言い換えれば、成功は決して偶然ではありません。 一貫した成功は、慎重な努力、徹底した準備、および品質へのこだわりの成果です。 自己改善に関する国際的に認められた権威であるポール・J・マイヤーは、このように述べています。 さらに、オフィスの生産性向上ツールは、人々が日常生活を効率化するための重要な要素であると考えています。 現在の競争レベルでは、多くのアクセス可能な生産性ソリューションの XNUMX つを利用することだけが理にかなっています。 読み進めて、小規模なスタートアップ向けの無料のビジネス生産性向上ツールを見つけてください。
生産性向上ツールとは?
生産性ツールは コンピュータプログラム より短い時間でより多くのことを成し遂げるのに役立ちます。 ドキュメントをすばやく検索したり、チャートやグラフを作成して作業を視覚化したり、プロジェクトで他のユーザーと協力したりするのに役立つ機能が含まれている場合があります。
Office 生産性向上ツールの 3 種類とは?
私たちは常に、仕事を成し遂げるために XNUMX 種類のオフィス生産性ツールを使用してきました。
- 担当者
- カレンダー用アプリ
- 誰がメモを取ったにせよ
方法論にはさまざまな形や規模がありますが、David Allen の「Getting Things Done」(GTD) のようなシステムは、物事をシンプルで身近なものにすることを奨励しています。
職場の生産性向上ツールとは?
Workplace プラットフォームは、日常業務の実行方法を完全に刷新できる、統合された企業生産性ソリューションのエコシステムです。 ワークプレイスは、チームの生産性を妨げるあらゆる障害を克服するのに役立つオールインワン ソリューションです。 職場の革新的なコミュニケーションおよびコラボレーション アプリは、その中心にあります。
スモール ビジネスの生産性向上ツールが重要な理由
中小企業の生産性向上ツールを採用してオフィスの生産性を向上させる利点を見てみましょう。
＃1。 作業品質の向上
生産性と効率性を重視する企業は、従業員の満足度が高く、消費者の満足度が高い傾向にあります。 目標を設定し、タスクを割り当てて監視し、レポートを生成し、生産性ツールの助けを借りてスタッフをリアルタイムで最新の状態に保つことができます。
＃2。 より効果的なコラボレーション
ほとんどの中小企業は、複数のプロジェクトと責任を一度に追跡することが困難です。 アウトプットを高めるには、効率的なチームワークと個人の責任を促進するアプリが必要です。 あなたは上司として、誰がいつ何を担当しているかを追跡し、全員が正しい順序で仕事をしていることを確認する必要があります。
＃3。 より良いコミュニケーション
今日の多くの企業は、電子メールの負担が大きすぎるため、時間のかからないコミュニケーション手段を見つけようとしています。 幸いなことに、役立つチャット ユーティリティがあります。
たとえば、Slack では、ディスカッションごとに個別のチャネルを作成できます。 ユーザーは、電子メールのスレッドとは異なり、いつでも自由にチャネルを離れたり、チャネルに参加したりできます。 インタラクションは独自のスレッドに分岐することができ、個人はダイレクト メッセージを介して他のチーム メンバーと XNUMX 対 XNUMX の会話を行うことができます。
＃4。 簡単なパフォーマンス追跡
マネージャーは、ビジネス生産性ツールを利用してプロジェクトの概要を説明し、オフィスでチームの目標を設定できます。 スタッフが目標に対してどのように行動しているかをリアルタイムで確認することもできます。
エラーの修正や重要なマイルストーンの完了など、組織のパフォーマンスのプラス面とマイナス面の両方を公表するのに役立ちます。 他のチームメンバーがより多くの作業を行うように促し、システムの可視性と説明責任を高めるため、アウトプットが向上します。 締め切りに遅れないようにする唯一の方法は、現在の順位を常にチェックすることです。
スタートアップ向けの無料の最高の中小企業生産性ツール
以下は、スタートアップ向けの注目すべき無料のスモール ビジネス生産性ツールです。
＃1。 フリーダム
ウェブサイトの分析を監視したり、ソーシャル メディアを閲覧したりするなどの気晴らしは、締め切りを達成するのを難しくする可能性があります。 当面のタスクに集中するために、Freedom アプリを使用して、特定の Web サイトへのアクセス、通知、およびその他のオンライン中断を無効にすることができます。
このプログラムは、すべてのデバイスで Web サイトを一度に制限するため、他のプログラムよりも優れています。つまり、モバイル デバイスを使用してデスクトップ コンピューターのブロックをバイパスすることはできません。
チームメイトに「気が散らないゾーン」に入ることを伝えて、メッセージに反応しなくても理解できるようにします。
＃2。 カレンダーリー
Calendly は、会議のスケジュール設定や勤務時間の予約といった面倒なタスクを処理してくれるため、起業家やマーケティング担当者にとって不可欠なツールです。 このプログラムを使用すると、通常のカレンダーからイベントをインポートして、競合をスケジュールできます。 誰かがあなたとのミーティングをスケジュールする必要がある場合、カレンダーのリクエストやメールのやり取りを送信する代わりに、Calendly を介してスケジュールを設定できます。
このツールのバッファーは、特に役立ちます。 ユーザーは、直前の会議の境界を設定し、移動時間やストレッチのための 10 分の間隔など、会議間のバッファー時間を指定できます。 このポリシーを実装した場合、XNUMX 時間前に通知するだけで、XNUMX 日にたくさんのことを詰め込んだり、土壇場で何かを追加したりすることはできなくなります。
＃3。 ノイスリ
集中力に問題がある場合、背景の騒音を調整する必要がある場合、または長い XNUMX 日の終わりにリラックスしたい場合は、Noisli が役立ちます。 これから標準的なホワイト ノイズ マシンを期待するべきではありません。 ノイズの適切な組み合わせは、集中力を高め、物事を成し遂げるのに役立ちます。
子供やルームメイトがいる家で働くのは、騒音のために難しいかもしれません。 集中できない場合は、ノイスリを演奏してみてください。
＃4。 プッシュブレット
日中、ガジェット間を常に移動している可能性があります。 デスクトップ コンピューターから iPad や iPhone などのモバイル デバイスへ、またその逆へ。 日中に飛び跳ねるほど、気が散ってしまうと物事の流れに戻るのが難しくなります。 すべてのガジェットが連動していれば、時間を節約でき、気が散ることも少なくなります。 これが、本当に Pushbullet を使用する必要がある理由です。
＃5。 1パスワード
強力で一意のパスワードを使用する必要があることはいくら強調してもしすぎることはありません。 オンラインアカウント. それらをすべて思い出すことは不可能になり、それらを書き留めることも安全なオプションではありません。 これは、自宅やオフィスの暗号化されたプライベート ネットワークではなく、コーヒー ショップや図書館などで提供されるパブリック ネットワークにログオンする場合に重要です。
この問題は次の方法で解決されます。 1Password、あなた以外の誰もアクセスできない暗号化されたボールトにすべてのパスワードを保存します。 また、何かにログインする必要がある場合はどうでしょうか? マスターパスワードは XNUMX つだけで十分です。
＃6。 睡眠サイクル目覚まし時計
目が覚めたとき、寝たときよりも疲れていて、頭がドキドキして頭がぼんやりしていることはありませんか? 多くの場合、この望ましくないトライアドは、睡眠サイクルの途中 (または最も深い部分) で目覚めることによってもたらされます。
毎晩十分な睡眠をとり、体が自然に目覚めたときに起床すれば、目が覚めたときはずっと休息しているように感じるでしょう. しかし、この最も好調な段階をどのように認識していますか? Sleep Cycle と呼ばれるアプリは、睡眠パターンを監視し、最適な時間に目覚めさせることができます。 気分が若返り、一日を始める準備ができているので、精神的な霧や眠りへの衝動に惑わされることはありません。
＃7。 スコロ
Scoro は、企業の運営を管理するための包括的なプログラムです。 その目的は、平凡な操作を自動化して、本当に重要なこと、つまり消費者を満足させることにもっと注意を向けられるようにすることです。 チームを簡単に管理し、請求書を作成して送信し、Scoro で時間を追跡できます。
最も便利な部分の XNUMX つは、チーム ダッシュボードです。 収益から予算状況、次のアクションまで、プロジェクトの進捗状況を監視するために必要なすべての情報が XNUMX つの便利な場所で見つかります。 チームの全員がこのデータにリアルタイムでアクセスできるようになれば、締め切りを守ることも、さらに重要なことに、設定された予算を守ることもずっと簡単になります。
#8。 Cyfe バイ トラジェクト
ほとんどの場合、さまざまなプログラム、システム、およびリソースを使用して、次のような処理を行います。 ソーシャルメディア 広告、分析、顧客サービスなど。 Cyfe を使用すると、マーケティング チームは多くのツールを使いこなす必要がなくなり、すべてを XNUMX か所で処理できます。 Freshbooks、Alexa、Basecamp、Instagram、およびその他の多くは、統合できるサービスのほんの一部です。
#9。 ベターチーム
採用プロセスは、困難で骨の折れる作業になる可能性があります。 多くのサイトに求人を掲載し、応募書類を整理し、面接を行うことは、時間のかかるプロセスです。 その手順のほんの一部でも簡素化できれば、大きな助けになります。
利用可能な役割を宣伝する最初のステップは、Betterteam によって簡素化されます。 求人情報を 100 を超える最も有名な求人掲示板に配布するのに数分しかかかりません。これは、自分で達成できるよりもはるかに多くのことです。 時間を大幅に節約しながら、何万人もの興味を持ち、資格のある人々にリーチすることができます。 リモートで作業することの利点を活用してください。これには、潜在的なクライアントや顧客とネットワークを構築するための優れた機能が含まれます。
＃10。 ゴコ
統合された GoCo のプラットフォームのおかげで、すべての従業員のデータを XNUMX か所に集中させることができます。 人事管理、福利厚生管理、および給与処理を XNUMX つの使いやすいアプリケーションに統合します。 さらに、アプリケーションは給与計算システムと統合される場合があるため、法律に従っているかどうかを心配する必要はありません。 最後になりましたが、従業員が給付請求、休暇申請、およびその他の管理タスクを送信するための合理化された方法を提供し、不要な電子メールのやり取りの必要性を減らします.
#11。 ファイルステージ
あまりにも多くのチーム リーダーがコメントを提供し、多数のイテレーションを生成するために、プロジェクトが頻繁に改訂と承認で行き詰まる場合は、新しい手順が必要です。 Filestage は、このようなコラボレーションを頻繁に行うチームにとって重要なリソースです。 これは、クリエイティブな作業をレビューおよび修正するための集中型プラットフォームであり、管理者とアーティストの両方がフィードバックと変更要求を残すことができます。 Filestage の汎用性は、複数のファイル タイプを処理できるため、芸術的な取り組みに適しています。
＃12。 Connecteam
リモート チームが拡大するにつれて、メンバーはお互いを知り合ったり、かつてのように同僚と緊密な関係を築いたりする機会がなくなる可能性があります。 ここで Connectteam が役に立ちます。 このソフトウェアは、会社のスタッフのための内部ネットワークと考えることができ、スタッフ間のコミュニケーションとチームワークを促進します。
労働者は組織内の他のチームメンバーに協力を求めることができ、管理者は全スタッフにメッセージを送ることができ、誰もが調査や投票に参加して、しっかりした集合意識を感じることができます。 あなたの会社が COVID-19 パンデミックに対応して従業員を拡大している場合、これはリモート ワーカーがオフィスにいる従業員とつながるための楽しい方法です。
#13。 ハゲッツ
Frontpage は 2020 年 10 月に世論調査の結果を発表しました。これは、仕事用のメール アカウントがプライベート アカウントよりも混雑している傾向があることを示しています。 勤務時間中、平均的な人は XNUMX 分に XNUMX 回メールを受信します (人口の XNUMX%)。 適切な構造がないと、これらのコミュニケーションは置き忘れられたり混乱したりしやすくなり、対応が必要なイニシアチブの進行が遅れる可能性があります。
＃14。 Nextiva
Nextiva は、コミュニケーションを合理化し、プロジェクトの迅速な完了を促進することで効率を向上させます。 チームは電話で話したり、お互いにテキスト メッセージを送信したり、ビデオ通話をしたり、メールを送信したりできます。これらの会話はすべて XNUMX つの場所にアーカイブできます。 作業していた最後のスレッドを見つけるためだけに、山積みのメッセージをふるいにかけたり、電子メール検索エンジンに広範なキーワードを入力したりする必要はもうありません。 会話に関連するすべてが XNUMX か所で見つかります。
#15。 かやこ
忠実な顧客を維持するための優れた戦略とは? 迅速かつ個人のニーズに合わせた援助。 ヘルプ デスク ソフトウェア Kayako は、この目的に使用できます。また、留守中に実際の人との会話をシミュレートすることもできます。
Kayako は、電子メール、ソーシャル メディア、ライブ チャットなどのチームのサポート チャネルを XNUMX つの場所に統合するという点で、同様の製品の中でもユニークです。 従業員は社内サポート センターにもアクセスできるため、効率と生産性が向上します。
#16。 ワークフロー
ポストイット、メモ帳、紙くずはそのままにしておけます。 代わりに、チームの全員に Workflowy を使用して、共有の To Do リストを作成および管理してもらいます。 これが長くて整理されていないリストになることを心配しないでください.
慎重にレイアウトすることで、関連リストをすばやく簡単に区別することができます。 同様に、#tags 機能は、アイテムに特定のトピックのラベルを付けることで、リスト管理とチームワークを容易にします。 シンプルなプログラムですが、利用可能な最も効果的なコラボレーション ツールの XNUMX つです。
＃17。 Traackr
もしあなたの マーケティング戦略 インフルエンサーの活用が含まれる場合、マーケティング チームのすべてのメンバーが、どのインフルエンサーが最も成功したキャンペーンを担当し、どのインフルエンサーが不十分なのかに関する情報にアクセスできることが重要です。 Traackr を使用すると、誰もがこの情報を監視し、インフルエンサーを管理する責任を負うことができます。 さらに、監督者がいつでもチェックインし、従業員の進捗状況を監視できるようにします。
＃18。 nTask
プロジェクトに非常に多くの可動部分がある場合、忙しくしておくのは難しい場合がありますが、nTask のようなソフトウェアは負担を軽減するのに役立ちます。
オールインワンのプロジェクト管理およびタスク管理ソフトウェアである nTask を使用すると、プロジェクト タスクの追跡、進捗状況の視覚化、ステータス更新の取得などを簡単に行うことができます。
#19。 ガントプロ
プロジェクトの最も重要な側面の XNUMX つは、全員が同じページにいることを確認することです。 あなたとあなたのチームは、あなたが方向感覚を失ってしまうと、何が起こっているのかを理解しようとして時間を失うことになり、結果に悪影響を及ぼします.
Web ベースのガント チャート ソフトウェアである GanttPRO の助けを借りて、チーム メンバー全員が同じページにいることになります。 プロジェクトの参加者は、視覚的に魅力的なガント チャートのタイムラインのおかげで、計画のステータスのスナップショットをすばやく取得できます。 連携する機能により、情報が見落とされないことが保証されます。
#20 スラック
ボード全体のコミュニケーションを合理化するため、グループ プロジェクトに最適なソフトウェアです。 Google Drive、Dropbox、Box など、すでに使用しているプログラムと連携します。
あなたに最適な生産性向上ツールはどれですか?
より高度な機能が必要な場合は、サブスクリプション プラットフォームの方が価値があるかもしれませんが、ダウンロードして使用する生産性向上ツールを選択する前に、要求を慎重に検討する必要があります。 また、無料で低価格のソフトウェア ソリューションは、提供されるツールの範囲に関して制限があることが多いため、必要と思われる機能についてしっかりとした概念を持っている必要がありますが、ハイエンドのソフトウェアは実際にはすべての要求に対応できます。
Microsoft Excel はスタートアップ向けの無料のスモール ビジネス生産性向上ツールですか?
効率を高めるように設計されたソフトウェアには、前述のスプレッドシートやワード プロセッサのほか、PowerPoint などのプレゼンテーション プログラム、Kid Pix などのプレゼンテーション グラフィック エディタ、Microsoft Publisher などの出版プログラムがあります。 これらのツールを使用することで、教育者は授業を充実させ、従来の講義方法では達成できない有意義な方法で学生を参加させることができます。 無料のスモール ビジネス生産性ツールの例として、Excel は数学や科学の教室で非常に役立ちます。
Excel では、数値情報を即座にグラフィック表現に変換できます。 この方法により、インストラクターはチャートまたはグラフを使用して、実験または調査の結果の変動を示すことができます。 この視覚的表現は、基礎となる数字と同じくらい重要です。 一部の子供にとっては、違いを理解するためにチャートやグラフでデータを視覚化することが不可欠です。
生産性を測定する方法とは?
以下のヒントは、生産性の測定に役立ちます。
- すべての仕事を成し遂げる。
- 優れた時間管理
- 利益に集中する
- フィードバックとピアアセスメント。
- 労働時間と生産された商品の比較。
- 従業員の進捗状況を監視します。
- 顧客満足。
ビジネスの生産性はどのように決定されますか?
総生産量を総生産量で割ることにより、労働生産性の方程式を使用して従業員の生産性を計算できます。 あなたのビジネスが、1,500 ドル相当の商品またはサービス (インプット) を生産するために 80,000 労働時間を費やしたとします。 ビジネスの労働生産性を判断するには、80,000 を 1,500 で割ると、53 になります。
生産性向上ツールの一般的な用途とは?
企業は、生産性と効率を向上させることで、提供する製品と顧客の満足度を向上させることができます。 目標を設定し、タスクを割り当て、進行状況を監視し、レポートを生成し、生産性ソフトウェアによって可能になったリアルタイム コミュニケーションやその他の機能のおかげで、従業員は最新情報を把握することができます。
生産性を向上させた要因は何ですか?
生産性の向上に役立つ最も関連性の高い要因を次に示します。
- 経営陣の前向きな姿勢と関与、
- 積極的な従業員、
- 良好な労働条件
- 生産性を高めるためのツールと機器
- 水、電力、およびその他の入力供給の可用性」
まとめ
これらの無料のオフィスベースのビジネス生産性ツールをスタートアップに使用することには、多くの利点があることは明らかです. 日常的な雑用を自動化し、時間とエネルギーをプロジェクト間で均等に分割し、利用可能な時間を最大限に活用し、全体的に高レベルの成果を維持することで、効率を最大化するのに役立ちます. 彼らの助けを借りて、仕事を整理し、脇道にそれないようにし、時間通りに仕事を終えることができます。
よくあるご質問
なぜ生産性ツールと呼ばれるのですか?
その起源は、スタートアップ向けの無料のビジネス生産性ツールが、特にオフィスのタイピストやナレッジ ワーカーの間で、オフィスの能力を向上させるという事実にまでさかのぼることができますが、現在のアプリケーションははるかに広範です。
Google ドキュメントは生産性向上ソフトウェアですか?
Google ドキュメントは、無料の Web ベースのオフィス生産性ツールのセットです。 したがって、これは、ビジネスの世界では標準的な書類、スプレッドシート、およびプレゼンテーションの作成を容易にするように設計された一連のプログラムです。
ビジネスで使われているテクノロジーとは？
従業員によるコンピューター、ネットワーク、プリンター、モバイル デバイス、およびソフトウェア アプリケーションの使用はすべて、生産性の向上と無駄の削減という全体的な目標に貢献しています。
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