従業員があなたの会社を辞めると決めたら、退職面接を行うことが重要です。 彼らが去る理由を理解できれば、他の人にとどまるよう説得するのにはるかに有利な立場に立つことができます. 退職面接テンプレートを使用して、退職面接プロセスに一貫性を持たせ、従業員が退職時に貴重な情報を提供できるようにすることができます。 ただし、適切なチームが配置されていない場合は、出口面接は必要ありません。 退職面接の欠点の XNUMX つは、退職する際に職業上の評判を傷つけるリスクがあることです。他の人は、従業員や会社に対するあなたの批判を間違いなく知ることになるからです。 そこで、この記事では、雇用主として適切な退職面接を実施する方法と、優れた退職面接の質問について説明します。
従業員の退職面接とは何ですか?
退職面接は、従業員が会社を辞める前に実施され、最高の人材を維持するために組織が何を改善できるかについての感覚と理解を得るために行われます。 これは、退職者面接プロセス全体の重要な部分であり、通常は人事部によってある程度ホストされます。
退職面接では、人事部は従業員に「なぜ退職するのですか?」などの質問をすることができます。 彼らは会社についてどう思っていましたか? また、物事をより良くするためのアイデアはありましたか? 理想的には、ディスカッションは構造化されたアンケートに基づいています。これについては、この記事の後半で説明します。
出口面接は良い考えですか?
詳細な出口インタビューでは、XNUMX つの面すべてについて洞察に満ちた情報を得ることができます。 組織の成功と失敗を開示することで、従業員のエンゲージメントと定着率を高めることができます。
雇用主はなぜ退職面接を行うのですか?
退職面接の主な目的は XNUMX つあります。それは、会社の改善を支援すること、従業員が満足して退職できるようにすること、そして場合によっては、新しい環境にとどまるよう人々を説得することです。
出口面接の実施方法
ここでは、従うべき最も重要なガイドラインと、退職面接での質問の例をいくつか紹介します。
＃1。 従業員が退職する前に退職面接を実施する
あなたの会社を退職するすべての人に、退職面接を行うべきです。 一部の開業医は、「トラブルメーカー」について心配する必要はなく、スターパフォーマー（本当に維持したい人）とのみ実施する必要があると言うでしょう。
特定の部門だけが退職面接を行うべきであると示すことは、全体としての実践の価値について間違ったメッセージを送信します。 検討に値するのは一部の人の意見だけであることを社内に伝えます。 退職面接の目的は、少数の人の意見だけでなく、会社で起こっていることすべてを明確に把握することです。
問題を引き起こしている人の視点を無視すると、システムを修正する方法についての理解に大きなギャップが生じます。 そもそもなぜこの従業員が「トラブルメーカー」になったのかを知ることはできません。 おそらく、役職の扱い方に問題があり、人々が成功するのを難しくしている. 聞いてみないと分からない。
＃2。 時間内に着く。
退職面接は、退職者の最終日または退職直後に実施するのが最適です。 これまでは、彼らは自由に考えることはできません。
ほんの数日であっても、役割から「精神的な距離」を保つことは非常に役立ちます。 それは、感情的にではなく、より批判的に自分の経験を評価できる視点を脱退者に提供します。
ただし、XNUMX 週間以上そのままにしておくと、特に新しい役割をすでに開始している場合は、ビジネスから離れていると感じ始めます。 彼らのフィードバックがより一般的になったり、直接的でなくなったりすることに気付くかもしれません。
＃3。 透明性を維持します。
カバーしたいトピックは常に前もって共有してください。 質問したい質問や議論したいトピックのリストを作成し、事前にメールで参加者に送信してください。
これは、彼らを安心させるのに役立つだけでなく、思慮深く、よく練られた反応で反応する可能性を高めます. その場でそうしなければならないのではなく、彼らの経験を振り返り、思慮深いフィードバックを提供するために数日を与えます.
＃4。 フレンドリーな雰囲気を維持します。
出口面接はできるだけカジュアルに行うべきです。 近くのカフェなど、オフィス以外の場所で開催することもできます。 これは、これが懲戒手続きではなく、元同僚間の友好的な双方向の会話であるという考えを強化するのに役立ちます. 職場で退職面接を行うと、必然的に彼らは仕事をしているような気分になります。
＃5。 親密で個人的なつながりを維持します。
面接官は常にXNUMX人で十分です。 会社が彼らに群がっているように彼らに感じさせたくないので、できる限り誰が面接を行うかは退職者に選択させてください. この XNUMX つがうまくいけば、より正直な (したがってより価値のある) フィードバックを得ることができます。
退職面接を実施するのは、退職する従業員を直接監督する担当者ではない方がよいでしょう。 これにはいくつかの理由があります。 まず第一に、離職者がより率直にフィードバックするよう促します。 それがあなたの会社に当てはまるかどうかを知るチャンスです。
さらに、そのフィードバックは自動的にビジネス階層の XNUMX レベル上に移動し、それに対して何かを行う可能性が高くなります。
＃6。 話すよりも聞くべきです。
インタビュアーとして、フィードバックに答える義務を感じないでください。 それはこのプロセスの目的ではありません。 あなたは会社を擁護したり、自分の決定を正当化したりするためにそこにいるのではなく、会社についてできる限りのことを学ぶためにそこにいます。
特にあなたが創業者である場合、これは非常に難しい経験になる可能性があります。 ただし、最もひどいフィードバックでさえ、会社を改善するために使用できるという事実を心に留めておいてください。
特にあなたが会社を所有している場合、退職面接は非常に難しい場合があります。 これは、誰かがあなたとあなたの会社を完全に自由に批判できる会話です。 地面にいる間、蹴られているように感じることがあります。 しかし、秘訣は、プライドを飲み込み、彼らに自分のことを話させることです.
＃7。 会話を支配するのではなく導く。
インタビュアーとして、あなたが話したいトピックに向けて会話を進めたくなるかもしれません。 これは特に創業者に当てはまります。創業者は、自分が構築した会社に深く関心を持ち、会社の運営方法について強い意見を持っていることがよくあります。
ただし、この会話の主導権を握るのは間違いです。 関連性があると思われるトピックに誘導しますが、目標は脱退者の意見を聞くことなので、希望する場所で面接を受けさせてください。
退職面接のメモが、退職者の直属のチームだけでなく、会社の経営陣全体と共有されるようにします。 これにより、企業のリーダーは、ビジネスの各側面がどのように実行されているかを完全に理解できます。
#9。 調査結果を実装する
ここまでは単純でした。 あなたは今、新たに得た知識を実践に移さなければなりません。 退職面接を正しく行った場合、チームメンバーが体重を減らしていない、またはマネージャーがスタッフをサポートしていないという話を聞いたことがあるかもしれません。 聞き取りにくいかもしれませんが、ビジネスの運営方法の改善に真剣に取り組んでいるのであれば、必要な変更を加えることにコミットする必要があります。
退職面接で言ってはいけないことは?
退職面接では無礼な発言を避け、以前の同僚や上司を批判しないでください。 他人の感情を尊重し、受け入れられる言葉を使用します。 あなたの正直なフィードバックは受け入れられますが、気分を害する場合は受け入れられません.
面接を終了する企業の割合は?
調査によると、紙の退職面接を受ける人の 30 ～ 35% が記入しますが、その数はオンラインの退職面接を受ける人のほうが高くなります。
退職面接テンプレートの種類
退職面接テンプレートを使用するには、XNUMX つの方法があります。 XNUMX つは退職面接の質問を口頭で行う方法で、もう XNUMX つは従業員が記入しなければならない書面を使用する方法です。 従業員にフォームに記入してもらい、インタビューで回答について話し合うことで、これら XNUMX つのアプローチを組み合わせることもできます。 どの退職面接テンプレートにも、これら XNUMX 種類の質問を含める必要があります。
- 仕事を辞める理由
- 仕事の事情
- 労働文化
- 職場環境
- テクノロジー
両方のアプローチの説明と、最終的に組織用に作成する退職面接テンプレートに含めることができるいくつかのサンプル質問を以下に示します。
＃1。 退職面接の質問のテンプレート
人事部は、離職する従業員との対面面接中に退職面接の質問テンプレートを使用します。 会話のきっかけとなるオープンエンドの質問で構成されています。
なぜ新しい仕事を探し始め、最終的に現在の仕事を辞めることに決めたのですか? 彼らが新しい仕事を探している理由と、退職する理由はさまざまです。 おそらく、彼らは競合他社からのより有望なオファーに惹かれたか、より扱いやすい通勤、より高い給料、またはキャリアのペースの変化を望んでいました. ただし、差別や有毒な職場環境などの根本的な原因がある可能性があります。
時間をかけてより多くの人々からデータを収集するにつれて、正当な関心事の共通のテーマに気付くかもしれません。 これらの洞察は、組織が雇用主として成長する必要がある分野を特定するのに役立ちます。
＃2。 退職面接フォーム テンプレート
アンケートは、従業員が退職面接フォーム テンプレートに記入します。 あなたの質問は、評価尺度および/または一連の複数選択オプションを使用して回答されます。 また、自由回答形式の質問が含まれる場合もあります。 この方法は、退職面接テンプレートよりも簡単に測定および定量化できるデータを生成します。
＃3。 多肢選択式/評価尺度の質問
評価尺度または一定数の事前定義された回答オプションを使用するアンケートは、本質的にクローズドエンドであり、一定数の可能な回答で質問への回答を求めます。 参加者は、ステートメントへの同意を評価するか、数字をクリックして自分の考えを提供します。 回答者が自分の言葉で回答を詳しく説明できるセクションがある場合もあります。
＃4。 クローズドエンド/オープンエンドのハイブリッド テンプレート
クローズドエンド型とオープンエンド型の両方の質問を含む退職面接フォームのテンプレートを使用することもできます。 これにより、探している特定の種類のコメントを収集するための最適な形式を使用できます。
退職の面接で残酷に正直であるべきですか?
退職面接では決して嘘をつかない。 ただし、橋を燃やさないように注意してください。 いつ前の同僚に出くわすかわかりません。
どのように出口の面接を釘付けにしますか?
そこで働くことの好きなところと、彼らがうまくやっている点を伝えてください。 ポジティブなフィードバックとネガティブなフィードバックの両方を共有すれば、雇用主はあなたの意見や経験をより公平で正直で正確なものと見なす可能性があります。
退職面接のメリット
- 人があなたの会社を辞める理由を知ることができます。
- 退職面接は低コストの手段です。なぜなら、会社には退職面接を実施するための人事チームがすでに配置されており、会社の時間とお金を節約できるからです。
- 出口面接は、将来の取引に対する善意を助長します。 これにより、将来、会社に戻る機会が開かれます。
- 財務諸表の収益を改善することで、組織に利益をもたらします。 これは、従業員の離職率を下げると、企業が新入社員の採用、スクリーニング、トレーニングに投資する必要性が減るためです。
- プロの世界では、あなたが置き去りにしている人々に出くわすかもしれません。 今後再会しても不安にならないよう、前向きな気持ちで別れ、友好的な関係を保つことが大切です。
- 率直なフィードバックを共有することで、会社の成長と発展が促進されると同時に、同僚にも利益がもたらされます。
- これは、従業員の視点から正確な全体像を提供するフィードバックのソースとして機能します。
- 組織が暴力、差別、嫌がらせなどの深刻な問題を特定するのに役立ちます。
- トレーニング要件、オンボーディング、採用ポリシーに関する情報を提供します。
- 退職面接からの情報を利用して、組織はそのスペースの文化と環境を評価できます。
- 従業員が最終的に上司と率直かつ率直な方法で未解決の問題について話し合うことができるようになると、歓迎すべき閉鎖感が得られます。
出口面接のデメリット
- 従業員が橋を燃やすことを恐れている場合、そのプロセスは時間の無駄になる可能性があります。
- 離職が差し迫っていることを知った従業員は、自分の経験について自由に話さなければならないというプレッシャーを感じるかもしれません。 テーブルの反対側から会社に対処しなければならない場合、これは後悔や問題につながる可能性があります.
- 悪い条件で去ることは、退職面接中に物事を修正することよりも可能性が高い.
- 外向的な従業員が強い否定的な感情を持っている場合、退職面接はすぐに多くの白熱した言葉による戦場に発展する可能性があります。
- 退職面接は単なる形式的なものであり、後で評価して是正措置を講じるための優れたチームがなければ、会社にとって費用がかかり、無意味であることがわかります。
まとめ
雇用主として適切な退職面接を行う方法と、退職面接に関するいくつかの重要な質問に関するこの情報がお役に立てば幸いです.
退職面接に関するよくある質問
出国面接はどうなる？
退職面接とは、会社を辞めることを選択した従業員と会社との間の話し合いです。
退職面接で何を言うべきですか.
会社でのあなたの前向きな経験を強調することで、会社と彼らがうまくいっていることについてのあなたの考えを共有してください. 肯定的なフィードバックと否定的なフィードバックを組み合わせて提供すると、雇用主はあなたのコメントや経験をより公平で、正直で、正確であると見なす可能性があります。
退職面接を辞退することはできますか.
出口面接を辞退することを選択した場合、ほとんどの場合安全です。 ただし、出口面接に参加するかどうかを決定する前に、自分にメリットがあるかどうかを検討してください。
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参考文献
