ビジネス プロセスの自動化とは、高度なテクノロジを使用して、人的支援を最小限に抑えてビジネス タスクを実行することです。 もちろん、忙しいオーナーなら誰でも BPA の重要性を知っています。 ユーザー定義のルールとアクションを使用して、適切なタイミングで適切な人に情報をルーティングすることで、作業をスピードアップします。 デジタル トランスフォーメーション戦略の一環として、組織は BPA を使用してワークフローを合理化し、業務をよりスムーズに実行できるようにすることがよくあります。 ビジネス プロセスの自動化の詳細と、トップ ソフトウェア ツールの例については、この記事をご覧ください。
ビジネス プロセスの自動化が重要な理由
ビジネス プロセスの自動化の目標は、紙を PDF に置き換えることだけではありません。 また、プロセスをより費用対効果が高く、合理化し、エラーを防止し、明確にすることも目的としています。 プロセスを自動化して全体的な運用効率を向上させることで、組織は時間を節約し、ベスト プラクティスが確実に使用されるようにします。
どのビジネス プロセスを自動化する必要がありますか?
ほとんどすべてのビジネス プロセスは、自動化によって何らかの方法で改善できます。 プロセス自動化の候補を評価するときは、次の主要な特性を考慮してください。
- この手順には、組織全体での一貫性が必要です。
- このプロセスでエラーが発生する余地はほとんどありません。
- この手順は繰り返すことができます。
ビジネス プロセス自動化ソフトウェア ツールとは
組織は、ビジネス プロセス自動化ソフトウェア ツールを使用して、ビジネス プロセスを部分的または完全に自動化できます。 RPA ソフトウェアと BPA ソフトウェアは似ています。 実際、彼らは同様の目的を持っています。 唯一の違いは、後者のソフトウェアが人間のように機能することです。マシン ビジョンとスクリーン スクレイピングを使用してソフトウェアを操作します。 一方、BPA ソフトウェアは、自動化されるソフトウェアに統合する前に、組織のビジネス プロセスを自動化します。
従業員のオンボーディングプロセス全体を担当
組織で働いたことがある場合は、オンボーディングが高度に構造化されたプロセスであることをご存知でしょう。 (担当者 A に電子メールを送信し、ドキュメント B、C、および D に記入するなど。) ゼロから始めるのではなく、ビジネス プロセス自動化ソフトウェアにプロセス全体を案内してもらうことができます。 ビジネス プロセスに一連の予測可能な手順と繰り返しが含まれる限り、自動化できる可能性があります。
ビジネス プロセス自動化ツール
ビジネス プロセスの自動化は、組織の運用を変革し、組織がビジネスの成長に合わせて拡張しながら、より少ないリソースでより多くのことを行えるようにします。 ここでは、回復力を高め、企業を新たな高みへと押し上げるビジネス プロセス自動化ツールのトップ XNUMX を紹介します。
＃1。 アサナ
アサナは プロジェクト管理 マネージャーとワーカーの両方の機能を備えたツール。 シンプルなユーザー インターフェイスにより、プロジェクト管理が簡素化され、使用と対話が促進されます。 セキュリティに関する限り、Asana は SSO、2FA、および高度できめ細かいアクセス許可を提供します。 Asana では、事前に作成されたテンプレート、共有チーム カレンダー、タスク スケジューラ、タスクの優先順位付け、反復タスクの自動化を使用して、管理と計画を行うことができます。 また、プロジェクト インサイトのレポート ダッシュボード、ドラッグ アンド ドロップまたは手動によるファイル共有、各タスクの下のコメント セクションもあります。
＃2。 プロセスメーカー
ProcessMaker は、スケーラビリティを必要とする組織向けのインテリジェントなローコード BPM およびビジネス プロセス自動化プラットフォームです。 フィルタリングされた検索機能を使用して、カスタマイズ可能なグラフとレポートをすばやく作成できます。 特定のエンド ユーザーをチャートやレポートに割り当てることもできます。 ProcessMaker には、JavaScript、Java、C#、およびその他の言語をサポートするスクリプト エンジンが含まれています。 BPMN 構文チェックとプロセス エラー検証を提供して、構文をチェックします。 その結果、エンドツーエンドの自動化プロセスの全体的な可視性とオーケストレーションを改善できます。 エンド ユーザーは、必要な数の自動化プロセスを設計および再設計することもできます。
＃3。 アクティブバッチ
ActiveBatch は、自動化されたワークフローを調整するためのノーコード プラットフォームです。 そのイベント駆動型アーキテクチャにより、メッセージ キュー、ツイート、FTP ファイル イベント、電子メール、およびその他の機能をサポートできます。 タスクのスケジュールは、営業日と時間に基づいて調整することもできます。 自動化されたチケットを管理するために、System Center Service Manager および ServiceNow との双方向の統合を提供します。 API を使用して、任意のサービス、アプリケーション、またはサーバーに接続することもできます。 また、モデリングや詳細な監視などの機能も含まれています。
＃4。 キスフロー
Kissflow は、ビジネス プロセスの自動化へのシンプルなアプローチを提供します。 これは、ベンダーへの支払い、発注書、新入社員のオンボーディング、マイレージの払い戻しなどを管理するための 50 以上のアプリのグループです。 これらのアプリは、エンド ユーザーがカスタマイズすることもできます。 Kissflow は、データ キャプチャ フォーム、アクティビティ レポート、およびシステム シーケンスも提供します。 Zapier がサポートする SaaS 統合をコラボレーション スイートとして提供します。 Dropbox からファイルを添付することもできます。 Googleドキュメント 多言語であること。 さらに、ユーザーが作成できるアプリケーションの数に制限はありません。
＃5。 Hootsuite
Hootsuite は、今日の市場でよく知られているソーシャル メディア管理自動化ツールです。 Hootsuite App Discovery ストアには 150 以上のアプリがあり、ソーシャル ネットワーク統合の最も包括的なリストがあります。 また、迅速なオンボーディングのための使いやすいインターフェースも備えています。 YouTube を含む複数のアカウントをすばやく接続できます。 Hootsuite は、複数のソーシャル ネットワークで通信するビジネス向けの効果的なソーシャル メディア管理ツールです。 また、Hootsuite API を使用して統合を調整し、相互運用性を向上させることもできます。
＃6。 ベースキャンプ
Basecamp は、企業が使用するオンライン コラボレーション ツールです。 幅広い統合が可能であるため、適応性があります。 Basecamp の優れた機能には、締め切り、ファイル、タスク、アナウンス、およびディスカッションの追跡が含まれます。 会社のチーム用の仮想ハブを作成することを検討してください。これは、リモート作業環境で役立つ可能性があります。 Basecamp は、最も適応性が高く堅牢なワークプレイス ハブです。 プロジェクト管理を強調することはできますが、プロジェクトを容易にすることを意図したものではありません。 ただし、プロジェクトのスピードアップに役立つディスカッション管理には優れています。
＃7。 トラッカー Comindware
Comindware Tracker は、問題の追跡、コミュニケーション、プロジェクト管理、ワークフロー管理を自動化する SaaS プラットフォームです。 人事管理、リソース使用率、およびその他のプロセス。 すべての機能をカスタマイズすることもできます。 たとえば、Comindware Tracker には、ドラッグ アンド ドロップ インターフェイスを使用してワークフローを設計およびカスタマイズできるグラフィカル ワークフロー ビルダーが含まれています。 問題追跡のために、顧客、ベンダー、およびパートナーに関する重要なアラートをフォローアップできます。 Comindware Tracker には、雇用、休暇、従業員の異動、警告、および解雇を管理するための人事管理 (HRM) システムも含まれています。
#8。 レーザーフィッシュ
LaserFiche は、デジタル クラッターを整理する自動コンテンツ管理のプラットフォームです。 デジタル ドキュメントを毎日ルーティングおよび追跡するためのシンプルで使いやすいインターフェイスを提供します。 AI 主導のワークフローと分析により、エンド ユーザーは組織全体でドキュメントをデジタルでスキャンして整理できます。 また、フォーム、レポート、タスク管理などのツールも含まれています。
#9。 クウ
Quu は、コンテンツの調査とマーケティングを自動化するためのツールです。 ただし、これは HootSuite のクローンではありません。 ターゲット ユーザーに関連するコンテンツの調査には、常に時間がかかります。 Quu は、好みのニッチで高品質のコンテンツのアラートを毎日送信することで、面倒なプロセスを自動化します。 通知には、ポッドキャスト、記事、ビデオ、ブログ投稿などへのリンクが含まれています。 コンテンツには、手動キュレーション、ディスカバリー、および Pod by Quu の XNUMX つのオプションがあります。 毎日のコンテンツを受け取ったら、HootSuite などのツールを使用してスケジュールを設定できます。
＃10。 TrackVia
TrackVia は、ワークフロー管理のための適切に設計されたローコード開発プラットフォームです。 アプリケーションを構築し、プロセスを自動化するための UI ベースのドラッグ アンド ドロップ機能をエンド ユーザーに提供します。 Zapier 統合とレスポンシブ ダッシュボードを備えたモバイル ワークフローが主な焦点です。 ただし、デフォルトのレイアウトのため、カスタマイズには制限があります。 TrackVia は、より多くのサードパーティ アプリの統合からも恩恵を受ける可能性があります。
ビジネス プロセス オートメーション (BPA) とロボティック プロセス オートメーション (RPA) の違いは何ですか?
BPA はビジネス プロセス全体を最初から最後まで自動化し、RPA は個々のタスクをソフトウェア ロボットに委任して合理化しました。
ビジネス プロセス自動化ソフトウェア ツールの使用と例
ビジネス プロセス自動化ソフトウェア ツールがビジネスの世界でどのように使用されているかを示すいくつかの説得力のある例を次に示します。
＃1。 従業員のオンボーディング
従業員の採用は、時間のかかる骨の折れるプロセスです。 これは、法的文書、銀行口座の開設、トレーニングとオリエンテーションの編成、さまざまなフォームへの記入など、雇用プロセスに関連する大量の事務処理があるためです。 この採用プロセスは、BPA ソフトウェアがなければ、一貫性がなく、非公式で、バラバラになり、次のような結果につながる可能性さえあります。
この採用プロセスは、ビジネス プロセス自動化ソフトウェアの例がなければ、一貫性がなく、形式張らず、支離滅裂になります。
- 従業員の満足度が低い。
- いくつかの必要な手順を完了できません。
- 新しい従業員を雇うときに記入する無数のフォーム。
従業員のオンボーディング プロセスを自動化することで、あるタスクから次のタスクへのスムーズな移行を確保できます。 BPA ソフトウェアのおかげで、将来の従業員に採用プロセスに関する最新情報を提供することができます。
＃2。 注文書
注文書は、ほとんどの組織で繰り返される日常業務であり、大量の事務処理が必要です。 従業員はフォームに記入し、購買チームに送信します。 発注書が作成され、適切な当局によってレビューおよび承認された後、コピーがサプライヤと在庫チームに送信されます。 予算の制約や情報不足などの理由でリクエストが拒否された場合、注文書はリクエスト元のチームに差し戻されます。 このビジネス プロセスが自動化されていない場合、次のような (ただしこれらに限定されない) いくつかの問題が発生する可能性があります。
- サプライ品の配送中にエラーが発生しました。
- 発注ミス。
- 不完全な記録。
- 生産性が影響を受けました。
- 注文書の承認が遅れました。
ビジネス プロセス自動化ソフトウェアの例は、ワークフローの実行を促進および加速し、組織内のデータの正確性、透明性、説明責任も向上させます。
ビジネスプロセス自動化の目的は何ですか?
プロセス自動化の主な目的は、会社のワークフローを改善することです。 コスト、時間、無駄を削減しながら、生産性を高め、エラーを減らし、自動化によってすべてのビジネス プロセスをリアルタイムで制御できます。
ビジネスプロセス自動化の利点は何ですか?
プロセスの自動化によって、顧客満足度の向上や競争上の優位性など、多くの肯定的な結果が得られます。
＃1。 それはお金を節約します
毎年、非効率的なビジネス プロセスが原因で、組織は収益の少なくとも 30% を失っています。 言い換えれば、手動のビジネス プロセスは、多くの場合、かなりのリソースの浪費につながります。 手動から自動化されたビジネス プロセスに移行することで、エラーを減らすことができます。 組織は大幅に増加する可能性があります 利益率 ビジネス自動化プロセスの例を通じて運用コストを削減します。 無駄が排除され、リソースが最適に利用されるため、有利な条件を再交渉し、契約を効率的に管理する余地が増えます。
＃2。 ドキュメントのレビューと承認を加速
データとドキュメントを手動で維持することは、悪夢のように時間がかかり、間違いを犯す可能性が高くなります。 ドキュメント管理プロセスを自動化すると、ドキュメントのレビューと承認にかかる時間が短縮され、より便利になります。
＃3。 透明性を高める
BPA ソフトウェアを使用すると、実行中の複数のプロセスを追跡および監視し、主要業績評価指標 (KPI) を確立できます。 このレベルの透明性により、重要な改善が必要な組織の領域に関する洞察が得られます。
＃4。 ドキュメントの進行状況の監視を支援
従業員に電話してフォローアップする必要があることを検討してください。 次に、電子メールを介してやり取りを行い、特定の詳細を明確にします。 このようなプロセスを手動で行うと、情報を適切な人に適切なタイミングで転送するのに、最大で XNUMX 週間以上かかる場合があります。 BPA ソフトウェアは、ドキュメントと情報の処理時間を数時間に短縮します。 自動化により、ドキュメントの進行状況とステータスを追跡することもでき、ドキュメントの送信、開封、署名の完全な追跡が可能になります。
＃5。 会社の方針を支持する
関連する業界や法的規制に違反することは、あらゆる場所の企業にとって費用のかかる行動です。 幸いなことに、ビジネス プロセス自動化ソフトウェア ツールは、企業がコンプライアンスを維持するのに役立ちます。 このデータは、追跡可能で管理されているため、関連する規制への準拠が向上するため、役立ちます。
＃6。 コミュニケーションを促進する
ビジネス プロセスで何が起こっているかを調べるには、スーパーバイザーまたはチーム リーダーに連絡してください。 それでも、誤解が生じる可能性が高く、コストのかかるエラーにつながる可能性があります。 ビジネス プロセス自動化ソフトウェアは、このような社内コミュニケーションの合理化に役立ちます。 販売や顧客サービスなどの顧客対応プロセスの簡素化にも役立ちます。 また、プロセスの自動化により、プロセスに関連するすべての通信がワークフロー内に維持されるため、プロセスの実行がより簡単かつ迅速になります。
＃7。 手動プロセスへの依存を軽減
最近の調査によると、オフィス ワーカーは、ドキュメント処理、事務処理の承認、情報検索などの破壊的なタスクに XNUMX 日あたり約 XNUMX 時間半を費やしています。 ビジネス プロセス自動化ソフトウェアは、繰り返しのタスクをすばやく完了できます。 自動化により、手作業による介入が少なくて済むため、コストを節約できます。 また、すべての BPA ソフトウェアの主な利点である時間の節約にもなります。
#8。 会議を減らす
BPA ソフトウェアは、組織内で繰り返し発生するありふれたすべてのタスクを効果的に処理できるため、会議を減らして労働力の割り当てを改善できます。 これにより、従業員の注意を、戦略の開発とより重要な機能の実行に脳をより集中させるタスクに向け直すこともできます。
#9。 ワークフローを強化
プロセスの自動化は、特に多くの従業員と利害関係者を抱える大規模な組織で、ワークフローの一貫性を向上させます。 そして、これは物事が少し複雑になる可能性がある場所です: 誰もが完了するための複数のタスク、さまざまなファイリング方法、さまざまな習慣などを持っています. 相互に体系的に続くステップを備えた BPA ソフトウェアは、ワークフローを改善し、ビジネス プロセスをより効果的にするための巧妙な近道です。
#10。 ヒューマンエラーを減らす
従業員がどれほど有能であっても、エラーは人間の責任です。 ミスは必ず発生します。 実際、それらは避けられません。 ただし、ビジネス プロセスを自動化すると、一定の遅延、非効率な点、手作業によるエラーなど、職場でよくあるエラーを検出して修正できます。 これらのエラーのリスクを (プロセスの自動化によって) 排除することで、ビジネス プロセスはよりスムーズに実行されます。 冗長なビジネス オペレーションを回避するのに役立ちます。 BPA ソフトウェアは、ビジネスで再発するエラーを防止するのにも役立ちます。
プロセス自動化の種類
ここでは、XNUMX つの異なるタイプのビジネス自動化、その機能、およびそれらを使用する必要がある場合について説明します。
＃1。 自動化マーケティング
マーケティングはビジネスを運営する上で重要な部分ですが、時間と費用がかかる可能性があるため、自動化の有力な候補になります。 企業は、マーケティング自動化ツールを使用して、セールス エンゲージメントの準備ができている非常に適格なリードを生成できます。 これらのツールは、チームが目標を定め、構築し、実行し、成功を測定するためのフレームワークも提供します。 マーケティングキャンペーン、リードの評価と変換を簡素化します。
＃2。 会計と簿記の自動化
企業は、会計および簿記機能を自動化することにより、売掛金 (AR)、買掛金 (AP)、請求、回収、クレジット カードの申し込み、データのバックアップ、および毎日または毎週管理する必要があるその他の財務プロセスにかかる時間を大幅に節約できます。 . また、簿記、総勘定元帳 (GL) 管理、銀行口座管理などのコア プロセスを自動化することもできます。 自動化により、複雑なプロセスが単純化され、手動要素が削除されます。 会計チームの作業と、数値計算とトランザクション作業の処理。
＃3。 プロセスの自動化
ビジネス プロセスの自動化 (BPA) は、ビジネスの価値と効率を向上させるためにアプリケーション統合を組み込むことにより、基本的な自動化を超えて拡張されます。 BPA のサブセットであるロボティック プロセス オートメーション (RPA) は、日常的なタスクの自動化に重点を置いていますが、BPA は企業が自動化への投資からより多くを得るのに役立ちます。 BPA は、複数のソースからのデータを集約して、手動では困難な分析を作成することでこれを実現します。
企業は、次のようなさまざまな目的で BPA を使用します。
- 自動注文入力
- メールの自動化
- 自動バッチ処理
- 自動ファイル転送
- 自動化されたレポートの生成と配布
＃4。 人事の自動化
新しい従業員の雇用は、オンラインでの求人掲載や採用活動から始まり、従業員が正式に入社するまでの複数のステップからなるプロセスです。 このプロセスの多くのステップは自動化できます。 人的資源 マネジメントシステム (HRMS) は、この点で便利なツールです。 これらのシステムは、より大きな一連の機能の一部として、候補者管理プロセスを自動化します。 これは具体的には、候補者に直接送信される自動化された求人情報を指します。これは、外部の世界と、内部のポジションに応募したり、紹介したりしたいと考えている現在の従業員の両方に、募集中のポジションについて情報を広めるのに役立ちます。
プロセス自動化の XNUMX つのタイプとは?
一般に、パワー オートメーションに関しては、主に XNUMX つのタイプのプロセス オートメーションがあります。 これらは、クラウド フロー、API ベースのデジタル プロセス オートメーション、および UI ベースのロボティック プロセス オートメーション (RPA) です。
RPAに最適な国は?
高度な RPA で知られる国がいくつかあります。 ロボット工学の専門家は、制限なく研究開発を行うことができる国で仕事を探すことが多く、韓国は最高の場所の XNUMX つです。
SAP と RPA のどちらが優れていますか?
技術や道具に劣ったり優れたりするものはありません。 SAP と RPA の両方が市場で同等の重要性を持っています。 どちらも違います。 実際、RPA ツールを使用して、SAP は自動化されていますが、SAP が劣っているわけではありません。
RPA の需要は高いですか?
あらゆるビジネス環境において、SAP と RPA は不可欠であり、有用です。 ただし、どちらも有用性に関係なく、異なる役割を果たします。
よくあるご質問
ビジネスプロセスの自動化とは何ですか?
ビジネス プロセス オートメーション (BPA) は、ソフトウェアを使用して、何度も何度も発生し、多くのステップを持つビジネス トランザクションを自動化することです。
プロセス自動化は良いキャリアですか?
はい、ネットワーク接続に対応して改善できる統合アプリケーションを作成する必要があります。 これは、あなたをすぐに裕福にすることができる、スキル指向の高給の仕事のXNUMXつです.
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参考文献
