正式なメールの書き方を学ぶのは、特に初めての場合は難しいように思えるかもしれません。 正式な電子メールには、プロのトーンが必要です。これが、多くの人がメールを作成するのが難しいと感じる理由です。 ただし、ステップバイステップの詳細なガイドがあれば、正式なメールを書くのは簡単なプロセスになります. 以下は、従う必要のある手順の内訳であり、正式な電子メールを書く際に知っておく必要があるすべてです.
正式なメールの書き方
正式なメールの書き方を正しく学ぶためには、メールの内容を正確に知る必要があります。 では、正式なメールとは何ですか？ 正式な電子メールは、プロの電子メールと同じです。 これは、権威のある個人、企業組織、学術機関、またはあなたがよく知らない人々に宛てて書かれています。
正式なメールを書くとき、言語の選択は最も重要なことの XNUMX つです。 なじみのある人に書いているわけではないので、プロの口調を使用することが非常に必要です。 これは自動的に敬意の印を示します。 また、句読点にも注意が必要です。句読点はメールの構造に大きく影響します。
正式なメールを書く際の手順
正式な電子メールを適切に書く方法を学びたい場合は、従わなければならない特定の形式があります。 以下は、正式なメールを作成する際に従う必要がある段階的なガイドのリストです。 それらには以下が含まれます：
- プロフェッショナルなメールアドレスから始める
- 件名を書く
- 正式な挨拶で段落を始める
- 自己紹介をきちんとする
- 体
- 感謝の気持ちを込めて、メールを正式に終了します
#1 プロのメールアドレスから始める
正式な電子メールを開始する前に、その電子メール アドレスが専門的なものかどうかを確認する必要があります。 業務用メール アドレスとは、単に業務用にのみ使用されるメールです。 これは、ほとんどの個人が企業やビジネス組織とやり取りする方法です。 ビジネス用の電子メール アドレスの助けを借りて、人々は個人的なメッセージとビジネス関連のメッセージを区別することができます。
また、プロのメールにはあなたのビジネス名が含まれています。 これにより、個人や他の企業があなたを認識しやすくなります。
#2 件名を書く
正式なメールを書くときは、件名の内容に注意を払うことが不可欠です。 ユーザーが受信トレイを開いたときに最初に表示されるものです。 これは、相手があなたのメールの内容を理解できるようにするために行われます。 件名は、メールの目的を明確に示す必要があります。 短くキャッチーであると同時に、誤解を招かないようにする必要があります。 受信者をだましてあなたのメールを読ませようとしないでください。そうしないと、メールが下書きされたり、返信されなかったりする可能性があります。
＃3正式な挨拶で段落を始める
件名を入力したら、次のステップは正式な挨拶でメールを開始することです。 あいさつ文は、メールの送信先に直接宛てられるため、注意を払うことも重要です。 挨拶の例のいくつかは次のとおりです。
- ご挨拶
- 親愛な
- こんにちは
- ご担当者様
多くの場合、電子メールで宛てられた個人の名前は不明です。 受取人の名前がわからない場合は、「to who it may care」または「Dear sir/ma」を使用できます。 また、その人の部署や役職に宛てることもできます。 例: HR マネージャー様、HR 部門様。
ただし、受取人の名前がある場合は、「Dear」を使用し、その後に人の名前を続けます。 たとえば、Dear Professor Williams または Greetings Professor Williams (姓が続く) などです。
#4 適切な自己紹介をする
自己紹介は挨拶の直後です。 正式なメールの場合は、面識がないため必ず紹介が必要です。 受信者があなたを知っている場合でも、自己紹介をする必要があります。
紹介は、名前を述べることから始まり、その後に目的と関連性が続きます。 たとえば、教師や講師は、あなたがクラス、学部、または学部のメンバーとして書いているかどうかを知りたがります. その後、執筆理由を述べます。
#5 体
正式なメールの本文は基本的に、書く理由を詳しく説明するところです。 精緻化は不可欠ですが、誇張すべきではありません。 電子メールの本文には、少なくとも XNUMX つまたは XNUMX つの段落が含まれている必要があります (電子メールの目的によって異なります)。
#6 メールは感謝の言葉で締めくくる
メールの終わり方は、メールの始め方と同じくらい重要です。 形式的に始まったので、その結末も形式的でなければなりません。 これは最後の段落であり、締めの段落とも呼ばれます。
この段落では、メールを読むのに費やした時間に感謝の意を表し、正式な締めくくりで締めくくる必要があります。 これらの正式な閉鎖の一部は次のとおりです。
- 心から
- 忠実に
- ユアーズ
- 敬意をもって
- おすすめ！
- よろしく
正式な締めくくりを選択した後、あなたの名前と署名が続きます。
正式な電子メールを開始するにはどうすればよいですか?
ビジネス契約を結ぼうとしている場合でも、昇給を求めている場合でも、新しい仕事を確保しようとしている場合でも、正式な電子メールを開始する方法を学ぶことで優位に立つことができます。 正式な電子メールは、ビジネス用の電子メール アドレスから始まります。 正式なメールを作成する際は、プロのメールアドレスを使用することをお勧めします。これにより、メールがより認識され、重要であることが示されます。 ビジネス用の電子メールには、姓名または会社名を含める必要があります。 これにより、受信者がメールを重要と見なす可能性があるため、メールの価値が高まります。
メールアドレスをプロとして確認したら、次に注意するのは件名です。 メールの件名には、メールを書いた理由を大胆に記載する必要があります。 たとえば、謝罪の手紙、昇給の要求、休憩の許可などです。短くてキャッチーでありながら、プロフェッショナルでもある必要があります。
正式な電子メールを開始する際のもう XNUMX つの重要な部分は、挨拶 (フレンドリーな挨拶) です。 適切な挨拶をすると、メールが開かれ、右足で始めることができます。 ''to who it may care'' から始めることもできますが、これは相手の名前がわからない場合にのみ使われます。 Dear and hello もよく使われる挨拶文で、その後に受信者の名前または役職が続きます。
正式な電子メールの段落をどのように開始しますか?
正式な電子メールの最初の段落には、挨拶と宛先の名前を含める必要があります。 「Dear or Hello」を利用できます。 これらは最も一般的な挨拶です。 また、お届け先のお名前が分からない場合もございます。 このような状況で使用する適切な挨拶は、''To who it may care'' です。 次のステップは、あなたの名前、あなたが誰であるか、そしてなぜあなたが書いているのかを述べることによって、適切に自己紹介することです.
メールの冒頭の文は何が良いですか?
良い冒頭文でメールを始めることは、読者を惹きつけるものです。そのため、言葉の選択には注意することをお勧めします。 挨拶の後に、冒頭の文が続きます。 正式には、冒頭の文には適切な紹介文 (あなたの名前とあなたが誰であるかを述べる) と、あなたが書いている理由を含める必要があります。 非公式には、冒頭の文には挨拶と幸福が含まれます。 たとえば、「このメールがあなたのお役に立てば幸いです」、「素晴らしい一日をお過ごしください」など、あなたの名前とあなたが書いた理由を紹介します。
正式な電子メールの例をどのように書きますか?
正式なメールの例を書こうとすることは、基本的には正式なメールの書き方を練習することです。 これを行うには、従う必要がある手順があります。 以下は、正式な電子メールの例を書く際に何をすべきかを説明するガイドです。 彼らです：
- メールの件名: 短く、メールの理由を明確に記載する必要があります
- あいさつ文: 親愛なる (あなたが話しかけている個人または人々の名前) 例: 親愛なる学生のグループの場合、親愛なるウィリアムズ教授。 受信者の名前がわからない場合は、''関係者宛て'' を使用してください。
- 導入段落: この段落を使用して、自己紹介 (自分が誰であるかを述べます) と、執筆の理由を説明します。
- メールの本文: メールのこの部分には、メールを書いている理由を説明する詳細を含める必要があります。
- 結びのパラグラフ: 結びのパラグラフは、誠実に、誠実に、よろしくなど、形式的に終了する必要があります。
正式な電子メールの 5 つの部分とは?
正式なメールの書き方を適切に学ぶには、特定の構造と形式に従う必要があります。 この形式には、正式な電子メールの 5 つの要素が含まれています。 これらの要素は次のとおりです。
- 件名
- 挨拶
- 導入段落
- メールの本文
- 結びの段落
これらは、正式な電子メールを構成する XNUMX つの要素です。 これらの要素を応用することで、フォーマルなメールを適切に書けるようになります。
リクエストの正式な電子メールの書き方
正式なメールでリクエストを書く方法を学ぶことは、すべての個人にとって不可欠です. request とは、何かを求めるという意味です。 これを適切に行うには、特定の構造に固執する必要があります。 以下は、リクエスト用の正式な電子メールの書き方に関する詳細なガイドです。 それらには以下が含まれます：
#1 挨拶と導入段落
リクエストを書く過程で、すぐに飛び込むことはできません。 正式なメールの書き方に従う必要があります。 前述したように、挨拶から始めなければなりません。 ''Dear または Hello'' のいずれかを使用できます。 よりフォーマルに聞こえるので、dear を使用することをお勧めします。 挨拶の直後に、受取人の名前が続きます。 たとえば、Dear MRS Smith. 受信者の名前がわからない場合は、''To who it may care'' を使用してください。
さらに、冒頭の段落には、あなたの名前、受信者とのつながりへの言及、およびあなたの書き込みの理由を含める必要があります. たとえば、HR ディレクター様、私の名前は ***** です。私は新しく雇われたライターの XNUMX 人で、**** を依頼するために手紙を書いています。 これらすべてを述べると、受信者はあなたが誰で、なぜあなたが書いているのかを知ることができます.
#2 体
正式なリクエストの本文では、リクエストの内容と、それを許可する理由を詳細に説明する必要があります。 また、要請が緊急かどうかも明記する必要があります。 これにより、受信者があなたの要求を許可することを検討する余地が生まれます。
＃3最後の段落
正式なリクエストのこの部分は非常に重要です。 締めくくりの段落では、受信者が時間を割いてメールを読んでくれたことに感謝することで、感謝の気持ちを表す必要があります。 その後、敬具、誠実、誠実などを利用して正式に終了します。
まとめ
正式なメールの書き方を学ぶことは、特に経験がない場合は難しいように思えるかもしれません。 ただし、特定の構造や形式に固執すれば、正式なメールを書くのは非常に簡単になります. あなたがする必要があるのは、要素を適用することだけです.これは、正式な電子メールを適切に書く方法を教えてくれます.
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