ビジネスの世界だけでなく、電子メールは書面によるコミュニケーションの一般的な方法です。 いくつかの企業は、ターゲット市場内の人々と通信する手段としてそれを採用しています. 見込み客や顧客と連絡を取るための戦略的ツールであると同時に、親しみやすく、明確で、簡潔でなければなりません。 それがプロのメールの特徴です。 これらすべての基準を満たすプロフェッショナルなメールを書く技術を習得するには、時間がかかる場合があります。 この記事では、プロフェッショナルなメールの書き方を知ることの重要性、その手順、メールのサンプル、メールの署名、ビジネス目的でのメールの使用に関するよくある質問への回答について説明します。
プロフェッショナルなメールアドレスとは?
私たちは皆、電子メール アカウントを持っており、すべての業務を電子メールで行っています。インターネットとクラウドによって電子メールが必要になったからです。 私たちの電子メール アドレスは、他のオンライン プロファイルやアカウント (個人用と仕事用の両方) の中心にもなっています。 したがって、私たちは個別の電子メール アカウント、または少なくともプライベートおよびビジネス関連の通信用の電子メール アドレスを用意する必要があります。 当社のビジネス用電子メール アドレスは、ビジネス上の連絡および適切な専門的関係を維持するためにのみ使用する必要があります。
クライアント、顧客、ベンダー、およびその他のビジネス上の連絡先と通信する場合は、公式の「ビジネス」メール アドレスを使用することをお勧めします。 電子メール アドレスのプロフェッショナリズムは、会社の登録済みドメイン名を含めることによってのみ実現できます。 ビジネスの世界では、個人のドメインに基づく電子メール アドレスを公式のやり取りに使用するのが一般的です。 言い換えれば、あなたの会社名が（ドメイン名を介して）メールアドレスの一部である場合、あなたはプロのメールアドレスを持っています.
プロフェッショナルなメールアドレスの利点は何ですか?
一般的なメール サービス プロバイダーは一般的なドメインを使用することが多いため、アカウントにサインアップするときに、メール アドレスにキャッチーな名前または略語を付けることができます。 ただし、あなたとあなたの従業員は、公式の業務連絡に個人の電子メール アドレスを使用しないでください。 ビジネス関連の電子メール アドレスを持つことに加えて、適切な電子メール エチケットを使用することで、よりプロフェッショナルに見え、会社や製品により多くの注目を集めることができます。
あなたの電子メールアドレスが専門的であり、ドメインに基づいていることを確認してください. ビジネス関連の電子メール アドレスを使用する利点は次のとおりです。
- ブランディング
- 信頼を育む
- 信頼性
- 信頼性の向上
- 記憶の単純さ
- デリバリーとスタンディングの改善
プロフェッショナルなメールの書き方
ランダムなメールを作成して人々に送信するのは簡単ですが、プロのメールについては同じことは言えません. 親しみやすさ、明快さ、プロフェッショナリズムをまとめた特定の規則またはガイドラインに従う必要があります。 英語のメールを洗練されたプロフェッショナルなものにしたい場合は、次の手順で書く必要があります。
＃1。 挨拶から始める
メールを始めるときは、必ず「Dear Lillian」のような挨拶を使います。 読者との関係がよりフォーマルな場合は、読者の姓を使用します (「Dear Mrs. Price」のように)。 彼女との関係がより非公式なレベルにある場合は、「こんにちはケリー」と言うことができます. 受取人の名前がわからない場合は、「関係者宛て」または「親愛なるサー/マダム」と宛て先を指定できます。
＃2。 受信者に感謝する
顧客からの問い合わせへの返信は、常に「ありがとう」で始める必要があります。 たとえば、「ABC ビジネスにお問い合わせいただきありがとうございます」は、ビジネスに関する質問への回答として使用できます。 メールの返信を受け取ったら、必ず「迅速な対応をありがとう」や「ご連絡いただきありがとうございます」などの言葉を添えてください。 読者にお礼を言うことは、礼儀正しいだけでなく、読者を安心させます。
＃3。 目的を述べる
あなたがメール交換を開始した人である場合、お礼のメモは問題外かもしれません. 正しいアプローチは、なぜ書いているのかを説明することから始めることです。 「～について問い合わせるために書いています」や「～について書いています」などの単語やフレーズがその例です。
すぐにメールを書いている理由を説明してから、メッセージの要点に取り掛かります。 電子メールの受信者がすばやく目を通して必要な情報を取得できるように、文は簡潔でシンプルにします。 あなた自身とあなたのビジネスのプロフェッショナルなプロフィールを維持するには、言語、スペル、句読点などの詳細に細心の注意を払う必要があります.
＃4。 閉会の辞を追加する
電子メールを送信する前に、結びのメモと最後のお礼をいくつか追加するのが礼儀です。 お手数をおかけいたしますが、ご不明な点や問題がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
＃5。 クロージングで終了
最後のステップは、適切なエンディングとあなたの名前でサインオフすることです. 「よろしく」、「心から」、「ありがとう」という表現はすべてプロフェッショナルな口調です。 読者と非常に親密でない限り、「よろしくお願いします」や「乾杯」などのフレーズでサインアウトしないでください. そして、「送信」を押す前に、メールを最後にもう一度見直して、問題がないことを確認してください。
プロフェッショナルな電子メール署名
電子メールの署名はデジタル名刺であり、専門家のみが使用する必要があります。 通常、氏名、会社情報、連絡先情報が含まれます。
メールを送信するマーケティング担当者やビジネス担当者は、テキストやリンクに加えて、写真、ロゴ、インタラクティブなコンポーネントを含めることができます。
プロの電子メール署名に含める必要があるもの
このセクションから得た知識により、同僚を驚かせ、群を抜くプロのメール署名を作成することができます。
プロの電子メール署名には 5 つの主要な部分 (およびいくつかの追加機能) があります。 エッセイの残りの部分では、各セクションを適切に実装する方法を説明することに焦点を当てます。
＃1。 個人およびビジネスの詳細を提示する方法
ボタンやバナーが一般的な時代に、仕事のあらゆる詳細を電子メールの署名に入れたくなります。 しかし、簡潔さはインパクトを求めるときの美徳です。 電子メールの署名に使用できるスペースが小さいため、余分なものはすべて余計なノイズになります。
＃2。 連絡先情報の提示方法
連絡先情報を含めると、関係者とのコミュニケーションが容易になります。 あなたに連絡する方法が多ければ多いほど、最善の方法がわかりにくくなります。 その結果、人々はやり遂げる傾向が少なくなります。
＃3。 個人の画像とロゴを使用してプロの電子メール署名を作成する
個人があなたの電子メールを読むとき、彼らが最後に目にするオブジェクトは、おそらくあなたの署名ブロックです。
あなたからメールを受け取った人は、あなたの写真やロゴを覚えている可能性が最も高いでしょう。 とはいえ、画像の悪用には、優れた事例よりも劣悪な事例の方がはるかに多い。 なぜ多くの人が見掛け倒しの第一印象で大丈夫なのか理解できません. スタイリッシュで、機能的で、見た目にも美しい署名を送信メールに追加することは、思ったほど簡単ではありません。
メールの署名にロゴを追加するのは簡単に思えるかもしれませんが、自分で試したことがあれば、そうではないことがわかります。 電子メール署名エディターを使用することは、恒久的な解決策ではありません。 電子メール クライアントで使用される HTML ファイルにコードをインストールする必要があります。
＃4。 行動を促すフレーズ (CTA) を使用して、電子メールの署名をマーケティング チャネルに変える
ユーザーに関する最新の調査では、電子メール署名マーケティング (ESM) がビジネス電子メール署名の 77% と個人電子メール署名の 67% で使用されていることが示されました。 これを行う一般的な方法の XNUMX つは、行動を促すフレーズ (CTA) を電子メールの署名に含めることです。
「行動喚起」をどのように定義しますか? 簡単に言えば、潜在的な顧客がオファーを受け入れるための公募です。 実際には、行動を促すフレーズを電子メールの署名に組み込む必要があります。
5. 共有ボタンを含めて、より多くの視聴者に作品を宣伝する
この記事では、あなたが提供する情報を控えめにするように言っています。 ただし、ソーシャル メディアの共有ボタンに関しては、遠慮なく全力を尽くしてください。
ソーシャル メディアのアイコンは非常に小さくてコンパクトなので、すべてを使いこなすことができます。より見栄えが良く、より完成度が高いように見えます (以前とは異なり、今回は「多いほどよい」)。
それらがあなたのキャリアにとって重要である場合は、電子メールの署名にソーシャル メディア サイトへのアクティブなリンクを含める必要があります。
古い、非アクティブな、または他の方法であなたの目的に役立たないソーシャル メディア プロファイルを追加しないでください。
プロフェッショナルなメールを終わらせる方法
プロフェッショナルなメールをどのように終わらせるかは、どのように始めるかと同じくらい重要です。 はい、あなたは正しく聞いた。 プロフェッショナルでフレンドリーな方法でメールを終了する必要があります。 コンテキストに応じて、電子メールの署名にさらに多くの情報または別の情報を追加したい場合があります。 ただし、受信者がわからないほど、より多くの情報を電子メールで提供する必要があります。 とにかく、ビジネスメールの署名の標準コンポーネントは次のとおりです。
＃1。 クロージングライン
メールを読んでいるときに、メイン トピックからすぐにサインオフに進むのは不安になることがあります。 これは、メールが長い場合に特に当てはまります。 最後に感謝の言葉やお祝いの言葉を添えると、この切り替えをスムーズに進めることができます。 Girson 氏によると、通常、メールの最後の行は、読者がざっと目を通すだけでも読まれます。そのため、この機会を利用して、行動を促すフレーズを含めるか、読者に何を求めているかを思い出させてください。
＃2。 クロージング（またはサインオフ）
ここに入力した内容は、名前の前に太字で表示されます。 「心から」、「最高」、「ありがとう」、「素晴らしい週末を！」などの表現を使用することを検討してください。 受信者の近くにいる場合や、短期間に多くの電子メールを交換したことがない限り、電子メールには正式な締めくくりを使用する必要があります。
＃3。 名前
これが誰かに送信する最初の電子メールである場合は、フル ネーム (名と姓、または一般的に使用するもの) または名の後にフル ネームを含む既定の電子メール署名を使用することをお勧めします。 すでに知っている人と話すときは、通常はファーストネームで十分です。
＃4。 代名詞
これは、特に LGBTQ のアイデンティティを持っている場合は、完全にあなたとあなたの快適さのレベル次第です. ただし、支持者は、代名詞の使用が慣習の正常化と、トランスジェンダーおよびノンバイナリーの人々のための安全な空間の作成に貢献することに留意する必要があります。
＃5。 役職と会社
誰に宛てて、何について話しているかにもよりますが、これらのいずれかがメールの締めくくりに適している可能性があります。 両方を含めると、組織外の人にメールを送信している場合に、送信者が何をしているか、どこで働いているかがわかります。 特定の会社で働いているという事実は、同僚に (特に会社のメール アドレスから) メールを送信するときに想定されるため、省略できます。 ただし、以前にこの人と仕事をしたことがない場合は、あなたの立場に言及すると役立つ場合があります. ほとんどの場合、新しい仕事を探しているときは、現在どこで働いているかについて話すべきではありません。 あなたは現在の地位を辞任しようとしているため、メールの受信者は、あなたが会社の時間に連絡していなくても、あなたが会社の時間に連絡していると思うかもしれません.
＃6。 連絡先情報
メールの受信者はすでにあなたのアドレスを知っていますが、連絡が必要な場合に備えて、勤務先や携帯電話の番号など、追加の連絡先情報を提供することをお勧めします。 明確にするために、そのチャネルを通じて連絡を取りたい場合にのみ、連絡先情報を含めてください。
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参考文献
