数百、数千のドキュメントが定期的に共有、レビュー、およびマーク付けされている場合、データ セキュリティを維持することは困難です。 文書が複数の手に渡ると、主に人的ミスと脆弱なサイバー セキュリティ システムが原因で、データ セキュリティ侵害の可能性が高まります。 これは最終的に、組織の法務およびコンプライアンス部門に課題をもたらします。
仮想データ ルームの採用は、コンプライアンスの問題を整理する最も効果的な方法の XNUMX つです。 これは主に、認定された仮想データ ルーム プロバイダーが、国際および地域のデータ保護およびサイバー セキュリティ基準に厳密に準拠しているためです。
今日のディスカッションは、オンライン データ ルーム ソフトウェアがコンプライアンス プロセスにどのように役立つかについてです。 ここでは、データ ルーム ソフトウェアについて簡単に紹介します。
データ ルーム ソフトウェアとは
電子データ ルームとも呼ばれるデータ ルーム ソフトウェアは、法律文書、財務文書、企業文書を保存および管理するための認定オンライン データ リポジトリです。 仮想データ ルームをより広い意味で定義すると、XNUMX つの主要なビジネス分野に対応する複数のテクノロジが組み合わされたものになります。
＃1。 データストレージ
すべての仮想データ ルーム サービスは基本的にドキュメント リポジトリであり、あらゆる種類の専門家や企業が一時的または永続的に使用するためにデータを保存できます。 ただし、データ ルーム ソフトウェアは単なるデータ ストレージではありません。 完全なデータ管理ソリューション. とはいえ、データ ルーム内の他のユーザーとドキュメントを共有したり、必要に応じてデータを整理したり、データ フローを完全に制御したりできます。 データロom.
＃2。 オンライン コラボレーション
通常、オンライン データ リポジトリはオンライン コラボレーション ツールを提供しませんが、仮想データ ルームは提供します。 ハイエンドの電子データ ルーム ソフトウェアには、チャット メッセンジャー、音声およびビデオ会議ツール、非公開または公開の注釈、グループ チャット、Q&A モジュール、共有ドキュメント、ライブ投票など、複数のコラボレーション ツールがあります。
＃3。 プロジェクト管理と取引
仮想データ ルームの使用量の大部分は、取引によるものです。 企業、組織、およびその他の企業は、訴訟、資金調達、不動産取引、デュー ディリジェンス、新規株式公開、戦略的パートナーシップ、合併および買収などの活動のためにオンライン データ ルーム ソフトウェアを定期的に使用しています。
コンプライアンスを成功させるための 5 つのヒント
＃1。 何を保存、保持するか、およびその期間を定義する
何を保存するか、どのくらいの期間保持するか、データを保存する方法を知ることは、企業にとって最初の大きな課題です。 これは、不必要にデータを保存すると負担が増える可能性があり、小さなミスが非常に高くつくことが判明する可能性があるためです。
この問題を解決するための最も効果的な方法は、デジタルおよび紙のデータに関する正式で正当なデータ保持ポリシーを作成する際に、弁護士に依頼することです。 どのような種類のデータをどのくらいの期間保存する必要があるかについて、ポリシーが対応していることを確認してください。 非常に単純に聞こえるかもしれませんが、監査の失敗や機密データの不注意な開示の可能性を減らすことができます。
仮想データ ルームは、デジタル データ管理に役立つだけでなく、紙のドキュメントの必要性を最小限に抑えます。
＃2。 デジタル ソリューションをデータ管理ポリシーに組み込む
それでも紙の文書に固執している場合は、すでにリスクにさらされています. 紙の文書は盗みやすく、自然災害に対して脆弱です。 また、デジタルバックアップを維持すると、利益にさらに多くの費用が追加されます.
この場合、データ管理システムで仮想データ ルームなどのデジタル ソリューションを使用すると、次の XNUMX つの大きな課題を克服できます。
- 紙の文書の必要性を排除または最小限に抑えます。
- データのバックアップにかかる不要な費用を削減します。
これは、VDR が携帯電話やその他のポータブル デバイスから簡単にアクセスでき、データ ルーム ベンダーがすべてのデータのバックアップを無料で保持しているためです。
＃3。 最初から最後までのデータ セキュリティを開発する
データ セキュリティは、特に機密性の高い顧客データを扱う公的機関や金融機関にとって不可欠な要素であり、規制要件でもあります。 コンプライアンスには、最初から最後までのデータ セキュリティ システムが必要です。 とはいえ、データ保護プロセスはデータの記録から開始し、データの共有を経て破棄する必要があります。
データ ルーム ソフトウェアは、最初から最後まで最高レベルのセキュリティを維持するのに役立ちます。 たとえば、多要素認証を介してハッカーがデータ ルームにアクセスするのを防ぎ、ドキュメント アクセス制御を使用してデータ フローを制御できます。 さらに、データ ルームはさまざまなドキュメント、アクセス、およびインフラストラクチャのセキュリティ対策を提供します。 最も重要なものには、エンドツーエンドの暗号化、フェンス ビュー、リダクション、きめ細かなアクセス許可、電子透かしなどが含まれます。
＃4。 新しい規制とポリシーに遅れずについていく
ビジネス プラクティスは進化しており、コンプライアンスおよび規制ポリシーも進化しています。 コンプライアンスのダイナミクスの変化についていけないと、逆の結果に直面する可能性があります。
これは、内部およびローカルのサイバー セキュリティとデータ管理基準に厳密に準拠しているため、仮想データ ルームが最適な場所です。 最も一般的なものには、ISO 27081、ISO 27001、FINRA、GDPR、SOC2 などがあります。
＃5。 必要に応じてデュー デリジェンス チェックリストを準備する
デューデリジェンスチェックリストの準備は、合併、買収、監査、資金調達、または新規株式公開の場合に非常に重要です。 監査 (上場企業の場合は必須) であろうと、法務または財務のデュー デリジェンスであろうと、デュー デリジェンス チェックリストを使用すると、何も省略せず、監査人や法務チームにとって物事が容易になります。
デュー デリジェンスに最適なデータ ルーム プロバイダーの中には、既製のデュー デリジェンス チェックリストを提供しているものもあります。 特定のニーズに合わせて調整することも、そのまま使用することもできます。 すぐに使用できるデュー デリジェンス チェックリストを提供している企業には、iDeals、DealRoom、Merrill Data サイトなどがあります。
最後の言葉
ハイエンドのデータ管理ソリューションを採用し、最初から最後までのデータ セキュリティ メカニズムを開発し、規制の変更に対応することで、規制への準拠が容易になります。 仮想データ ルームは、上記のすべての手順に役立ちます。 仮想データ ルーム ソフトウェアの実装を成功させるためのヒントに従ってください。コンプライアンス プロセスでこのテクノロジーのメリットを享受してください。
