キャリアパスや希望する仕事に関しては、選択肢が少ないように感じがちです。 しかし、そこにはさまざまな種類の仕事や役割があり、私たちはそれらを明らかにし、それらが何を伴うのかを説明する使命を負っています. いろいろな人と話すのは好きですか？ さまざまなチームが目標を達成するのを支援したいですか? これらの質問に「はい」と答えた場合、オフィス アシスタント (OA) のポジションがあなたにぴったりかもしれません。 この記事では、オフィスアシスタントの一般的な仕様と仕事の説明、関連する給与、および仕事に最適な履歴書を分析します.
オフィスアシスタントとは？
オフィスアシスタントの唯一の責任は、オフィスが可能な限りスムーズかつ効率的に運営されるようにすることです. 基本的には総務ですが、オフィス全体の利益になるのであれば何でもいいと思います。
その結果、これはオフィス環境での経験を積みたいと考えている人にとって優れたエントリーレベルのポジションです。 管理、運用、カスタマー サービスなど、さまざまな分野の要点を学び、ペースの速い、時には困難な環境で成功できることを願っています。 数年の経験を積めば、管理アシスタントやエグゼクティブ アシスタントのポジションに昇進することができます。
一般事務アシスタントってどんな仕事？
管理業務は、組織内の一般事務アシスタントによって実行されます。 彼らの責任には、電話への応答、電子メールへの応答、書類のファイリング、予定のスケジューリングが含まれます。 また、オフィス機器の保守と供給管理を担当することもあります。 これらの専門家が支援できる基本的な財務タスクには、請求書の処理と経費報告が含まれます。
オフィスアシスタントは、強力なコミュニケーション能力と組織力に加えて、プレッシャーの下で効率的に働くことができる必要があります. また、Microsoft Office などの高度なコンピューター スキルと、データ入力や記録管理などの管理タスクの経験も必要です。 また、役員、従業員、クライアントなど、幅広い利害関係者と効果的に協力することも重要です。
オフィスアシスタントの仕事は誰に最適ですか?
適度に社交的な性格の人は、一般事務アシスタントの役割に最も適しています。 日常的にさまざまな性格の人々と接することになるため、迅速に適応し、あらゆるタイプの人々と仕事をする必要があります。 人は別として、あらゆることに備えなければなりません。 ギリギリの仕事も可能なので、ストレスなくその場で働けることが求められます。
細部にまで気を配り、整理整頓ができ、実用的であれば、事務アシスタントとして成功する可能性が高くなります。 また、特に管理アシスタントまたはエグゼクティブアシスタントのポジションに進みたい場合は、コツを学ぶことに熱心でなければなりません。
Office アシスタントの典型的な XNUMX 日とは?
オフィス アシスタントの一日は決して同じではありません。 午前中は電話に出たり、メッセージを受け取ったり、午後は郵便物を仕分けしたり、請求書や通信文を準備したりしているかもしれません。
一般に、あなたが受ける仕事の種類は、あなたを雇う会社と、あなたの役割においてどの程度の責任を与えたいかによって異なります。 これを知ったので、一般事務アシスタントの仕事内容を見てみましょう。
オフィスアシスタントの仕事内容
オフィスアシスタントは、さまざまなオフィス設定でさまざまな事務および管理タスクを実行するように訓練されています。 彼らは、管理アシスタント、事務員、または秘書としても知られている場合があります。 一般に、彼らの役割は、他のオフィス担当者を支援し、オフィスを円滑に運営するために必要なさまざまなタスクを処理することです。
このオフィスアシスタントの職務内容は、一般的なオフィスアシスタントの基本的な資格、義務、および責任をカバーしており、管理職を採用する際に組織に簡単に適応できます.
＃1。 オフィスアシスタントの職務と責任
彼らの義務と責任は、次のようにオフィスアシスタントの職務記述書に記載されています。
- オフィスを整理し、アソシエイトを支援することで、手順を最適化します。
- できるだけ早く通信を分類して配布します。
- 記録を作成および更新して、情報の正確性と有効性を確保します。
- 会議と予定は、スケジュールを立てて計画する必要があります。
- 供給レベルを監視し、不足に対処する
- オフィス関連の問題を解決し、要求や懸念に対応する
- 確立されたポリシーが確実に守られるように、他の部門と調整します。
- サプライヤー、顧客、および同僚との信頼できる関係を維持します。
- 必要に応じて受付業務を行っていただきます。
＃2。 オフィスアシスタントスキル
これまで見てきたように、事務アシスタントには幅広い業務が伴います。 では、この役割で成功するために必要な能力とソフト スキルは何でしょうか? 教え込む必要があるスキルには、次のようなものがあります。
柔軟性
オフィス アシスタントとしての役割は比較的柔軟で、幅広い責任が含まれます。 優れた OA とは、ビジネスを支援するためにタスクが発生したときに進んで引き受ける、やればできるという態度を持つチーム プレーヤーです。
一般的なオフィスアシスタントとして、あなたはほとんど責任を負いません。 より具体的な責任のリストを好む場合、これはあなたの役割ではないかもしれません。 時間管理は、時間に敏感なプロジェクトの締め切りに間に合わせながらリアルタイムで問題を処理するために、さまざまな作業負荷を調整しなければならないオフィス アシスタントにとってもう XNUMX つの重要なスキルです。
優れたコミュニケーションスキル。
OA として成功するための鍵は、口頭と書面の両方の文脈で強力な対人スキルを持つことです。 あなたは、クライアントや潜在的な採用担当者がオフィスに足を踏み入れたときに最初に目にする人物です。 彼らがその会社が彼らに適しているかどうかを評価するとき、あなたのやり取りがトーンを設定します。 メールや電話でのコミュニケーションも同じです。
オフィス アシスタントとして、あなたは会社の最初の連絡先であり、第一印象です。 さらに、コミュニケーション スキルを使用してオフィス機器のサプライヤーと強力な関係を築くことで、会社はより良いサービスや割引を受けることができます。 雇用主は、あなたが訪問者に挨拶したり、電話に出たりするたびに、あなたがプロフェッショナルとして振る舞うという自信を持たなければなりません。
自立して働けるようになる。
オフィス アシスタントを採用する場合、エグゼクティブは、多くの監督を必要とせず、自分のスケジュールと仕事量を快適に管理できる人を探します。 オフィス アシスタントは、潜在的な問題を発見し、自分で対処するために積極的に行動する必要があります。 上司や同僚は、オフィスがほとんどないときにコーヒーを追加注文できるかどうかを確認する OA のチェックインを歓迎することはありません。
企業は、時間と予算の制約の下でイニシアチブを取り、自信を持って問題を解決できる候補者を求めています。 オフィス アシスタントとして成功するための最も重要な側面の XNUMX つは、マルチタスク能力です。 最後に、多くの質問をして新しいタスクを追加するのではなく、他のチーム メンバーのタスクを削除するためにそこにいます。
詳細指向。
OA として優れた組織力が必要になります。 スケジュールとやることリストの管理に加えて、細部に細心の注意を払う必要があります。 重要な社内メモから顧客とのやり取りまで、さまざまなドキュメントを処理します。 完璧主義で、自分の仕事を再確認することで、恥をかいたり、高くつく可能性のある間違いを避けることができます。
技術に精通している。
一般的なワープロとコンピューターのスキルに加えて、実行する必要があるさまざまな事務作業のためのさまざまなオフィス管理ソフトウェアの知識を実証する必要があります。 組織は、テクノロジの進化に伴い、従来の Microsoft Office スイートの多くのプログラムの代替品を使用する場合があります。
＃3。 教育およびその他の資格
現場で働き始めるために、ほとんどのオフィス アシスタントは高等学校の卒業証書または同等の資格しか必要としません。 一方、一部の上級職では、長年の実務経験や専門的なトレーニングが必要になる場合があります。
通常は必須ではありませんが、管理職に昇進したいオフィスアシスタントが利用できる、オフィス管理のオンライン証明書および学位プログラムが多数あります。 医療事務管理の学士号プログラムなど、特定の行政分野の他の学位プログラムも利用できます。
オフィスアシスタントの平均給与
オフィス アシスタントの給与は、経験、業界、組織の規模、地域によって異なります。 米国のオフィス アシスタントの平均時給は、16.32 年 2023 月現在、12.98 時間あたり 25 ドルです。現在、米国のオフィス アシスタントの給与の大部分は、18.03 ドル (75 パーセンタイル) から 5.05 ドル (XNUMX パーセンタイル) の範囲です。 オフィス アシスタントの平均給与範囲は大きく異なり (最大 XNUMX ドル)、スキル レベル、場所、経験年数に基づいて、昇進の機会と昇給の機会が多数ある可能性があることを意味します。
より良い Office アシスタントの履歴書を書くためのヒント
すぐに採用担当者を惹きつけ、総合事務アシスタントの地位を確保するには、職務内容に記載されている要件を満たしながら、履歴書を目立たせる必要があります。 これらの指針は、より強力な一般事務アシスタントの履歴書を作成するのに役立ちます。
＃1。 オフィス テクノロジーのスキルを強調する
一般事務アシスタントの履歴書を作成する際には、オンライン スケジューリング、請求、プロジェクト管理、および顧客関係管理に関するソフトウェアの経験を強調する必要があります。 スキャナ、コピー機、電話システムなどのハードウェアに関する知識を強調してください。 オフィス テクノロジーの知識を強調することで、関連するスキルを仕事にもたらし、新しいスキルをすぐに習得できることを採用担当者に示すことができます。
＃2。 オフィス アシスタントのエクスペリエンスを数値化する
具体的な数値と結果を提供すると、採用担当者はあなたの仕事の範囲と影響をよりよく理解できます。 「いくらですか？」という質問への回答を含めることができるかどうかを確認してください。 と「いくつ？」 経験セクションの各箇条書き内。 正確な数がわからない場合は、チルダ () 記号を使用して推定値または平均値を示すことができます。
＃3。 率直な口調を保つ
通常の文章のほぼすべての部分で、一貫した口調または「声」を確立して維持する言葉を使用することが重要です。 この規則は履歴書にも適用され、フォーマルでありながら率直な口調が求められます (LinkedIn のプロフィールのカジュアルな口調やカバー レターの熱心で自信に満ちた声とは対照的です)。
簡単な文章とあなたの経験の率直な説明を使用して、一般的なオフィスアシスタントの履歴書で率直な声を実現してください. 特にプロフィール セクションを作成するときは、このアドバイスを覚えておいてください。「熟練した」などのより直接的で率直な用語が望ましいときに、「卓越した」などの過度に「宣伝用」の用語を使用する誘惑に駆られる (または必要があると考える) 可能性があるためです。 .
履歴書と職務内容を一致させる方法
採用担当者は、要件を満たす候補者を見つけるために、多数の履歴書をふるいにかけなければなりません。 企業は職務内容を通じてこれらのニーズを定義しており、スキルと経験を職務内容に記載されているものと一致させることで、群を抜くことができます。
一般的な事務アシスタントの履歴書に何を含めるかを決定するときは、最も重要な要件から始めます。これらの要件は通常、最初に記載されているか、職務記述書で何度も言及されています。 強調するスキルと属性が、会社の最優先事項をどのように満たすことができるかを採用マネージャーに示すようにしてください。 一般的な履歴書は見落とされることが多いため、コピーと貼り付けを避け、代わりに注目すべき成果に集中して、採用担当者の注意を引きます。
スクールオフィスアシスタントの義務は何ですか?
学校事務アシスタントとして、学校の管理面の事務作業を処理します。 この役割では、出席データを収集し、各特別イベントのスケジュールを評価し、ビジター パスを発行し、学生を監督し、必要に応じてその他の職務を遂行することができます。
Office アシスタントの XNUMX つのタイプとは何ですか?
- 管理サポート。
- データ入力係
- 事務局長
オフィスアシスタントになるために必要なスキルは？
- オフィスアシスタントに必要なスキル
- 口頭でコミュニケーションする能力。
- 文字によるコミュニケーション能力。
- 技術の知識。
- 組織能力。
- 時間管理能力。
- 問題解決能力。
- 企画力。
- 機知。
Office Assistant は Receptionist と同じですか?
オフィス アシスタントは、ドキュメントの入力、電子メールやファックスの送信、予定のスケジュール設定、割り当てられたその他のオフィス関連のタスクの支援を行います。 基本的に、オフィス受付係は優れた顧客サービスを提供する責任がありますが、オフィスアシスタントは優れたオフィスサポートを提供する責任があります。
Office 管理者と Office アシスタントは同じですか?
オフィス管理者の役割は、アシスタントの役割とほぼ同じです。 違いは、より強力なスキル セットを持ち、追加の責任を簡単に負うことができるということです。 管理者は、あらゆるオフィス設定の心臓部と見なされることがよくあります。
Office AssistantはSecretaryと同じですか.
管理アシスタントは、秘書よりも多くの責任を負います。 管理アシスタントは、事務作業以上のことを行います。 事務補佐は、秘書とは異なり、独立した決定を下す権限を持っています。
まとめ
オフィスアシスタントになるのが理想に聞こえるなら、それは素晴らしいことです! 管理タスクが迅速かつ正確に完了するように、どのオフィスでも重要な役割を果たします。 上記の情報とヒントを活用してください。 このようにして、夢のキャリアを持つことができます。 これを読んでくれてありがとう！
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- 仮想アシスタントとは: サービスと給与の意味
- 広報: 意味、例、給与、マーケティングと重要性
- サービスデスクアナリスト: 定義、職務、給与、面接の質問と履歴書
- 管理アシスタント: 意味、仕事内容、給与と要件
参考文献
