組織内のすべての部門の活動を管理することがオフィス管理の目標です。 これは、オフィスの日常業務を管理する手順です。 他の部門の仕事はこの部門によって補助されます。 他の部門については、集中的な作業を実行します。 この部門は事務管理部長が担当します。 彼らは、タイピングサービスを管理し、事務処理を追跡し、文房具などの事務用品を管理しなければなりません。 他の部門が緊張している場合には、彼らがサポートを提供します。 ただし、この記事では事務管理の仕事内容、給与、社会保障手当について詳しく説明します。
オフィス管理
オフィス管理とは、オフィス環境における管理タスクと職務の管理と調整です。 これには、物事がスムーズに進み、うまく機能するようにオフィス活動を計画および監督することが含まれます。
管理は通常、オフィスの管理者または上司の仕事です。 組織が一般的にどのように機能するか、およびタスクがどの程度複雑かによっては、マネージャーまたはスーパーバイザーは、いくつかの中心的なタスクまたは広範囲の機能のみを担当する場合があります。
しかし、オフィスのスタッフの管理はオフィス管理の重要な責任のXNUMXつです。 オフィス管理者は通常、オフィスの従業員を管理し、各従業員が与えられたタスクを正常に完了するために必要なツールを確実に備えられるようにする責任を負います。
どのような組織でも効果的なオフィス管理システムを整備する必要がありますが、ベンチャー キャピタル セクターではそれが他の組織以上に必要とされています。 オフィス マネージャーは、全員が生産性を発揮できるようにすべてが利用可能であり、オフィスがスムーズに運営されるようにする責任を負います。 また、会社のパートナーやスタッフを支援し、彼らが最も得意なことに集中できるようにするという重要な役割も果たしています。
ただし、彼らは会社のゲストやクライアントを代表することがよくあります。 したがって、洗練されていて親しみやすいものである必要があります。
社会保障局（SSA）の支援に重点を置いた行政は、社会保障局行政として知られています。 社会保障給付の管理は、この業界におけるオフィス管理者の多くの責任の XNUMX つです。 これには、受信者の問い合わせへの対応、申請の処理、異議申し立てのサポートの提供が含まれます。 SSA のコンピュータ システムとデータベースも社会保障局の管理者によって保守されています。 また、控訴の処理、不正調査の実施、監査の実施を担当することもあります。 この業界のオフィスマネージャーは、社会保障法とそのプロセスに精通している必要があります。
社会保障局管理者の主な責任の一部を以下に示します。
1. 社会保障受給者および申請者への情報および支援の提供。
2. 社会保障申請を処理し、給付金の受給資格を判断する。
3. 社会保障申請者との面接を実施し、裏付け書類を確認します。
4. 社会保障に関する決定に対する上訴手続きを支援する。
5. 社会保障庁のコンピュータ システムとネットワークの保守。
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オフィス管理の仕事内容
簿記と事務アシスタントの研修は、事務管理者の職務の一部です。 理想的な応募者は、優先順位を設定し、監視されずに仕事ができる人です。 彼らは信頼でき、自発的に動くでしょう。
オフィスマネージャーは、当社の事業所の効率的な運営を監督し、長期的な拡大を促進します。
この仕事でうまくやるには、細部に注意を払い、プロフェッショナルであり、優れたライティングスキルと口頭コミュニケーションスキルを持っている必要があります。
オフィス管理者の責任:
- ゲストに挨拶し、適切なオフィスや担当者に案内します。
- 電話応対、電子メールの返信、オフィスレター、メモ、履歴書、プレゼンテーションなどの書類の作成などの事務作業を行います。
- ダブルブッキングが発生しないように、予定、会議、会議室の計画を管理および調整します。
- 請求書作成、売掛金の管理、予算の管理などの簿記の雑務を行います。
- ジョブ ファイル、クライアント ファイル、ビジネスの仕組みに関係するその他のファイルなど、一般的なオフィス ファイルを最新の状態に保ちます。
- オフィスに必要な備品、工具、家具を入手します。
- パートナーと従業員の旅行の手配を計画および調整します。
- ハードコピーや電子記録を含むオフィスファイルを維持および更新します。
- セキュリティと安全性: 緊急時の手順と安全規制が遵守されていることを確認します。
- イベントの計画: お祝い、ワークショップ、職場のイベントを設定します。
- 時間管理: 休暇申請を管理し、従業員の出勤状況を監視する
事務管理者の給与
2018 年の時点で、米国のオフィス管理者の平均給与は 45,269 ドルですが、通常の給与範囲は 40,510 ドルから 51,157 ドルの間です。 給与の範囲は、学校教育、資格、補助的な人材、特定の分野での勤続年数など、さまざまな重要な側面に応じて大きく異なります。 Salary.com は、他の Web サイトよりも多くのオンラインでリアルタイムの報酬データを提供することで、正確な給与目標を決定するのに役立ちます。
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オフィス管理を再開する
＃1。 まとめ
17 年以上のオフィス管理経験 献身的で目標志向で、優先順位を設定し、多数の活動を一度にやりくりし、プロジェクトの目標を達成するために最後までやり遂げるのが得意です。 よりパワーとコントロールを備えたポジションを求めています。
＃2。 スキル
グラフィック デザイン、Microsoft Office Pro、Adobe Creative Cloud、Weblink International Database Software、Online Planroom Service および Upload Software、OnScreen Takeoff Software、ソーシャル メディア プラットフォーム、QuickBooks、Professional シリーズ、Type 65 WPM などのスキルが含まれます。
＃3。 説明
- 日常業務を管理し、会員サービスの作成、編成、維持を担当します。
- 問題に対処し、問い合わせに応答し、提案を受け入れることで、メンバーの満足度を維持します。
- イベントのチラシ、招待状、プログラム、議題、お知らせ、スポンサーシップなどのイベント コンテンツおよびマーケティング資料を作成します。 これには、毎年開催されるゴルフ トーナメント、建設賞の宴会、毎年恒例のホリデー パーティー、教育イベント、セミナー、クラス、ネットワーキング イベント、会員会議などのイベントの開発と計画が含まれます。
- レイアウト、スタイル、内容、許可および計画室のレポート、テールゲートの安全に関するトピック、および広告を完全に編集制御できる毎週の電子ニュースレターの作成。
- すべてのテキスト、グラフィック、広告を含む年間会員ディレクトリの作成はあなたの責任です。
- オンライン プラン ルームには、入札、計画、仕様に関する新しい仕事が毎日投稿されます。
- Web デザイン全体と Web サイトのコンテンツの概念化と計画を担当します。
- すべての AP、メンバーシップの請求、回収、支払いカードの処理、および小切手の処理を管理します。
- 新しい会社のウェブサイト、特別イベント用のウェブサイト、会社初の会員データベースの作成と管理。
- サービスの生産、入札価格、および/またはサービスの配布に関連する企業または部門の活動を指揮および調整します。
- 企業や組織は、必要なサービスをコスト効率よく効率的に提供できるよう注意深く監視する必要があります。
- ポリシーの範囲内で、協会にとって重要なさまざまな要求や問題を整理、管理、完了する際に、理事会と経営陣を支援します。
- ファイリングや電話応対、日常的なやり取りなどの一般事務をお願いします。
- レジ担当者から情報を収集し、領収書を小切手と残高にして、現金、小切手、またはその他の支払い方法を銀行に渡して銀行預金を準備します。
- 会計ソフトウェアを利用したデータベースとスプレッドシート上の借方、貸方、および合計口座。
- 給与計算タスクを実行します。これには、給与小切手の処理と提出、計時データの保存が含まれます。
履歴書上の管理者の職務内容は何ですか?
書類作成、データ入力、スキャン、コピー、印刷、ファックスなどの一般的な事務作業をお手伝いします。 記録の提出と保管方法の管理と設定。 事務用品を常に監視し、必要に応じて新しいものを購入したり出したりします。
事務管理者の最高給与はいくらですか?
年間給与と週給のトップ所得者は、それぞれ 57,000 ドルと 1,096 ドルを受け取ります。
参照
