従業員のコラボレーションは単なる流行語ではありません。 与えられたプロジェクトを成功裏に完了するために、従業員がより勤勉かつ効率的に働くよう動機づける働き方のことを指します。 スタンフォード大学の研究によると、協力して作業した参加者は、単独で作業した参加者よりも 64% 長くタスクに取り組むことができました。 このプロジェクトおよびタスク管理方法は、単なる一時的な流行ではありません。 それは今も残る働き方です。 この記事では、職場でのコラボレーションの利点と例、およびそれを実装するための具体的な戦略について説明します。
職場コラボレーションとは何ですか?
コラボレーションには、共通の目標を達成するためにスキルやアイデアを共有する人々のグループが必要です。 多様な視点、アイデア、専門知識を持つ従業員メンバーが協力して革新的なソリューションを見つけ、組織がより効率的に問題を解決できるようにします。 チームがオフィスに拠点を置いているか、リモートで作業しているかに関係なく、どのような環境でもコラボレーションが可能です。 協力的な職場の目標は、組織全体にコミュニケーションと協力の経験を導入することで、成功の機会を最大化することです。
職場でのコラボレーションがなぜそれほど重要なのでしょうか?
すべての人は独自のスキル、才能、専門知識を持っています。 チームメンバー全員が協力すると、知識、スキル、経験を活用して共通の目標を達成できます。 従業員は専門知識を組み合わせて職場で業務を遂行し、プロジェクトの実施状況を追跡するのに役立ちます。 また、従業員が自分のアイデアを共有しながら、他の人がどのように考え、働き、運営しているかを学ぶこともできます。 これは、従業員と組織の両方にとって利益となる可能性があります。
ただし、効果的なコラボレーションを実現するのは簡単ではありません。 リモートの仕事が集まっても、必ずしも効果的なデジタル ワークプレイスを構成できるわけではありません。 おそらく、あまりにも多くの従業員がリモートで勤務しているか、組織の部門がサイロ化されているか、あるいはほとんどの会議が非効率的である可能性があります。 重要なのは、従業員が組織全体で効果的にコラボレーションできるように、適切な職場コラボレーション ツールを従業員に提供することです。
職場でコラボレーションするメリット
革新的手法
おそらく、職場でのコラボレーションの最も重要な利点はイノベーションです。 人々がつながり、協力して困難な問題を解決すると、魔法が起こります。 チームは、個人が単独で作業するよりも、より興味深く、興味深く、ユニークなソリューションを生み出します。
チームの共有リソースは、問題解決を促進し、創造性を育み、イノベーションを促進する環境を促進します。
エンゲージメント
協力して働く従業員は、一人で働く従業員よりも強い目的意識、当事者意識、仲間意識、帰属意識を持っています。 グループで作業すると、自分のアイデアや仕事が組織の成功にどのように貢献しているかを確認するのがはるかに簡単になります。
従業員のエンゲージメントと帰属意識は、生産性、仕事の満足度、定着率の向上につながります。
学習
協力することで、従業員は最も貴重な学習リソースの XNUMX つであるお互いを活用できるようになります。 新入社員はチームの目標に貢献するため、経験豊富な専門家から状況に応じて学ぶことができます。
コラボレーション環境は、自然な学習とスキル共有の環境を提供することでオンボーディングを促進します。 また、ベテラン従業員がスキルを磨き続け、昇進の新たな機会を探すことも奨励します。
効果的なコラボレーションの XNUMX つの原則
上記のスキルは効果的にコラボレーションするのに役立ちますが、何を行うかだけでなく、どのように行うかも重要です。 コラボレーションのスタイルは大きく異なるため、コラボレーションに取り組む際の考え方によって大きな違いが生まれます。 次回チームと共同作業する必要があるときは、これらの価値観を思い出してください。
効率化
会議はコラボレーションに不可欠ですが、長年にわたって悪い評価を受けてきました。 結局のところ、過度に長い、または不必要に感じられる会議に参加したことがない人はいないでしょうか。 チームを生産性の高いマシンに変えるために、いくつかのことを行うことができます。
戦略の XNUMX つは、どうしても必要な場合にのみ会議を開催することです。 バーチャル コラボレーションは素晴らしいものですが、ビデオ バーンアウトのパンデミックについては誰もが聞いたことがあるでしょう。 会議を慎重に選択することで、コラボレーションと効率を向上させることができます。
もう XNUMX つのアプローチは、会議や電話会議に必ず議題を設定し、各参加者に明確に定義された目標を持たせることです。
最後に、最後にプロジェクトに関係する全員にアクション アイテムを割り当てることを忘れないでください。 会議出席者にさらにチームワークを必要とするプロジェクトがある場合は、プロジェクトに焦点を当てた全員向けのチーム チャットを設定してみてはいかがでしょうか。 たとえば、RingCentral のビデオ会議アプリを使用すると、まさにそれが可能になります。仮想会議を開催できるだけでなく、会議後のフォローアップのためのグループ会話を作成することも、すべて同じアプリ内で行うことができます。
信頼
真に建設的なフィードバックを提供および受信し、共通の目標に触発され、つながりを築くツールと機会を得るには、人々が安心感を得る必要があります。 これは、従業員がチームメイトやリーダーが自分たちの最善の利益を考えてくれていると信じている信頼できる環境でのみ起こります。
共感
チームのメンバー全員が重要な役割を果たします。 それにもかかわらず、XNUMX 人または複数の人が自分の状況が他の人よりも悪いと信じたり、他のチームメンバーが彼らを打ち負かそうとしていると信じたりすると、コラボレーションが崩れる可能性があります。 同僚のことを知れば知るほど、同僚がどのように仕事をしているのか、どのような課題に直面しているのかを理解すればするほど、共同作業が成功する可能性が高くなります。
楽観
グループ プロジェクトが過去に失敗したからといって、再び失敗するとは限りません。 古い恨みを手放し、グループワークの各状況に、あたかも新たなスタートであるかのように、オープンで前向きな姿勢で取り組むようにしてください。
明快さ
チームの全員が最初から同じ認識を持っていることは珍しいことです。 人々が異なる優先順位や興味を持っているのは普通のことです。 だからこそ、全員の優先順位と議題を特定し、プロジェクトを前進させるための共通点を見つけることが重要です。
説明責任
最も成功している企業は、従業員がプロジェクトのスケジュールとタスクを参照して、自分の貢献がグループにどのような影響を与えるかを理解できるシステムとプロセスを備えています。 そうすれば、期限を守らなかったり、誰かが全力を尽くしていない場合でも、できるだけ早く対処できます。
職場でのコラボレーションをどのように実証しますか?
多忙な職場の多くの側面と同様、行動は言葉よりも雄弁です。 人々が協力することが期待されていると言うだけでは十分ではありません。 状況によっては、コラボレーションやチームワークが促進されることもあれば、創造的で協力的な職場が損なわれることもあります。
職場のコラボレーションを改善するための XNUMX つの提案を次に示します。
チームを小規模に保つ
少人数のグループなので、一人一人の意見を聞く機会が増えます。 個人の貢献もさらに強調されます。 また、チームが小さいと、チームメンバーがつながりやすくなり、お互いのことを知りやすくなります。
具体的な目標を設定します。
最終目標の概要を示し、チームが成功に向けて準備できるようにします。 たとえ彼らに可能な限り創造的な自由を与えたとしても、それは彼らが明確な目標を持つことから利益を得られないという意味ではありません。 どのような影響が重要なのか (そしてそれをどのように測定する予定なのか) を伝えます。
彼らに共通の目標を与え、タイミング、予算、範囲の点で何を期待しているかを伝えることで、生産的なコラボレーションが容易になります。 シンプルにしてください。プレゼンテーション、提案書、またはアクションリストだけで十分です。
参加の機会を数多く提供します。
誰もが同じように学び、同じように考えるわけではありません。 チームメンバーが貢献するためのさまざまな方法を提供することで、誰もが自分にとって快適な方法で貢献できるようになります。 それは誰もが独自の方法で輝くことを可能にします。
勝利は祝われるべきです。
協力的な環境を構築するときは、その過程の各ステップを祝うことを忘れないでください。 現在の運営方法によっては、これがチームが慣れ親しんでいるものから逸脱する可能性があります。 チームがコラボレーション力を高めたら、コンフォートゾーンの外に出たことを褒め、認めてください。
人々に装備を与え、力を与えます。
チームのリアルタイムのフィードバックに耳を傾け、より効果的にするために必要なものをチームに提供します。 自信を得るにつれて、特定のコミュニケーション ツール、リソース、またはリーダーの意見やフィードバックを要求する場合があります。 できるだけ彼らと一緒に働きましょう。 常にリクエストを断ると、新しいアイデアへの熱意が冷めてしまいます。
全員を含めます (ただし、一度に全員ではありません)。
伝統的な考えを持つ雇用主は、遠隔地の従業員が同僚と効果的に協力する能力について懸念を表明することがよくあります。 ただし、利用可能な仮想コラボレーション ツールが非常に多くあるため、勤務形態に関係なく、すべての従業員にコラボレーションの機会を確保することが妨げられるわけではありません。
コラボレーションは非同期で行うことができます。 より静かに、またはより意図的に参加することを奨励することが有益である可能性があります。 ビデオ会議ツールやファイル共有ツールを使用して、リモート チームを簡単に接続します。 これらのオンライン ワークスペースにより、リモート ワーカーはタイム ゾーンや地理的境界を越えて共同作業することができます。
鮮度を保ちます。
停滞と日常的な生活はイノベーションを阻害します。 より良い結果を達成するために、常に同じ種類のプロジェクトを同じ人に割り当てる必要はありません。 コラボレーションには、単なる委任やタスクの割り当て以上のものが必要です。 どのプロジェクト (および同僚) が新しい視点から利益を得ることができるかを考慮しながら、興味深いプロジェクトを割り当て、同じ古いものからの休憩を提供するようにしてください。
職場でのコラボレーションの例
チームワークは、あらゆる規模の組織が共通の目標を達成するのに非常に効果的であることが証明されている戦略です。 以下の実際の問題解決の例は、協力してうまく連携するチームが何を達成できるかを示しています。
— NASA アポロ 11 号月面ミッション、1969 年
宇宙飛行士ニール・アームストロングの不朽の言葉を借りれば、1969 年 XNUMX 月の月面着陸は「人類にとっての大きな飛躍」でした。 アームストロング、バズ アルドリン、マイケル コリンズの月への旅、月面着陸、そして無事地球への帰還は全世界を魅了しました。
多くの時間と長年の研究の結果、乗組員は海に飛び散りました。 複数のチームがそれぞれの分野のトップに立って、可能な限り最高の結果を達成するために取り組んでいました。 NASAによると、月面着陸プロジェクトには約400,000万人が携わったという。 彼らの多くは、これまで航空宇宙用途に取り組んだことがありませんでした。 しかし、彼らは自分たちの知識をこの新しい分野に応用し、宇宙飛行士と緊密に協力することができます。
— 1990 年代初頭のスターバックスの店舗拡張
スターバックスは多くの人が知っている有名なコーヒーブランドです。 店舗を見つけるために主要都市に遠くまで行く必要はありません。 スターバックスの製品ラインは時間の経過とともに成長し、朝食、ランチ、スナックのほか、さまざまな温かい飲み物や冷たい飲み物が含まれるようになりました。
1971 年、同社はシアトルに最初の店舗をオープンしました。 同社のタイムラインによれば、同社は 84 年までに 1990 店舗のチェーンに成長しました。同社は当時、次のような新しい使命宣言を発表しました。 」
同じ頃、スターバックスは従業員（パートタイム労働者を含む）を対象としたストックオプション制度を導入しました。 しかし、同社は顧客サービスとさまざまな役割間のコミュニケーション不足に依然として問題を抱えていました。
ハワード・ベハールは 1995 年に社長として同社に入社しました。彼は従業員のニーズにもっと応えられるように職場に変更を加えました。 その結果、全体的に顧客サービスが向上しました。 ベハール氏は、会社が単なるコーヒーではなく体験を販売することを提唱し、チームメンバーがその使命に沿ってうまく協力することを奨励しました。
なぜ企業は職場でのコラボレーション目標を設定するのでしょうか?
この働き方により、従業員は人間関係を育み、キャリアアップを促進することで、より仕事にやりがいを感じます。 大きすぎて XNUMX 人で完了するのが難しいタスクも、複数人で分担してチームで完了することができます。
職場での効果的なコラボレーションにはどのスキルが必要ですか?
グループで働くことは、誰もが生まれつき得意とするものではありません。 共同作業の実践に必要なスキルの開発には時間と労力がかかります。 誰もが長所と短所の両方を持っていることを忘れないでください。 しかし、グループとして活動することで、グループはその強みを活かし、メンバーがより困難だと感じている領域を回避する方法を見つけることができます。
チームが協力する場合は、積極的な傾聴、共感、問題解決、説明責任などのソフト スキルが必要です。
職場における従業員のコラボレーション戦略
いくつかのメリットが見えてきたところで、職場で協力的で信頼できる環境を作り出すという目標を達成するにはどうすればよいでしょうか? 次の職場でのコラボレーションのアイデアを検討してください。
チームに明確な目標を設定する
「何が私たちをここに連れてきたのですか？」 コラボレーション プロセスの開始時に尋ねるのは当然の質問です。 グループは、何が成功の結果を構成するのかを理解する必要があります。 誰かが最初に「全体像」のアイデアを思いつかない限り、チームには方向性がなく、正しい軌道に乗っているかどうかさえわかりません。
人々に積極的に耳を傾けるように促します。
大多数の人は、他者とのやり取り中に積極的に傾聴することはありません。 彼らは代わりに、話す順番を待ちます。 積極的に傾聴するには、相手がスピードを緩め、話し手が何を言っているかを考える必要があります。 また、回答者には、慎重に回答する前に考えをまとめる時間が与えられます。
効果的なコラボレーションに必要なテクノロジーを従業員に提供します。
協力して働くことは、従業員に押し付けられるものではなく、従業員のエクスペリエンスを向上させるものでなければなりません。 タスクを効率的に完了するために必要なコラボレーション ツールが提供されることを従業員に保証します。
チームが合意したプロセスを文書化することで、説明責任を促します。
チームメンバーにとって、対面かバーチャルかにかかわらず、会議中に言われたことや決定されたことをすべて覚えているのは難しい場合があります。 チームメンバーの好みに応じて、共有ドキュメントを使用してメモを取ったり、会議後にフォローアップメールを送信して決定事項やチームの次のステップを要約したりすることが有益な場合があります。
社内イントラネット プラットフォームを使用して、投稿や記事の形式で情報を配布できます。 クラウドベースのプラットフォームで情報を共有しコラボレーションすることで、チームメンバー全員が順調に進み、将来のプロジェクトの基盤が確立されます。
問題が発生した場合は、解決策を見つけることに集中してください。
問題が発生し、計画が中断された場合 (実際に中断されることになります)、チームの誰の責任なのかを考え出すのではなく、解決策を見つけることに集中することが重要です。 結局のところ、問題は全員にとって、次回は違うやり方で物事を進める方法を学ぶ機会なのです。
従業員はその努力を認められ、報われるべきです。
チームがプロジェクトを完了したら、メンバーの努力を何らかの形で評価することが重要です。 賞は金銭である必要はありません。 それは、社内ニュースレターでの言及、CEO からの感謝状、または地元のレストランからの仕出しランチなどです。
従業員には、表彰を通じて自分の成果を共有するプラットフォームが与えられるべきです。
Imerys などの国際組織は、コミュニティを利用して、リーダーと同僚の両方が成功事例を共有できるグローバル従業員表彰センター (Life@Imerys) を設立しています。 重要なことは、経営陣がチームの努力、プロジェクトの完了、目標の達成を認めたことです。
職場でのコラボレーションは生きて進化するものであると考えてください。
パイロットプロジェクトとしてコラボレーションを改善するために「試してみる」だけでは不十分です。 企業がそれを働き方として採用する場合、経営陣と従業員は、将来的にはこのようになることを理解する必要があります。
時間の経過とともに常に改善と修正の余地があります。 職場でのコラボレーションは、プロジェクトをよりスムーズに実行し、従業員の関与を維持し、会社の目標を確実に達成するのに役立ちます。 チームの全員がうまく連携できれば、結果がすべてを物語ります。
職場でのコラボレーションに必要な 5 つのスキル
グループ プロジェクトに取り組んで、思ったほどうまくいかなかった経験がある人なら、職場でのコラボレーションを奨励することは、口で言うほど簡単ではないことがよくあることをご存知でしょう。 もしかしたら、チームメイトが自宅で仕事をしていて、連絡がとりにくいかもしれません。 おそらくあなたの組織はサイロ化されすぎており、各部門が情報を共有することに消極的である可能性があります。
職場でのコラボレーションに問題がある場合、できる最善の方法の XNUMX つは、ソフト スキルの向上に取り組むことです。 これら XNUMX つのコラボレーション スキルを習得すれば、チームでの作業がはるかに簡単かつ効果的に行えるようになる、ということを信じてください。
目標の設定
グループで作業する場合、全員がプロジェクトの目的とビジョン、そして成功の評価方法を理解する必要があります。 最初から透明性を確保することで信頼が醸成され、全員が成功に向けて取り組み、共通の目標に向かって取り組むことが保証されます。
相互作用
タスクや割り当てを開始する前に、明確な意図があることを確認してください。 自分が何をしているのかをチームメイトに知らせ、自分自身に現実的な期限を設定し、それを守りましょう。
策定した計画を変更する必要がある場合は、忘れずに連絡してください。 予期せぬ事態が発生し、期待した結果を提供できない場合は、その変更を伝えてください。
ここでも、オールインワンのコミュニケーション ツールが役に立ちます。チームが同じアプリからビデオ通話やインスタント メッセージを互いに送信できる場合、問題が発生したときに迅速にコミュニケーションできる可能性が高くなります。
積極的に聞く
他のメンバーと緊密に連携する場合は、各チーム メンバーのアイデア、フィードバック、アドバイスに細心の注意を払い、配慮と敬意を持って対応する必要があります。 それがアクティブリスニングの概念です。
プロジェクトをどのように進めたいか、誰が何をすべきかについてアイデアがあるかもしれませんが、同僚の意見も考慮する必要があります。 必ずしも結果に同意できるとは限りませんが、結局のところ、自分の欲求よりもグループのニーズと責任を優先する必要があります。
問題解決能力
時には問題が発生し、人々は間違いを犯します。 それは起こります。 問題が起こったときは、特定の誰かを責めることなく、グループとして状況を分析することを忘れないでください。 代わりに、解決策を見つけるために協力することに集中してください。 これにより、チームメンバー間の信頼が促進され、たとえ間違いを犯したとしても、誰もが安心してコミュニケーションを取り、お互いに透明性を保つことができます。
時間管理
他の人と共同作業するときは、自分自身と、自分を頼りにしているグループのメンバーに対して責任を負わなければなりません。 ここで時間管理能力が重要になります。 タスクに優先順位を付け、それに応じてスケジュールを設定できることは、期限を守り、チームが期待する仕事を完了するために非常に重要です。
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参考文献
