マネジメントのキャリアをお探しですか？ オフィスマネージャーになるために必要なものはありますか? オフィスマネージャーは、どの組織においても重要な役職であり、オフィスの日常業務を監督する責任があります。 このブログ記事では、職務内容、資格、給与、スキル、およびオフィス マネージャーになるために知っておく必要があるその他すべてについて説明します。
オフィスマネージャーとは？
オフィスマネージャーは、オフィスの効率的な運営を監督する責任者です。 これには、スタッフの管理、事務処理とファイリング システムの整理、金融取引の処理、および一般的なオフィス メンテナンスの監督が含まれます。 オフィス マネージャーは、優れた組織力とコミュニケーション スキル、およびマルチタスク能力を備えている必要があります。 彼らはまた、プロフェッショナリズムと外交で困難な状況に対処できなければなりません。
オフィスマネージャーの仕事内容
オフィスマネージャーの職務内容には、さまざまなタスクが含まれます。 最も重要なのはスタッフの管理です。 これには、従業員の雇用、トレーニング、評価、および懲戒が含まれます。 オフィスマネージャーは、ファイリング、記録管理、その他の事務処理などの管理タスクも管理する必要があります。 彼らはまた、オフィスのメンテナンスと備品も担当しています。
これらのタスクに加えて、オフィスマネージャーは、オフィスの財務取引を監督する責任もあります。 これには、帳簿の調整、勘定の調整、および財務報告の準備が含まれます。 また、予算の管理、財務計画の作成、地域および州の法律の遵守を保証する責任を負う場合もあります。
最後に、オフィスマネージャーは、オフィスの円滑な運営を保証し、企業の手続きと日常業務の改善に貢献できる必要があります。
Responsibilities
オフィスマネージャーの職務には以下が含まれます。
- メンテナンス
- 郵送
- 詳細
- 札
- 手間
- ショッピング
- 会議と予定を計画します。
- オフィスのレイアウトを整理し、文房具や備品を注文します。
- オフィスを良好な状態に保ち、必要な修理を行います。
- 必要に応じて、人事部門と協力して、オフィス ポリシーを更新および維持します。
- 事務手続きと業務の整理
- IT部門とのすべてのオフィス機器の調整
- オフィス ベンダー、サービス プロバイダー、オフィス リースとの契約および価格交渉を管理して、すべての請求と支払いが期日どおりに行われるようにします。
- オフィスの G&A 予算を管理し、正確でタイムリーなレポートを保証します。
- 訪問者に一般的な支援を提供します。
- 新入社員の入社をサポートします。
- オフィス管理の問題に関する従業員の問い合わせに対応する (例: 文房具、ハードウェア、旅行の手配)
- 清掃、ケータリング、セキュリティなどの施設管理ベンダーと連絡を取ります。
- パーティー、祝賀会、会議などの社内外の活動を計画します。
オフィス管理要件
- オフィス管理、管理、またはアシスタントとしての経験。
- オフィス管理の職務、プロセス、および手順の理解
- 優れた時間管理能力、マルチタスク能力、タスクの優先順位付け能力
- 詳細志向と問題解決能力
- 優れたライティングと口頭でのコミュニケーション能力
- 優れた組織力と企画力
- Microsoft Officeに堪能な方
- 会計、データ、および管理管理プロセスと手順はすべて必要です。
- 事務技術と手順の理解
- 人的資源管理の戦略とプロセスに精通している
- ビジネスおよび経営原則の理解
- オフィスソフトの知識とパソコンスキル
関連するオフィスマネージャーの才能を強調するよく書かれた履歴書のスキルセクションは、履歴書が応募者追跡システム (ATS) を打ち負かすのに役立ちます。これは、アプリケーションを注目させるための最初のステップです。 効果的な履歴書を作成するために、以下にリストされているオフィスマネージャーの最高の能力と習熟度を使用してください.
オフィスマネージャーのスキル
- コミュニケーション
- 評価と分析
- Judgment
- 問題の解決
- 決定を下す
- 組織と計画
- 時間管理
- 詳細方向
- 正確さ
- 代表団
- コーチング
- イニシアチブ
- 統合性
- 適応性
- チームワーク
- 予算編成
- 人材紹介
- 監督
- 規格の作成
- プロセス強化
- 在庫管理
- 供給の管理
- クリエイティビティ
- プロアクティブ
- 記録の保存
- 近づきやすい事
- MicrosoftOfficeの習熟度
- コーディネート
- 例として以下をご覧ください。
- 対人能力
- 動機
- 共感
- 管理支援
国際資格
- オフィス マネージャー、フロント オフィス マネージャー、または管理アシスタントとしての実務経験
- オフィス管理者の責任、システム、およびプロセスの理解
- MS Office の習熟度 (特に MS Excel と MS Outlook)
- オフィス機器（ファックスやプリンターなど）の実用的な知識
- Email Scheduler や Boomerang などのメールスケジューリングソフトウェアの知識
- 優れた時間管理スキルと、マルチタスクと仕事の優先順位付けの能力が必要です。 細部への注意力と問題解決能力も必要です。
- 優れたライティングと口頭でのコミュニケーション能力
- ペースの速い環境で改善を提案する能力と強力な組織化および計画のスキルを備えた創造的な心
- 高等学校の卒業証書が必要で、管理アシスタントまたは秘書としての経験が優先されます。
オフィスマネージャーの給与
オフィスマネージャーの給与は、組織の規模と担当する職務の数によって異なります。 労働統計局によると、オフィス マネージャーの年間給与の中央値は 58,000 ドルです。 これは、組織の規模と担当する職務の数に応じて、年間 40,000 ～ 90,000 ドルの範囲になります。
役割の準備方法
オフィスマネージャーになることに興味がある場合は、その役割に備えるためにいくつかのステップを踏むことができます. まず、経営管理または関連分野の学士号を取得する必要があります。 また、オフィス管理、会計、または金融サービスの経験も積む必要があります。
また、Microsoft Office などのコンピュータ ソフトウェアの経験を積み、金融取引をよく理解することも重要です。 また、組織力とコミュニケーション能力を伸ばす時間も必要です。 最後に、オフィス管理の最新動向を常に把握し、新しい挑戦に備える必要があります。
オフィスマネージャーのその他のタイトル
オフィス マネージャーの肩書きは、さまざまな役職を表すために使用されます。 これらの役職には、オフィス管理者、オフィス コーディネーター、オフィス スーパーバイザー、管理アシスタントなどがあります。
オフィスマネージャーの肩書は、最高管理責任者、最高執行責任者、最高財務責任者など、企業の世界でのさまざまな役割を表すためにも使用されます。
オフィスマネージャーの機能
オフィスマネージャーの主な機能は、オフィスの日常業務を監督することです。 これには、スタッフの管理、事務処理とファイリング システムの整理、金融取引の処理、および一般的なオフィス メンテナンスの監督が含まれます。
オフィスマネージャーは、プロ意識と外交で困難な状況に対処できなければなりません。 彼らは、優れた組織力とコミュニケーション能力、およびマルチタスク能力を備えている必要があります。
さらに、オフィス マネージャーは、予算を管理し、財務計画を策定し、地域および州の法律を確実に遵守できる必要があります。 また、オフィスの手順をよく理解し、さまざまな人々と協力する能力も必要です。
オフィスマネージャーの次は？
室長になった後は、いくつかのキャリアパスがあります。 これらには、エグゼクティブ ディレクター、最高執行責任者、最高管理責任者などの役職が含まれます。 これらの役職は、より多くの経験を必要とし、通常はより高い給与が伴います。
オフィスマネージャーは管理者ですか?
いいえ、オフィス マネージャーは管理者ではありません。 管理者は、組織の全体的な運用を管理する責任者です。 一方、オフィスマネージャーは、オフィスの効率的な運営を監督する責任があります。 これには、スタッフの管理、事務処理とファイリング システムの整理、金融取引の処理、および一般的なオフィス メンテナンスの監督が含まれます。
オフィスマネージャーの最も難しい役割は何ですか?
オフィスマネージャーの最も難しい役割は、スタッフの管理です。 これには、従業員の雇用、トレーニング、評価、および懲戒が含まれます。 オフィスマネージャーは、プロ意識と外交で困難な状況に対処できなければなりません。
オフィスマネージャーにとって最も重要なスキルは何ですか?
オフィス マネージャーにとって最も重要なスキルは、優れた組織力とコミュニケーション スキルです。 これには、マルチタスク、タスクの優先順位付け、外交で困難な状況に対処する能力が含まれます。 オフィスマネージャーは、オフィスの手順をよく理解し、さまざまな人々と協力する能力も必要です。 さらに、Microsoft Office などのコンピューター ソフトウェアに習熟し、金融取引について十分に理解している必要があります。
オフィスマネージャーを他に何と呼びますか?
オフィスマネージャーの仕事を探している候補者は、ビジネスオフィスマネージャーまたは管理サービスマネージャーとしての役割を探すこともできます. 潜在的な応募者があなたのオフィスマネージャーの求人広告を見つけやすくするために、他の役職を使用してください。
オフィスマネージャーの求人情報にはどのような情報を記載すればよいですか?
求人情報を作成するときは、候補者が組織のオフィス マネージャーの仕事の要件を理解するのに役立つ必要があることに注意してください。 あなたの会社にふさわしい人物を惹きつけるために、オフィスマネージャーの教育要件、必要な才能、割り当てられた職務についての詳細を提供してください。 オフィス マネージャーの仕事を投稿するときは、まずオフィス マネージャーの求人説明テンプレートに仕様を追加して、プロフェッショナルな外観の包括的な求人リストを作成します。
オフィスマネージャーの典型的な雇用主
オフィスマネージャーは、数人以上の従業員を抱える企業なら誰でも雇うことができます。 主な雇用主は次のとおりです。
NHS トラスト、大学、金融機関、地方自治体、中央政府の慈善団体、中小企業、製造業者は、病院や医療機関の例です。
地元の求人掲示板や、地域および全国の求人サイトは、一般的に求人広告に使用されます。 求人情報は、人材紹介会社を通じても掲載されます。
ターゲットの仕事では、ビジネスや管理の仕事を探したり、履歴書や応募ガイダンスを取得したりできます。
まとめ
オフィスマネージャーは、どの組織においても重要な役職であり、オフィスの日常業務を監督する責任があります。 職務内容には、スタッフの管理、事務処理とファイリング システムの整理、金融取引の処理、および一般的なオフィス メンテナンスの監督が含まれます。 オフィス マネージャーになるための資格は組織によって異なりますが、ほとんどの雇用主は経営管理または関連分野の学士号を取得している必要があります。 オフィスマネージャーの給与は、組織の規模と担当する職務の数によって異なりますが、年間給与の中央値は 58,000 ドルです。
オフィスマネージャーにとって最も重要なスキルは、優れた組織力とコミュニケーションスキル、マルチタスク能力、およびオフィスの手順と財務取引の十分な理解です。 この役割に備えるには、経営管理または関連分野で学士号を取得し、オフィス管理、会計、または金融サービスの経験を積む必要があります。
オフィス マネージャーになるのに必要な資質があると思われる場合は、今日からその役割の準備を開始する必要があります。 適切な資格、スキル、経験があれば、オフィス マネージャーになり、あらゆる組織の重要な一員となることができます。
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参考文献
