管理アシスタントは、オフィスの円滑な運営と、会社と外部の利害関係者との間のすべての連絡の成功を保証するために、幅広い責任を果たすことにより、マネージャー、他の労働者、および訪問者を支援します。 この記事では、管理アシスタントの職務、スキル、および給与について説明します。 また、管理アシスタントの面接の質問がどのように見えるかについてのヒントも提供するため、そのような面接の準備方法を知ることができます。 読んで！
管理アシスタントとは?
管理専門家は、管理アシスタントからのサポートを必要としており、より複雑な業務を処理するために時間を解放するために、雑用を整理して完了する必要があります。 彼らは、管理者のための会議を手配し、訪問者に挨拶し、彼らに代わって書類を作成する責任があります。 管理アシスタントに期待されることは次のとおりです。
- 経営トップからの事務依頼・問い合わせへの対応
- 管理ソフトウェアを使用した予約の作成と維持
- 会議を開催し、議事録を徹底的に記録する
管理アシスタントの職務内容
ポジティブなエネルギーと強いコミュニケーション能力を維持しながら、複数のタスクを同時にこなせる人が必要です。 応募者は、オフィス活動を処理し、電話、郵便、電子メールで丁寧かつ専門的な支援を提供し、予約や旅行の手配を行い、職場で管理者とすべての訪問者にとって快適な存在である必要があります。
候補者は、管理アシスタントとして成功するために、親切で、プロフェッショナルで、注意深い必要があります。 彼らは常に準備ができており、反応がよく、どんな困難にも正面から立ち向かう準備ができている必要があります。 有能な管理アシスタントは、ライティングとスピーキングの優れたコミュニケーション スキルを備えています。 何よりもまず、優れた管理アシスタントは、他の人のニーズに気を配ります。
アドミンアシスタントの職務
管理アシスタントの主な責任とタスクは、他の人を助けることにあります。 同じ職場であっても、その責任は日々大きく変化する可能性があります。 次のような、特定の日に複数のジョブを実行する場合があります。
- 電話を受けてルーティングする
- 計画と予定を立てます。
- 会議をスケジュールし、議事録を完全に記録する
- 電子メール、メモ、手紙、ファックス、フォーム、通信を送信します。
- 定期的な報告書の作成に役立ちます
- ファイルシステムを作成して保持する
- 事務所の規則や規則を改訂し、維持します。
- 事務用品を注文し、新しいベンダーを探して取引する
- 連絡先リストの維持
- 旅行の予約をします。
- 支出レポートの調整と提出
- 訪問者への一般的な支援の提供
- 社内外を問わず、お客様の窓口となります。
- 経営幹部や上級管理補佐官と連携して、経営トップからの要求や問い合わせを管理します。
管理アシスタントのスキル
管理アシスタントには、多くの責任を果たすことができるように、幅広い能力と認定が必要です。 管理アシスタントは、サポートの役割を果たしながら、効果的にコミュニケーションを取り、適切な決定を下すことができなければなりません。 すべての管理アシスタントは、とりわけ次の固有のスキルを持っている必要があります。
＃1。 文章のコミニュケーション
ほぼすべての職業で、優れたコミュニケーション スキルが求められます。 これらの能力は、電子メールの送信から会社固有のソーシャル メディアへの投稿の作成まで、すべてをカバーしています。 幹部への手紙、スピーチ、またはメモを書いている間、強力な書面によるコミュニケーションスキルは、オフィスでの対応の質を高めるのに役立ちます. メールやビジネス メッセージを書くには、優れた文法と専門的な口調が必要です。これは、書面によるコミュニケーション能力の例です。
＃2。 言葉によるコミュニケーション
管理アシスタントは、オフィス全体をサポートし、同僚やマネージャーと毎日連絡を取ることができる必要があります。 クライアントと話したり、会議に参加したり、電話や対面でチャットしたりするときは、言語能力が役に立ちます。 口頭でのコミュニケーション スキルの例としては、注意を払う、効果的に反応する、状況に応じた適切なトーンを使用するなどがあります。
＃3。 組織
オフィスアシスタントには、優れた整理スキルが不可欠です。 管理アシスタントは、多くの責任と情報を一度に処理することがよくあります。 役員の管理アシスタントを直接サポートする場合は、カレンダーも管理できる必要があります。 データが物理的なファイリング キャビネットに保存されているか、コンピュータに保存されているかに関係なく、ファイルをすばやく効率的に整理して検索する機能は、多くの管理アシスタント ポジションにとって必須です。
＃4。 時間管理
時間を守ることと、自分に割り当てられた任務を完了できるように時間を整理することは、どちらも時間管理の例です。 管理アシスタントは、多くの場合、長い To Do リストを持っているため、締め切りまでに仕事をやりたい場合は、優れた時間管理者である必要があります。 時間管理の専門家は、時間通りに到着し、締め切りを守り、予期しない問題が発生したときに優先順位を再調整し、生産的になるようにスケジュールを立てます。
＃5。 細部への注意
詳細に注意を払えば、署名の紛失を発見し、予定どおりにタスクを完了し、エラーのないビジネス コミュニケーションを作成できます。 オフィスでコミュニケーションをとるときは、メールアドレスやその他の詳細を慎重に検討する必要があります。 管理アシスタントは、データ入力タスクを実行するときに、適切なデータを繰り返し入力できる必要があります。 細部への注意は、手紙を調べたり、レポートを作成したり、通常のタスクを実行したりするときに、管理アシスタントによって使用できます。
＃6。 問題解決
問題を解決する能力は、計画が変更されたり、新しい困難が生じたときに非常に役立ちます。 多忙な管理アシスタントは、予期しない問題に直面する可能性があります。 迅速で順応性があり、創造的な思考スキルがあれば、課題を簡単に解決できます。 スマートな問題解決者は、支援を求め、チームメイトと協力して問題の解決策を見つけることにも積極的です。 問題解決は、議論、妥協、回復力によって大いに助けられます。
#7。 技術
主な生産手段がコンピュータである人は、技術の原則と実践にある程度の基礎を持っている必要があります。 ワード プロセッサ、スプレッドシート、および発行用ツールを含む Microsoft Office などのオフィス スイートは、管理アシスタントにとって馴染みのあるものである必要があります。 さらに、ファックスの送信、紙のスキャン、CRM システムへのデータ入力を要求される場合もあります。 オペレーティング システム、ソフトウェア、およびブラウザーに精通していると、オフィスの管理アシスタントとして成功するのに役立ちます。
#8。 独立
独立して働く能力は、このスキルの別名です。 情報を消化し、指示に従い、ほとんど見落としなく仕事を終えることができなければなりません。 管理アシスタントは、オフィスで唯一のサポート スタッフとして機能することが多いため、自立していることは管理アシスタントの資産です。
管理アシスタントの要件
以下は、管理アシスタントのポストに適しているかどうかを確認するためにチェックできる管理アシスタントの要件です。
- 同様の分野で準学士号を取得しています。
- 以前の管理職経験。
- 優れたタイピングとコンピューターのスキル。
- 細部に細心の注意を払ってください。
- バイリンガルであることが必要、または望ましい場合があります。
- 積極的に行動し、人々が楽しい時間を過ごせるように支援することを目指してください。
アドミンアシスタントの給与
キャリアが進むにつれて、管理アシスタントは快適な生活を送ることができます。 秘書レベルの新しい管理アシスタントの初任給は時給 7.25 ドルと低いかもしれませんが、米国での管理アシスタントの時給は通常約 15.42 ドルです。 広範なトレーニングと経験を持つエグゼクティブ管理アシスタントは、30.25 時間あたり最大 XNUMX ドルを稼ぐことができます。
管理アシスタントインタビューの質問
優れた管理アシスタントは、採用マネージャーが、必要な知識、経験、および性格特性を認識し、将来の応募者に認識できる場合にのみ採用できます。 それは十分に簡単に思えます。 しかし、人事担当者なら誰でも言うように、これは想像以上に難しいことです。 就職面接は、方程式の XNUMX 番目の要素である候補者を評価するための最も効果的な方法です。 管理アシスタントの面接の質問には、多面的なポジションの性質と、組織のニーズを満たすためにハードとソフトの両方の能力が重要であることを反映する必要があります。 以下に、確認できる管理アシスタントのインタビューの質問をいくつか示します。
＃1。 職場文化に関するアドミン アシスタント インタビューの質問
企業文化に適合する人材を採用するには、能力が必要です。 組織の文化を明確に表現し、見込み客があなたと同じ環境で働くことに興味があるかどうかを明らかにする質問をしてください。
- 当社と聞くと、どのようなイメージをお持ちですか？ ここで働きたいのですが、なぜですか？
- なぜ管理職を志望するのですか？
- 組織内の管理アシスタントには、どのような潜在的な利点があると思いますか?
- どのタイプの職場があなたの成功に最も貢献していると思いますか?
- 前の会社での事務アシスタントの仕事をやめようと思ったのはなぜですか?
＃2。 特定技能・経験の審査
おそらく、先祖のようにタイプして電話に出るだけの秘書や受付係を求めているわけではありません。 ワード プロセッシングやエクセルの習熟度など、アドミン アシスタントに必要な技術的能力、特定の業界での経験を求めているかどうか、計画、コミュニケーション、購買、またはカスタマー サービスのスキルが有益かどうかについて、時間をかけて検討してください。この位置に。
- なぜあなたは優れた管理アシスタントになると思いますか? また、なぜこの特定のポジションに適していると思いますか?
- ビジネスで成功するために役立つ独自の能力は何ですか?
- (このアプリケーション) を使用する能力にどの程度自信がありますか?
- 仕事に関連したアプリケーションの使用例を提供してください。 どのような最先端の機能に精通していますか?
- これまでのプロとしての最大の功績は何だと思いますか? あなたの最大のビジネスの失敗は何でしたか?
＃3。 人間関係と性格についての考察
管理アシスタントは、あなたとチームの他のメンバーを支援するために働いているため、さまざまな性格や競合する要求に遭遇する可能性があります。 のんびりした人を見つけることと、より自己主張の強い人を見つけることのどちらを重視しますか? 敬意を表しますか？ 問題解決？ 外交？ 応募者が従業員に求めている資質を持っているかどうかを確認するために、質問をしてください。
- あなたの最高のパフォーマンスを後押ししてくれるのはどのようなマネージャーですか?
- マネージャーから受けた有益な批判の例を挙げていただけますか? その批判に対してどのような変更を加えましたか?
- 一度に複数の上司にレポートを提出したことがありますか? その場合、どのように全員の優先順位のバランスを取りましたか?
- 管理アシスタントとして対処した紛争の例を私と共有していただけませんか?
- あなたが対処しなければならなかった最も困難な同僚は誰ですか? その関係であなたはどのような行動をとったのですか？
＃4。 働き方の深化
マネジャーは、候補者が働き始めるまで候補者のワークスタイルを知らないことがよくありますが、候補者がどのように指示を出し、どのようにコミュニケーションを取り、どのように日々のスケジュールを組むのが好きか、そして彼らが順応性があるかどうかを知ることは依然として重要です。信頼できる、効率的、マルチタスクが得意など。
- 現在または以前の役職での典型的な一日について教えてください。
- 一度に複数の上司にレポートを提出したことがありますか? その場合、どのように全員の優先順位のバランスを取りましたか?
- 管理する大きなプロジェクトを与えられたとき、最初に何をしますか? どのようにアレンジしますか？
- 過去に取り組んだ困難なプロジェクトと、それにどのように対処したかを説明していただけますか?
- 最近または現在の仕事で、ツール、機器、または慣行を交換または変更しますか? もしあれば、どのような変更を行いますか? また、その理由は何ですか?
優れた管理アシスタントの条件
有能な管理アシスタントは、発信者に挨拶する際に、はっきりとした心地よい声とフレンドリーな態度をとります。 クライアントや同僚との電話での会話でも、個人的な会話でも、彼らは礼儀正しく、優れた文法を使用します。
Admin Assistant は誰と連携しますか?
アドミン アシスタントが CEO または別の幹部に直属していない場合は、通常、常務取締役に報告します。 中小企業では、大多数の管理アシスタントが、さまざまな部門のマネージャーや従業員だけでなく、すべてのオフィス担当者にサービスを提供しています。
管理アシスタントの教育とトレーニングの要件
管理アシスタントは、少なくとも高校の卒業証書または一般的な同等の卒業証書を持っている必要があります。 これらの分野のトレーニングは、派遣会社を通じて提供される場合もあります。 専門学校やコミュニティ カレッジでは、ワープロや一般的なオフィス オペレーションのコースが用意されており、高校を卒業したばかりの学生には非常に役立ちます。 学士号を取得すると、管理アシスタントの市場価値が高まります。これは、ライティングと数学のコースワークを含む包括的な教育を受けていることを証明するためです。
管理アシスタントは高い位置ですか?
その事務補佐よりも上位の行政職は山ほどある。 エグゼクティブ アシスタントと、場合によってはパーソナル アシスタントは、トーテム ポール上の管理アシスタントの上に座る XNUMX 種類のアシスタント ポジションです。
アドミン アシスタントに必要な 3 つのスキルとは?
管理アシスタントに必要な 3 つのスキルは次のとおりです。
- 文章のコミニュケーション。
- 言葉によるコミュニケーション。
- 組織。
管理アシスタントの別名は何ですか?
オフィス管理者、プログラム コーディネーター、オフィス アソシエイト、プログラム アシスタント、カスタマー サービス スペシャリスト、受付係、カスタマー サービス担当者、および販売員は、アドミン アシスタントに匹敵する職業および役職です。
管理者の 4 つのタイプとは?
管理者には次の 4 種類があります。
- ネットワーク管理者。
- データベース管理者。
- サーバー/Web 管理者。
- セキュリティ システム管理者。
最終的な考え
管理アシスタントの仕事は、主にサポートです。 彼らは、同僚との情報の整理と共有、電話の対応、その他の管理タスクの実行を担当しています。 とても稼げるお仕事ですので、是非チャレンジしてみてはいかがでしょうか？
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参考文献
