イベントを開催するための提案が必要ですか? 適切な場所に到着しました。 長年にわたり、さまざまなグループが主催する数多くのイベントに参加してきました。 また、検討する必要があるすべての詳細をリストすることはできませんが (多くの場合、イベントの種類によって異なります)、使用するためのベスト プラクティスがたくさんあります。 このブログ投稿では、イベント計画に関連する手順について説明します。
イベントプランとは？
イベント プランは、イベントのすべての要素のロードマップとして機能します。
これらのコンポーネントは、SMART (特定、測定可能、達成可能、関連性、期限付き) の目標と目的、および時間枠に従って調整されます。 イベントの日付からさかのぼってタイムラインを決定することをお勧めします (ワークバック スケジュール!)。
大事な日の準備が整うと、イベント プランナーがガイドとして行動し、順調に進むことができます。 イベントの大小に関係なく、成功する計画には同じ重要な要素が含まれています。これについては、次のパートで説明します.
イベントを計画する際の手順は何ですか?
イベント管理は大変です。 非常に多くの可動部分がある場合、すべての細部を追跡することは困難な場合があります。 場所と講演者の選択から、お礼状を送信したことの確認、イベント後の報告会の進行まで、考慮すべきことはたくさんあります。
ここでは、イベントを手配する際のいくつかの設定手順を示します。
＃1。 イベントの目標と目的を策定する
明確な目的と目標を設定することが第一段階です。 このイベントを企画するにあたり、どのような目標を念頭に置いていますか?
＃2。 チームを形成する
イベントのすべての手配を管理するには、チームの団結した努力が必要です。 イベントを主導する主要な委員会メンバーを選び、特定の小委員会の委員長を指名します。 会場、講演者、娯楽、宣伝、スポンサー、輸送、ボランティア管理、およびその他の分野は、すべて小委員会でカバーできます。
＃3。 日付を決める
イベントの日付を確定する前に、必ず次の点を考慮してください。
整理するための十分な時間を確保してください。 イベントの詳細にもよりますが、理想的には XNUMX ～ XNUMX か月です。
- 休日を意識する
- 大規模なイベントや学校の休暇を避ける
- 重要な出席者 (基調講演者/プレゼンター、VIP 訪問者、利害関係者) と日付を確認します。
＃4。 イベントをブランディングする
イベントを目立たせたい場合は、話題性と特徴の両方を備えたトピックを選択する必要があります。 イベントの幅広い魅力的なテーマを考え、その名前を真剣に考えてください。 特にインターネットメディアでは、大きな注目を集めることができます。 名前の提案を思いつくときは、イベントの目標を検討してください。 この機会を要約する、簡潔でキャッチーなブランディング フレーズであるキャッチフレーズを作成します。 イベントを表現するロゴを作成します。 T シャツ、水筒、バッグ、その他のアイテムはすべて、ロゴの助けを借りてブランド化できます。 ロゴは、無料のオンライン グラフィック デザイン ツール Canva.com を使用して簡単に作成できます。
＃5。 全体的な計画を立てる
以下を含む、イベントのすべての要素:
- 場所の選択、計画、およびケータリング (契約、許可、保険、食事の選択、ケータリングなど)
- スピーカー/プレゼンター (識別、検証、ロジスティクスおよび管理) (識別、確認、ロジスティクスおよび管理)
- アクティビティ/エンターテイメント
- オフラインとインターネット両方のプロモーションと宣伝 (ウェブページ、オンライン プロモーション、イベント カレンダー、印刷プログラム、メディア関係、サイネージ、ソーシャル メディアなど)
- スポンサーおよびパートナーの管理
- ボランティアの管理
- 変化をもたらしたいという願望、社交的に新しい人々と出会う機会、新しいことを学びたい、または経験したいという願望など、人々はさまざまな理由 (ホットボタン) でボランティアを行うことを忘れないでください。 良いボランティア経験は、さらなるボランティア活動につながるかもしれません。 彼らは再び志願することはなく、ひどい経験をした場合は他の人に話します. ボランティアが暖かさと参加の感覚を持っていることを確認してください。 彼らは自分たちの努力が価値があり、役に立ったと信じなければなりません。
＃6。 管理プロセスの決定
スピーカー、ゲスト、予算、および登録リストをどのように追跡しますか?
＃7。 パートナーシップとスポンサーシップを特定して作成する
費用を節約して参加を促進するために、協力したり、スポンサーシップを求めたりする可能性のある企業はありますか? イベントに他の個人や組織を含める場合、彼らは宣伝を支援し、イベントの成功を確実にすることに既得権を持っています。
次のことを考えてみてください。
イベントの費用の一部の支払いを支援するビジネス スポンサーを探しています。 これには、テーブルの花やギフトバッグのアイテムなどの商品やサービスを寄付できる可能性のある地元企業から、食事を後援したり、ドアの賞品を提供したり、重要なサイレント オークション アイテム。
場所を提供したり、イベントの計画や人員配置を手伝ってくれる近所のグループと力を合わせましょう。
#8。 広報計画を立てる
最も素晴らしい講演者やエンターテイメント ラインナップがあっても、出席者を引き付けるには PR が必要です。 イベントのプロモーションの最初のステップは、ウェブサイトに通知またはページを掲載し、ニュースレターまたは電子メールで日付を保存するように通知し、オフラインおよびオンラインでの宣伝、メディア関係、および登録を促進するための継続的なコミュニケーションです。 イベント後の感謝、スポンサーへの謝辞、イベントの主要なメッセージや資金調達の成功を強調するストーリーがなければ、戦略は完成しません。
＃9。 予算を立てる
イベント マスター プランに含まれるすべての重要なコンポーネントの見積もりを予算に含める必要があります。 講演者や発表者の旅費を考慮することを忘れないでください。
#10。 イベントを評価する
イベントが成功したかどうかをどのように知ることができますか? 出席数を使用して成功を評価しますか? いくら上げたの？ メッセージ？ どのように聴衆やメンバーを巻き込みましたか? 最初に目標と目的を定義するときは、イベントをどのように評価して成功を評価するかを考える必要があります。
イベント企画のXNUMX段階とは？
休日のパーティーであろうと、毎年の顧客との昼食会であろうと、職場での祝賀会をまとめるには、多くの準備と少しの運が必要です。 これらの XNUMX つの提案は、ストレスを軽減し、特別なイベントを本当に特別なものにするのに役立ちます。
＃1。 必要だと思うよりも早く始めてください。
イベントの開催日がかなり先のように思えるかもしれませんが、軌道に乗るために、道に沿って多くの小さな対策を講じる必要があります. 組織が年次会議を開催する場合、前回の会議が終了するとすぐに、会場や議題などの重要事項の計画を開始することができますが、うまくいったこととうまくいかなかったことから学んだ教訓はまだ新鮮です。 ホリデー パーティーを計画している場合は、夏の間、会場の空室状況を確認することで、一番のお気に入りを見つけることができ、早期予約による割引を受ける資格さえ得られる可能性があります。 早期に開始することで、重要な詳細を見逃す可能性が減り、変更を加える時間が得られます。
＃2。 マスター カレンダーを設定します。
雇用主やその他の利害関係者から最初のフィードバックを得た後に実行する必要がある手順のリストを作成します。 大まかに言えば、これには潜在的な場所の調査、食事の準備、登録フォームの送信、交通手段の設定が必要になる場合があります。 これらのそれぞれの後に、より詳細な指示と締め切りを提供してください。 たとえば、会場を予約する前に、自分の可能性を調べ、一番の選択肢にアクセスし、提供されるものと提供されないものを知る必要があります (AV 機器など)。 各タスクを終了したら、リストから削除し、必要に応じて新しいタスクを追加します。
＃3。 チームをまとめます。
すべての計画を自分で管理しようとしないでください。 代わりに、各人の強みに基づいて専門的なタスクを与えます。 あなたのチームの誰かが外食産業で働いていましたか? ケータリングのオプションを検討するように依頼します。 廊下の同僚がサイドのカバー バンドで演奏しています。 彼女にエンターテイメントの企画を担当してもらいます。 明確な期待値と期日を設定し、定期的な会議をスケジュールして進捗状況を監視します。
＃4。 価格についてサプライヤーと交渉します。
割引の対象となる可能性があるため、一貫して同じベンダーを使用している場合、この手順は簡単です。 オフピークの日または時間に関数を整理することで、コストを節約することもできます。 市外のゲストのために複数のホテルの部屋が必要な場合、どのような割引を受けることができるかをご覧ください。 多くの場合、特定の数の予約を行った場合、ホテルは部屋を補償します. 交渉に役立つため、必要なサービスについて複数のベンダーから見積もりを取得します。
＃5。 「もしも」を考えてみましょう。
潜在的な障害に備えて事前に準備してください。 町のトレンディな新しいレストランがあなたの休日の集まりを主催できれば素晴らしいことです. 同じ夜に予定されている他のイベントの数について丁寧に尋ねることは、グループが受けるケアのレベルに影響を与える可能性があるため重要です. または、近くのテーマパークへの家族旅行を計画しているかもしれません。 すべての子供たちのための活動があることを確認します。 乗り物に乗れないからといって、子供たちを悲しませたくありません。
＃6。 書面で入手してください。
イベント当日の驚きを避けるために、ベンダー契約を注意深くお読みください。 仮定をしないでください。 受け取ると予想されるものはすべて、明示的に記載する必要があります。 たとえば、契約書に、レンタルしているテントと椅子を販売者が分解して分解することが明確に記載されていることを確認してください。 契約には、予約した DJ が病気になった場合に誰が介入するかなどの不測の事態もカバーする必要があります。
＃7。 楽しむ！
重要な日が来て、すべてがセットアップされ、問題なく機能するようになったら、一歩下がって、ハードワークが報われるのを見る時が来ました. 今この瞬間を大切にすると同時に、将来に向けて変更を加える可能性があることにも注意してください。 そして、イベントの成功に貢献してくれたすべての人に感謝の意を表すことを常に忘れないでください。
イベントを計画するための 6 つの段階とは?
計画は、イベントを成功させるための鍵です。 考慮すべき要素が非常に多いため、圧倒されるのは簡単です。 イベントを成功させ、予算内に抑えるには、XNUMX つのステップに従ってください。
＃1。 目的と目標を特定します。
潜在的な場所を検討する前に、席に着き、イベントの目標を検討することが重要です。 寄付を募ろうとしていますか？ または特定の製品の発売を宣伝しますか? 40 人または 400 人のゲストが必要ですか?
聴衆にこだわることも重要です。 主な目的を認識し、進捗状況を測定するための具体的な基準があれば、計画と予算編成はより簡単になります。
＃2。 予算を設定する
すべてを完璧にしたい場合は、あちこちでもう少しお金を使うのは簡単です。 しかし、気が付く前に、これは予算を数百ドル、場合によっては数千ドルも超える可能性があります。 現実的で柔軟な予算を立てることで、支出をより適切に管理できます。
これらの必須コンポーネントを予算に含める必要があります。
- 会場レンタル 保険などのその他の費用を含みます。
- ケータリング: 休憩時間の軽食と食事。
- 人件費：セットアップ、調整、およびクリーンアップをカバーします。
- それがDJであろうと、特別ゲストを招いての講演であろうと。
- A/V レンタル: 場所によっては、追加の機器をレンタルする必要がある場合があります。 例えばプロジェクター。
- 装飾: イベントにテーマがある場合は、追加の装飾を購入またはレンタルする必要がある場合があります。
- マーケティング: 資金がある場合は、イベントの宣伝がイベントの成功に不可欠であるため、マーケティングのための予算を作成することをお勧めします。
- 不測の事態: どんなに注意深くイベントを準備しても、予期しない費用が発生することは避けられません。 10%の不測の事態を含むセーフティネットを提供するため。
＃3。 イベントのタイムテーブルと企画
自分に十分な時間を与えることは、準備の最も重要な部分です。 時間に追われていると、時間があっという間に過ぎてしまいます。 理想的には、大規模なイベントの準備と実行に 4 ～ 6 か月を費やす必要があります。
日付が可変の場合は、潜在的な競合がないか確認してください。 イベントが重要な宗教上の祝日と重なったり、重要なゲスト スピーカーがその日に出席できないことを知るためだけに、場所を予約したくはありません。
すべてがスムーズに進行するように、イベントまでの重要な期日をすべて含むマスター プランとタイムラインを作成することをお勧めします。 これにより、チームへの割り当ても簡単になります。 ライセンスの提出、保険証券、ゲスト スピーカーの確認、マーケティングと広告の重要な日付、招待状の送付、RSVP の締め切り、実際の日の詳細なカレンダーなど、すべてタイムラインに含めることができます。
＃4。 パートナーシップ
イベントの性質と規模に応じて、後援のために他のグループと協力することを検討することもできます。 これは、マーケティングやプロモーションの取り組みを支援しながら、お金を節約するのにも役立ちます.
イベントのスポンサーを依頼している企業に対して、明確な価値を強調してください。 スポンサーシップを強く主張できれば、成功の可能性が高まります。
＃5。 昇進
準備が進んでいる今こそ、あなたのイベントを広める時です。 最も素晴らしい講演者が予定されていたとしても、イベントを知らなければ誰も現れません。
イベントのタイムラインに重要な日付を含め、PR およびマーケティング計画を作成します。 マーケティング戦略には以下を含める必要があります。
- イベントに関するウェブページのお知らせ。
- ニュースレターと電子メールの爆発。
- 予定されているソーシャル メディアの投稿。
- プレス リリースを含むプレスおよびメディア。
＃6。 写真や動画を撮影して、この機会を記録します。
すべての準備と努力の後に、イベントとその成功を記録することが重要です。 写真が最高の品質と解像度であることを確認するには、プロの写真家を雇ってください。
これらの写真は、イベント後のフォローアップに含めることができます。これには、イベントに関するプレス ステートメントや、スポンサーや参加者への感謝状を含めることもできます。 また、これらの写真は、今後のイベントの宣伝に役立つ場合があります。 画像とビデオは、Vista スイートで簡単に保存および共有できます。
イベントのエリアを作成したら、チーム メンバーまたは出席者を追加できます。 写真はすべて XNUMX つの場所に保存され、便利にアクセスして整理できます。
イベント企画に欠かせない3要素とは？
イベントの計画は、通常のパーティーの主催とは大きく異なります。 イベントが注目を集めるものであろうと非公開のものであろうと、より多くの準備、開発、組織化が行われます。 結局のところ、すべてのイベント マネージャーはイベントの成功を願っていますが、その目標を達成することは必ずしも簡単ではありません。 良いイベントを計画するには、次の XNUMX つの要素が必要です。
＃1。 目標と予算で目標を設定します。
テーマについて空想にふける前に、目標、目的、そして最も重要なこととして、イベントのすべての側面をカバーする予算を設定します。 この機会にあなたの目的は何ですか？ お金を集めようとしていますか？ 特に注目すべき製品はありますか？ クライアントはイベントの成功をどのように考えますか? 目標を念頭に置いておくと、イベントの残りの部分をより簡単に整理できます。
予算を立てることが重要なのはなぜですか。 手始めに、支出制限を設定する場所を知る必要があります。 限られた予算の中で多くのことを達成できたとしても、クライアントの欲求と財政能力を満たさないイベントを開催するべきではありません。 各ステップが記録され、支出が許容範囲内に収まるように、項目の予算を立てます。
＃2。 場所を選択し、ベンダー契約を結ぶ
すべてのゲストを収容できる会場がなければ、パーティーを開催できないことは誰もが知っています。 ビジネス/企業の重要なイベントと小規模なイベントの両方に同じことが当てはまります。 イベントの全体的なコンセプト、予算、雰囲気によっては、理想的な会場を見つけるのが難しい場合があります。 製品の発売はもう少し参加型で魅力的なものにする必要がありますが、巨大なボールルームを備えた確立された施設を選択すると、より高級な雰囲気の豊かさをテーマに話すことができます. デザインの企画は、会場ができてから本格的に始められます。
ベンダー契約の使用は、イベント準備の重要な要素です。 場所が決まったら、メニューとイベント エリアの全体的な外観の計画を開始する必要があります。 理想的なイベントを作成するには、食べ物、照明、音楽/DJ、リネン、花、さらにはケーキのデザインで連絡先を使用する必要があります. 多くの会場の場所がこれらのサービスの一部を提供していますが、顧客が必要とする最終製品によっては、連絡先を雇用する必要がある場合もあります. クライアントが戦略全体に関与しているため、クライアントに選択肢を与えることで、最良の結果が得られる場合があります。
＃3。 ブランディング
出席者は参加する時間と場所の詳細を認識する必要があるため、マーケティング イベントはクライアントにとって不可欠です。 ブランディングは重要です。なぜなら、あなたのイベントが注目され、群衆から目立つようにしたいからです. さまざまなイベント名、テーマ、さらにはロゴのデザインを考えて、参加者に独特の味と体験を提供します。 クライアントの目的と、さらに一歩先を行くためにそこで何が起こるかについてのいじめを組み合わせたイベントのスローガンを作成します。
予定を十分に前もって (XNUMX ～ XNUMX か月) 手配している場合は、ゲストが予定表に印を付ける時間を確保できるように、日付の保存を送信します。 その後、イベントが近づくにつれて、フォローアップとして公式の招待状を送信できます。 イベントが製品発表の場合は、招待状で強調することを忘れないでください。 招待状は、イベントの全体的なテーマを宣伝する絶好の機会でもあります。
構想から結論まで計画のすべての側面を処理できるイベント マネージャーを雇うことは、イベントを成功させるための最良の方法である場合があります。 イベントの計画を自分で処理する場合は、実行する必要があるすべてのリストを作成し、必要に応じて項目を消してください。
イベント管理の XNUMX つの C とは?
イベント管理の XNUMX つの C は、コンセプト、調整、コントロール、集大成、クローズアウトです。 しかし、それらはどういう意味ですか？
＃1。 コンセプト
コンセプトが先です。 イベントの概念化は、それが構築される基盤を確立します。 その際、次のことを考慮する必要があります。
誰が、いつ、どこで、何がイベントに参加するかはすべて重要な問題です。
ここで詳細を短縮しないでください。 前述の各トピックを深く掘り下げ、時間をかけてイベントのあらゆる側面を理解してください。 そもそも、あなたのイベントの主な目的は何ですか? 結果は？ 聴衆はこの目的を理解し、共感する必要があります。 これができたら、聴衆、彼らに連絡する方法、彼らを引き付ける方法を検討し始めることができます。
「なぜ」と「誰が」を知ることで、「いつ」と「どこで」に侵入することもできます。 イベントの会場は、居住地または勤務地のいずれかで、ターゲット オーディエンスがそのエリアに集中している場合は、簡単に決めることができます。 または、それらが人口または XNUMX つのビジネスの断面を表している場合、出席を増やすのに役立つ、より適した年または忙しくない年が存在する可能性があります。
＃2。 調整
コンセプトが決まってからプランニングを開始できます。 カバーしなければならない項目がおそらくたくさんあることを考えると、これはおそらくプロセスの中で最も長いステップの XNUMX つになるでしょう。
調整フェーズでは、次のことを調べます。
- テーマの選択
- 信頼できる予算の確立
- スケジュールを立てる
- 場所を探しています
- 仕出し屋と装飾業者の組織化
- 娯楽、講演、その他のイベントの手配
- 購入機器
- 交通・宿泊の手配
- リスク評価とセキュリティ
- 緊急時の計画
上記のリストは決して完全ではありません。 イベントの規模と性質に応じて、短くなったり長くなったりすることがあります。 ただし、重要なのは、プロセスの調整フェーズ全体ですべてのベースがカバーされていることを確認する必要があるということです.
＃3。 コントロール
イベント制御はまさにそれを伴います。 コントロールを維持しています。 物事をチェックし、できる限り綿密に戦略に従ってください。 コースから外れて脱線し始めると、コンセプトの段階で作成した「理由」をサポートしないリソースに時間、お金、またはその両方を浪費する可能性があります。
計画を開始するときは、タイムラインを作成し、何を、いつ、誰が行う必要があるかについて具体的な目標を定義すると効果的です。 賞品に目を光らせ、他のことをする前にイベントがどのように見えるかを明確に把握してください。
＃4。 集大成
イベントを締めくくります。 実際の大事な日。 イベントが成功したので、ショーを開始する時が来ました。 しかし、イベント マネージャーとしてのあなたの仕事は、イベントが始まっても終わりではありません。 実はまだ始まったばかりです。
サプライヤ、ベンダー、およびスタッフとのコミュニケーション、時間枠への細心の注意、セキュリティ チェック、およびタイムリーなセットアップはすべてクライマックス フェーズの一部です。 制御段階と同様に、最終段階では、船を正しい方向に誘導し、コースから外れた場合に備えてバックアップ手段を講じます。
＃5。 見切り
イベントが終了すると、クローズアウト フェーズが始まります。 場所が清潔で整頓されていることを確認し、担当者と連絡を取り、ケータリングやエンターテイメントなどで物事をまとめます.
クローズアウトは、クライアントからのフィードバックの取得、パフォーマンスの評価、出席者やスタッフへの感謝、予算の検討など、イベント後の管理にも及びます。目標を達成したかどうか、どのように達成したか、そして目標から勢いを維持する方法を評価できます。
まとめ
イベントの管理と計画を成功させるには、いくつかの才能が必要です。 手順のさまざまな段階で、細部への細心の注意、創意工夫、持久力、戦略的思考などのスキルがすべて発揮されます. このため、(時には) でこぼこ道を旅し、比較的無傷で反対側に出て、成功したイベントの栄光を浴びることができるようにするための健全な戦略でイベント管理に取り組むことが重要です。
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参考文献
