エグゼクティブアシスタントは、会社の主要幹部のスケジュール設定、組織化、および管理タスクを支援することで、ビジネスにおける重要な役割を果たします。 効果的な結果を得るために、ほとんどの経営管理アシスタントが実行しなければならない日常の責任と義務がいくつかあります。 したがって、始めるのに役立つように、エグゼクティブ事務アシスタントとは何か、面接での質問、給与、効果的な履歴書を書くためのヒントを読んでください。
エグゼクティブ管理アシスタント: 概要
エグゼクティブ管理アシスタントは、経営陣や上級管理職に管理サポートを提供する熟練した専門家です。 彼らは、スケジュールの管理、通信の処理、会議の開催、記録の管理など、さまざまなタスクを処理します。これらの従業員は、さまざまな職場環境でエグゼクティブ秘書またはエグゼクティブアシスタントとしても知られています。 通常、エグゼクティブアシスタントは、組織の基本的な日常機能を確実に達成するために、マルチタスクと委任ができる経験豊富な管理者およびオーガナイザーです。
エグゼクティブ管理アシスタントになるにはどうすればよいですか?
エグゼクティブ・アドミニストレーション・アシスタントになるには、自分のキャリア目標、志望する企業の種類、興味のある業界について検討することから始めます。 以下にいくつかの手順を示します。
#1. 教育を得る
エントリーレベルの事務アシスタントは、通常、キャリアを始めるために高校卒業資格が必要です。 したがって、少なくとも一歩進んで、経営管理などの分野で学士号を取得することをお勧めします。 これは、これまでの職歴に基づいて仕事に就くことは珍しいことではありませんが、これは潜在的な雇用主に大きく依存するためです。
＃2。 認証取得
エグゼクティブアシスタントになろうとしている人に競争を勝ち抜くためのコースがいくつかあり、それによってあなたの能力をアピールし、収入の可能性を高めることができます。 これらは通常、次のような仕事の特定の側面に焦点を当てています。
- Certified Administrative Professional: これは、国際行政専門家協会が主催するコースです。
- エグゼクティブ アシスタントのアドバンスト証明書: 英国政府が規制する公式の授与機関である Qualifi によって国際的に認定された XNUMX 日間の集中トレーニング プログラムです。
＃3。 トレーニングと経験
適切な教育と認定資格は、キャリアを開始するための強力な基盤となりますが、実際に仕事を始めてから得られる貴重な経験に勝るものはありません。 したがって、エントリーレベルのポジションに応募するときは、最初の数週間または数か月間で必要なトレーニングを提供してくれるポジションを必ず計画してください。 オフィスアシスタントまたは秘書から始めて、エグゼクティブアシスタントのポジションに進むこともできます。
＃4。 スキルを習得する
採用を行う企業は、応募者が組織に適しているかどうかを確認するために、その人の長所と短所を考慮します。 経営陣の円滑な運営を促進するためには、経営陣アシスタントのスキルと専門知識を大幅に磨く必要があります。 最も重要なエグゼクティブ管理アシスタントのスキルには次のようなものがあります。
- 繊細な対応ができる優れた対人スキル
- 時間管理スキル
- リーダーシップスキル
- 問題解決と意思決定
- 積極性と自主性
- 優れた口頭および書面によるコミュニケーションスキル
- 優れた組織力と細部へのこだわり
- Microsoft Office Suite または関連ソフトウェアの習熟度、Outlook の上級レベル
#5. 求人に応募する
エグゼクティブ アシスタントの求人に応募する準備ができたら、LinkedIn、Glassdoor、Indeed などのキャリア サイトに登録して、新しい求人の通知を受け取ります。 各エグゼクティブアシスタントの職務内容を注意深く読み、雇用主が何を求めているのか、そして必要な資格を把握してください。 さらに、企業について調べ、自分の経験を振り返ることで、今後の面接の質問に備えましょう。
上級管理アシスタントの職務
エグゼクティブ・アドミニストレーション・アシスタントの職務はいくつかの雇用環境によって異なり、その職務責任も特定の雇用主のニーズや方針に応じて異なります。 ただし、一般に、これらの労働者は、職場で秘書、パーソナルアシスタント、管理アシスタントと同じ日常業務の多くを実行します。
エグゼクティブ管理アシスタントの職務: 例
エグゼクティブ・アドミニストレーション・アシスタントの役割の XNUMX 日には、通常、スケジュール設定、執筆、他者とのやり取り、記録管理など、さまざまな職務が含まれます。 会社と経営幹部のニーズに応じて、あなたの職務には以下が含まれる可能性がありますが、これらに限定されません。
- 書面による通信を作成し、電子ファイルと紙ファイルを維持します。
- 郵便物の仕分け、電話応対、コピーの作成、予約ニーズの調整、スタッフのカレンダーの管理などの日常のオフィス活動を促進します。
- データの収集、プロジェクトのロジスティクスの調整、プロジェクトのタイムラインの監視など、特別なプロジェクトで管理をサポートします。
- 顧客の信頼と運用の完全性を確保するために、物議を醸す特権情報や機密情報の機密性を維持します。
- デスクトップ パブリッシング ソフトウェアとデジタル グラフィックスを使用して、プレゼンテーションやドキュメントを作成します。
- ゲスト、顧客、関係者に直接または電話で挨拶をして歓迎します。 模範的な顧客サービスを提供しながら、問い合わせに答えたり案内したりする。
- 教育ワークショップに参加して専門的および技術的な知識を維持する
- 経営陣と社内/社外顧客との連絡窓口として機能する
- 電話の受信、メッセージの受信、通信のルーティングなどのタスクを実行します。
- リクエストとクエリを適切に処理する
- 日記を付け、会議や約束を手配し、リマインダーを提供する
- 旅行の手配をする
- ディクテーションと議事録を作成し、データを正確に入力します
- プロジェクトの計画、受け入れ、優先順位付け、開始、実行、トレーニングなどの PMO 活動とプロセスを支援します。 エンドユーザーと主要な関係者のコラボレーションの促進にも役立ちます。
エグゼクティブアシスタントにはどのようなスキルが必要ですか?
この役割では、書類の作成、電子メールの分類、電話の選別が必要になることを考慮すると、整理整頓は必須のスキルです。 その結果、雇用主は多くの場合、さまざまなタスクやプロジェクトの大量の作業量を処理できる候補者を探します。 マルチタスクをこなし、細部に注意を払い、割り当てに優先順位を付ける天性の能力がある場合は、エグゼクティブアシスタントの役割が最適かもしれません。
給与 エグゼクティブ管理アシスタント
75,687 年 2023 月時点で、カリフォルニア州ロサンゼルスのエグゼクティブ事務アシスタントの平均給与は 66,855 ドルですが、通常の範囲は 85,417 ドルから XNUMX ドルの範囲になります。 給与の範囲は、多くの重要な要因によって大きく異なります。
事務補佐官の給与に影響を与える要因
以下の要素は、管理事務補佐官の給与を決定し、また影響を与えます。
- 教育
- 認定証
- スキル
- 年数
- 会場
- 体験
給与エグゼクティブ管理アシスタント: 高収入の管理アシスタントの仕事
以下は給与が高く、高収入の仕事です。
- 株式リサーチアナリスト。
- 管理アナリスト
- ビジネス管理者
- 法人管理者
- 上級管理アシスタント
- ビジネス サポート管理者
- 行政コーディネーター
エグゼクティブ管理アシスタント向けの面接の質問
エグゼクティブ事務アシスタントの面接の質問は、面接中に面接官が候補者に尋ねる可能性のある質問です。 正確な質問が異なる場合でも、準備を整えるために、このリストを使用して就職面接の準備をしてください。 これは、採用担当マネージャーが面接の質問を使用して、一緒に働くのに最適な人材を見つけるためのより良いプロセスを設計するためです。
エグゼクティブ管理アシスタント向けの面接の質問: 例
エグゼクティブアシスタントの面接が近づいている場合は、潜在的な雇用主に良い印象を与えるために、答えを計画して練習することをお勧めします。 したがって、面接で尋ねられる可能性が高い一般的な質問を理解することは、準備に役立ちます。 ここでは、エグゼクティブアドミニストレーションアシスタントの面接中に尋ねられる可能性のある一般的な質問をいくつか紹介します。
- 自己紹介をお願いします
- 現在の職を辞めようと考えているのはなぜですか?
- あなたが誇りに思う業績は何ですか?
- 仕事で犯したミスについて教えてください。 どのように修正しましたか?
- 海外および国内旅行の予約に関するあなたの経験を説明してください。
- なぜエグゼクティブアシスタントになりたいのですか？
- エグゼクティブアシスタントとしての通常の勤務時間に、どのようにタスクの優先順位を付けていますか?
- あなたのコンピュータの熟練度をどのように評価しますか?
- 職場で難しい性格にどう対処していますか?
- これまでに他のオフィススタッフを監督したことがありますか?
- この役割に関連するあなたの職歴について話してください。
- エグゼクティブアシスタントとしての典型的な勤務日について説明してください。 タスクの優先順位はどのように決めていますか?
- Microsoft Excel/Word/Powerpoint/Zoomの使用経験は何ですか?
- 複数のマネージャーから、その日の終わりまでにすべて完了する必要があるいくつかの重要な割り当てをどのように処理しますか?
- 今後 XNUMX 年間のキャリア目標は何ですか?
エグゼクティブ管理アシスタントは会社に何をもたらしますか?
人々とプロジェクトを結び付け、全員が同じ目標に向かって努力できるように調整し、最終的にはより早く目標を達成します。
エグゼクティブ管理アシスタントの履歴書
履歴書の目標は、職務上の資格を説明する履歴書の上部にある小さな段落です。 エグゼクティブアシスタントのポジションに応募する場合は、自分のスキル、職歴、求めている役割に対する願望について話し合う必要があります。 また、印象的な職務経歴書の作成方法を学ぶことで、自分の資格を伝え、潜在的な雇用主の記憶に残るものにすることができます。
エグゼクティブ管理アシスタントの履歴書: 含めるべき事項
エグゼクティブ・アドミニストレーション・アシスタントの履歴書の客観的な履歴書に含めることができる詳細は次のとおりです。
#1. あなたの現場での経験
エグゼクティブ管理アシスタントの履歴書の目的は、管理部門で働いた経験をアピールする機会です。 職歴を数値化することは有益です。 たとえば、専門家として「XNUMX年の経験」があると書くことができます。 また、仕事との適合性をさらに示すために、職歴を要約することも検討してください。
#2. スキルを追加する
あなたのスキルは、あなたがエグゼクティブアシスタントの職務を遂行できることを採用担当者に示します。 したがって、将来の雇用主の管理や企業文化に当てはまるソフトスキルとハードスキルを選択してください。
#3. あなたの功績
採用担当者に好印象を与え、履歴書のその後のセクションにさらに注意を払うよう説得できます。 エグゼクティブアシスタントまたは同様の役割として達成した評価、賞、肯定的な結果を含めます。 また、自己紹介を適切に行った後、目的の XNUMX 番目または XNUMX 番目の文でプレビューすることも検討してください。
#4. キャリア上の願望を含める
会社と一致する願望を含めてください。 たとえば、ビジネス リーダーが新しい市場への拡大を望んでいることが調査でわかった場合、あなたの有能な管理スキルが会社のその移行にどのように役立つかを議論できます。 また、XNUMX 番目または XNUMX 番目の文で目標について話します。
#5. 雇用主情報
応募する会社の名前と、求めている役職のタイトルを追加します。 雇用主の詳細は、履歴書の残りの部分が特定の役割に関連していることを示すこともあります。 ただし、将来の雇用主が大規模な組織である場合は、管理業務を遂行する部門または部門の名前を指定すると役立つ場合があります。 雇用主が職務内容で行うのと同じ方法で役職を表現するようにしてください。
エグゼクティブ事務アシスタントの履歴書: 効果的な履歴書を書くためのヒント
エグゼクティブ アシスタントの履歴書の目標作成の詳細については、次のヒントを参照してください。
#1. 検索する求人ごとに履歴書を変更する
就職活動を通じて、複数のエグゼクティブアシスタントのポジションに応募することができます。 ただし、応募する職種に合わせて履歴書の詳細を変更し、求人説明を使用して雇用主に向けた言葉をカスタマイズすることを忘れないでください。
＃2。 校正
書類を提出する前に、履歴書の目的を校正することが重要です。 これは、単語を声に出して読むことによって行われ、スペルや文法の間違いを特定して解決するのに役立ち、また、選択した語彙が魅力的かどうかも知ることができます。
#3. 誰かにレビューを依頼する
客観的な履歴書についてフィードバックを得ることで、履歴書を改善することができます。 元同僚や上司など、知り合いにあなたの言葉を読んで、自分の資格を効果的に示したかどうかを判断してもらいます。
エグゼクティブアシスタントと管理アシスタントの違いは何ですか?
管理アシスタントは、職場で幅広い管理タスクを実行する責任がありますが、エグゼクティブアシスタントは、通常は組織のトップエグゼクティブやその他の上級者に対して、より複雑で高度な管理タスクを実行します。
参考文献
- .トラベルパーク。
- .コースラ。
- 。それはそう。
- ブログ.ハブスポット
- リソース.作業可能
