参照チェックは雇用部門の標準的な慣行であり、潜在的な従業員に関する有用な情報を雇用主に提供します。 質の高いリファレンス チェックの実施方法を学ぶことは、採用担当者が優れた従業員を採用するのに役立ちます。 以前は、候補者の上司や同僚と直接話すことで、潜在的な雇用の見通しについてある程度の洞察が得られると考えられていました。 ただし、ほとんどの企業は、面接の質問や電子メールを通じて、電話でリファレンスチェックを実施しています。 リファレンスを使って電話タグを再生するのは煩わしい場合があり、そのような短い交換から得られる情報は通常印象的ではありません. そのため、リファレンス チェックを電子メール ベースのソリューションに切り替えると、より多くの応答が得られるだけでなく、将来の従業員に関するより優れた実用的な洞察が短時間で得られます。 この記事では、テンプレートを使用して雇用参照チェックを行う方法について説明します。
レファレンスチェックとは？
リファレンス チェックとは、採用担当者または人事 (HR) 担当者が候補者の過去の雇用主に電子メールまたは電話で候補者の職歴について話す場合です。 人事担当者は、潜在的な新入社員と面接するとき、候補者の過去の業績、経験、およびスキルに注目する傾向があります。これらは、その役割における将来の成功を最もよく示すものだからです。 これは、多くの場合、雇用の申し出を行う前の面接プロセスの最後のステップの XNUMX つです。
参照チェックはどのように機能しますか?
企業が電子メールでのリファレンス チェックを実施することを希望する場合、採用マネージャーは候補者の以前の雇用主に詳細な質問を送信して、彼らがそのポジションに適しているかどうかを判断できます。 以下は、リファレンス チェック メールで取り上げられる最も一般的な質問の一部です。
- 候補者の経験 採用マネージャーは、関連する職歴について直接質問して候補者を調査する場合があります。 これらの質問に対する答えは、候補者が公職で成功する可能性を明らかにすることができます。
- 候補者のパフォーマンス 候補者の以前の勤務記録は、多くの場合、マネージャのリファレンス チェック メールの焦点となります。 候補者が以前のポジションで期待以上のパフォーマンスを発揮した場合、これは将来のポジションでのパフォーマンスを示している可能性があります。
- 候補者の態度 採用担当者が問い合わせる可能性があるもう XNUMX つの重要な要素は、潜在的な候補者の態度です。 たとえば、候補者が常に機嫌が良く、チームに積極的に貢献していると回答した場合、候補者の全体的な態度について貴重な洞察を得ることができます。
- 候補者のスキル 採用マネージャーは、候補者の特定のスキルについて問い合わせる場合もあります。 これにより、雇用主は、候補者が重要な職務を遂行する能力についての情報を得ることができます。
採用担当者はリファレンス チェックで何を確認しますか?
雇用主は、あなたの業績、時間厳守、チームワークについて紹介を求める場合があります。 給与、昇進、懲戒処分、および退職理由も尋ねられる場合があります。
電子メールの参照を確認する方法
電子メールで参照を確認するには、次の手順に従います。
＃1。 連絡先情報を要求します。
電子メール、関係、会社、および役職を含む参照のリストを要求します。 リファレンスがその位置になくなったとしても、優れたリファレンス チェック メールを提供できる可能性があります。 候補者が複数の雇用先からの紹介を受けていることを確認してください。
＃2。 下書きを作成する
候補者に関する質問を記載したリファレンス チェック メールを作成します。 参照チェックごとに一意のメールを作成するか、汎用テンプレートを使用できます。 推薦者が候補者について知っていることについて具体的な質問をする能力は、個々の電子メールを書く利点です。 一方、雇用テンプレートを使用すると、リファレンス チェック プロセスの時間を節約できます。
＃3。 メールを転送する
候補者および推薦者を保護するため 匿名、参照チェックの結果を受信者に電子メールで送信する必要があります。 参照が応答するまで数営業日かかります。 彼らが応答したらすぐに、応答に対する感謝のメッセージを送信します。
リファレンスチェックは私が仕事を得たことを意味しますか.
参照を確認することは、求人を保証するものではありません。 採用の選択を行う際、パネルは単に参照チェック以上のものを見て、誰を採用するかを決定します。
リファレンスチェック中に雇用主がしてはいけないことは何ですか？
適用される人権法の下で禁止されている差別の理由について、照会先を尋ねないでください。 求人応募と面接で質問しない場合は、参照を確認するときに質問しないでください。
レファレンスをメールで確認するためのヒント
以下は、管理者が電子メールによる参照チェックを改善するのに役立つヒントです。
＃1。 候補者に関する情報を提供します。
採用マネージャーは、リファレンス チェック メールの冒頭で、リファレンスをチェックしている候補者に関する情報を提供する必要があります。 これにより、リファレンスが候補者を特定しやすくなり、候補者の背景や性格に関する情報を提供できるようになります。 また、候補者が参照のためにどのくらいの期間働いたか、どの役職に就いていたかを明記することもお勧めします。
＃2。 倫理を守る
電子メールでリファレンス チェックを行う際は、候補者について倫理的な質問をすることが重要です。 重要な職務を遂行する候補者の能力を明らかにする質問をすることで、これを達成できます。 信頼を確立し、公正な採用決定を下すためには、採用担当者、候補者、推薦者の間で敬意を持ってやり取りすることが不可欠です。
＃3。 特定の要求を行います。
潜在的な候補者について詳しく知る手段として、直接質問することをお勧めします。 候補者が適切な従業員である可能性が高いかどうかを判断するには、その候補者の固有のスキル セット、経験、業績について質問します。 さらに、候補者が応募しているポジションに直接関連するトピックについて質問するのが最善です。 たとえば、カスタマーサービスのポジションを探しているマネージャーは、以前の役割でクライアントを扱った応募者の経験について尋ねるとよいでしょう.
＃4。 長さに注意してください。
参照を確認するために使用する電子メールの長さを短くすることも重要です。 電子メールが短いと、参照が電子メールをすばやく読んで返信できるようになる場合があります。 これは、採用プロセスの効率化にも役立ちます。
レファレンスチェック後にリジェクトされることはありますか?
拒否は、参照チェックに続く場合があります。 一部の推定では、リファレンス チェック後に却下された候補者の割合は 20% とされています。 スクリーニング プロセス全体で虚偽の推薦状を提出した候補者は、失格になる可能性が高くなります。
雇用参照チェック テンプレート
採用担当者が使用できる電子メールの雇用参照チェック テンプレートを次に示します。
[前の雇用主の名前] 様
現在、弊社で【ポジション名】の面接を受けている【候補者名】様の推薦状を確認するために、このメールを送信しました。 [候補者の名前] は、あなたの組織で働いた経験について貴重な洞察を提供できると述べ、関連する参考文献としてあなたを挙げました。
[候補者の名前] があなたの組織で働いていたときに示したスキルと経験について具体的にお尋ねしたいと思います。 彼らは[必須の職務]を遂行できると思いますか? また、【候補者名】様の御社での勤務態度についてお伺いしたいのですが、このポジションは強要されても前向きな姿勢を保つことが求められます。
[候補者の名前] が当社に適しているかどうかについて、他にご意見がありましたらお知らせください。
このリファレンス チェックにご協力いただき、ありがとうございます。
ベスト、
[あなたの名前]
レファレンスチェックを行う際の質問事項
＃1。 「候補者はあなたの会社でどのくらい働いていましたか?」
これは、オープン性を検証するため、非常に明確な質問です。 前の雇用主の下で働いていた時間の長さは、ストーリーをまとめるのに役立ちます。 申請者がそこで XNUMX か月しか働いておらず、以前の雇用主がこれを確認している場合は、この問題に対処することをお勧めします。 ただし、候補者がそこで長い間働いている場合、これは追加の考えを引き出す可能性があります。
＃2。 「この人を雇ってくれませんか？」
これは、あなたが知る必要があるすべてのことを教えてくれるので、素晴らしい質問です. これらの単純なはい/いいえ (クローズド) の質問は、より詳細な質問と同じくらい多くを明らかにすることができます. ただし、明確にする必要があります。 したがって、「はい」または「いいえ」で応答を開始している間に、理由を尋ねてさらに洞察を得ることができます。
「あなたはその候補者を信頼でき信頼できると評価しますか?」 「その印象を与えるものは何ですか？」
信頼性と信頼性を示すことは、どのポジションでも不可欠です。 候補者がそれを示したときと示さなかったときの具体的な例を尋ねることで、候補者の性格特性をより明確に把握できます。
＃4。 「個人の主な長所と短所は何だと思いますか?」
これはおそらく、候補者が面接プロセス中に直接尋ねたものです。 参照を収集する際のこの質問の最も良い点は、それらを候補者の回答と比較することです。 また、採用担当者の視点から、候補者と、彼らがあなたの会社に何を提供できるかについて、より良いアイデアを得ることができます。
候補者の強みの XNUMX つは、まさに会社が求めているものかもしれません。 ただし、潜在的により深刻な欠陥は、リスクが大きすぎることです。 どちらの場合でも、意思決定に必要な情報が得られます。
＃5。 「潜在能力を最大限に発揮するために、候補者はどのようなスキルを向上させる必要がありますか?」
回答者について多くのことを明らかにするので、これは素晴らしい質問です。 まず、彼らのスキル不足に対する直接的な回答が与えられます。 ただし、これが目前の役割に必要なスキルであるかどうかを判断することもできます。 さらに、候補者の「最大限の可能性」について学び、彼らがあなたの会社をどのように改善するかを想像することができます。
＃6。 「あなたと一緒に働いていたときの個人の最大の成果は何ですか?」
明らかに、これはネガティブを軽視しながらポジティブを強調しています。 しかし、それは大丈夫です。 これは、他のさまざまな洞察力のある質問にも尋ねる場合に尋ねるのに最適な質問です。 この質問をすることで、候補者の最大の専門的業績について知ることができます。 たとえば、長期間にわたる XNUMX つの参照をリクエストしたとします。 短期間で推薦者間に大きな変化があった場合、候補者の専門的な成長を示す良い指標となります。
確認したいときに聞いてはいけない質問 参照
最初の最も重要な要件は、応募するポジションに適したものに固執することです。 個人的なことを指示するのではなく、仕事のペルソナを中心に展開する必要があります。 以下の質問に従えば問題ありません。
＃1。 「申請者に子供はいますか？」 「彼らはもっと子供を持つつもりですか？」
候補者を採用する前に、候補者の婚姻状況について問い合わせることは、実際には違法です。 これには、結婚しているか、離婚しているか、独身であるか、子供がいるかどうか (または子供を持つ予定があるかどうか) が含まれます。
さらに、育児の必要性について尋ねることは不適切です。 この場合、違法行為を回避する最善の方法は、家族や個人的な関係、特に子供に関する質問を避けることです。
＃2。 「候補者は宗教を実践していますか?」 「彼らが信仰している宗教は何ですか?」
考えてみてください: 候補者の宗教は、その役職で働く能力に影響しますか? これはまたしても違法です。 宗教、宗教上の祝日、または教会の慣習や指導者について尋ねるべきではありません。 ただし、候補者のスケジュールがそのポジションの公示された時間と矛盾するかどうかについて問い合わせることができます。
＃3。 「申請者の年齢は？」
社会人になると、年齢について直接質問することは「無関係」の範疇に入ります。 年齢差別の兆候を見せたくありません。 しかし、応募者の年齢が、仕事上アルコールを管理したり扱う必要があるため、条件を満たさない場合は、「年齢を証明できるものを提供できますか?」という質問をすることができます。
このシナリオでの役割の性質上、特定の年齢層が必要になるため、「関連性があるか?」を満たしています。 ルール。 ただし、年齢、民族、国籍、宗教、性的指向などについて率直な質問をすることは避けてください。
参照チェックは最後のステップですか?
リファレンス チェックは、多くの場合、採用担当者または採用担当者が候補者に求人を出す前に実行する最後のステップです。
まとめ
電話でのリファレンス チェックの実施は、電子メールよりも神経をすり減らす経験であることが証明されており、そのような短いやり取りから収集された情報は通常、印象的ではありません。 ただし、採用予定の従業員に関するより具体的な情報が必要な場合は、電子メールに切り替えると、より多くの応答が得られるだけでなく、採用予定の従業員に関するより優れた実用的な洞察が短時間で得られます。 その際、質問は直接的かつ単純なものにしてください。
レファレンスチェックFAQ
リファレンスチェックはどのように行われますか?
リファレンス チェックは、通常、長時間の電話インタビューまたは採用メール テンプレートを介して実施されます。 このプロセスの間、採用担当者または採用マネージャーは、参照とデータを確認するのに何時間も費やすことがあります。
リファレンスチェックって内定？
Foss 氏によると、リファレンス チェックは通常、採用担当者が候補者に内定を差し伸べようとしており、あなたが彼らのチームに適しているかどうかの最終確認を求めていることを意味します。
リファレンスチェックにはどのくらい時間がかかりますか?
各個人のリファレンス チェックには、平均で XNUMX ～ XNUMX 営業日かかります。 あなたが最有力候補の場合、雇用主から XNUMX 日から XNUMX 日以内に連絡があります。 XNUMX 番目または XNUMX 番目に選ばれた場合、雇用主からの連絡に時間がかかります。
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