あなたは取締役会のメンバーで、取締役会の議事録について知りたいですか? 議事録に何が含まれているかわかりませんか？ あるいは、あなたはコーポレート ガバナンスの世界の初心者であり、議事録の仕組みを知りたいと思っているかもしれません。
議事録は会議の公式記録であり、意思決定プロセスの重要な部分です。 会議で何が起こるか知りたいが、すべての会議に出席できない理事会のメンバーである場合、または会議の議事録を準備するのに助けが必要な場合は、この記事が役に立ちます。
取締役会議事録とは何ですか?
取締役会の議事録は、会社の取締役会の議事録の詳細な記録です。 これらには、取締役会が行ったすべての措置が含まれており、経営陣、投資家、および規制機関によって参照ツールとして使用されています。
議事録は通常、各会議の前、最中、後に作成され、会議に出席しているすべてのメンバーによって署名されます。 議事録には、会議で議論された内容と下された決定が反映されている必要があります。 議事録は、次のように呼ばれることもあります。 「議事録」 または単に "分。"
取締役会の議事録は、ビジネスを成功させるための重要な要素です。 これらは、会議中に発生した内容の書面による記録であり、会議の日付、時刻、場所、および出席者とその役職のリストが含まれています。
一方、 取締役会で議事録を取る 不必要な雑用のように思えるかもしれませんが、多くの点で非常に役立ちます。 例えば：
- 彼らは、会議で起こったことの書面による記録を提供します。 これにより、休暇で不在だったメンバーや他の予定があるメンバーを含め、出席できなかったすべての人が、不在中に何が起こったのかを簡単に確認できます。
- これらは、取締役会が下す重要な決定について全員が同じ認識を持つようにするのに役立ちます。 この記録がないと、関係者全員が、何かがどのように決定または解決されたかを正確に思い出すことが困難になる可能性があります。
- 取締役会が下した各決定を文書化することで組織内の透明性を高め、すべての利害関係者が特定の時点での状況を正確に把握できるようにします。
- これらは、組織の取締役会が行った決定を経時的に追跡するために使用できます。 また、組織の成果を報告書や助成金申請書で発表する際の証拠としても使用できます。
議事録には何を含めるべきですか?
議事録作成は、取締役の最も重要な仕事の XNUMX つです。 取締役会で行われるすべての決定、行動、および議論を記録するのは、あなたの責任です。 収集した情報は、他のメンバーに通知および教育するために使用されるだけでなく、会議で何が起こったかの公式記録を提供するためにも使用されます。
議事録は通常、会議中に発言または実行された内容に基づいて記録されます。 誰がその決定を下したのか、なぜその決定を下したのかなど、会議中に下された各決定について知っておく必要があるすべての情報を含めます。
可能な限り最高の会議議事録を作成するには、会議中に詳細なメモを取る必要があります。 これにより、発言内容や実行内容をリアルタイムでキャプチャできるため、メモを後で議事録を作成する際の参照として使用できます。 メモに含める必要があるのは次のとおりです。
＃1。 会議の紹介
これには、会議の理由とその目的を含める必要があります。 また、通常とは異なる時間や場所で開催されている場合など、特別な事情がある場合は強調表示することをお勧めします。 誰がそこにいて、何を話し合ったかを簡単に要約してください。
＃2。 出席者リストと欠席のお詫び
役職や代表する組織など、出席者のリストを含めます。 また、事前に欠席の謝罪を送った人や、参加を希望したのに今回は参加できない人がいないかどうかを確認しておくと便利です。
＃3。 会議の正確な日付、時刻、および会場
議事録を開始する前に時計をチェックして、開始時刻と終了時刻を正確に書き留めます。 会議中に起こったことを書き留める前に、すべての詳細が正しいことを確認してください。 これは、後でそこにいた他の人から何かを見つけようとするときに混乱を避けるのに役立ちます.
＃4。 議題のタイトル
議題に関する議論を説明する前に、議題の各項目が何であるかを説明します。これは、同様のトピックに関する以前の会議の議題またはメモを読むことによって行うことができます。 これにより、読者は議題の各項目が何であるかをすばやく特定でき、詳細に飛び込む前に簡単な説明や見出しを付けることができます。
＃5。 会議中の発言者の正確なリスト
議事録を取ることは、会議で何が起こったかを追跡することだけではありません。 誰が何を言ったかを記録することでもあります。 会議でメモを取っていて、誰が話したのかわからない場合、その発言を正しく記録することはできません。 これにより、後で連絡を取る必要がある場合に、それらを再び簡単に見つけることができます.
＃6。 議題項目に関する主な議論
会議の議事録が正確で有用であることを確認したい場合は、議事録の各議題項目に関する主要な議論を記録することが重要です。 このようにして、スタッフのメンバーが後で議事録を読みたい場合、議題の各項目に関して何が議論され、合意されたかを簡単に見つけることができます。
＃7。 合意された行動と期限
合意したアクションと期限を記録して、何をいつ実行する必要があるかを誰もが確認できるようにすることが重要です。 この情報は、部門またはチーム内のタスクに関する期待を管理するために不可欠であり、また、今後の作業タスクおよびプロジェクトに関して自分が何を担当しているかを全員が確実に把握できるようにするためにも重要です。
#8。 次回の会議の日付とタイトル
また、議事録作成者が次の会議の日付とタイトルを書き留めておくと便利です。 これにより、出席者は今後の会議について簡単に知ることができ、以前の会議の議事録の参照ポイントが提供されるため、新しい会議と比較対照することができます。
まとめ
議事録作成は、取締役会の会議プロセスの重要な部分です。 会議では、会議中に起こったことをメモする XNUMX 人または複数の人が議事録を作成します。 議事録の目的は、会議で行われた決定、行動、および議論を記録することです。 議事録は、発言内容を正確に記録する必要があります。
会話を軌道に乗せるのに役立ち、全員が議論された内容を明確に理解できるようにします。 議事録を取る人は、公平かつ客観的でなければなりません。 決定や話し合いの結果に影響を与えようとしてはなりません。 覚えておいてください: 優れた議事録作成者とは、綿密で、正確で、整理されているだけでなく、後で議事録を再度読んだときに意味のある方法でメモを取るのに十分な創造性を備えている人のことです。
