どんなオフィスの仕事でも、事務員であろうと非事務職であろうと、事務スキルは不可欠です。 どんな仕事でも、紙を拾うのと同じくらいスキルが必要です。 面接では必ず事務能力試験があります。 したがって、事務スキルの概念と、履歴書にそれらが存在することで、特に管理オフィスなどのオフィスワークで就職の可能性がどのように高まるかを理解する必要があります。
事務員は誰ですか？
事務員は、ビジネスの記録や文書を追跡することを仕事とする人です。 では、事務スキルとは？ 事務に関するスキルです。
以下で詳しく説明していきましょう。
事務スキルとは？
事務スキルは、オフィスでの効率を高めるために必要な能力です。 主にオフィスの従業員が物事を効率的に実行するために使用します。 秘書、パーソナルアシスタント、管理アシスタント、簿記係などの仕事に応募したい場合、これらは重要です。
事務作業には、入力、コピー、電子メールの送信、文書の分類、およびデータの記録が含まれます。
オフィスにおける事務スキルの重要性
- 生産性が向上します。
- 効率と精度を保証します。
- 時間がかかりません。
事務スキルの例
事務スキルには以下が含まれます。
＃1。 コミュニケーションスキル
クライアント、マネージャー、同僚とのコミュニケーションは日常業務であるため、これらは必須です。 それは避けられません。 人をよりよく理解するためにはコミュニケーション能力が必要であり、これらのスキルには、聞く、話す、観察する、共感するなど、さまざまな側面が重要です。
＃2。 細部への注意
これには、従業員の会議のスケジュール設定から書類の整理まで、コストのかかる間違いを避けるために、細部にまで注意を払うことが含まれます。
＃3。 時間管理
これは、制限された時間枠内でタスクまたはスケジュールを完了する方法を指します。
＃4。 データ入力係
データ入力係には、記録の追跡とコンピューターへのデータ入力が含まれます。
＃5。 問題解決
問題を解決できることは、主要な事務スキルの XNUMX つです。 問題に直面したとき、問題を克服できる能力は、義務を遂行する上での効率性を示しています。
＃6。 組織
組織とは、論理的な順序で組織化および配置する方法、またはタスクに対して効率的かつ整然としたアプローチを取る行為を指します。 机の上を片付けたり、書類をアルファベット順に並べたりするときの資料の整理がどれだけ上手かは、経験と熟練度の高さを示しています。
＃7。 タイピング
タイピングは、オフィスでの生産性を伴う事務スキルです。 タイピング能力はいくら強調してもし過ぎることはありません。 タイピングとは、マイクロソフトのようなタイプライターやワード プロセッサを使用して何かを入力する作業です。
#8。 ファイリング
記録のファイリングとは、記録を分類して正しい場所に置く行為を指します。 これは、もう XNUMX つの重要な事務スキルです。
＃9。 書き込み
書くことは、私たちにコミュニケーションと思考のスキルを提供します。 それは私たちが人として誰であるかを表現しています。 私たちの考えを紙に書いたものです。 書くことで、自分の考えを他の人や自分自身に説明し、洗練させることができます。
＃10。 チームワーク
チームワーク スキルは、組織化されたグループで効果的に作業できる相互に関連する能力で構成されます。 チームは多くの企業の基本的な組織単位であるため、これらのスキルは雇用主にとって不可欠です。 これは、人々が協力し、スキルを使って共通の目標を達成するときに起こります。
＃11。 批判的思考
批判的思考は、人々が提示された知識や情報に疑問を投げかけたり、反省したりすることを可能にするコアスキルです。 このスキルは、オフィスで新しいビジネスの見通しに取り組んだり、研究を行ったりするときに不可欠です。 また、多くの職場のシナリオで非常に貴重なスキルです。
＃12。 マルチタスク
マルチタスキングとは、XNUMX つのタスクに集中しながら他のタスクを追跡することにより、複数のタスクを同時に管理する能力を指します。
#13。 ソーシャルスキル
社会的スキルは、他者と交流し、コミュニケーションをとるために必要なスキルです。 それらには、スピーチ、ジェスチャー、顔の表情、ボディランゲージなどの言語的および非言語的コミュニケーションが含まれます。
＃14。 適応性
適応性とは、状況の変化に対応して新しいスキルや行動を迅速に学習できることを意味するソフト スキルです。 適応可能な例としては、変化する状況に柔軟に対応する、新しい課題に立ち向かう、プロジェクトの成功を確実にするために同僚とチームワークを行う際の行動を変えるなどがあります。 適応力のある人は柔軟で、状況の変化に応じて変化することをいとわない。
#15。 アクティブリスニング
アクティブリスニングとは、相手の話を聞いて対応する方法であり、相手が言おうとしていることを理解していることを証明します。 これは、発生する可能性のある問題を処理するための重要な最初のステップです。 例には、懸念の表明が含まれます。 理解を示すために言い換えています。 うなずく、アイコンタクト、前かがみなど、理解を示す非言語的な合図を使用します。 「わかりました」、「わかっています」、「わかりました。
＃16。 計画
計画とは、特定の目標を達成するために、自分の職務、および時間と周囲の状況を含むリソースを管理する能力を指します
＃17。 コラボレーション
コラボレーション スキルは、集団で問題を解決したり、共通の目標に向かって前進したりするために活用する、対人および個人内の資質および能力として定義できます。 彼らは、企業が最も必要とするスキルのリストの上位に常にあり、他のスキル群と同様に開発することができます。
＃18。 顧客サービス
カスタマー サービス スキルは、他者とコミュニケーションを取り、問題を解決し、忍耐と理解を示し、顧客満足を確保し、顧客の苦情を解決するために必要なスキルです。 優れたカスタマー サービス スキルを持つ従業員は、会社の収益に大きな影響を与える可能性があります。
これらの事務スキルの例は、最も重要なスキルが仕事を愛することであるため、時間、絶え間ない練習、および一貫性によって開発できます。
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事務技能検定
事務職は事業を円滑に進める上で欠かせない存在であり、雇用主はその仕事に適した人材を確実に採用したいと考えており、それが事務職の技能検定の存在をもたらしました。
事務技能検定とは？
事務能力テストは、求職者がその仕事に適しているかどうかを知るために使用されます。 事務適性検査では、タイピングの速度と正確さ、整理整頓、マルチタスク、クリティカル シンキングなど、オフィス ワークに関連する分野で個人の能力を評価します。 これらのテストは、雇用主がどの候補者がその役割に不可欠な知識と能力を持っているかを判断するのに役立ちます。 雇用主は、雇用の申し出を行う前に、これらのテストを完了し、特定のスコアで合格することを申請者に要求する場合があります。
一部の雇用主は、候補者が特定の場所でテストを受けることを希望する場合がありますが、他の雇用主は、応募者がオンラインでテストを受けることを好みます。 しかし、就職の面接にはさまざまなセクションがあり、これはその XNUMX つです。
しかし、他のすべてのテストと同様に、一生懸命勉強し、頻繁に練習する必要があります。 事務職の技能試験に合格する方法について、いくつかのヒントを共有します。
高得点を取り、将来の雇用主に好印象を与えるためには、テストの準備をするときに何を期待すべきかを知る必要があります。 ここでは、事務職の技能試験を受けるためのいくつかのヒントを紹介します。
＃1。 練習
彼らが言うように、練習は完璧になります。 一定の練習は、事務技能試験に合格するために必要な重要な要件です。 Web サイトにアクセスして、同様の模擬試験を見つけることができます。 練習中は、各セクションを完了するのに費やした時間を記録し、細部に細心の注意を払うようにしてください。
＃2。 自分の弱点を研究する
理解するのが難しい分野が何であれ、それらの分野でもっと練習してください。 たとえば、タイピングが苦手な場合は、もっとタイピングの練習をしてください。 弱点に取り組み、それらを開発してより生産的になることができれば、空はあなたの限界です.
＃3。 気晴らしを避ける
テストのための人里離れた日に、ペン、紙、身分証明書、鉛筆など、必要なすべてのアイテムを準備してください。 テストを始める前に、少し時間をとって祈り、復習してください。 自宅でテストを受ける場合は、最も快適な場所を探してください。 不快に感じる可能性がある特定の事柄を調整して、気を散らさないようにします。 時間通りに開始して、質問の欠落を防ぎます。
特定の場所で試験を受ける場合は、時間通りに試験場所に来て、試験の筆記に進む前に質問するための十分な時間を確保してください。 必要な備品についてスーパーバイザーと連絡を取り、電卓など、テストを完了するために必要なものをすべて持参してください。 控えめに着こなしてください。
＃4。 説明書をよく読む
テストを開始する前に、指示を繰り返し読み、すべての指示に従っていることを確認してください。 すべての問題に解答し、解答に誤りがないか注意深く確認して、試験を正しく完了していることを確認してください。 完了したら、要件を満たしていることを確認します。
＃5。 時間を管理する
ほとんどの適性検査には時間セクションがあります。つまり、できるだけ早く試験問題に取り組む必要があります。 誤解につながる誤解を避けるために、各質問を注意深く読むことが重要であり、時間のカウントに注意を払う必要があります。 XNUMX つの質問に時間をかけすぎないでください。 わからない場合は、次の問題にスキップしてください。 復習するときは、問題を確認できます。
＃6。 パニックにならない
テストは意図的に難しいものになる可能性があることを理解してください。そのため、いくつかの質問に答える方法がわからない場合は、落ち着いて対処する必要があります。 雇用主はこれらのテストを作成して、タスクを遂行する効率を証明し、能力を知り、それを信頼します。
練習できます こちら ご希望の場合。
履歴書に事務スキルを記載する
履歴書に事務スキルを記載するメリットを損なうことはできません。 雇用主は、そのポジションに最適な候補者を選ぶ上で優位に立つことができます。必要な事務スキルを持っている場合は、あなたがその候補者になる可能性があります。 履歴書に事務スキルを含めるジョブには、管理アシスタント、事務員、タイピスト、簿記係、アーキビスト、およびその他の事務員が含まれます。
履歴書に記載する事務スキル
次の手順に従って、履歴書に記載する必要がある事務スキルを知ることができます。
＃1。 事務系ハードスキル
雇用主は候補者の履歴書に目を通しているとき、難しいスキルを探します。 これらのスキルの多くは仕事で教えることができますが、雇用主が提供するトレーニングが少ないほど、候補者はより望ましいものになります。 業界に関連する事務スキルを追加します。
＃2。 あなたのコンピュータースキルをリストアップする
一部のコンピューター スキルは必須のスキルですが、コンピューターの習熟度について詳しく調べることが重要です。 これは、他のハードスキルに含まれます。 ほとんどの職業、特にオフィスワークでは、仕事を楽にするために何らかの方法でコンピューターを使用する必要があります。
＃3。 ソフトスキルの説明
事務スキルには、他の役職や業界に移転する能力も含まれます。 組織化、時間管理、マルチタスクなどのスキルはすべて、事務作業を完了するために重要です。 経験豊富なソフト スキルを追加して、さまざまな役割に割り当てることができるスキルを採用マネージャーに示すことが重要です。
＃4。 応募した仕事の具体的な要望を書く
事務スキルはほぼすべてのポジションに不可欠ですが、常に最も重要なスキルとは限りません。 事務職に応募する場合は、事務スキルを最初に記載することが不可欠ですが、事務作業が仕事の一部にすぎない場合は、より専門的なスキルよりも優先すべきではありません。 スキル リストを調整し、応募している特定の仕事に合わせて履歴書を作成します。 最も関連性の高いスキルを最初に追加してから、リストの最後に事務スキルをリストしてみてください。
履歴書に追加するのに最適な事務スキル
履歴書を競争相手から際立たせたい場合は、次の事務スキルを追加することを検討してください。
彼らは コミュニケーション、組織力、コンピュータースキル.
事務スキルを向上させる方法
事務スキルが足りないと感じた場合は、事務スキルを向上させることができます。 これらは、改善に役立つ次の手順です。
＃1。 タイピングスキルを練習する
Microsoft などのタイピング ソフトウェアを使用すると、これを実現できます。 優れた正確なタイピング速度があれば、さまざまなタスクで効率を発揮できます。 速度を向上させたり、優れたタイピング技術を開発するのに役立つオンラインのタイピング プログラムがあります。
＃2。 地元の組織でボランティアをすることができます
また、実践することでスキルを向上させることもできます。これは、非営利団体やコミュニティ センターでボランティアとして事務を支援する場合に可能です。 特定の事務スキルに取り組む必要がある場合、または事務環境でより多くの経験を積みたい場合は、データ入力を実行したり、ファイリングを手伝ったり、その他の事務作業を完了したりできるボランティアの機会を探してください。
まとめ
優れた事務スキルを持つことは、成功するオフィスを運営するために不可欠です。 履歴書に事務スキルを強調するセクションを含めることで、競争から際立つことができます。
事務スキル テストは、従業員がオフィス ポジションの最適な候補者を特定するために使用されます。 事務スキルの例には、整理、ファイリング、タイピング、細部への注意などがあります。
よくあるご質問
事務技能試験とは？
事務能力試験 オフィスの生産性を確保するために、特定の事務作業を実行する個人の能力を評価するために使用されます.
事務スキルとは？
事務スキル オフィスを効率化するために欠かせない能力です。
事務スキルの例は何ですか?
事務スキルの例としては、 コミュニケーション、組織、データ入力係、タイピング、ファイリング。
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