詐欺的な文書を作成することはできません。 ExpressExpense.com の領収書に関するすべての使用責任は、ユーザーが負うものとします。
インクジェットまたはレーザー プリンターを使用すると、Express で経費領収書を作成できます。 彼らは、実際のサーマルレシート用紙にレシートを印刷するためのコンパニオンアプリ「Instant Thermal Print」を提供しています。
Express は通常、すべての顧客が使用できる XNUMX つの無料レシート デザインを提供します。 また、より多くの領収書テンプレート オプションにアクセスしたい場合は、メンバーとしてサインアップすることもできます。 PROプランとエンタープライズプランにはすべての領収書テンプレートが含まれていますが、年次および月次のメンバーシップオプションがあります.
Express Expense テクノロジを使用すると、任意のインクジェットまたはレーザー プリンタで印刷できる領収書を作成できます。 また、Bluetooth サーマル プリンターと無料のモバイル ソフトウェア Quick Thermal Print を使用して、独自のレシートを印刷することもできます。
経費の記録はどのように取っていますか？
基本的に、保存したい領収書と書類は、ファイルフォルダーまたは大きな封筒にカテゴリごとに保管できます。 さらに、所得税を申告する時期になると、毎月の費用の概要を別のフォルダーに保管して、簡単に見つけられるようにすることができます.
なぜ会計士は領収書を必要とするのですか？
ビジネスを運営する上で領収書を追跡することは重要です。 領収書は、支払いの証拠、税額控除の正当化、損益計算書への費用の記録、貸借対照表における資産の所有権の確認など、企業にとって多くの目的に役立ちます。
まとめ
経費精算書を提出するプロセスは、従業員だけでなく、管理者にとっても煩わしいものです。 いずれにせよ、雇用主は、保管しなければならない支払証明書と、その保管方法、納税時にアクセスできるようにする方法、および保管場所を考慮に入れなければなりません。
従業員または請負業者が払い戻しのために経費報告書を提出するときは、関連するすべての領収書を購入の証拠として含める必要があります。 出張、オフィス用品、クライアントとの会議で使用する備品など、仕事で行われた購入の費用を把握または回収するには、基本的に経費領収書が必要です。
すべてが困難に思えるかもしれませんが、カメラ付き携帯電話を使用して領収書のスナップショットを撮ることができるアプリの助けを借りて、最近の旅行および費用プログラムでは、経費領収書の処理がかなり簡単になります.
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