オフィスの管理は多くの関係者が関わる大きな仕事です。 それは単に事務用品を配布したり、その他の管理上の責任を果たしたりするだけではありません。 それは、現代のオフィスとそこにいる全員がうまく連携して機能することを保証することです。 このガイドでは、現在のオフィスマネージャーが実践しているオフィスマネジメントを検討します。 オフィス管理の仕事の要求、成功するために必要なスキル、役割がどのように変化しているか、そしてこの分野でどのように活躍できるかについて見ていきます。
オフィスマネジメントとは何ですか？
オフィス管理は、オフィスの生産性、効率、労働条件の向上に焦点を当てた仕事です。 最新の職場の管理、オフィス機器の取り扱い、居心地の良いオフィス環境の構築、オフィスの予算管理、訪問者や新入社員のワークスペースへの歓迎、オフィス内での活動や社外イベントの企画など、幅広い責任が伴う場合があります。オフィス担当者向け、スタッフ向けの旅行の計画と予約、社内コミュニケーションの管理、オフィス家具の購入など。
オフィスマネージャー は特定の役職であり、その職務は業界、組織の規模、他の部門の構成に基づいて大きく異なります。 大企業で働くか中小企業で働くかによって、オフィス管理は大きく異なります。
この役割には次のようないくつかのタイトルが考えられます。
- 職場マネージャー
- オフィスオペレーション責任者
- 運営管理者
- 事務局長
オフィス管理職の種類
オフィス管理の仕事にはさまざまな種類がありますが、これらのマネージャーの中核となる責任は比較的似ています。 オフィスマネージャーは、企業管理の効率的な運営を監督し、必要な備品が提供され、オフィス機器が適切な状態にあることを確認することに加えて、スタッフの雇用、解雇、訓練、昇進を行うこともあります。
#1. コーポレートオフィス管理
企業の各支店のマネージャーは、本社管理職に含まれます。 地区マネージャー (通常は本社に常駐) は他のすべての支店マネージャーを監督するため、支店間を移動することが仕事の主要な要素となることがよくあります。 本社のマネージャーは、人事やマーケティング活動の新しい組織モデルも考案します。
#2. 医療事務管理
医局経営には、解剖学、検査業務、医療法などの深い理解が必要です。 この医療事務管理者は通常、診療所で働き、すべての医療助手を監督します。 患者の機密保持と医療廃棄物の適切な処理も重要な義務です。
#3. 法務事務所の管理
法律事務所の管理職には、実際の法律知識と法的手続きの完全な理解が必要です。 法律事務所のマネージャーは、事務所の法務事務アシスタント、給与管理、人事部門を担当します。
#4. バーチャルオフィス管理
バーチャル オフィス マネージャーは、XNUMX つの会社でフルタイムで働くのではなく、複数の中小企業でパートタイムで働くことがあります。 これは、小規模企業がバーチャル オフィスの管理業務を外部委託することが多いためです。 あらゆる種類のリモートでの仕事が増加しているため、バーチャル オフィス マネージャーは、まだオンサイトのオフィス マネージャーを必要とせず、ゆっくりと発展している中小企業にとって魅力的な代替手段です。
オフィス管理の要素
構造の柱はオフィス管理の要素です。 柱が丈夫であれば、建物も丈夫でなければなりません。 そのため、オフィスの効率的な運営にはオフィス管理の側面が非常に重要です。 オフィス運営の主な原則は次のとおりです。
＃1。 人事
事務仕事は実際に事務員がやっています。 中小企業では通常、オフィスマネージャーがオフィス従業員の選定と配置を担当します。 人材派遣は大手企業の人事部門が担当します。
いかなる状況においても、事務仕事は、各従業員の効率に基づいて仕事を分配し、定められた時間枠内で事務リソースの助けを借りて仕事を完了するように職員に指示し、事務職員の行動を制御することによって完了しなければなりません。 これらのタスクはすべてオフィスマネージャーが実行する必要があります。
#2. 意味
オフィスで使用されるツールは手段と呼ばれます。 鉛筆、消しゴム、紙、インク、事務用紙、タイプライター、コンピューター、プリンター、電卓、および同様のアイテムが手段の例です。 オフィスには適切な機器が提供されており、目標を達成するために最も効率的かつコスト効率の高い方法で使用されています。
＃3。 環境
オフィスの環境はビジネスの性質によって決まります。 数多くの事務作業は、特定の雰囲気や環境で完了する必要があります。 オフィス業務が円滑に行われるよう職場環境を整備・整備します。 オフィスマネージャーの役割と任務は、数多くのポリシーと慣行を実行することによって、適切な雰囲気を作り出すことです。
＃4。 目的
オフィスワーカーは、特定のタスクが実行される目的と、そのような仕事が他の人のパフォーマンスに与える影響を認識しなければなりません。 その目的は事務長から事務職員に教えられます。 これが当てはまらない場合、オフィスワークのパフォーマンスは、目的を達成しながらオフィスリソースを最も効率的かつ経済的に使用することにはなりません。
主要なオフィス管理機能
オフィス管理担当者が実行することが期待されるタスクの一部は次のとおりです。
＃1。 計画
会社の目標を達成するために必要なタスクの構造を作成することは、オフィス管理の重要な機能です。 会社の短期および長期の目標を完全に理解すると、それらを達成するためのアプローチを計画できます。 効率的な運用と管理への第一歩は、詳細な計画と会議の手配です。
#2. リソースの整理
リソースの整理は、計画を通じて会社の目標を達成することと密接に関係しています。 これらのリソースの例としては、資材、人材、財政的支援があります。 計画に続く、オフィスマネージャーの次の段階は職務の委任です。これには、どの資料が必要かを決定し、それらの資料を適切な個人に配布することが含まれます。 優秀なオフィスマネージャーは、これらのリソースを所定の目標に向けて動かし続けるために、仕事を継続的に調整します。
＃3。 人員配置
スタッフの配置もオフィスマネージャーの重要な役割です。 執行部マネージャーは、部下のマネージャーの人員配置、採用、報酬、昇進、退職のあらゆる側面について人事を指揮または協力します。
＃4。 コミュニケーション
オフィス管理には効果的なコミュニケーションが必要であり、これはうまく機能しているすべての企業の要件です。 オフィスマネージャーが会社のニーズを従業員に効果的に伝えることができなければ、効率を最大限に高めることは不可能です。 あるチームの毎週の会議には特定の会議室が必要ですか?
彼らはその分野で必要な技術を持っていますか？ 優れたコミュニケーションは双方向であることを忘れないでください。 このオフィス マネージャーが会社のニーズを説明できない場合は、このオフィス マネージャーがあなたの組織に適していない可能性があります。
#5. ITとの連携
現代のオフィスマネージャーは仕事上、テクノロジーに大きく依存しています。 彼らは日常的な役割でソフトウェアを使用し、従業員のソフトウェアとテクノロジーの管理を支援することもあります。 あなたの組織ではデジタル設備管理ソフトウェアを使用しているかもしれません。
オフィス マネージャーは、従業員とゲストのためのすべてのビデオ会議機器と Wi-Fi 接続についてのトレーニングを受けるとともに、IT 部門と協力してすべての会議室がスムーズに機能するようにする必要があります。
＃6。 動機
モチベーションはオフィス管理の非常に複雑な側面であり、XNUMX つの種類があります。 モチベーションには、内的モチベーションと外的モチベーションのXNUMX種類があります。 スタッフが自発的になれば、オフィスマネージャーの仕事は容易になります。 彼らがそうでない場合、外部から彼らにやる気を起こさせるのがオフィス管理者の仕事です。
このインセンティブは、労働力のニーズを満たすと同時に、競争力、生産性、包括的である必要があります。 外部からの動機がこれらすべてを実現すると、オフィスワーカーのパフォーマンスが向上する可能性が高くなります。
オフィスマネージャーのスキル
有能なオフィスマネージャーには、何よりもソフトスキルが不可欠です。 オフィスマネージャーは、上層部とスタッフ、人事と従業員、会社とビル内の他の従業員 (清掃員など) の間のコミュニケーションなど、複数の部門間の連絡役として機能することがよくあります。
これは、技術的なスキルが無関係であることを意味するものではありません。 彼らは間違いなく価値を提供することができます。 オフィスマネージャーの役割が進化するにつれて、ソフトウェアの利用能力や労働規制の認識などの技術的な知識と教育の重要性がますます高まっています。
そうは言っても、オフィスマネージャーが集中すべき主なソフトスキルと職務は次のとおりです。
- 組織と 時間管理スキル 機能に対する要求の数と多様性を考慮すると、最も組織化されたオフィスマネージャーのみが適切なパフォーマンスを発揮できるためです。
- I対人関係とリーダーシップのスキルこれにより、スタッフの満足度を維持し、訪問者に良い第一印象を与え、チーム内の難しい議論を和らげることができます。 また、管理担当者、秘書職、財務チーム、人事部など、さまざまな部門と協力する必要もあります。
- コミュニケーションスキル チームメンバーが上級管理職が将来に向けて何を準備しているのか、また人事に何を期待しているのかを理解するために必要です。 これには、ほぼ確実に PowerPoint の使用が必要になります。
- 交渉力 組織が外部情報源と結んでいる協定を改善することが求められます。 たとえば、オフィスビルを移転する場合、会社にとって最大の取引を確保するには、交渉して決定を下すことができる必要があります。
オフィスマネージャーになるには
オフィスマネジメントは多岐にわたり、さまざまなビジネスが含まれます。 その業界で行われる仕事の性質により、オフィスのニーズは異なる場合があります。 オフィス管理職を探すときは、自分の特定の興味、経験、才能を考慮してください。
物事を整理したり整理整頓したりすることが好きなら、管理オフィスの管理職にやりがいを感じるかもしれません。 オフィスマネージャーとしてのキャリアを向上させるために実行できるアクションをいくつか紹介します。
#1. 関連する学歴を取得する
オフィス管理が自分に向いているかどうかを判断する一環として、オフィス管理者への道を進めるために、特定の学位や卒業証書を取得することを検討することもできます。
オフィスマネージャーは通常、経営管理の学位、またはポリテクニックのその他のビジネス関連の証明書を取得しており、これらにより重要なコミュニケーション能力や組織力が身につきます。 これらの専門的資格は、ほとんどのオフィスマネージャーが持つトピックの専門知識の基礎として機能します。
#2. 良好な専門的なつながりとネットワークを構築する
ネットワーキング イベントやその他の職場の会議で新しい人々と出会うことは、オフィス マネージャーになるという野望を実現するのに役立ちます。 このような集まりを通じて、オフィスマネージャーのポジションをオープンにしている企業の採用担当者と出会えるかもしれません。 あるいは、次の仕事につなげてくれるヘッドハンターに出会うこともできます。
#3. コースに登録する
オフィスマネージャーになりたい場合は、現在のスキルセットがオフィスマネージャーのスキルセットと一致するかどうかを検討してください。 オフィスマネージャーの能力を学ぶには、職業への適性を高めるためのクラスを受講したり、認定資格を取得したりすることができます。
自分自身に時間と労力を投資することで、自己改善による長期的なメリットを得ることができます。 雇用主は、能力が停滞している候補者よりも、継続的に改善に努めている候補者を好む場合があります。
#4. インターンシップをする
オフィスマネージャーへの道を助けるために、空いた時間に同様のインターンシップに参加することを検討するとよいでしょう。 就職する前に、オフィスマネージャーの仕事ぶり、オフィスマネージャーの活動と責任を観察し、潜在的に貴重な人脈を作るという直接の経験を積むことができます。
インターンシップ中に良い成績を収めれば、雇用主は卒業後にフルタイムのキャリアを提供してくれるかもしれません。
オフィスマネジメントの5つの機能とは何ですか？
特に職場環境において、グループの計画、組織化、人員配置、コミュニケーション、制御、調整、および動機付けのプロセスを管理するスキルは、オフィス管理として知られています。
オフィス管理の主な目的は何ですか?
部門やスタッフ間の情報の流れを一定に保つためには、あらゆるレベルでのオフィス管理が不可欠です。 これは、組織が円滑に運営され、業務が適切に機能することを保証するために行われます。
オフィス管理の7大機能とは何ですか?
組織の目標を達成するために、組織は計画、組織、人員配置、指揮、調整、管理などのいくつかの責任を果たします。 オフィスの将来のロードマップは経営陣によって定義されます。 オフィスの活動について長期的な決定を下します。
XNUMXつのオフィスタイプとは何ですか？
さまざまなオフィスの種類には次のようなものがあります。
- プライベートオフィス。
- コワーキングデスク。
- バーチャルオフィス。
オフィス管理に最適なコースはどれですか?
ビジネス、経営管理、または経営管理の学士号は、オフィス管理の仕事に最も適した学習分野です。 これらの専攻では、お金の管理方法、生産量の増加方法、そして全体的にオフィスを成功に導く方法を学びます。
まとめ
毎日、オフィス マネージャーは、デジタルまたは直接のいずれかで、あらゆるレベルの従業員と連絡を取る唯一の人物です。 世界中のオフィス文化が拡大し、変化し続けるにつれて、オフィスマネージャーの役割の重要性はさらに高まるでしょう。
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参考文献
