ドキュメント リポジトリは、ユーザーがドキュメントを保存および取得できるファイル ストレージ システムです。 場所や部門に関係なく、すべての従業員がビジネス情報に簡単にアクセスできます。 ドキュメント リポジトリを使用すると、組織はあらゆる種類のデータを簡単にアクセスできる方法で取得、管理、および共有できます。 ここで、学生のドキュメントと家のドキュメント リポジトリ ソフトウェアを見てみましょう。
ドキュメント リポジトリとは
ドキュメント リポジトリは、ドキュメントを格納および管理するためのシステムです。 これは、許可されたユーザーがドキュメントを保存、管理、およびアクセスする場所です。
ドキュメント リポジトリの典型的な例は、ローカル ドライブや Dropbox のような大容量ストレージ サービスなど、XNUMX つまたは複数の場所にファイルを保存するシステムです。 この種のアプリケーションは、個人から個人へ個々のファイルを電子メールで送信するだけに頼らなければならない場合よりも、ワークフローをより簡単に管理できるため、大規模な組織で使用できます。
ドキュメント リポジトリには、主に集中型 (単一の場所) と分散型 (複数の場所) の XNUMX つのタイプがあります。 中央集権型システムは、大企業にとってより簡単になる傾向があります。 ただし、分散システムでは、複数の場所を同時に利用できるため、アクセス時間を短縮できます。また、組織内に新しい部門を設定する際に、各部門でカスタマイズされたダッシュボード インターフェイス (UI) が必要になるため、複雑さが増します。
SharePoint はドキュメント リポジトリです。つまり、ドキュメントの保存、管理、共有に使用されます。 SharePoint は、もともと DMS (ドキュメント管理システム) として構築されました。 しかし、それはそれ以上のものに進化しました。
SharePoint を使用できる主な方法の XNUMX つを次に示します。
- エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) システムは、Microsoft Office 365 や Google ドライブなどの複数のプラットフォームでデータを保存、管理、共有するために組織が使用するさまざまなツールとアプリケーションのすべてを指します。 これには、Gmail や Outlook などの電子メール システムが含まれます。 Box などのファイル ストレージ ソリューション。 Slack などのコミュニケーション アプリ。 Skype for Business などのビデオ会議ツール。 Facebook Messenger などのソーシャル メディア プラットフォーム
ドキュメント リポジトリ ソフトウェア
企業やその他の組織では、「ドキュメント リポジトリ ソフトウェア」とは、ドキュメントを管理および共有するための一連のツールを指します。
企業はドキュメント リポジトリを使用してドキュメントを XNUMX つの中央の場所に保存し、複数のユーザーが一度にアクセスできるようにします。 ドキュメント リポジトリを使用する利点は、机の上に誰がどの紙やファイルを持っているかを追跡する必要がないことです。システムが自動的に処理してくれます。
学生ドキュメント リポジトリ
Student Document Repository は、学生のドキュメントを保存および管理するために使用されるソフトウェアです。 これは、課題、プロジェクト、テストなど、学生のドキュメントの管理に利用できます。 Student Document Repository には、必要なときにいつでも参照できるように、メモを保存できるオプションもあります。
このプログラムを購入する前に、コンピュータで試してみてください。適切に行わないと、インストール プロセスに不具合が生じる可能性があります。
ドキュメント リポジトリが必要な理由
ドキュメント リポジトリは、ドキュメントを保存、整理、および管理できるシステムです。 ワークフローの保存と管理、さらにはオンライン ポートフォリオの作成など、さまざまな目的に使用できます。 ドキュメント リポジトリ ソフトウェアを使用すると、次のような多くの利点があります。
- 簡単に使える
- 柔軟なオプション
- スケーラブル
一元化されたドキュメント リポジトリとは
集中型ドキュメント リポジトリは、ドキュメントを格納するデータベースです。 これは、すべての重要なファイルを保管できる中央のファイル キャビネットに相当します。
このタイプのシステムの背後にある考え方は、どこからでもどのデバイスからでもドキュメントにアクセスできるということです。ドキュメントがコンピュータにローカルに保存されているか、Dropbox や Google ドライブなどのクラウドベースのストレージ システムに保存されているかは問題ではありません (アルファベットが所有しています）。
ハウス ドキュメント リポジトリ
House Document Repository (HDR) は、ユーザーがドキュメントを保存、整理、共有できるオンライン プラットフォームです。 自分の作業を記録する必要がある人なら誰でもこのソフトウェアを使用できます。
House Document Repository の最も優れた点は、独自の検索エンジンを備えているため、探しているものを見つける前にすべてのファイルを手動で調べる必要がないことです。 単語または語句を入力して Enter キーを押すだけです。システムは、コンピューター上のドキュメント内のすべてのインスタンスを検索します。
ドキュメント ライブラリとは
ドキュメント ライブラリは、中央の場所に格納されているドキュメントのコレクションです。 Word 文書、PDF、画像など、あらゆる種類のファイルを保存するには、ドキュメント ライブラリを使用できます。
ドキュメント ライブラリは、複数のデバイスや場所からアクセスできるようにファイルを保存するオンライン ファイル キャビネットに似ています。
コンピューター上の Dms とは何ですか?
ドキュメント管理の世界に慣れていない場合は、DMS とは何かを理解することが重要です。 ドキュメント管理システム (DMS) ソフトウェアは、ドキュメントを効率的に保存、検索、配布します。
議事録、議事録などのドキュメントを保存するためにあらゆるタイプのビジネスで使用できますが、経営陣の変更や会社の運営に関連する何かが発生したときに失われることはありません。
7 つの最高のドキュメント リポジトリ ツール
私たちはデジタルトランスフォーメーションの真っ只中にいます。 また、企業がデータを管理および保護する新しい方法を模索するにつれて、情報がどのように保存および共有されているかを理解するのに役立つさまざまなツールをますます利用するようになっています。 一般的なオプションの 7 つは、文書化されたリポジトリ ソフトウェア (DR) です。 今日の市場で最も優れた XNUMX つの DR ツールについて知っておくべきことは次のとおりです。
＃1。 アルフレスコ
Alfresco は、組織のすべての情報とドキュメントに単一の統合プラットフォームを提供するオープンソースのエンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) プラットフォームです。
Alfresco を使用すると、大量のデータを安全かつ簡単に保存および管理できます。 また、同じ会社内または異なる業界の組織内のチーム間でコンテンツを簡単に共有できます。
SharePoint は、ドキュメントの保存に使用できるドキュメント管理システム、コラボレーション プラットフォーム、コンテンツ管理システム、およびエンタープライズ検索エンジンです。 これは、会社のデータを XNUMX か所に保存するための効果的なツールです。
SharePoint の最も優れた点は、すべての重要なファイルに対して XNUMX つのリポジトリが作成されるため、複数のシステムを維持することを心配する必要がないことです。 XNUMX 番目に優れている点は、エクストラネットやイントラネット ポータルなどのサービスを介して他のユーザーや同僚と情報を共有できることです。これにより、これまで以上に簡単に共有できます。
#3。 Nuxeo
Nuxeo は、カスタム ソリューションの構築を可能にするドキュメント管理ソフトウェアです。 オープンソースのソリューションであるため、使用したい人は誰でも使用できます。
Nuxeo は Web ベースのアプリケーションであるため、コンピューターやサーバーにインストールする必要はありません。 プラットフォームが適切に機能するには、インターネット アクセスが必要です。
＃4。 WebXtender
WebXtender は、中央リポジトリでドキュメントを作成、管理、保存できるクラウドベースのドキュメント管理ソフトウェアです。 ドキュメントから画像やビデオまで、あらゆるタイプのファイルを保存するために使用でき、WebXtender モバイル アプリを使用して任意のデバイスまたは場所からアクセスできます。 これは、頻繁に出張するリモート ワーカーがいる組織や、バックアップ ストレージの費用を気にせずにデータを常に手元に置いておきたい組織にとって理想的です。
このアプリケーションは、ドキュメント管理とコラボレーションのための高度な機能を提供します。これには、バージョニング (ユーザーが他のユーザーが行った変更を確認できる機能)、メタデータ (コンテンツの個々の部分に関するデータ)、セキュリティ (ユーザーがプライベート アイテムのみを公開できるようにする機能)、およびワークフローが含まれます。特定の基準が満たされたときにタスクが自動的に完了するように自動化します (承認プロセスの作成など)。
＃5。 OCR
OCR (光学式文字認識) は、テキストの画像を編集可能なテキストに変換する技術です。 OCR を使用すると、文書や写真などの画像をテキストに変換して使用できます。
OCR ソフトウェアは、ドキュメントのアーカイブ、検索、および共有に非常に役立ちます。 光学式文字認識 (OCR) を使用して、画像またはドキュメント内の単語を編集可能なテキストに変換します。
＃6。 CustomShow – ビジネス プレゼンテーション ソフトウェア
CustomShow は、プレゼンテーション、スライド ショー、およびその他のコンテンツを作成および編集できるビジネス プレゼンテーション ツールです。
無料版と有料版の両方で利用できます。無料版には機能が制限されていますが、プログラムを開始するのに十分な機能が備わっています。 これは、インターネット上またはローカルのコンピューター/ラップトップ/タブレットなどでプレゼンテーションを作成し始めたばかりの初心者にとって最適なオプションであると多くのお客様に認識されています。 . 無料版よりも多くの機能が必要な場合は、すべての機能にアクセスする前にサブスクリプション プランを継続する期間 (最大 2 年間) に応じて、いくつかの異なるパッケージを異なる価格で購入できます。有効期限が切れると再びアクセスできます (ただし、それまでは引き続きアクセスできます)。
＃7。 Clearslide (以前の SlideRocket)
オンラインでプレゼンテーションを作成および共有するためのプレゼンテーション ツール。 2018 年に、ClearSlide というプレゼンテーション ソフトウェア ソリューションを提供する Clearslide によって買収されました。
Clearslide は、ユーザーがブラウザー ウィンドウ内でアンケート、クイズ、投票、フォーム、およびダッシュボードを作成できるクラウドベースのプレゼンテーション ソフトウェア ソリューションです。 これにより、Web サイトのホスト サーバーに追加のプラグインやアドオンをインストールすることなく、Web ページやランディング ページに魅力的なコンテンツを作成することで、訪問者からより多くの情報を得たい企業にとって簡単になります。
まとめ
最高の家庭用および学生用ドキュメント コンテンツ リポジトリ ソフトウェアは、プロセスを整理し、チームの共同作業を容易にするのに役立ちます。 また、アプリケーション内から新しいドキュメントを作成する機能も提供します。これは、常に更新が必要な新しいものを作成する場合に非常に役立ちます。 さらに、コラボレーション機能やバージョン管理システムなど、今日レビューした各ソフトウェアにはさまざまな機能が用意されているため、チームの全員が常に何が起こっているかを正確に把握できます。
最高のドキュメント リポジトリ ソフトウェアに関するよくある質問
なぜ文書リポジトリが必要なのですか?
ドキュメント リポジトリを使用すると、データを暗号化して情報とファイルを保護できます。
電子記録管理ERMとは？
形式に関係なく、自動化された技術を使用して記録を管理しています。
どの DMS が最適ですか?
以下は、5 つの最高のドキュメント管理ソフトウェアです。
- Mファイル
- テンプラフィ
- eファイルキャビネット
- 今すぐ署名してください。
- Hightail
参考文献
