組織内の従業員の生産性レベルを向上させることは、すべてのマネージャーのリストに含まれている必要があり、それを達成するための複数の方法の XNUMX つは、欠勤管理を実践することです。
欠勤を抑制するための効率的な欠勤管理システムを導入することは、組織に利益をもたらします。特に、雇用主が欠勤管理ポリシーを設定して、従業員が健康上必要なときに仕事を休むことをサポートし、可能なときに復帰できるようにする場合です。
では、欠勤管理にはさらに何が必要でしょうか? 欠勤管理、そのポリシー、福利厚生、およびシステムについて調べてみましょう。
勤怠管理とは何ですか?
休暇管理は、従業員の生産性を高める上で重要な部分です。 雇用主は、ポリシー、手順、またはプログラムを使用して、従業員の欠勤を減らし、従業員がお互いの邪魔にならないようにし、従業員の生産性を高めます。
また、病気、けが、またはやむを得ない状況で仕事を休む労働者をサポートすることと、欠勤が疑わしいまたは過度に多い労働者を罰することとの間のバランスを取る必要があります。
休暇管理ポリシーとは何ですか?
企業は、従業員が仕事をしていないときの権利と責任を従業員に伝える、率直な方針を持つべきです。 このポリシーは、会社のビジネス目標と文化もサポートする必要があります。
法律により、雇用主は、疾病手当に関する規則を含め、病気やけがをしたり、働けないことに関する規則を労働者に伝えることが義務付けられています。
ポリシーには次の内容を含める必要があります。
- 契約上の不良手当の条件と、それらが法定疾病手当とどのように関係しているかについての詳細。
- 出勤できない場合、従業員は誰に、いつ連絡するべきか。
- 従業員が自己証明フォームに記入する期限。
- 従業員がいつ医師の健康診断書を提出しなければならないかについての情報。
- 雇用主が職場で使用している可能性のあるレビューまたはトリガーポイントシステムの数
- 復職面接です。
- 従業員ができるだけ早く職場に戻るために必要な変更についての情報。
休暇管理の構成要素は何ですか?
欠勤管理は、従業員の欠勤を減らし、労働力の混乱を回避し、生産性を最大化することに重点を置き、組織の人的資源管理にとって重要です。
効果的な欠勤管理に含まれるコンポーネントとベスト プラクティスは次のとおりです。
＃1。 欠席ポリシー
休暇に関する雇用主と従業員の期待を明確にするためには、明確に定義された休暇ポリシーが不可欠です。
ポリシーには、許可される欠勤の種類、休暇を申請する方法、承認プロセス、頻繁な無断欠席または遅刻に対する懲戒処分を含める必要があります。
＃2。 コミュニケーション
欠勤管理ポリシーについて従業員と頻繁にコミュニケーションを取ることで、従業員の欠勤をより効果的に管理できます。
従業員のオンボーディング中に休暇申請ポリシーを共有し、ガイドラインを定期的に強化することで、意識を高め、欠勤を最小限に抑えることができます。
＃3。 経営者研修
会社のポリシーと連邦および州の規制についてマネージャーを教育することで、マネージャーは従業員の休暇申請に一貫して正確に対応できるようになります。
このトレーニングには、コンプライアンス要件と記録保持義務が含まれている必要があります。
＃4。 強化された追跡機能
欠勤管理ソフトウェアまたは給与計算と統合されたアウトソーシングの HR ソリューションを利用すると、手動プロセスよりも効率的に従業員の休暇申請を追跡できます。
従業員管理ソフトウェアは、従業員の休暇申請を管理し、出席傾向を追跡し、タイムリーな介入を可能にすることもできます。
＃5。 セルフサービス ツール
休暇の申請、休暇カレンダーの表示、雇用保護の確認、現在の休暇の管理を行うためのセルフサービス ツールを従業員に提供することで、コンプライアンスの取り組みをサポートし、従業員のエクスペリエンスを向上させることができます。
＃6。 ウェルネスへの取り組み
ウェルネス プログラム、社内医療サービス、柔軟な作業環境を導入することで、欠勤を減らし、従業員の関与、生産性、ワークライフ バランスを改善することができます。
これらのコンポーネントを実装することにより、組織は従業員をより適切に管理し、従業員のエクスペリエンスを向上させ、関連する規制への準拠を維持できます。
休暇管理の目標は何ですか?
休暇管理の目標は、組織内の従業員の欠勤を管理し、連邦および州の休暇に関する法律の遵守をサポートし、生産的で効率的な職場環境を維持しながら、従業員の幸福を確保することです。
マネージャーは、欠勤を減らし、可能な限り発生させないようにするために、適切に機能し、使いやすい欠勤管理システムをセットアップする必要があります。
この目標を達成するために、欠勤管理には以下が含まれます。
- 明確で十分に伝達されたポリシーと手順を作成する
- マネージャーが従業員の休暇に対応できるように、管理者向けトレーニングを提供する
- ソフトウェアを通じて追跡機能を強化し、データの収集と分析を簡素化します。
- 従業員が自分の欠勤を管理および追跡できるようにするセルフサービス ツールを実装します。
- マネージャーと従業員の間のコミュニケーションを促進します。
- 欠勤を定期的に追跡および監視し、チェックインを実施し、従業員の欠勤の原因となっている根本的な問題に対処します。
欠勤を管理する利点は何ですか?
従業員の欠勤を管理することは、組織が生産性を維持し、円滑な運用を確保し、従業員の幸福をサポートするために不可欠です。
欠勤を管理する利点には、次のようなものがあります。
＃1。 欠勤の減少
効果的な欠勤管理のポリシーと手順は、無断欠勤や予定外の欠勤を減らすのに役立ち、より適切な人員計画を確実にし、日常業務の中断を最小限に抑えることができます。
＃2。 従業員の士気とエンゲージメントの向上
組織が従業員をサポートし、評価するとき、従業員は仕事に従事し、コミットする可能性が高くなり、予定外の休暇を取る可能性が低くなります。
＃3。 より良いワークロード管理
プロアクティブな欠勤管理により、チーム メンバー間のワークロードのより適切な計画と分散が可能になり、燃え尽き症候群のリスクが軽減され、生産性レベルが維持されます。
＃4。 コンプライアンスの強化
効果的な欠勤管理は、組織が米国の家族医療休暇法 (FMLA) などの法律および規制要件に準拠するのに役立ちます。
＃5。 コスト削減
欠勤を減らして生産性を向上させることで、組織は従業員の欠勤に関連するコスト (生産性の低下、残業代、臨時スタッフなど) を節約できます。
＃6。 合理化されたプロセス
欠勤管理システムは、欠勤関連のプロセスを自動化および合理化するのに役立ち、人事チームの時間を節約し、管理上の負担を軽減します。
＃7。 データ主導の意思決定
欠勤管理ソフトウェアは、欠勤の傾向とパターンに関する貴重なデータと洞察を提供し、組織が十分な情報に基づいた意思決定を行い、潜在的な問題を特定し、それらに対処するための戦略を策定できるようにします。
休暇管理制度の種類
- 最前線の教育欠勤管理 (AESOP)
- プリンシパル休暇管理
- マトリックス休暇管理
Frontline Education Absence Management とは何ですか?
Frontline Education Absence Management (以前は AESOP と呼ばれていました) は、米国で欠席を管理し、代用教師を見つけるための最も自動化されたシステムです。 4,000 を超える学区で使用されています。
さらに、サービスとしてのソフトウェア (SaaS) として、イソップは、欠勤管理のために学区内にハードウェア、ソフトウェア、または電話回線を必要としません。 代わりに、すべての従業員が電話またはインターネットを介していつでもどこでもサービスにアクセスできます。
Frontline Education Absence Management (以前の AESOP) は、従業員の欠勤をより適切に管理するために使用できる多くのデータを収集し、手動のサブコールにかかる時間を大幅に節約します。 また、Aesop は他のプログラムと統合することで、データ入力に費やす時間を削減します。
Frontline Education Absence Management (以前の AESOP) は、以下を提供します。
- 資格のある代替者を見つける
- 従業員の出勤を改善する傾向を特定する
- 他のソフトウェア プロバイダーとの簡単なデータ統合
- 代替スケジュールの管理
Frontline Absence Management (AESOP) は、管理者、代理、および従業員向けのさまざまな機能を備えたモバイル アプリも提供します。
Frontline で不在を作成するにはどうすればよいですか?
Frontline で不在を作成するには、Frontline Insights Platform の拡張機能を使用して Frontline Absence & Time クライアントで利用できる Frontline モバイル アプリを使用できます。
モバイルアプリを使用して不在を作成する方法のステップバイステップガイドは次のとおりです。
アプリ内の XNUMX つのオプションのいずれかを使用して、新しい不在を作成できます。 ホームページの「今日の不在」をクリックし、メニューにアクセスして、「不在」オプションを選択します。 このページから、「+」ボタンを押します。
＃2。 休暇欠勤の作成手順
この選択により、不在作成プロセスのステップ 2 が開きます。 ここから、欠席理由を選択し、右下隅の矢印を押して続行します。
＃3。 日にち
カレンダーから日付 (または日付範囲) を選択し、右下の矢印を押して続行します。
＃4。 間隔
「終日」、「半日午前」、「半日午後」、および/または「カスタム」を含む時間枠のリストから選択します。 「カスタム」オプションを選択すると、開始時間と終了時間の横にある鉛筆アイコンを選択して、別の時間枠を示すことができます。
＃5。 代わりの
代替品が必要かどうかを確認するプロンプトが表示されます。 ポジションの要件に基づいて「はい」または「いいえ」のオプションを選択し、右矢印を押して続行します。
＃6。 概要ページ
最後の要約ページには、行った選択の概要が表示されます。 これらの詳細には、場所、欠席の理由、時間枠、および代理が必要かどうかの確認が含まれます。 不在を送信する前に、管理者への個人的なメモを含めることもできます。
準備ができたら、[欠席を提出] を押して欠席リクエストを作成します。 「不在の表示」オプションを選択すると、アプリは不在の詳細を表示します。
必要に応じてこれらの詳細を確認し、調整が必要な場合は [編集] (左上隅) を押します。 それ以外の場合は、下部の「ホーム」ボタンを押してホームページに戻ります。
Frontline Education にログインするにはどうすればよいですか?
Frontline Education にログインするには、次の手順に従います。
- login.frontlineeducation.com の Frontline Education サインイン ページにアクセスします。
- Frontline ID をお持ちの場合は、ユーザー名とパスワードを入力し、[サインイン] をクリックします。 ユーザー名またはパスワードを忘れた場合は、[ユーザー名を忘れた] または [パスワードを忘れた] をクリックして資格情報を回復します。
- または、組織でシングル サインオン (SSO) を使用している場合は、[組織の SSO でサインイン] をクリックし、プロンプトに従って組織の資格情報を入力します。
Frontline Education はさまざまな製品とサービスを提供しており、ログイン プロセスは、使用している特定の製品によって若干異なる場合があります。
不在通知の書き方は？
説得力のある不在メッセージ (不在 (OOO) メッセージとも呼ばれます) を作成するには、次のコンポーネントを含める必要があります。
- プロの挨拶: 丁寧でプロフェッショナルな挨拶でメッセージを始めます。
- 欠席の理由: オプションで、欠席を伝えることができます。 簡潔にし、個人情報を共有しすぎないようにします。
- 欠勤日: 帰国日を含め、不在の日付を明確に述べてください。
- メールアクセス: 不在中に電子メールへのアクセスが制限されているか、またはまったくアクセスできない場合は、送信者に通知してください。
- 推定応答時間: 送信者が応答を期待できる推定日付を入力してください。
- 代替連絡先: 緊急のリクエストやサポートの連絡先を提供します。
欠席届の書き方は？
欠席フォームまたは休暇レターを作成するには、次の手順に従います。
- ページの右上隅または左上隅に住所を入力します。
- レターヘッドの下に日付を含めます。 リクエストが電子メールによるものである場合は、この部分をスキップできます。
- リクエストを電子メールで送信する場合は、「休職のリクエスト」などの適切な件名を使用してください。
- 日付の数行下に会社の住所を追加します。 メールの場合は、この手順をスキップしてください。
- 「Dear Henry」や「Dear Ms. Hanna」など、正式な手紙で上司に正しく宛ててください。
- 申請の理由と、欠勤する日付を記入してください。
- 透明性を保ち、特定の休日が必要な理由を説明してください。 これにより、マネージャーとの潜在的な対立が最小限に抑えられ、マネージャーがあなたの要求を理解するのに役立ちます。
- 最後のパラグラフでは、不在時に仕事がどのようにカバーされるか、できるだけ簡単に出発できるように計画する方法、緊急時にどのように連絡できるかを説明します。
- 仕事と会社への感謝の気持ちで手紙を締めくくり、上司の配慮に感謝します。
- 印刷された手紙を提出する場合は、手書きの署名を追加します。 メールを送信する場合は、名前を入力するだけです。
- 人事部はあなたの個人記録のためにこの情報を必要とするため、要求のコピーを人事部に提出してください。
- 最後に、リクエストを送信する前に、正しい情報と明確なポイントを確認してください。
参考文献
