企業の取締役会は、会社の改善と事業主の利益を保護するために集合的な決定を下します。 従来の理事会の設定では、理事会メンバーは緊急理事会または AGM で会合しました。 それが現代の企業世界では大きく変化し、経営陣はより定期的にコミュニケーションを取っています。
企業にとって、取締役やその他の取締役会メンバーのために、より多くの物理的な会議を手配することは困難です。 そのため、仮想データ ルームのようなオンライン コミュニケーション プラットフォームの需要が大幅に増加しています。
取締役会は、取締役会の通信に仮想またはオンライン データ ルーム ソフトウェアをどのように使用しますか? これは、ボード通信管理用のデータ ルーム ソフトウェアに関する詳細なガイドです。
仮想データ ルーム ソフトウェアとは
仮想データ ルーム (VDR) または電子データ ルームは、高度なプロジェクト管理とオンライン通信ツールを備えたデジタル ドキュメント リポジトリです。 つまり、仮想データ ルームは、データを保存、共有、配布し、さまざまな方法で通信できる仮想データ管理プラットフォームです。
会議管理ソリューションとは異なり、データ ルームは、会議を自動化し、必要なときに共有またはアクセスできる情報を安全に保存する多目的ビジネス ツールです。
そのため、仮想データ ルームは、投資管理、合併、買収、臨床試験、資金調達、不動産、取締役会の文書管理に使用されます。
| 他の多くのユース ケースの中でも、ボード通信はデータ ルームの最も一般的な用途の XNUMX つです。 仮想データ ルームがボード管理を容易にする方法については、こちらをご覧ください。 https://www.idealsvdr.com/board-communications/. |
仮想データ ルームが企業の取締役会にとって重要な理由
＃1。 取締役会の改善と迅速化
取締役会を効果的に管理することは、経営陣にとって依然として課題です。 彼らは、音声およびビデオ会議、データ ストレージ、タスク管理、ボード ブックの準備のために、複数のソフトウェアを使用する必要があります。
デジタル データ ルームは、経営陣にすべてを XNUMX か所で管理できるという贅沢をもたらします。 データ ルーム ソフトウェアが取締役会の管理にどのように役立つかを次に示します。
- VDR には カスタマイズ可能なテンプレート 会議の議題を準備し、予想されるすべての参加者に送信します。
- 会議の参加者は次のことができます あらゆるドキュメントにアクセス VDR リポジトリからすぐに。
- ユーザーはを使用することができます プレゼンターモード 視覚的なサポートを通じてプレゼンテーションを提供します。
- 管理者は、次のことができます。 会議を記録する 将来の使用のために。
- VDR を使用すると、 メモを取ります プロセス。
- 参加者はできます 投票する & 署名書類 VDR で電子的に
- Q&A ツール リアルタイムの Q&A セッションに役立ちます。
- タスクマネージャー ユーザーのパフォーマンスの割り当て、管理、および追跡を支援します。
- 議事録ビルダー 議事録の作成と配布を自動化します。
＃2。 一元化されたデータ管理
オンライン データ ルーム ソフトウェアはクラウドベースのテクノロジであるため、取締役会はこれを中央のドキュメント リポジトリとして使用します。 データの一元管理 ガバナンスに必要なすべてのドキュメントが XNUMX か所にあることを保証します。 取締役会のメンバーは、取締役会の本、ポリシー マニュアル、会議の議事録と議題、財務諸表、M&A 提案書などを XNUMX か所に保管できます。
また、管理者は次のことができます。 データを分類する VDR ユーザーはいつでもどこからでもアクセスできます。 市場で最高の仮想データ ルーム プロバイダーは、 専用モバイルアプリ 24時間年中無休のアクセス。 多くのデータ ルーム プロバイダーは オフラインアクセス VDR ドキュメントに。
＃3。 文書管理
ドキュメントに対する 100% の制御は、仮想データ ルームを他の会議管理プラットフォームと区別するもう XNUMX つの要因です。 VDR 管理者が設定できる ファイル アクセス許可 取締役会メンバー、投資家、または委員会メンバーのために。
たとえば、極秘または機密性の高い資料は、 フェンスビュー 特徴。 ユーザーがドキュメントを表示できないように制限します。 そのファイルをスキャン、編集、制御、保存、削除、印刷、または写真撮影することはできません。 ドキュメント保護機能には以下が含まれます 電子透かし、文書シュレッダー、データ暗号化、および文書アクセス取り消し.
＃4。 リアルタイムのデータ共有と通信
取締役会とは別に、データ共有は仮想データ ルームでより迅速かつ安全に行うことができます。 取締役会のメンバーは、データ ルームで部下と共同作業することもできます。 ファイルをリアルタイムで共有、編集、注釈付け、配布できます。
VDR も ドキュメントの一括アップロードと共有; ユーザーも ドキュメントの共有をスケジュールする 将来的に。
データルームには チャットメッセンジャー ユーザーは、XNUMX 対 XNUMX の会話やグループ チャットに使用できます。 その他のコミュニケーション ツールには、 ライブ投票と専用メール.
＃5。 プラットフォームのセキュリティと透明性
ドキュメント管理に加えて、仮想データ ルーム プラットフォームのセキュリティは、他の追随を許しません。 のような機能 二要素認証 VDR への無許可の侵入者の可能性を根絶します。 データルームの管理はすぐにできます VDR からデバイスを削除する およびプラットフォームから保存またはダウンロードされたファイル。
現代のデータ ルーム サービスは、すべてを透明に保ちます。 監査ログ。 これらは、データ ルームのアクティビティに関する完全な詳細を提供する詳細な監査レポートです。
最後の言葉
仮想データ ルームは、会議を管理し、ドキュメントをシームレスかつ安全に共有および保存し、リアルタイムで通信し、重要なデータをデータの漏洩や盗難から保護できる、取締役会のための集中型プラットフォームを作成します。
