事業経費はリソースを大幅に消耗する可能性があります。 支出を注意深く追跡しないと、使いすぎてお金を失ってしまう可能性があります。 この記事では、ビジネス経費を追跡することの重要性について説明し、それを効果的に行う方法についてのヒントを提供します。
事業経費とは
会社の運営に関連する費用は事業費として知られています。 事業控除とも呼ばれる通常の必要な事業経費は、利益、損失、および課税所得を決定するために収入から差し引かれます。 これらの支出には、走行距離、銀行手数料と手数料、ソフトウェアと公共料金、事務用品、印刷、郵便と配送、広告とマーケティングの料金が含まれます。
会社の支出を追跡する場合、損益を監視し、業界のパターンを調査して予測に役立てることができます。 自分の財務状況を把握しているため、適切な資金の使い方を計画することができます。
事業経費を追跡する手順
事業支出を追跡するには、事業取引用に別の口座を設定する、会計ソフトウェアを金融機関と統合する、定期的に領収書を提出する、時々データを検査するなど、いくつかの手順が必要です。 ビジネス支出を適切に追跡するには、以下の手順に従ってください。
＃1。 ビジネスアカウントを作成する
ビジネス活動専用のビジネス財務アカウントを作成することは、事業支出を追跡するための最初のステップです。 クライアントからクレジット カードでの支払いを受けるには、マーチャント サービス口座、ビジネス 当座預金口座、およびビジネス 普通預金口座を開設する必要があります。 ビジネス用に別のアカウントがあれば、財務管理が簡単になります。 すべての事業経費を XNUMX か所で管理できるため、税控除の申請が簡単になります。
#2. 会計プログラムを選択してください
事業記録を自動化し、各経費を追跡できる会計ソフトウェアを選択することが、事業支出を追跡するための次のステップです。 会計ソフトウェアを使用すると、事業支出の監視と整理が簡単になります。 最高の会計ソフトウェアには、会社の支出を長期的に比較できるレポート機能が備わっています。 多くの無料の会計ソフトウェア プラットフォームが企業向けに提供されているため、正確な記録を維持するために許容できる以上の費用を費やす必要はありません。
#3. 金融機関を接続する
会計ソフトウェアを銀行に接続すると、事業支出の追跡が容易になります。 支出を分類し、すべての銀行取引の自動ダウンロードを有効にすることができます。 また、より多くの機能を統合して、日々の取引を入力したり銀行取引明細書をダウンロードしたりすることで明細書を簡単に照合できるようにすることもできます。
さらに、銀行口座を会計システムにリンクすることで、銀行口座にアクセスすることなくプログラムで財務操作を実行できます。 この同期のおかげで、コストの追跡に費やす時間が短縮されます。 さらに、取引を忘れることがないため、収益と支出の記録が正確であることを確認できます。
#4. 領収書を提出する
支出の正確な追跡を維持するために、ビジネスを行う際には領収書を慎重にファイルするようにしてください。 IRS は、すべての紙の領収書およびその他の記録を少なくとも XNUMX 年間保管することを義務付けています。 したがって、紙の領収書はフォルダーに保管し、各取引の理由を必ず領収書に書き留めてください。 フォルダーには、該当する日付やカテゴリーに基づいてラベルを付け、整理することもできます。
#5. ビジネス経費を見直す
時々支出を確認すると、ビジネス経費の追跡から最大限のメリットを得ることができます。 レポートを確認し、データを確認し、分析を実行します。 パターンに注目して、さまざまなカテゴリでどれくらいの金額を費やしているのか、またコストがどのように合計されるのかを観察してください。 また、間違いや漏れがあれば修正してください。
ビジネス経費トラッカーの操作とは何ですか
通常、ビジネスコストモニターはオンラインまたはモバイルアプリを通じて利用できます。 プロバイダーに加入すると、特定の数の従業員へのアクセスが許可されます。
登録手順は製品ごとに異なりますが、ほとんどのトラッカーでは比較的簡単な財務情報と会社情報が必要です。 ソフトウェアを最大限に活用するには、ソフトウェアをビジネス 当座預金口座またはビジネス クレジット カードに接続する必要があります。 さらに、スタッフ メンバーには、承認されたビジネス関連経費の領収書の提出後に払い戻しを受けることができるように、個人の銀行口座をリンクする選択肢が与えられます。
支出のうち最も高額な部分は、支出を分類するビジネス支出トラッカーによって強調表示されます。 また、支出を制限するのにも役立ちます。 たとえば、すべての在庫やマーケティング関連の経費を集計して、各項目の予算を下回っているかどうかを確認できます。 これらの洞察により、キャッシュ フローの維持が簡単になります。
中小企業の帳簿はどのように保管すべきですか
中小企業の会計記録を設定するには、次の手順を完了する必要があります。
#1. 会計プログラムを選択してください
単式簿記または複式簿記は、企業が金融取引を追跡するために使用する XNUMX つの方法です。 単式簿記はその単純さから、小規模な会社が最初に設立する場合に好まれる方法です。
単式簿記では現金主義が採用されています。 この方法を使用すると、ビジネスの収益を受け取るときに、経費が発生するときにそれを追跡できます。 簿記にスプレッドシートを使用する場合、このアプローチが最も簡単です。
#2. 録音手法を選択する
トランザクションを手動で入力することと、カスタマイズされたスプレッドシートを作成することはどちらもオプションです。 ただし、エラーを減らすために、計算を実行してくれる会計ソフトウェアを使用してください。 中小企業会計ソフトウェアを使用すると、すべての財務データを正確かつ現時点で管理できるため、将来の作業が容易になります。
#3. 組織の銀行口座を作成する
個人用と会社用の銀行口座を別々に持つと、納税時期に有利になります。 企業アカウントを会計ソフトウェアに接続するときに、個人の Netflix メンバーシップを意図せずインポートすることを心配する必要はありません。
毎月の帳簿と銀行取引明細書を必ず照合してください。 これには、銀行取引明細書のデータと会計ソフトウェアの入力内容を比較することが含まれます。
#4. 請求書テンプレートを作成する
オンラインで行うか、会計プログラムで行うかに関係なく。 サービスを提供する中小企業の多くはクレジットでサービスを提供しており、プロジェクト終了時に請求書を送信し、クライアントは後で支払うことができます。
各請求書には支払い条件を指定する必要があります。 これには、連絡先情報、支払い手順、請求書の期限が含まれます。 支払い処理に関する情報により、後で問題が発生せず、適切な金額がアカウントに入金されることが保証されます。
中小企業の経費追跡
＃1。 ランプ
Ramp はビジネス クレジット カードと支出を管理するためのプラットフォームで、中小企業の自動化の合理化とコスト削減を支援するように設計されています。 この 5-in-1 支出管理ソフトウェアは、法人カード、コスト管理、請求書の支払い、会計、レポートを処理することで、貴重な時間を節約します。
自動調整により、経費の追跡が自動化されるだけでなく、簿記の管理も容易になります。 100 を超えるアプリ
- Slack
- Xeroなど
- でログイン
- オラクルネットスイート
- QuickBooks
- また、企業は Sage を Ramp と統合できます。
#2. ライドー
Rydoo は、財務予測と分析を強化しながら、財務スタッフの支出管理を支援します。 この中小企業財務管理アプリケーションを使用すると、交通費を追跡し、日当を管理し、従業員の領収書を一元管理できます。
#3. サーキュラ
洗練された従業員財務プラットフォームである Circula を使用して、従業員の支出と会社の福利厚生を管理できます。 このプログラムは、シンプルなユーザー インターフェイスを提供し、プロセス コストの削減を支援し、中小企業のコンプライアンスを維持するために作成されました。
Circula が提供する AI ソリューションは、ポリシーの自動化と経費の管理に非常に有益です。 さらに、人事および給与プログラム、TravelPerk などの旅行予約 Web サイト、ERP プログラムとリンクすることもできます。
#4. ペイホーク
Payhawk は、銀行業務および会計要件の自動化と管理を支援する包括的な金融ソフトウェアです。 また、支出管理、請求書の支払い、会計の自動化など、あらゆる規模の企業にあらゆる機能を提供します。
さらに、次のような幅広い ERP プログラムと互換性があります。
- オラクルネットスイート
- Xeroなど
- QuickBooks
- Microsoft Dynamics
- セージ
- 正確な
- そしてダテフ。
＃5。 経費にする
Expensify は、旅行予約、法人カード、請求書発行、支払い、経費監視など、多数の無料機能を提供するコスト追跡サービスです。 また、特徴的なワンクリックの入金と支出の監視機能により、個人事業主からフォーチュン 500 企業に至るまで、あらゆる種類の組織に好評を得ています。
ビジネス経費追跡アプリ
会社の成長に役立つ、より複雑な会計手法を使用するための最初のステップは、支出を追跡することです。
＃1。 個人資本
Personal Capital のようなフル機能の投資マネージャーを雇いましょう。 クレジット カードまたはデビット カードを使用して行うすべての購入は監視され、分類されます。 このアプリは、毎月のキャッシュ フローと毎月の出費の内訳を使用してグラフを生成します。 資産管理サービスと無料の財務ダッシュボードの XNUMX つのバリエーションがあります。
投資管理オプションはウェルス マネジメント オプションによって提供され、ライブ サポートを提供しながらロボアドバイザーとして機能します。 無料の財務ダッシュボードは、キャッシュ フロー分析と予算作成ツールを提供します。 このアプリを使用して、投資を確認し、退職後の計画を立てることができます。
＃2。 経費にする
これは、移動中に支出レポートを作成するための優れたアプリで、iOS および Android スマートフォンで利用できます。 Expensify は、経費を追跡したり、領収書の画像を手動で撮影したりできる機能で、仕事で頻繁に出張する人にとっては必需品です。 Expensify は、領収書の写真を撮ると自動的に領収書を解釈し、文書化された経費に変換します。 走行距離、旅行、食費などの出費を分類することもできます。 最も良い点は、Expensify の費用は個人の場合は無料、チームの場合は月額 5 ドルであることです。
＃3。 SAP コンカー
SAP Concur は、確立された (そして拡大する) 中小企業にとって理想的な経費報告ツールです。 支出を追跡する機能に加えて、従業員の払い戻し、提出と承認、請求書の追跡、ベンダーの支払い、旅行の予約などのためのワークフローが組み込まれています。 SAP Concur の最も優れた点は、好みに合わせてカスタマイズでき、(機能とユーザー数に応じて) 適切に請求されることです。 SAP Concur が優れたオプションであるもう XNUMX つの理由は、小規模組織向けに幅広い製品を提供し、必要に応じて容量を追加できることです。 既存の Concur ユーザーは、iOS または Android アプリ ストアからアプリを無料でダウンロードできます。
＃4。 ウォーリー
Wally は、便利な経費追跡機能を豊富に備えた活気に満ちたソフトウェアです。 これは iOS ソフトウェアであり、基本バージョンは無料です。 他の経費追跡アプリと同様に、経費を手動で入力してカテゴリを割り当てたり、領収書の直接画像を撮影したりできます。 このアプリは、あなたの収入を追跡し、毎月の貯蓄額の予測を提供することもできます。 最後に、ビジネスファイナンスよりも個人ファイナンスに重点を置いているため、マイクロビジネスや副業を経営する人々に最適です。
＃5。 Mvelopes
Mvelopes は提案型支出戦略を採用しています。 使いすぎを防ぎ、ユーザーがわずか 15 分で予算を立てるのを支援できると主張しています。 このプログラムは、ユーザーに複数の仮想「封筒」にお金を預けてもらい、超過できない毎月の予算を作成することで機能します。 Android と iOS の両方がサポートされています。
事業経費追跡スプレッドシート
事業支出のスプレッドシートは、会社の支出を追跡および記録する標準化されたテンプレートです。 企業資金の「何を」、「なぜ」、「誰が」、「どのように」使用するのかが具体的に取り上げられています。たとえば、次のとおりです。
- そのお金は何に使われましたか?
- なぜ使い切られたのでしょうか？
- 誰がそれを使いましたか？
- 費用はいくらでしたか？
これらのスプレッドシートの中には、特定の事業支出を追跡するものもありますが、過去の支出の概要を簡単に提供するものもあります。 たとえば、住居費や食費などの旅行関連費用を追跡するためのスプレッドシートです。 毎月の支出の合計は、支出のスプレッドシートで確認できます。
ビジネス支出に Excel スプレッドシートを使用する
Microsoft Excel スプレッドシートを使用してビジネス支出を追跡することの主な利点をいくつか見てみましょう。
#1. 財務上の意思決定がより賢くなる
会社の経費をよりよく認識すると、より賢明な財務上の判断が可能になります。 重要なステップは、経費データをわかりやすいスプレッドシートに凝縮することです。 たとえば、パン屋を経営しており、製品を地元で購入するのが費用対効果が高いかどうかを判断しようとしていると想像してください。
#2. 時間とお金が節約されます
標準化されたスプレッドシートを使用して支出を追跡すると、組み込みの数式を使用して合計と平均を計算することで時間を節約できます。 その結果、計算を行うよりも財務目標に集中する可能性があります。
#3. 不規則な支出や不正な支出を簡単に特定できる
支出を追跡することで、奇妙な変化を特定できます。 たとえば、経費スプレッドシートを使用すると、事務用品に通常月に 100 ドルを費やすのに、翌月には 500 ドルを費やすなど、支出の変化を簡単に確認できます。 これらの「危険信号」を早期に発見することで、不正または違法な支出を検出して調査することが可能になります。
中小企業はどのように経費を把握しているのでしょうか?
支出の正確な追跡を維持するために、ビジネスを行う際には領収書を慎重にファイルするようにしてください。 IRS は、すべての紙の領収書およびその他の記録を少なくとも XNUMX 年間保管することを義務付けています。
ビジネスの経費を追跡する最良の方法は何ですか?
- ビジネスアカウントを開く
- 会計プログラムを選択します。
- 金融機関を接続する
- 領収書をファイルに保存する
- ビジネス経費を見直す
ビジネス経費を自動的に追跡するにはどうすればよいですか?
事業経費を追跡する方法は次のとおりです。
- 会社の銀行口座を開設します。
- 適切な会計システムを選択してください。
- 見越会計または現金会計のいずれかを選択します。
- 金融機関に参加します。
- 領収書を正しく処理するようにしましょう。
- すべての経費を素早く記録します。
- 予算作成ソフトウェアの使用を検討してください。
自営業の支出を追跡するにはどうすればよいですか?
自営業台帳は「税務台帳」とも呼ばれ、ビジネスのすべての収益と支出を記録するための派手な用語です。 情報は、手書きの「台帳」帳、オンラインのスプレッドシート、または会計ソフトウェアに記録できます。
なぜ経費を追跡する必要があるのですか?
支出追跡の基本的な目標は、経済生活における非効率な支出パターンを見つけて排除することです。 さらに、コストを継続的に追跡することで、財務管理を維持し、貯蓄や投資などのより良い財務慣行を奨励することができます。
まとめ
事業経費を追跡すると、財務状況を把握するのに役立ちます。 したがって、出費を見落とさないように適切な措置を講じてください。 より賢明な財務上の決定を下したり、減税やその他のビジネス資金援助の資格を得たりすることは、すべて、整理された支出記録を維持することによって可能になります。
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参考文献
